Todo tipo de proyectos pueden beneficiarse de las reuniones de Scrum
Scrum no es solo para software. Scrum se puede aplicar a casi cualquier proyecto para ofrecer mejores resultados. De hecho, en una encuesta de Scrum Alliance en 2013 se reveló que más de la mitad de los encuestados que usaban Scrum estaban en sectores que no eran de TI, desde los sectores de aplicación de la ley hasta aquellos de atención médica y venta minorista.
Las metodologías Agile surgieron de las técnicas de fabricación Lean, y uno de los ejemplos más famosos de una reunión diaria de Scrum es la reunión diaria de actualización del Consejo Privado del Reino Unido.
Entonces, ¿cómo empieza a establecer su propio Scrum diario? Vamos a desglosarlo en algunos pasos clave.
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Establecer el marco de trabajo para la reunión de Scrum
Para establecer las bases adecuadas para su ritual de Scrum, es importante comprender el uso adecuado del Scrum diario y contar con el apoyo de los líderes.
En el contexto de desarrollo de software ágil, los Scrums diarios se producen dentro de un sprint que es un período de trabajo de generalmente dos a cuatro semanas. Durante el sprint, se aborda un conjunto de requisitos predefinidos del backlog del producto para producir una nueva iteración del software.
Independientemente de su aplicación de Scrum, recuerde que las reuniones de Scrum se utilizan durante un período definido de trabajo intenso y centrado y son diferentes de otros tipos de reuniones diarias de personal, planificación o estado. No pierda el valor de este período de intensidad tratando de usar las reuniones de Scrum por la fuerza en un trabajo específico.
En los Scrums diarios, los miembros del equipo hablan de lo que lograron el día anterior, de lo que planean hacer ese día y de los obstáculos a los que se enfrentan. El proceso no es de arriba hacia abajo, y el jefe o gerente recibe un informe de cada miembro del equipo. En cambio, el enfoque se centra en la colaboración y en los miembros del equipo que se comprometen entre sí.
Decida quién formará parte del equipo Scrum
Los equipos Scrum funcionan mejor cuando involucran a menos de 10 personas: lo ideal es de cinco a siete. El número limitado facilita la comunicación y fomenta la camaradería y la responsabilidad compartida.
Si su proyecto es grande, puede escalar las reuniones de Scrum al desglosar el trabajo y crear varios equipos. Cada equipo tiene su propia reunión diaria de actualización y luego envía a un representante a una reunión de "Scrum de Scrums" en la que se coordina el trabajo de todos los equipos.
Hay tres roles en el equipo Scrum:
El Scrum master actúa como coach para el equipo y ayuda a resolver problemas y facilitar el trabajo. Si bien él o ella tienen una comprensión profunda del trabajo que está haciendo el equipo, es importante tener en cuenta que el Scrum master no es el gerente de proyectos tradicional que desempeña un rol de jefe. Los equipos Scrum se organizan a sí mismos.
El responsable del producto representa a las partes interesadas clave para el trabajo, como el usuario o el consumidor, y comunica una visión u objetivo amplios al equipo. Entiende el fundamento empresarial y prioriza el trabajo. El responsable del producto también se comunica con otras partes interesadas más allá del equipo Scrum. Existe cierto debate en la comunidad ágil sobre si los responsables de productos deben asistir a, o participar de, los Scrums diarios, pero la mayoría de los expertos dicen que deberían.
El equipo está formado por personas que tienen diferentes conjuntos de habilidades. Son multifuncionales y se capacitan entre sí. Los mejores equipos están bien unidos y ubicados en el mismo lugar. Los miembros del equipo Scrum tienen que comprometerse a ayudarse entre sí y a poner las prioridades del equipo en primer lugar.
El papel de las personas externas
Todos estos miembros asisten a las reuniones de Scrum y participan en ellas. Es posible que las personas ajenas al equipo quieran o necesiten asistir de vez en cuando, pero, para evitar que se debilite el enfoque del equipo en los objetivos, no participan del debate. Cuando logra establecer el Scrum, puede resultarle útil finalizar la confrontación con las personas externas.
Si los miembros del equipo se sienten expuestos o evaluados por los gerentes o las partes interesadas de otros sectores de la organización, es posible que tengan menos tendencia a ser honestos sobre los desafíos y obstáculos. Limitar la asistencia puede ayudar a generar confianza en los miembros del Scrum al principio o en momentos particularmente delicados del ciclo de vida del proyecto.
Averigüe dónde y cuándo se producirá el Scrum
Su siguiente paso para organizar una reunión de Scrum efectiva es determinar la logística. Puede fortalecer el poder de su ritual si realiza su Scrum diario a la misma hora y en el mismo lugar todos los días. Muchos veteranos de Scrum recomiendan celebrarlo al principio de la jornada para que todos tengan una idea clara de lo que deparará el día. Si tiene miembros del equipo con turnos escalonados durante todo el día, puede elegir una hora a mitad de la jornada en la que todos estén presentes.
La mejor ubicación para la reunión es en el área de trabajo del equipo para que el tablero Scrum, que muestra el estado del trabajo, se pueda ver y actualizar durante la reunión, y consultarse más adelante. Los equipos distribuidos no son para nada útiles para el Scrum por varias razones, pero si ese es su caso, puede usar un tablero en línea que cumpla la misma función. Si hay miembros remotos en el equipo, asegúrese de que participen en el Scrum por teléfono o videoconferencia, y resuelva eso antes del primer día. Nada desgasta el impulso y la energía más que las conferencias telefónicas con un sonido inaudible o distorsionado e imágenes borrosas.
Determine un límite de tiempo estricto
A continuación, se debe establecer un límite de tiempo para el Scrum diario. Una regla fundamental del Scrum es que debe ser muy corto: no más de 15 minutos. No es el momento de profundizar en la planificación o los detalles técnicos. Para mantenerse encaminados, algunos equipos consiguen un temporizador gigante o usan una aplicación que todos puedan ver.
Si surge algo en el transcurso de las actualizaciones de la reunión de Scrum que no se puede resolver con rapidez, abórdelo después de la reunión entre las personas directamente involucradas en ese problema. Esto a veces se denomina barra lateral o estacionamiento. Para ayudar a que las cosas avancen, los Scrums tradicionalmente se hacen de pie. Se prohíben los teléfonos y otros dispositivos para minimizar las distracciones.
De qué hablan los miembros del equipo
De hecho, no hay agendas en el sentido tradicional (o minutos) en los Scrums diarios. La reunión consiste en que cada participante responda tres preguntas:
- ¿Qué hizo ayer?
- ¿Qué hará hoy?
- ¿Hay algún obstáculo que impida el progreso?
El Scrum master señala los obstáculos y es su trabajo resolverlos después de la reunión.
Acuerde con anticipación en qué orden deben hablar las personas y no permita que una sola persona, como el Scrum master, sea quien decida. De lo contrario, eso va en contra del principio de auto-organización del Scrum e impide la sensación de que el equipo está ejecutando la reunión de Scrum.
Hay diferentes métodos para rotar el altavoz, como recorrer la ronda en el sentido de las agujas del reloj o en sentido contrario. A algunos equipos les gusta pasar una ficha, como una pelota, que puede aportar algo de diversión al momento de tirarla. Otra forma es que las personas hablen por orden de llegada o saquen tarjetas con números. También puede avanzar a lo largo de su tablero de tareas, empezando por los elementos de la derecha (más cerca del final) y de la parte superior (prioridad más alta). Las personas hablan cuando se analizan sus propios elementos.
Prepare la música
Puede intentar implementar el condicionamiento pavloviano al Scrum y mantener la energía alta introduciendo pequeñas señales para comenzar y finalizar la reunión.
Reproducir la canción "Get Up, Stand Up" de Bob Marley, u otra canción, es la señal que usan algunos equipos para dar comienzo a la actualización diaria, y a muchos otros les gusta indicar el final de una reunión de Scrum con una frase clave. Echa un vistazo a nuestra lista de reproducción de excelentes canciones de "Prepárese para el Scrum".
Prepárese para el lanzamiento
Una vez que haya averiguado todas las reglas básicas y la logística para su reunión diaria de Scrum, reúna al equipo para analizar los detalles. No espere a hacerlo en su primer Scrum o sentará un precedente de desviarse de las restricciones muy estrechas del formato, que son la clave de su éxito.
Con una reunión de Scrum efectiva, hay muy poco período de descanso. Debería ver el éxito casi desde el principio. Contar con un facilitador o Scrum master que tenga experiencia en el método ayuda a los equipos a evitar inconvenientes comunes, como quedar atascado en conversaciones que deben mantenerse al margen o simplemente no abordar las tres preguntas.
Pero, incluso si no tiene un veterano de Scrum que guíe las reuniones, puede establecer rápidamente un Scrum diario efectivo si respeta los principios básicos. Resista la tentación de realizar modificaciones, al menos al principio del proceso, ya que corre el riesgo de diluir la magia.
Resolución de problemas
Sin embargo, si sus reuniones de Scrum no están funcionando de la manera que esperaba, es probable que se deba a alguno de los pocos problemas comunes. Describiremos brevemente estos problemas y algunas soluciones potenciales.
- Céntrese en el Scrum master: Los organizadores de Scrums diarios efectivos enfatizan la importancia de la comunicación entre compañeros. Un inconveniente común, especialmente para los nuevos en Scrum, es que las personas tengan una tendencia a abordar al Scrum master cuando está hablando. Para ayudar a redirigir el enfoque a los compañeros de equipo y a los compromisos asumidos con ellos, el Scrum master puede romper intencionalmente el contacto visual con el orador. Otra técnica es hacer que el Scrum master se pare fuera del círculo.
- Digresiones durante las reuniones: el problema puede ser la socialización, que un orador entre en demasiados detalles sobre un problema o que la conversación se atasque en temas más adecuados para una conversación al margen. Algunos equipos dicen una frase como "desconectarse" como recordatorio. O puede probar la regla de las dos manos. Si alguien piensa que la reunión se ha desviado de tema, levanta una mano. Cuando una segunda persona levanta una mano, la conversación se detiene y el discurso vuelve a su flujo normal.
- Falta de enfoque en las preguntas: las reuniones de Scrum pierden su efectividad si no giran en torno a las tres preguntas que analizamos anteriormente. Puede ser tentador para un Scrum master abrir una reunión hablando de un nuevo requisito o cambio del proyecto que acaba de surgir. Esto conduce inevitablemente a un debate sobre cómo gestionar la nueva necesidad, y las preguntas se pasan por alto.
- Del mismo modo, si el Scrum master microgestiona o "ejecuta" la conversación a costa de la comunicación entre compañeros, la atmósfera de colaboración se pierde y las reuniones carecen de efectividad. Mantenga sus reuniones de Scrum centradas en hacer avanzar al equipo hacia los objetivos del proyecto al realizar las preguntas.
- Las personas llegan tarde, no están preparadas o no quieren a hablar mucho: esto ralentizan los Scrums diarios y elimina la energía. Se deben evitar las medidas punitivas, ya que socavan el espíritu de Scrum. Una mejor solución es reorganizar las cosas cambiando la forma en que rota el orador o que expresa sus preguntas (en lugar de lo que HIZO ayer, podría hablar de los que LOGRÓ o de aquello con lo que se COMPROMETIÓ). Si el problema es más profundo, como la falta de confianza o de unión en el equipo, la mala comunicación, la duplicación del esfuerzo, la microgestión por parte del Scrum master o los obstáculos que no se sortean, puede considerar detener sus reuniones de Scrum durante unos días y abordar los problemas subyacentes. Esto ayudará a evitar que la situación empeore si se percibe que el Scrum diario no representa un uso efectivo del tiempo.
Con el apoyo de la gerencia, trabajo preliminar para preparar a los grupos para el cambio y un poco de planificación, puede conseguir que se establezca un Scrum efectivo rápidamente. En poco tiempo, cosechará los beneficios si ayuda a los equipos a centrarse en los procesos que aportan más valor al negocio, aclarando el flujo de trabajo, colaborando mejor y visibilizando el progreso y los problemas.
En resumen, el Scrum diario hecho de la manera correcta fortalecerá su capacidad de innovar.
Lista de verificación para poner en marcha su reunión de Scrum rápidamente
- Realice el trabajo preliminar
- Obtenga apoyo de la gerencia
- Identifique el trabajo que se adapta a un sprint
- Forme al equipo
- Identifique quién formará parte del Scrum
- Mantenga las cifras limitadas, menos de 10 personas
- Asigne roles de Scrum master, responsable del producto
- Descubra la logística
- Elija un lugar cerca del área de trabajo donde siempre se llevará a cabo la reunión
- Establezca un tiempo para que el Scrum comience
- Si tiene participantes a distancia, establezca conferencias de video o por teléfono
- Cree un tablero para mostrar el estado del trabajo y tenga un temporizador
- Piense en empezar y terminar con señales habituales, como la música
- Elija un método para rotar el orador
- Orientar al equipo
- Realice una reunión previa al lanzamiento con el equipo
- Explique el propósito del Scrum
- Describa las reglas básicas de cómo se desarrollará la actualización diaria
- Repase las tres preguntas diarias
- Analice el proyecto que llevará a cabo
- Proporcione ejemplos de qué conversaciones deben quedar al margen
- Solucione los problemas si es necesario
- Evalúe después de unos días la evolución del proyecto
- Asegúrese de que la comunicación sea de igual a igual
- Compruebe que cada participante responda a las tres preguntas
- Evalúe si el Scrum se mantiene encaminado y dentro del límite de tiempo
- Si alguna de estas opciones no funciona, implemente correcciones
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