Definiciones: ¿Qué es la asignación de recursos y cómo funciona?
Prácticamente todos los proyectos, lanzamientos de productos, cambios de imagen del sitio web y cualquier otra cosa que una organización pueda crear o actualizar necesitan recursos asignados para tal fin. Después de todo, sin los recursos adecuados, ¿cómo se haría algo? Primero, echemos un vistazo a los tipos básicos de recursos que puede necesitar o encontrar en la gestión de un proyecto:
- Personas : estos recursos son escritores, editores, diseñadores de experiencia de usuario (UX), directores de arte, personas de cuentas, gerentes de tráfico, recursos independientes o contratados, desarrolladores, probadores; las personas con las habilidades que necesita para realizar su proyecto.
- Tiempo: esta es la cantidad total de tiempo (días, semanas, meses, años) que tiene para llevar su proyecto a la línea de meta. Si bien es posible que la fecha de finalización del proyecto ya esté decidida, puede dividir los incrementos de tiempo en ese período para garantizar que su proyecto se mantenga en el buen camino.
- Herramientas y capital: si su equipo de proyecto necesita un "centro de operaciones" dedicado, digamos, o acceso a equipos específicos para crear características o productos especiales, estos deberán planificarse durante la fase de asignación de recursos de la gestión del proyecto y asignarse adecuadamente.
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¿Quién está involucrado en la asignación de recursos?
En el nivel más personal, un gerente de proyecto o programa es responsable de la asignación de recursos. El gerente de proyecto debe evaluar qué tipos de personas, tiempo y herramientas se necesitarán durante el cronograma de un proyecto. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, los gerentes de proyecto no tienen personal de recursos que les informe. Necesitan trabajar con jefes de departamento en desarrollo, TI, creatividad, contenido y otros cuyos informes directos se les pedirá que contribuyan al proyecto.
Algunas empresas y agencias tienen un administrador de tráfico o recursos que puede tener una visión de alto nivel sobre quién en qué departamento está haciendo qué durante el período de tiempo en cuestión. Esa persona actuaría como intermediario con el jefe de departamento (la persona que está haciendo el gerente real del trabajo) y el gerente de proyecto para ayudar a coordinar la asignación de recursos.
en las organizaciones más pequeñas, un gerente de proyecto podría hablar informalmente con un recurso potencial, digamos un redactor publicitario, y decir: "¿Cómo se ve su carga de trabajo la próxima semana? Recibimos una solicitud de ocho a diez horas de redacción publicitaria y edición de cuatro páginas web". Ese escritor podría decir que si él o ella tuviera tiempo disponible, entonces el gerente de proyecto tendría que obtener la aprobación formal de su gerente y marcar los recursos en el rastreador de la empresa.
Ocasionalmente, en el transcurso de un proyecto largo donde las personas creativas están trabajando en estrecha colaboración con clientes o partes interesadas internas, se puede solicitar un recurso creativo por su nombre. Si un proyecto necesita una mini campaña de, por ejemplo, anuncios de banner, y el cliente sabe que un escritor específico tiene habilidades en esa área, el cliente puede solicitar que se asigne a ese escritor específico al proyecto. Si eso se puede acomodar depende de los otros compromisos de ese recurso y otros factores comerciales. El gerente de proyecto normalmente tendría la última palabra sobre qué recursos se asignan a un proyecto.
Cinco factores críticos que pueden afectar la asignación de recursos
Hay varios factores que pueden afectar la asignación de recursos, ya sea que se encuentre en una situación de agencia-cliente o trabajando en un proyecto interno. Aquí hay cinco factores que pueden plantear un desafío a la asignación de recursos o llevar a que los recursos necesiten ser reasignados:
1: Cambios en el cronograma o el alcance del proyecto
Los ejecutivos y clientes de alto nivel tienden a querer todo lo antes posible, incluso dentro de un cronograma acordado. Y lo que es más, el alcance de un proyecto puede cambiar a medida que cambian las necesidades del cliente. Por ejemplo, un proyecto pequeño puede surgir mientras su equipo está trabajando en un proyecto más grande para el mismo cliente, y al cliente le gustaría que el proyecto más pequeño se completara en tres días. El gerente del proyecto debe averiguar quién en el personal puede tener tiempo para trabajar en el nuevo proyecto y, si nadie lo hace, debe encontrar rápidamente un contratista para hacer el trabajo.
2: Disponibilidad de recursos
Digamos que su agencia ha recibido una solicitud para un proyecto de UX, pero su mejor diseñador de UX está de vacaciones durante tres semanas. La única otra persona de UX a tiempo completo de la agencia ya está trabajando a tiempo parcial en otro proyecto importante. El gerente de proyecto debe decidir si esa persona puede manejar el proyecto de UX en el tiempo asignado o si se necesita encontrar un contratista u otro recurso. Otra alternativa podría ser que la persona de UX del personal y un contratista pudieran dividir el trabajo. El gerente de proyecto trabaja con el jefe de UX para averiguar cómo obtener el recurso de UX apropiado seleccionado y asignado al proyecto.
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: Dependencias del proyecto
En la mayoría de los proyectos, hay etapas de trabajo que dependen de que se completen otros trabajos antes de que puedan comenzar. En un proyecto digital típico, por ejemplo, un grupo de desarrolladores puede necesitar escribir código o un guion para cierta funcionalidad antes de que se pueda realizar cualquier trabajo creativo o de contenido.
"Si el desarrollo se desliza", dice Kenning, "entonces eso afectará cuándo los escritores o las personas de UX pueden comenzar, y ese cambio de tiempo también podría afectar a quién está disponible". Los gerentes de proyecto deben estar informados de estas dependencias y cómo podrían afectar sus proyectos para que puedan asignar recursos para la parte correcta del proyecto.
4: Momento incierto de los entregables
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
Por ejemplo, digamos que un proyecto de seis meses tiene 60 horas de redacción publicitaria asignadas. El redactor creativo debe asistir al lanzamiento y otras reuniones para comenzar a trabajar en la estrategia de contenido, pero los esquemas de páginas del sitio web deben construirse y crear modelos de contenido antes de que pueda comenzar la mayor parte de la redacción publicitaria.
En algunas situaciones, un gerente de proyecto puede asignar cinco horas por semana a un escritor durante 12 semanas, tomando su mejor suposición sobre cuándo podría ocurrir esa escritura. En las primeras semanas de un proyecto, la probabilidad de que ese escritor necesite crear una copia real es probablemente bastante baja. "Puede ser un acto de equilibrio", dice Kenning, porque es posible que ese escritor no pueda sumergirse hasta más adelante en el proyecto y luego necesite dedicar dos semanas de trabajo de 30 horas para poder concentrarse y escribir la copia.
5. Urgencia en comparación con otros proyectos
. En muchas agencias, los clientes y proyectos más importantes a menudo superan las solicitudes más pequeñas (o al menos las retrasan en el cronograma). Una solicitud de diseño más pequeña y rápida no es probable que sea algo para lo que sacaría a su diseñador principal de un proyecto de lanzamiento de productos de meses de duración. El gerente de proyecto y los jefes de departamento deben sopesar la urgencia y la importancia de cada proyecto y asignar los recursos en consecuencia. En el caso de proyectos más pequeños con tiempos de respuesta rápidos, los contratistas pueden ser una buena solución.
Cómo detectar riesgos y abordarlos en la asignación de recursos
El éxito de cualquier proyecto depende de la asignación exitosa de recursos, que incluye la capacidad de ser flexible y reasignar recursos según sea necesario. "Lo único que puede decir con certeza en cualquier conversación sobre la asignación de recursos es que el cambio sucederá", dice Kelly. "Siempre habrá competencia por los recursos, y los 'obstáculos problemáticos' son la norma".
Los planes mejor establecidos al comienzo de un proyecto probablemente tendrán que cambiar, y eso, por supuesto, afectará la asignación de recursos. Algunos de los factores que pueden cambiar los recursos asignados incluyen:
- Revisiones de clientes: los clientes pueden tardar más en sus revisiones que las asignadas en el plan del proyecto, lo que puede significar que los proyectos tarden más en completarse. A veces eso puede significar que un recurso planificado ya no estará disponible. Un gerente de proyecto debe "tener siempre planes de contingencia en su lugar", dice Kelly, "incluyendo personas de respaldo para aprovechar si es necesario".
- Retraso en la creación de elementos de un proyecto: con ciertos entregables, especialmente aquellos que requieren funcionalidad técnica, no hay forma de decir que el desarrollo de una determinada aplicación tomará precisamente X horas de tiempo de desarrollo. Solo cuando los desarrolladores comiencen a desarrollar la aplicación y probarla, ellos y el gerente del proyecto se darán cuenta de cuánto tiempo llevará.
Ocasionalmente, alguna parte de la carga de trabajo tomará menos horas, lo que resultará en una asignación excesiva de horas. Más a menudo, algo tomará más tiempo, lo que resultará en una asignación insuficiente de horas. En ambos casos, un gerente de proyecto debe corregir el curso y ajustar adecuadamente las horas que las personas y equipos necesitan para trabajar en el proyecto. - Emergencias personales: si un recurso que se ha asignado tiene una emergencia médica y saldrá inesperadamente, se deberá asignar un recurso de respaldo.
- Proyectos competidores: como se señaló anteriormente, los proyectos más grandes y más prominentes a menudo tienen prioridad. "A los gerentes de proyecto no siempre se les dice en qué están trabajando las personas", dice Henning, "por lo que pueden planificar un recurso que de repente necesita ser reasignado al proyecto de lanzamiento de producto más grande".
En todos estos casos, Kelly y Henning coinciden en que se debe mantener informados a los clientes y la alta gerencia. Los cambios ocurren y los planes C y D pueden necesitar convertirse en el plan A. Es el trabajo del gerente de proyecto mantener actualizada a la gerencia, los clientes y las personas que trabajan en los proyectos.
Consideraciones sobre la asignación de recursos
Cuando Kelly necesita un contratista para un gran proyecto de contenido, ya tiene su plan en marcha. "Si necesito una copia complicada escrita desde cero o una plataforma de copia desorganizada de un cliente rehecha de arriba a abajo, tengo uno o dos recursos al frente y al centro en mi mente", dice. "Si la primera persona no puede hacerlo, inmediatamente me comunico con la segunda".
Si Kelly necesita una estrategia de vinculación, esa sería una tercera persona; una revisión exhaustiva de un documento que ya está bastante limpio, un cuarto. "Necesita tener a toda su gente alineada y estar dispuesto a girar si lo necesita", aconseja Kelly.
Para Henning, un gerente de proyectos fuerte es fundamental, especialmente en las empresas más grandes. "Si tu trabajo es hacer algo en dos semanas, necesitas descubrir cómo hacerlo. Eso significa negociar con los jefes de departamento. A veces también significa robar a Pedro para pagarle a Pablo, pero tiene que saber que tanto Pedro como Pablo van a estar en la misma fiesta". En otras palabras, asignar recursos de un grupo finito significa implementación creativa y flexibilidad.
"Otra cosa a considerar es el nivel de recursos que podría necesitar. Por ejemplo, si asigna a dos personas con experiencia a un proyecto, eso le costará más dinero", sugiere Henning. "Pregunte: '¿Puedo hacer esto con una persona con experiencia y una sin experiencia?'"
Oportunidades educativas para la gestión de recursos
La gestión de recursos se enseña normalmente en cualquier buena disciplina de gestión de proyectos o programas en escuelas de negocios y universidades. Cualquiera que desee ser gerente en una empresa debe tener al menos un conocimiento práctico de la asignación de recursos: un director de contenido en una agencia de marketing, por ejemplo, necesita comprender cómo se deben y se utilizarán sus informes directos.
También puede consultar The Project Management Institute (PMI). Fundada en 1969, PMI es el líder reconocido en programas especializados de certificación empresarial, incluyendo Project Management Professional (PMP) ® y Program Management Professional (PgMP ®). El instituto requiere varios miles de horas de trabajo en la gestión de proyectos o programas antes de que pueda tomar el examen de acreditación. La asignación de recursos se cubre en profundidad en su programa.
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