La solución de Xencor mejora la priorización y la colaboración en equipo

Xencor es una empresa biotecnológica del sur de California que diseña medicamentos bioterapéuticos a través de tecnologías innovadoras de proteínas que podrían potencialmente mejorar la vida de los pacientes que tienen cáncer y enfermedades autoinmunes. En conjunto con sus socios farmacéuticos, más de 20 medicamentos candidatos con las tecnologías de Xencor se encuentran en pruebas clínicas y muchos más se encuentran en desarrollo preclínico. 

Un ingrediente clave del éxito de Xencor es la cultura de la empresa y su pasión por la eficiencia. “Sabemos que todos tienen una agenda ocupada”, explica Julie Silverio, gerenta superior de liderazgo de programas de Xencor. “Tratamos de hacer todo lo posible para reducir la cantidad de tiempo dedicado a reuniones o darnos la oportunidad de concentrarnos”. Para que todo fluya a la perfección, Xencor ha estado utilizando Smartsheet en los últimos años. “Adoramos los paneles, los informes y los calendarios que nos ayudan a mantenernos organizados”, agrega Silverio. “Toda la organización está usando Smartsheet. Nuestro departamento de investigación usa la herramienta Control Center para administrar proyectos y le saca mucho provecho. Los encargados de los ensayos clínicos la usan para realizar un seguimiento de los plazos de los estudios y supervisar lo que sucede con los pacientes involucrados en nuestros estudios clínicos”.

Mejorar un poco más la eficiencia

Julie decidió acudir una vez más a Smartsheet para crear una solución que siguiera el ritmo de los crecientes equipos, diferentes grupos funcionales y proyectos de alto riesgo.

“Tener que abordar cientos de subtareas diferentes puede ser abrumador”, recuerda. “Necesitaba una manera más sencilla de priorizar, mantenerme organizada y asegurarme de no pasar por alto información o fechas de entrega clave”.

Silverio comenzó a buscar inspiración en la Galería de plantillas de Smartsheet y en otros recursos. “Uso todo lo que Smartsheet ofrece para sacar el máximo provecho de la solución”, dice. “Los artículos de ayuda, Smartsheet University, la comunidad, que me resulta particularmente útil cuando recuerdo fórmulas y sintaxis, y los seminarios web. Examiné la Galería de plantillas para ver si encontraba una solución para mi problema. Sin embargo, me di cuenta de que necesitaba dar un paso adicional para comunicar las cosas de una manera más flexible”. Esta vez, Silverio decidió desarrollar una solución por su cuenta y ayudar a otros equipos de la comunidad de Smartsheet al participar en el Concurso de plantillas ENGAGE’22 de Smartsheet. “El concurso es una buena oportunidad para hacer alarde de nuestras soluciones de Smartsheet y compartir nuestro trabajo con los demás”.

Plantilla ganadora de concursos

Con las poderosas capacidades principales de las hojas, los informes y los paneles de Smartsheet, Silverio creó una solución convertida en plantilla que permite que las personas mejoren la manera en que planifican, administran y visualizan las tareas. Las siguientes columnas ayudan a los usuarios a realizar un seguimiento de las tareas: puntos de contacto y notas sobre cómo les gusta trabajar, prioridad de las tareas, condición, fecha, métricas, estado y columnas de predecesor y sucesor para ver cómo se relaciona todo. Los usuarios utilizan alertas automatizadas para las tareas críticas y pueden generar informes y resúmenes de hojas para ver el panorama completo.

“Es muy simple ver cuántas tareas planifiqué y cuántas están en riesgo”, explica Silverio. “Sé que muchas personas se sienten intimidadas por las fórmulas, pero una vez que uno se acostumbra a la sintaxis, es una forma emocionante de resumir toda la información en un solo lugar. El resumen de hoja es una herramienta poderosa, y definitivamente necesitamos comenzar a implementarla más y enseñarles a todos cómo se usa. En general, Smartsheet nos ha ayudado con diferentes soluciones que pude reunir para ajustarlas a mis necesidades”.

Antes de presentar la solución a su organización y al concurso, Silverio ha estado usándola para mantenerse organizada y eficiente. “Trabajamos de manera multidisciplinaria con muchas personas, grupos y proyectos, y ahora sé exactamente dónde se encuentra cada cosa”, explica. “Puedo filtrar tareas en riesgo, priorizarlas y visualizar mi progreso con facilidad. Lo que es más importante, pude ahorrar alrededor del 10% de mi día gracias a la priorización y toma de notas organizada.

Como evidencia de su éxito, los siete jueces del concurso de plantillas determinaron que la solución de Silverio se destacó y ayudaría a otros usuarios a potenciar el lugar de trabajo de forma simple y efectiva. El trabajo de Silverio para convertir su solución comprobada y efectiva en una plantilla valiosa que todos puedan usar fue reconocido cuando ganó la mejor solución dentro de la categoría de administración de trabajos listados o no estructurados del concurso. La plantilla Administración de tareas individuales ahora está disponible para que los usuarios la descarguen en la Galería de plantillas de Smartsheet.

Mejora de habilidades y capacidades

El uso de la solución también permitió que Silverio se comunicara de forma más eficiente con sus colegas. “Ahora que sé cuánto tiempo lleva una tarea promedio, puedo darle a la gente una buena estimación y definir expectativas realistas para futuras tareas”, explica. “Además, comunicarle el progreso a mi superior se volvió mucho más sencillo: solo debo abrir mi panel para mostrarle en lo que estoy trabajando. Smartsheet sin dudas me ayudó con mis relaciones laborales interpersonales”.

Por último, la solución permite que Silverio se mantenga motivada y mejore sus capacidades. “Ahora puedo ver con claridad mis fortalezas y debilidades o el tiempo que me lleva realizar diferentes tareas”, agrega.

“Me brinda la oportunidad de detectar áreas de mejora y agilizar mi crecimiento profesional. Además, realizar un seguimiento de todo lo que estoy logrando me ayuda a mantenerme motivada”.

A medida que Xencor sigue integrando Smartsheet en sus procesos internos y agrega más automatización para mantener la información de la empresa actualizada, Silverio se prepara para presentarle al equipo su solución, que ahora es una de las cuatro plantillas ganadoras del concurso publicada en la Galería de plantillas. “A menudo compartimos nuestras creaciones con la comunidad, pero nunca sabemos si alguien las usará”, agrega. “Estoy feliz de escuchar que esta plantilla tiene el potencial de seguir ayudando a otros equipos en los próximos años”. 

Haga clic aquí para descargar la plantilla de Silverio y compartirla con su equipo.