La transformación comienza con la planificación estratégica, luego cambia a la obtención de recursos interdisciplinarios y, por último, alcanza el éxito o fracasa en cuanto a la ejecución e implementación. Si bien existen muchas plataformas que pueden abordar los distintos elementos de este flujo de trabajo, Smartsheet adopta un enfoque holístico que incluye una consideración específica para cada etapa de la planificación estratégica, diligencia debida, ejecución y mejora continua.  

Las compañías dedican un esfuerzo notable a elaborar un plan estratégico a conciencia. Sin embargo, con frecuencia, dichos planes de transformación no se logran implementar. De la misma manera, muchos proveedores ofrecen una amplia estructura para bloquear elementos, como OKR u objetivos de primera línea, pero omiten responder preguntas sobre el CÓMO. La ejecución no puede quedar en un segundo plano dado que la cooperación interdisciplinaria y el impacto son el eje de la transformación estratégica.

Los aspectos básicos de la PPM siempre formarán parte de cualquier cambio organizacional a gran escala. Una serie de proyectos y programas puede conducir a una alineación a gran escala y a la movilización en su equipo de trabajo. Por lo general, la transformación estratégica tiene lugar cuando una compañía crece y madura en la ejecución de su PPM.

En cierta escala, las compañías se centran principalmente en la gestión de proyectos. A medida que las compañías se desarrollan, es necesario que dichos proyectos se transformen en una cartera. Una vez que se alcanza cierto nivel de escala o sofisticación, su organización deberá crear una oficina de transformación estratégica (también conocida como TMO u “oficina de gestión de la transformación”) para impulsar las prioridades del nivel más alto de la organización o los puntos de inflexión estratégicos. 

Las TMO se diferencian de las PMO ("oficinas de gestión de proyectos") en dos aspectos importantes: la audiencia y el impacto. Los programas de transformación se asignan, de manera intencional, a un conjunto específico de grupos de interés de nivel ejecutivo, responsables ante una audiencia de nivel superior (por lo general, la junta y el equipo directivo), quienes cuentan con las capacidades suficientes para impulsar el negocio para que adopte nuevos y audaces rumbos, lo que es muy distinto de los proyectos y grupos de interés que apoyan el trabajo “cotidiano” que tiene lugar en las PMO departamentales.