¿Qué es la asignación de recursos?
La asignación de recursos es la práctica de asignar las personas, el tiempo, el presupuesto y las herramientas adecuadas para realizar el trabajo, desde el principio del proyecto y a medida que cambian las prioridades. Una buena asignación convierte la estrategia en ejecución; una mala asignación provoca retrasos, desbordamientos presupuestarios o agotamiento.
La mayoría de los proyectos se basan en una combinación de estos tipos de recursos:
- Presupuesto: ¿De cuánto dinero se dispone para mano de obra, software, contratistas y materiales?
- Materiales: ¿Qué suministros o piezas se necesitan, especialmente para trabajos de producción intensiva?
- Las personas: ¿Quién está disponible para hacer el trabajo y tiene las aptitudes y la capacidad adecuadas?
- Infraestructura técnica: ¿Qué servidores, sistemas o redes son necesarios para apoyar el proyecto?
- Tiempo: ¿Cuánto durará realmente cada tarea?
- Herramientas y equipos: ¿Qué activos digitales o físicos se necesitan para completar el trabajo?
Tanto si se trata de crear una aplicación como de verter hormigón, las preguntas son las mismas: ¿qué tenemos y cómo lo utilizamos de la forma más eficaz?
¿Qué es la asignación de recursos en la gestión de proyectos?
Gran parte de la gestión de proyectos se reduce a la asignación eficaz de recursos. Adecuar el personal, las herramientas y el tiempo al trabajo ayuda a mantener los proyectos en marcha y los costes bajo control. Incluso las estrategias más sólidas pueden fracasar si no se toman decisiones claras y en tiempo real sobre el uso de los recursos.
Un estudio de 2018 publicado en el Journal of Industrial Engineering International descubrió que la asignación de recursos mal gestionada era una de las principales razones por las que los proyectos se salían del presupuesto y no cumplían los plazos. Cuando los gestores de proyectos emplearon un enfoque más estructurado y basado en escenarios, mejoraron drásticamente tanto los plazos como los costes: en algunos casos, redujeron la duración de los proyectos en semanas y el gasto total casi a la mitad.
La gestión de recursos desempeña un papel tan crítico que las grandes empresas suelen contratar a gestores de proyectos dedicados a ello. En las empresas más pequeñas, otra persona puede tomar la iniciativa, pero debe entender los conceptos básicos lo suficientemente bien como para trazar un plan que funcione no sólo en teoría, sino también en la práctica.
Sin embargo, averiguar qué funcionará en la práctica puede ser todo un reto. "La asignación de recursos es más un arte que una ciencia", afirma Lulu Richter, gestora de proyectos de Smartsheet. "A menos que trabajes en un campo altamente predictivo, habrá ambigüedad, retrasos e interrupciones".
Afortunadamente, los equipos pueden utilizar métodos y herramientas de eficacia probada para gestionar esa incertidumbre y asignar los recursos de forma más eficaz.
Métodos utilizados para la asignación de recursos
Los jefes de proyecto emplean distintos métodos de asignación de recursos en función de los objetivos de la empresa, la intención del proyecto y el tamaño y la distribución de competencias del equipo. Pueden utilizar el método del camino crítico para salvaguardar los plazos, la nivelación de recursos para evitar el agotamiento del equipo o reglas heurísticas flexibles para asignar tareas con eficacia.
Los métodos de asignación de recursos suelen clasificarse en cuatro categorías: control de plazos, equilibrio de la carga de trabajo, reglas simplificadas y priorización estratégica.
A continuación se describen con más detalle estas categorías, junto con los métodos más comunes de cada una de ellas:
Métodos cronológicos
Estos enfoques se centran en el cumplimiento de los plazos teniendo en cuenta las realidades sobre el terreno.
- Método del camino crítico (CPM): Ideal para proyectos sensibles a los plazos, el CPM identifica la cadena más larga de tareas interdependientes, conocida como ruta crítica. Las tareas del camino crítico son prioritarias porque cualquier retraso en ellas retrasará todo el proyecto. Obtenga más información sobre esta técnica de eficacia probada en nuestra guía sobre el método del camino crítico.
- Método de la Cadena Crítica (CCM): Basado en CPM, CCM añade amortiguadores de tiempo para proteger contra retrasos, especialmente cuando los recursos clave se comparten entre tareas. Suele utilizarse en proyectos de fabricación o ingeniería que requieren una secuencia estricta y la coordinación de recursos. En este artículo sobre el método de la cadena crítica encontrará consejos y herramientas de expertos que le ayudarán a empezar.
Métodos para equilibrar la carga de trabajo
Estos métodos permiten reasignar tareas o plazos para evitar la sobreasignación.
- Nivelación de recursos: La nivelación consiste en ajustar el calendario del proyecto para no sobrecargar a una persona. Por ejemplo, cuando dos asuntos críticos necesitan a la misma persona al mismo tiempo, puede aplazar una tarea a una fecha posterior. Aunque esto ayuda a equilibrar las cargas de trabajo, a menudo alarga la duración del proyecto.
- Suavización de recursos: con este enfoque, los gestores de proyectos mantienen fijo el plazo original y reasignan recursos sólo cuando hay holgura disponible (también llamada flotación). Este método es útil cuando no puede permitirse incumplir la fecha de entrega final pero quiere reducir los picos de trabajo por el camino. En algunos casos, es una alternativa más adaptable que la nivelación.
Estas técnicas son especialmente útiles para los jefes de proyecto que hacen malabarismos con recursos compartidos o un ancho de banda limitado. Puede obtener más información sobre cómo aplicarlos en esta guía sobre programación, carga y nivelación de recursos.
Enfoques simplificados o manuales
Estas técnicas sencillas son fáciles de aplicar, pero tienen inconvenientes, sobre todo a medida que aumenta la complejidad.
- Heurística: Los heurísticos son sencillamente reglas empíricas básicas. Al utilizar este método, los jefes de proyecto pueden asignar tareas a la primera persona cualificada disponible o repartir el trabajo equitativamente entre los miembros del equipo. Estas reglas pueden ser suficientes para pequeñas empresas o proyectos cortos, pero tienden a venirse abajo en entornos más complejos o con más capas.
- Programación manual (intuición + hoja de cálculo): Todavía habitual en muchas empresas, este enfoque poco riguroso se basa en el criterio del gestor del proyecto, en aportaciones informales del equipo y en hojas de cálculo. Puede funcionar bien a pequeña escala, pero rápidamente se vuelve difícil de gestionar sin visibilidad de la disponibilidad de cada uno, especialmente cuando intervienen varios proyectos o departamentos.
Enfoques estratégicos de asignación
Estos métodos se basan en el juicio estratégico para adecuar los recursos al trabajo.
- Asignación por prioridades: Con este método, los gestores de proyectos asignan primero el personal y las herramientas a las tareas más críticas y de mayor impacto. Es especialmente útil cuando la demanda supera la capacidad y es inevitable hacer concesiones.
- Asignación coste-beneficio: Cuando se utiliza este método, los equipos sopesan el valor esperado de cada tarea frente a sus demandas de recursos, dando prioridad a las que ofrecen un mayor rendimiento. Este método es habitual en el desarrollo de productos o cuando se gestionan objetivos empresariales contrapuestos.
¿Qué método de asignación de recursos utilizan habitualmente los jefes de proyecto?
Los gestores de proyectos suelen utilizar una combinación de métodos de asignación de recursos, como la ruta crítica, la nivelación de recursos y los enfoques basados en prioridades. La elección depende del sector, el tipo de proyecto, la capacidad del equipo y la flexibilidad de los plazos. La mayoría de los directivos alternan los métodos formales con la toma de decisiones estratégicas basadas en las limitaciones del mundo real.
En proyectos de construcción, ingeniería, fabricación y gubernamentales, los directores de proyecto suelen apoyarse en métodos de ruta crítica o cadena crítica. Estos sectores suelen requerir una secuenciación precisa, presupuestos fijos y fechas de entrega firmes, por lo que la planificación en torno a las dependencias de las tareas y los topes es fundamental.
En cambio, los gestores de proyectos en entornos de software, creativos, de consultoría, sin ánimo de lucro o de marketing tienden a trabajar con plazos más fluidos y prioridades que se solapan. En estos entornos acelerados, es más probable que utilicen la nivelación de recursos o enfoques basados en el valor, como la asignación basada en prioridades o en la relación coste-beneficio. Estos métodos ayudan a los equipos a centrarse en lo más importante cuando no pueden hacerlo todo.
"Prefiero una combinación de asignación de recursos basada en prioridades o en la relación coste-beneficio", dice Richter, que gestiona proyectos técnicos en Smartsheet. "Por lo general, la mayoría de los equipos reciben más trabajo del que pueden realizar razonablemente, y evaluar sus proyectos y tareas en función de su impacto y prioridad le da una idea de dónde está esa línea de corte. Una vez que sé que mis tareas de mayor impacto están totalmente respaldadas, puedo rellenar los huecos con trabajo menos crítico o puntual".
En la práctica, la mayoría de los gestores de proyectos se adaptan a medida que cambian las condiciones. Un plan bien estructurado puede guiar el comienzo, pero las limitaciones del mundo real -como retrasos, cambios de prioridades y limitaciones de capacidad- a menudo exigen correcciones y decisiones. Saber cuándo hay que cambiar de método es una parte fundamental de un buen liderazgo de proyectos.
Cómo crear un plan de asignación de recursos
La planificación de recursos comienza antes de que se asigne una sola tarea. En primer lugar, hay que saber qué se necesita: en qué consiste el trabajo, quién está disponible y qué limitaciones son las más importantes. No se trata de una programación ilusoria, sino de construir un plan que pueda flexionarse y desarrollarse con éxito en el mundo real.
"Cuando creo un plan de asignación de recursos, me fijo en las limitaciones, no en la disponibilidad", dice Jamilyn TrainorDirectora de Proyectos de Müller Expo Services. "Las realidades vienen determinadas por las limitaciones de espacio, presupuesto y recursos. Si puedo averiguarlo al principio del proceso, evito prometer de más y cumplir de menos".
Empezar con limitaciones ayuda a evitar puntos ciegos desde el principio. Aquí tienes ocho pasos para crear un plan flexible que no implosione cuando te enfrentes a la adversidad:
1. Enumere todas las tareas incluidas en el ámbito de aplicación
Abre una hoja de cálculo, Smartsheet o la herramienta de gestión de proyectos que prefieras. Crea una tabla o tablero donde puedas enumerar todas y cada una de las tareas. Tendrás una fila o tarjeta por tarea.
Si tienes un documento sobre el alcance del proyecto, es un punto de partida perfecto. Háblelo con su equipo. No te preocupes por quién hará qué en este paso. Eso viene después. Su objetivo aquí es capturar todas las tareas en un lugar fácilmente actualizable.
No se limite a incluir hitos, como campaña de lanzamiento o presentar el informe final. Divídelas en tareas específicas, como esbozar un borrador, recabar la opinión de las partes interesadas o subir la versión final a la plataforma.
"Siempre empiezo por el panorama general: qué hay que hacer exactamente y cuándo", dice Mikko Pasanenfundador de Miko LLCun contratista general que gestiona proyectos de infraestructuras residenciales, comerciales y gubernamentales. "Una vez que entiendo el alcance y el calendario, puedo averiguar a quién necesito, qué equipo utilizaremos y cómo cronometrarlo todo para que los equipos no se pisen los unos a los otros".
2. Estimación del tiempo necesario
Para cada tarea de tu hoja o tablero de proyecto, añade una estimación de tiempo. No se centre en el número de días que tardará, sino en las horas de trabajo que necesitará alguien para completar la tarea. Estas estimaciones le ayudarán a calcular lo que es razonable en una semana determinada y si su calendario general tiene sentido.
"Primero decido cómo va a estimar el equipo sus esfuerzos, y si espero un nivel alto o bajo de precisión en esas estimaciones", dice Richter, de Smartsheet. "Una asignación de recursos precisa puede requerir mucho tiempo, por lo que conviene determinar las necesidades reales de la organización antes de empezar a planificar al minuto la capacidad de cada recurso".
3. Identificar las necesidades de competencias
Para cada tarea de tu hoja o pizarra, pregúntate: ¿Qué tipo de habilidad requiere realmente? ¿Es la redacción, el diseño UX, la introducción de datos o la configuración del servidor? Sea lo más específico posible.
"Mantenemos una matriz digital de habilidades en tiempo real para cada uno de nuestros técnicos, en la que se detallan las certificaciones y la competencia en diversos sistemas", afirma Jason RoweDirector y fundador de Hello Electrical. "Si llega un trabajo urgente, no nos limitamos a comprobar quién está libre: miramos quién tiene las cualificaciones y el ancho de banda exactos. Esa alineación ahorra tiempo y evita repeticiones".
4. Trazar las dependencias de las tareas
Antes de empezar a asignar trabajo, marque con un círculo las tareas que tienen un predecesor. ¿Depende uno de completar otro? Si es así, aclárelo en su ficha o herramienta de proyecto. Mapear las dependencias no es sólo cuestión de secuenciar, sino de proteger todo el plan de retrasos en cascada.
"Gestionar las dependencias es un reto importante en la gestión de recursos, sobre todo si se trabaja con recursos asignados a varios proyectos simultáneamente", afirma Richter. "Mi objetivo como gestor de proyectos es desarrollar un plan de ejecución que utilice toda la capacidad de cada recurso, pero un plazo incumplido tiene muy fácilmente la capacidad de hacer descarrilar ese plan 'perfecto'. Proporcionar el espacio adecuado en su plan de asignación para absorber retrasos inesperados puede ayudar a evitar un ciclo interminable de replanificación y planificación."
Alex SmithCopropietario y Director de Render3DQuick.comun rápido estudio de visualización arquitectónica, subraya la importancia de la secuenciación. "Lo que siempre hago es fijarme inicialmente en la identificación y secuenciación de las dependencias críticas del proyecto", afirma. "Los artistas 3D tienen que esperar a que los especialistas en CAD completen los dibujos del cliente, y pueden pasar de tres a cinco días con las revisiones. Una planificación cuidadosa evita retrasos imprevistos que pueden alargar semanas el calendario de un proyecto".
5. Construya su lista de recursos con disponibilidad real
Ahora es el momento de enumerar su personal y sus herramientas. Calcula cuánto tiempo te pueden dedicar, después de tener en cuenta otras tareas, tiempo para reuniones o tiempo libre. Si alguien está involucrado en otro proyecto, tal vez sólo tengas el 30 por ciento de su semana. Eso no es un problema, siempre que lo planifiques.
No olvides los recursos compartidos, como espacio de laboratorio, servidores de montaje o equipos especializados. También hay que programarlas.
George ChasiotisCofundador de la consultoría digital Restarttaprendió que disponibilidad no es lo mismo que preparación, sobre todo cuando intervienen seres humanos.
"Una vez le dimos una gran tarea a alguien que técnicamente tenía tiempo, pero estaba mentalmente agotado por otro proyecto", dice. "Sobre el papel, tenía sentido. En realidad, le salió el tiro por la culata. El trabajo se alargaba y estaban abrumados. Eso me enseñó a no limitarme a comprobar los calendarios, sino a preguntar a la gente cómo se siente. Un control de cinco minutos puede ahorrarte mucho tiempo después".
6. Asignar el trabajo
Es hora de adaptar las personas a las tareas. Utilizando todo tu trabajo previo, ve una por una y asigna cada tarea a alguien con las habilidades y la disponibilidad adecuadas. Utiliza tu hoja de cálculo o rastreador para registrar quién hace qué, cuándo lo hará y cuánto tiempo debería llevar.
Jeff KaidenDirector General de la empresa de logística Capacidadexplica su proceso holístico de asignación: "Una vez definidas las prioridades, las relaciono con los camiones, el personal y el espacio de almacén que existen sobre el terreno. Hasta que esa imagen sea nítida, cualquier calendario o gráfico de recursos es una suposición disfrazada de plan. Si es la primera vez que asigna recursos, vaya más allá de la evidente lista de tareas. Dedique tiempo a conocer a las personas disponibles, sus puntos fuertes y la verdadera razón de ser de cada tarea. Cuando los horarios chocan, hay que hacer concesiones, y entender el 'por qué' estratégico facilita la decisión".
Esta combinación de dura logística y conciencia humana mantiene sus tareas en tierra. No necesitas software sofisticado. Puedes codificar tu hoja por colores, pero asegúrate de que el conjunto cuadra.
7. Revisar el plan y buscar conflictos
Una vez que hayas hecho tus asignaciones, da un paso atrás. ¿Alguien tiene demasiadas reservas? ¿Hay algún objeto que siga flotando sin dueño? ¿Necesitan dos personas el mismo equipo al mismo tiempo?
Justin WheelerCEO de la plataforma de recaudación de fondos sin ánimo de lucro Funraiseafirma que las herramientas de carga de trabajo visual suponen una gran diferencia para su equipo. "Ver visualmente el ancho de banda de cada uno nos ha ayudado a evitar sobrecargar a los que más rinden", afirma. "Facilita mucho la detección de cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas".
Aunque no utilices programas informáticos, revisa el plan con tu equipo y ajústalo. Siempre es mejor detectar un problema a tiempo que tener que luchar a mitad del proyecto.
8. Mantener el plan actualizado
Los planes cambian: un envío se retrasa, una tarea lleva más tiempo del previsto, una persona clave se pone enferma. Su plan debe ser flexible.
Programar una reunión semanal del equipo para evaluar el plan. Identifique dónde se está quedando rezagado y quién puede estar sobrecargado, y actualice su plan en consecuencia.
¿Qué plantilla de Smartsheet funciona mejor para los recursos?
Puede utilizar el conjunto de plantillas de gestión de proyectos y recursos de Smartsheet para asignar tareas, controlar quién hace qué y supervisar el progreso general del proyecto, todo en un mismo lugar. Los equipos pequeños y medianos que deseen una plantilla sencilla pueden utilizarla para gestionar el trabajo y la capacidad sin tener que crear la suya propia.
El sencillo conjunto de plantillas de gestión de proyectos y recursos incluye una combinación de hojas, informes y un cuadro de mandos. Trabajan al unísono para ofrecerle visibilidad en tiempo real del estado de las tareas, las asignaciones de los equipos y la carga de trabajo futura. Puedes personalizar cualquiera de ellos para adaptarlos a la estructura de tu proyecto, o utilizarlos tal cual para ponerlos en marcha rápidamente.
Todos los informes y cuadros de mando ya están conectados a las hojas de origen, por lo que se actualizarán automáticamente a medida que avance el proyecto.
Esto es lo que incluye el juego de plantillas:
- Rastreador de tareas: Esta es su lista central de tareas del proyecto. Incluye columnas para nombres de tareas, fechas de vencimiento, propietarios y estados. También puede añadir campos personalizados, como Prioridad o Estimación del esfuerzo, para apoyar su planificación.
- Informe de tareas próximas y vencidas: Este informe se extrae de su rastreador de tareas y destaca todo lo que está atrasado o tiene una fecha límite próxima. Le ofrece una vista filtrada para que no tenga que desplazarse por toda la lista. Puedes utilizarlo para organizar reuniones semanales o de control.
- Resumen de asignación de tareas abiertas: Este informe muestra cómo se distribuyen las tareas en su equipo. Te ayuda a detectar cuándo alguien tiene demasiado -o no lo suficiente- en su plato. Puede utilizarlo para asegurarse de que las cargas de trabajo están equilibradas y reasignar el trabajo antes de que los hitos se desvíen.
- Cuadro de mando general de proyectos y recursos: Este panel reúne los datos de todas las hojas e informes en una única vista. Muestra el estado general del proyecto, las cargas de trabajo individuales y el progreso hacia los plazos. Puede personalizar los widgets del panel de control para que muestren gráficos, recuentos o resúmenes de tareas en función de lo que resulte más útil para su equipo o las partes interesadas.
Ventajas de la asignación de recursos
La asignación eficaz de recursos garantiza que las personas, las herramientas y el tiempo se destinan a las tareas adecuadas. Ayuda a que los proyectos se ajusten al calendario, al presupuesto y a las prioridades, evitando al mismo tiempo la sobrecarga y la confusión. Si se hace bien, crea claridad, equilibrio y espacio para adaptarse cuando el trabajo cambia.
Esto es así tanto si gestiona un ciclo de desarrollo ágil como si optimiza los recursos de los distintos departamentos o utiliza software de productividad, herramientas de gestión de tareas o sistemas de gestión del personal para realizar un seguimiento del trabajo. Un plan de asignación sólido también favorece una colaboración en equipo más estrecha y una planificación de la capacidad más inteligente, sobre la que puede obtener más información en esta guía completa sobre planificación de la capacidad.
He aquí las ventajas de optimizar la asignación de recursos:
- Mantén unos plazos realistas: es más probable que cumplas las fechas clave cuando las personas adecuadas se encargan de las tareas adecuadas y cuando no tienen que hacer demasiados malabarismos a la vez.
- Detecta los problemas a tiempo: Con una visión clara de quién está haciendo qué y cuándo, puede ver de inmediato si alguien está sobrecargado, si hay tareas sin reclamar o si varios equipos necesitan el mismo recurso al mismo tiempo. Esto le ayuda a evitar el agotamiento, prevenir costosos tiempos de inactividad, ajustarse al presupuesto y adaptarse antes de que los problemas se agraven.
- Aclara quién hace qué: cuando todo el mundo ve su nombre junto a una tarea, hay menos confusión sobre la propiedad y se pierden menos detalles.
- Aprovecha al máximo lo que tienes: Tanto si se dispone de poco tiempo, herramientas o personal, el plan ayuda a aprovechar los recursos sin agotar al equipo.
- Facilita los ajustes sobre la marcha: cuando las cosas cambian -y cambiarán-, ya sabes qué es flexible y qué no lo es. Así es más fácil desplazar los objetos sin perder el ritmo.
- Da confianza en el plan: Cuando se describen los detalles con claridad, es más probable que la gente confíe en el proceso y se comprometa con el trabajo.
Ejemplos de asignación de recursos en la gestión de proyectos
Los ejemplos de asignación de recursos pueden proceder de cualquier sector que utilice la gestión de proyectos. En marketing, puede significar contratar a un autónomo cuando el equipo de diseño está desbordado. En la construcción, podría implicar espaciar las tareas para que dos cuadrillas no necesiten el mismo equipo a la vez.
Los gestores de proyectos de todo el mundo se enfrentan a problemas de recursos, pero lo que marca la diferencia es cómo responden. He aquí algunos ejemplos cotidianos de buena asignación de recursos en diferentes sectores:
- Campaña de marketing con un equipo de diseño desbordado: Un equipo de marketing se está preparando para el lanzamiento de un producto, pero su diseñador jefe ya está saturado. En lugar de forzarlo, el gestor de proyectos traslada las tareas de diseño más pesadas al principio del calendario y contrata a un autónomo para que se encargue de las más ligeras. Esto da un respiro al equipo central y mantiene intacto el calendario de lanzamiento.
- Proyecto de construcción con una sola máquina: En una obra, dos tareas -la nivelación y el hormigonado- necesitan la misma excavadora. El jefe de proyecto se da cuenta antes de que se convierta en un problema y espacia las tareas un par de días. Alquilar otra máquina costaría demasiado, y este sencillo cambio mantiene el calendario y el presupuesto dentro de lo previsto.
- Sprint de desarrollo con tareas que se solapan: Un equipo de software comienza un sprint con dos grandes características, ambas necesitan trabajo de front-end. Pero sólo hay un desarrollador de front-end disponible. El gestor del proyecto traslada una función al siguiente sprint e incorpora al control de calidad antes de tiempo para que trabaje en lo que ya está hecho. Es un pequeño ajuste, pero mantiene los planes en marcha sin quemar a nadie.
- Evento sin ánimo de lucro con una persona haciendo tres trabajos: En una pequeña organización sin ánimo de lucro, una persona se encarga de la logística del lugar de celebración, las invitaciones a los ponentes y la promoción de una gran conferencia. Es demasiado. El jefe de proyecto asigna la divulgación a un compañero y el marketing a otro. Ahora todo el mundo tiene un objetivo claro, y el evento no se queda atrás.
- Clínica de vacunación antigripal con exceso de personal: En una clínica comunitaria, las enfermeras están programadas para administrar vacunas y atender a los pacientes al mismo tiempo. Eso no va a funcionar. El director de la clínica retrasa algunas citas rutinarias al día siguiente y contrata a una enfermera a tiempo parcial para que ayude con las inyecciones.
- Agencia creativa con un trabajo urgente: Un cliente importante necesita un cambio de marca, y rápido. El gestor de cuentas pone en pausa el trabajo interno y reasigna a dos diseñadores de un cliente menos importante. Como se ajustan con antelación, el cambio de marca sale a tiempo, y nadie tiene que pelearse en el último minuto.
- Asignación de personal en función de la demanda: En EnableU, proveedor de servicios de atención a mayores y discapacitados, su Director General , Conrad Wang, utiliza un modelo basado en la demanda para reducir costes. Seguimos un método de cálculo "justo a tiempo" para la asignación de recursos, lo que nos permite adaptar la dotación de personal, la tecnología y los flujos de trabajo de cumplimiento a la demanda real, en lugar de sobredimensionar el personal o comprar capacidad tecnológica por si acaso", afirma. "Este enfoque nos ha ayudado a reducir los costes de personal inactivo en un 18%, manteniendo la calidad del servicio".
Retos de la asignación de recursos y cómo resolverlos
Los problemas de asignación de recursos incluyen la falta de capacidad, la sobreasignación y el cambio de prioridades. Para resolver estos problemas, elija herramientas que ofrezcan visibilidad de la carga de trabajo y las competencias, no sólo de la disponibilidad. Incorpore flexibilidad y amortiguadores, coordine todos los proyectos y señale los riesgos de forma proactiva. Los equipos también pueden mantenerse adaptables con formación cruzada y una comunicación clara.
Reto: Ver los límites de capacidad
Sin las herramientas adecuadas, es posible que no sepa quién está disponible o qué puede hacer. Puedes pensar que alguien está libre por el calendario, pero eso no significa que tenga las aptitudes adecuadas para el trabajo.
Lo que ayuda: Utiliza una vista compartida del proyecto, aunque sea un rastreador básico de la carga de trabajo. Pide a los jefes de equipo que lo revisen semanalmente. Si su plataforma dispone de un panel de control de la capacidad, conviértalo en parte de la preparación de su reunión de estado.
Un proyecto dirigido por Rowe en Hello Electrical ilustra este tipo de punto ciego. Su equipo asignó cuatro técnicos superiores a un proyecto de integración de hogares inteligentes, dando por sentado que su experiencia general sería suficiente.
"Se trataba de un déficit oculto de competencias, no de falta de personal o de tiempo", afirma Rowe. "Teníamos cuatro técnicos experimentados programados para una compleja integración doméstica inteligente, pero a los 10 días descubrimos que ninguno de ellos conocía la programación del sistema europeo. Inmediatamente reasignamos a dos técnicos superiores y trajimos a un consultor externo con conocimientos especializados durante una semana, con un coste inesperado de 5.000 dólares. A continuación, impartimos formación cruzada a nuestro equipo. Esta reasignación a mitad de proyecto evitó un problema mucho mayor de retrasos, insatisfacción del cliente y costes de reelaboración que podrían haber superado los 20.000 dólares."
Esta experiencia demuestra por qué la visibilidad debe ir más allá de la disponibilidad. También necesita conocer las capacidades y las lagunas de cobertura.
Desafío: La sobreasignación y el consiguiente agotamiento
Cuando los plazos son ajustados, resulta tentador seguir acumulando tareas sobre los mejores, pero así es como los proyectos se convierten en horas extra y los equipos se agotan.
Lo que ayuda: Esté atento a cualquiera que reserve constantemente más del 85-90 por ciento de su tiempo. Reparta las tareas de mayor esfuerzo, escalone los plazos y señale los problemas de carga con antelación. Si alguien siempre lleva peso de más, ajusta el plan.
Sobre todo los profesionales creativos necesitan un respiro para dar lo mejor de sí mismos. La asignación inteligente se construye en ese espacio antes de que llegue el agotamiento.
Reto: Prioridades poco claras o demandas cambiantes
Los proyectos rara vez permanecen estáticos. Un cambio repentino en el alcance o la solicitud de una nueva parte interesada pueden desbaratar su plan de asignación.
Lo que ayuda: Añade márgenes de tiempo y recursos cuando sea posible, y mantén tu plan lo suficientemente flexible como para reasignarlos sin empezar de nuevo. Establezca un proceso para evaluar las solicitudes de cambio y asegúrese de que su equipo sabe cómo dar la voz de alarma cuando las prioridades empiezan a cambiar.
Desafío: Proyectos en competencia
Si su equipo trabaja en varias iniciativas, es probable que sienta presiones competitivas. Sin coordinación, se crea una sobrecarga oculta y un caos de programación.
Qué ayuda: Utiliza un calendario maestro o una vista cruzada de proyectos para detectar conflictos. Alinear los plazos siempre que sea posible. Ten claro qué trabajo es fijo y qué es flexible.
Desafío: Cambios de última hora
La gente enferma. Los vendedores abandonan. Una herramienta deja de funcionar justo cuando la necesitas. Si tu plan sólo funciona en condiciones ideales, estarás constantemente en modo recuperación.
Lo que ayuda: No confíes en una sola persona o recurso para llevar a cabo una tarea crítica a menos que tengas un plan alternativo. El entrenamiento cruzado puede ayudar.
"No hay que centrarse sólo en la eficiencia, sino también en la adaptabilidad", afirma Jacky Chow, Director de Operaciones y Director de Proyectos de FastPreci, un fabricante de piezas de precisión. "Los proyectos rara vez salen según lo previsto, así que no se trata sólo de una asignación perfecta: hay que estar preparado para pivotar sin romper el impulso".
La planificación ágil no es un lujo: es una estrategia de supervivencia. Cuando se crean sistemas y mentalidades flexibles, los cambios de última hora resultan manejables, no catastróficos.
Desafío: Equipos remotos
Cuando las personas no se encuentran en el mismo lugar o incluso en la misma zona horaria, la planificación de recursos se hace más difícil. La falta de comunicación, la duplicación de tareas o los retrasos en los traspasos pueden obstaculizar el progreso.
Lo que ayuda: Haz que tu plan de recursos sea visible y de fácil acceso. Documenta quién es dueño de qué. Tenga en cuenta el solapamiento de zonas horarias a la hora de asignar tareas colaborativas. Utiliza las comprobaciones semanales para ayudar a aflorar los bloqueos antes de que queden enterrados.
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Los jefes de proyecto pueden utilizar esta hoja de consejos para encontrar y solucionar problemas de asignación de recursos en equipos remotos.
Cómo ayuda el software a la asignación de recursos
El software de recursos ofrece a los gestores de proyectos una visión en directo de la carga de trabajo, la capacidad y los conflictos. Estas herramientas, que suelen formar parte de sistemas más amplios de gestión del personal, planificación de capacidades o gestión de tareas, ayudan a los equipos a tomar decisiones más inteligentes sobre quién hace qué y cuándo, reduciendo las conjeturas, el exceso de reservas y los tiempos muertos.
Para Tomas Melian, Vicepresidente Senior de Marketing de DiabetesTeam, la capacidad de adaptar el personal y la infraestructura a la demanda real ha sido esencial.
"El primer paso que damos es establecer una correspondencia entre la demanda y la oferta con un autoescalado predictivo para que los recursos se ajusten a las cargas de trabajo reales, no a estimaciones ilusorias", afirma. "Utilizamos datos reales de participación para saber dónde colocar a las personas, el presupuesto y las herramientas. Esto nos impide aprovisionarnos en exceso durante los periodos lentos, a la vez que nos asegura que estamos preparados para los periodos de mucho trabajo".
Este tipo de flexibilidad basada en datos es lo que separa los malabarismos con hojas de cálculo de la verdadera planificación de recursos. Los programas informáticos facilitan todas estas tareas:
- Detecte a los miembros del equipo con exceso de trabajo antes de que se agoten.
- Identifique las tareas no asignadas y llene los vacíos con antelación.
- Reasigne el trabajo en tiempo real cuando cambien las condiciones.
- Coordinación de múltiples proyectos.
El software también le ayuda a reforzar la estructura, estandarizando el seguimiento del esfuerzo, las habilidades y la disponibilidad en todo el equipo.
La rentabilidad del uso de software de gestión de recursos
Las hojas de cálculo pueden funcionar durante un tiempo, pero a medida que los equipos crecen o los proyectos se complican, el tiempo dedicado a controlar los detalles puede restar productividad.
Aquí es donde el software puede ayudar:
- Menos retrasos y cambios de última hora: Cuando los conflictos se detectan pronto, pueden solucionarse antes.
- Mayor utilización del equipo: Las herramientas de planificación de recursos ajustan las capacidades y la disponibilidad de las personas a las tareas adecuadas, de modo que los miembros del equipo pueden seguir siendo productivos sin estar saturados.
- Respuesta más rápida a los cambios: Cuando cambian las prioridades o aparece un nuevo trabajo, el software puede ayudarle a reasignar tareas, actualizar los plazos y notificar a los miembros del equipo.
- Mejores previsiones: Una vez que realice un seguimiento del tiempo, el coste y el uso de los recursos a lo largo de varios proyectos, podrá utilizar esos datos históricos para presupuestar y planificar con más confianza.
Incluso las plataformas ligeras pueden ser muy rentables, sobre todo si reducen los retrasos en los proyectos, mejoran los traspasos o evitan la repetición de tareas por sobrecarga.
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Cómo ayuda Smartsheet en la asignación de recursos
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"He utilizado diversas herramientas de asignación de recursos, y Resource Management de Smartsheet ha sido la herramienta más flexible que he utilizado", afirma Richter, de Smartsheet. "Se conecta directamente a mis planes de proyecto, y tengo la posibilidad de seleccionar qué tareas quiero sincronizar con mi plan de asignaciones. Dispongo de múltiples vistas que permiten elaborar informes a nivel individual, de equipo o de función, y los datos pueden modificarse directamente en la Gestión de Recursos o en mi plan de proyecto".
No todas las herramientas ofrecen esta flexibilidad. "Utilizando otras herramientas, he tenido que adaptar considerablemente mis flujos de trabajo para apoyar la asignación de recursos, y a veces me he visto obligada a duplicar entradas y esfuerzos", afirma. "La gestión de recursos se integra perfectamente en mis planes de proyecto actuales y me ofrece la flexibilidad necesaria para definir tareas y agrupaciones de forma que tengan sentido para mi caso de uso".
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