Los expertos sopesan las funciones del software de gestión de proyectos creativos

¿Se pregunta qué usan los profesionales al dirigir a un equipo de profesionales creativos? Les pedimos a los gerentes de proyectos creativos que compartieran sus ideas sobre las principales funciones que buscan en el software de gestión de proyectos. Esto es lo que dijeron:

1. Interfaz de usuario simple e integración con otras herramientas

Al elegir qué software creativo de gestión de proyectos implementar, es imperativo lograr la aceptación de las personas que lo usarán. Si elige una solución que no optimiza las tareas ni facilita las cosas, lo más probable es que el equipo no la use.

 

Abbey Brown​

“Si no es rápida y fácil (de usar), y tiene un montón de integraciones por añadidura, resulta difícil de implementar y conseguir que un equipo la use. Algo llamativo con luces y sonidos se utilizará tanto como un equivalente con menos funciones, pero con una mejor interfaz de usuario”, afirma Abbey Brown, gerente de marketing de FM Outsource, con sede en el Reino Unido. “Es algo raro para tener en cuenta, pero conseguir que el equipo acepte de buena gana un nuevo software depende de que le guste y eso, a su vez, depende de la facilidad de uso y el impacto visual”.

  

 

Bruce Harpham

Una interfaz de usuario (UI) simple y la capacidad de integrarse con otras herramientas de la agencia pueden ser de gran ayuda para lograr que las personas adopten un nuevo software. Bruce Harpham, fundador de ProjectManagementHacks.com, recomienda buscar software que se integre con los programas que ya se utilizan, como Adobe para el diseño y MS Outlook para la planificación. Una UI simple también debe ser flexible. Si es demasiado difícil agregar los campos que necesita o personalizar el software para cumplir con los requisitos de varios proyectos, es probable que no se utilice tanto. “La capacidad de definir campos personalizados es importante porque los proyectos creativos pueden tener necesidades puntuales del cliente que no se adaptan fácilmente a las herramientas tradicionales”, agrega Harpham.

 

 

2. Hitos y tareas

 

 

 

 

Ben Thompson

Ben Thompson, cofundador y jefe de experiencia del cliente de GitPrime, ha pasado su carrera trabajando en el diseño y comprende la importancia de compartir el objetivo general con el equipo creativo. Esta información le brinda al equipo creativo autonomía para hacer lo que mejor hace. Para mantener a un equipo encaminado, es importante establecer hitos.

“Es fundamental establecer límites de tiempo claros en todas las entregas. El trabajo creativo nunca se ‘hace’ realmente en el sentido tradicional. Dado que las tareas tienden a expandirse y ajustarse como si fuera agua que se adapta al envase donde esté, es conveniente dividir las tareas grandes en hitos pequeños y frecuentes”, explica Thompson. El software de gestión de proyectos creativos que le permite crear subtareas y establecer hitos es sumamente conveniente.

 

 

3. Colaboración y comentarios en pantalla

En la gestión de proyectos tradicional, hay muchas tareas que se marcan como hechas una vez completadas. La gestión de proyectos de agencias creativas tiene diferentes requisitos, ya que en gran parte utiliza prototipos e ilustraciones. Es imprescindible tener una forma sencilla de compartir esos archivos y una opción para agregar comentarios sobre el diseño. El software de gestión de proyectos creativos que permite hacer comentarios en pantalla puede marcar la diferencia.

 

 

Jon Lee

“Sería una pesadilla tener que describir los problemas que existen dentro de una maqueta en lugar de señalarlo directamente en la pantalla. Esto es particularmente cierto cuando se realiza trabajo creativo que involucra a diferentes departamentos dentro de la empresa: todos describen las ilustraciones de manera diferente, por lo que suele haber mucha más confusión si no hay comentarios en pantalla”, afirma Jon Lee, director creativo y fundador de Rabbut.

 

 

4. Líneas de tiempo visuales

A fin de cuentas, como gerente de proyectos, debe asegurarse de que los proyectos se entreguen a tiempo. Dado que un equipo creativo tiende a ser más visual, crear cronogramas utilizando diagramas de Gantt ofrece al equipo una forma sencilla para ver los plazos. “Los equipos creativos trabajan bien bajo presión y tienden a hacer los mayores avances a medida que se acerca la fecha límite. Comprimir los cronogramas en ráfagas cortas mantiene la creatividad, la concentración y la moral altas”, afirma Thompson de GitPrime.

No hay ninguna razón para no usar otros métodos de gestión de proyectos al trabajar con un equipo creativo. Los tableros Kanban y las metodologías Agile no solo son ideales para desarrollar software, sino que también pueden ser herramientas muy útiles a la hora de trabajar en proyectos creativos y publicitarios. “Intente no enredarse en detalles”, comenta Brown de FM Outsource. “El uso de metodologías Agile y tableros Kanban lo ayudará a avanzar rápidamente y a conseguir resultados”.

 

 

5. Datos precisos

A la hora de crear proyectos publicitarios, los datos y la investigación son esenciales. Busque una herramienta que le permita ejecutar informes rápidamente para generar los datos que necesita para avanzar o salir a la superficie. Si ya tiene un programa en su arsenal que lo haga, elija un producto que se integre con ese software o le permita mantener toda la investigación en un solo lugar para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ella.

“Para los proyectos creativos publicitarios, hace falta contar con muchos datos e investigaciones sobre el sector. La mayoría de los creativos puede crear algo que se vea bonito, pero que en realidad no funcione bien en el mercado. Un ejemplo serían los anuncios de Facebook. Independientemente de lo bueno que sean sus anuncios, si vende un producto o servicio directamente, estará desperdiciando dinero. La mayoría de las personas en Facebook quieren que se les enseñe en lugar de que se les sermonee, y este es un ejemplo clásico de por qué se necesita información valiosa desde una perspectiva de marketing”, dice Lee de Rabbut.