Informe "Futuro de la gestión del trabajo 2023" de Smartsheet
El éxito de la gestión de proyectos depende de los procesos que la respaldan.
En el informe de este año, revelamos el estado actual de la gestión de proyectos: las principales tendencias, los puntos débiles y las desconexiones entre los distintos niveles de la organización. También oproporcionamos formas prácticas de reformular la manera de enfocar el trabajo basado en proyectos dentro de su organización, para que pueda maximizar su éxito y el bienestar de sus empleados.
Lea el informe 2023¿Cuál de estas opciones representa mejor el papel que desempeña en su empresa?
Quizás piense que ha invertido lo suficiente en las herramientas de gestión de proyectos apropiadas... pero ¿qué piensan realmente sus equipos?
de los encuestados dice que su empresa no invierte lo suficiente en las herramientas necesarias para abordar los problemas habituales de la gestión de proyectos.
de las personas se sienten desbordadas por el ritmo de sus proyectos y las fechas de entrega.
de las personas tiene acceso a un software formal de gestión de proyectos.
Entonces, ¿cómo puede organizar mejor a sus empleados y a los proyectos para lograr el éxito?
Identifique los tipos de apoyo a proyectos que necesitan sus empleados e invierta correctamente.
Asegúrese de que todos los que trabajan en proyectos tienen acceso a herramientas y recursos eficaces.
Cree formas para que los empleados dejen sus comentarios regularmente, y pueda estar al día en cuanto a las necesidades de su personal.
¿Está preparado para poner en práctica todas las conclusiones?
La visibilidad es fundamental para crear procesos ágiles y sostenibles de magnitud, pero la mayoría de los trabajadores no tienen una visión confiable de los proyectos anteriores.
de las personas tiene que informar manualmente a su jefe lo que están haciendo.
de los encuestados declara que no recibe información periódica sobre los proyectos de la empresa.
de las personas manifiesta tener dificultades para acceder al aprendizaje y a los procesos de proyectos anteriores.
Entonces, ¿cómo puede garantizar que todo el mundo tendrá acceso a la información que necesita, cuando la necesita?
Cree un lugar con acceso a todo el mundo para que obtengan todos los detalles relacionados con el proyecto y el proceso.
Aproveche la automatización para ahorrar un tiempo valioso, eliminar cuellos de botella en los procesos y garantizar que las personas correctas están conectadas en el momento oportuno.
Analice lo aprendido en otros proyectos y utilice ese conocimiento para crear procesos escalables y repetibles que los empleados puedan utilizar en futuras iniciativas.
¿Está preparado para poner en práctica todas las conclusiones?
Las fechas de entrega son lo que son, pero la mayor fuente de disfunciones en los proyectos es en realidad el "trabajo intermedio".
de las personas espera que su empresa pida a los equipos de proyecto que hagan incluso más con menos en un futuro próximo.
de los profesionales de proyectos espera que las fechas límites sigan siendo las mismas a medida que avanzan (es decir, que las cosas no se ralenticen, independientemente de si tienen los recursos o las herramientas para alcanzar el éxito).
de los encuestados dice que sus niveles de estrés son menores cuando los proyectos se desarrollan sin contratiempos de principio a fin.
Entonces, ¿cómo puede garantizar que el trabajo diario se desarrollará sin problemas, aun con tiempo y recursos limitados?
Elimine los procesos manuales repetitivos siempre que sea posible para que su equipo pueda enfocarse en el trabajo de mayor impacto.
Cree un lugar con acceso a todo el mundo para que obtengan todos los detalles relacionados con el proyecto, y que puedan confiar en que está actualizado.
Identifique todos los recursos necesarios para llevar su proyecto a la meta. Además, disponga de un plan de contingencia por si necesita reasignar recursos o reducir el presupuesto.
Independientemente de su puesto de trabajo, es probable que termine administrando proyectos. Pero eso no significa que cuente con el apoyo apropiado para desempeñar su trabajo con eficacia.
de las personas manifiesta que asume el papel de administrador de proyectos por necesidad, aunque no forme parte de la descripción oficial de su trabajo.
de todos los equipos de proyecto que declaran que no disponen de personal con regularidad.
de las personas se siente desbordadas por el ritmo de sus proyectos y las fechas de entrega.
Como el trabajo basado en proyectos probablemente no desaparezca en un futuro próximo, ¿cómo se puede trabajar de forma más inteligente, no solo para evitar el agotamiento sino también para desarrollar procesos más sostenibles y escalables?
Automatice los procesos repetibles para evitar perder el tiempo en tareas redundantes, cuellos de botella en el flujo de trabajo y demoras en los proyectos.
Elimine los silos de conocimiento fomentando la visibilidad del estado del proyecto y del programa y el aprendizaje interfuncional.
Asegúrese de contar con el apoyo adecuado para planificar, realizar el seguimiento y administrar su proyecto desde la conceptualización hasta la ejecución, incentivando al equipo directivo para que invierta en las herramientas adecuadas.
¿Está preparado para poner en práctica todas las conclusiones?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
