¿Qué es la gestión de la fuerza laboral?
La gestión de la fuerza laboral (WFM) es un conjunto de procesos destinados a aumentar la productividad de los empleados de una empresa. Las empresas emplean sistemas de WFM en una serie de niveles (individual, departamental, en toda la empresa) y por diferentes razones que van desde la contratación y la planificación horaria hasta la nómina. Básicamente, WFM es una estrategia integrada diseñada para agilizar los procesos internos de modo que los empleados puedan dedicar más tiempo a su trabajo real (y dedicar menos tiempo a rellenar formularios, completar elementos de equipos internos desglosados, solicitar información, etc.). WFM también tiene como objetivo estandarizar estos procesos entre departamentos, en lugar de trabajar con los diferentes equipos aislados que trabajan con diferentes sistemas.
Los sistemas WFM pueden ayudar a su empresa a alcanzar una serie de objetivos diferentes, pero no existe una estrategia única y global para garantizar el éxito. En cambio, las empresas pueden aplicar políticas y programas específicos que se ajusten a sus necesidades y mantener el uso de cualquier sistema actual que ya sea productivo. Piense en WFM como una serie de programas de eficiencia que puede seleccionar e implementar dentro de su empresa para ayudarlo a organizar y gestionar todos los aspectos de las relaciones con los empleados.
Las empresas empezaron a prestarle atención a WFM en la década de 1980 para optimizar los procesos internos. Sin embargo, hasta la década de 1990 WFM se centró principalmente en la cadena de suministro y otros canales de venta al mercado, y nunca ganó mucha tracción con otros equipos de administración de empleados (o con los propios trabajadores). Hoy en día, WFM está experimentando un resurgimiento de popularidad, ya que se ha expandido para incluir muchas actividades de recursos humanos (RR. HH.), así como pronósticos laborales, presupuestarios y de sucesión. Más adelante, hablaremos con expertos sobre por qué se está produciendo esta tendencia ahora. En primer lugar, profundicemos en la propia WFM.
¿Qué abarca la gestión de la fuerza laboral?
Como se mencionó, la gestión de la fuerza laboral se puede aplicar a una amplia variedad de programas para empleados. Los sistemas WFM se aplican con mayor frecuencia a aspectos de la administración de RR. HH. y se utilizan para simplificar y optimizar la admisión de datos. Esto crea un sistema más eficiente que puede reducir las redundancias, resolver discrepancias y ahorrar tiempo. A continuación, se muestra una lista de categorías comunes basadas en tareas que forman parte de WFM:
- Programación: para los trabajadores por hora, un sistema WFM puede usarse como creador de horarios.
- Absentismo/licencias: los empleados y RR. HH. trabajan juntos para solicitar y aprobar el tiempo libre.
- Sistemas de fichaje: muchos sistemas WFM facilitan aún más el fichaje de entrada y salida para garantizar que no haya discrepancias.
- Nóminas: simplifique las nóminas teniendo toda la información del trabajo y los depósitos directos de los empleados en un solo lugar central.
- Beneficios: manténgase al tanto de los aumentos, los bonos y otros beneficios sin consultar varias fuentes o bases de datos.
- Tareas de incorporación: los empleados pueden rellenar la documentación de contratación y realizar otras tareas de incorporación, y RR. HH. puede realizar un seguimiento del estado de estos elementos en el mismo centro.
Más recientemente, WFM se ha expandido más allá de estos elementos de tareas tangibles a un ámbito llamado “seguimiento de la fuerza laboral”, que supervisa los datos a lo largo del tiempo (en lugar de una entrada o salida única). Algunos ejemplos de este tipo de trabajo incluyen los siguientes:
- Previsión de la demanda: mire con anticipación las brechas o cambios en la dotación de personal para poder empezar a contactarse con posibles reemplazos.
- Presupuestos laborales: planifique nuevos proyectos o evalúe el ancho de banda de los empleados o del equipo para asegurarse de contar siempre con personal para satisfacer sus necesidades de crecimiento.
- Monitoreo del desempeño: realice un seguimiento de los detalles del desempeño de sus empleados, lo que le servirá para hacer predicciones sobre otras áreas de personal.
- Compatibilidad de habilidades de los empleados: identifique los conjuntos de habilidades de los candidatos o empleados actuales para poder asignarlos donde serán más valiosos.
- Seguimiento de activos: realice un seguimiento de los recursos de la empresa que se mueven entre departamentos o equipos.
Si bien WFM suele incluir la gestión de los recursos internos mencionados anteriormente, también puede extenderse a otros aspectos, como la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión de activos de la fuerza laboral (WAM), los servicios de planificación de la producción (PPS) o la gestión de servicios de campo (FSM). No es necesario que su sistema WFM incluya todas las facetas del negocio; sin embargo, si está implementando sistemas de eficiencia en estas áreas, puede ser útil estandarizarlos bajo su paraguas de WFM para lograr uniformidad.
Independientemente de los ámbitos de trabajo que elija aplicar a su sistema WFM, el objetivo seguirá siendo el mismo: agilizar y estandarizar los procesos internos para maximizar la productividad. En casos exitosos, los sistemas WFM funcionarán como una herramienta de gestión de tareas para ayudarlo a reducir el riesgo, alcanzar el cumplimiento, aumentar la movilidad y la agilidad de la fuerza laboral, aumentar las tasas de retención y, en última instancia, convertirse en un equipo interno más eficiente.
El porqué de la popularidad reciente de la gestión de la fuerza laboral
Aunque el concepto de WFM comenzó en la década de 1980 y continuó formándose en la década de 1990, nunca gozó de mucha popularidad, hasta hace poco. Queríamos entender qué impulsó este aumento de popularidad, así que hablamos con un par de expertos en el campo de la gestión de proyectos.
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
Por otro lado, Hiller dice lo siguiente: “Las empresas que elijan ignorar su importancia verán un impacto negativo en una serie de áreas, como el compromiso de los empleados, la retención y, en última instancia, sus resultados”.
Hiller también citó un estudio reciente de The Workforce Institute at Kronos Incorporated y Coleman Parkes Research. En el estudio se descubrió que las empresas estadounidenses desperdician USD 687 000 millones cada año en tareas administrativas innecesarias, y aquí es donde entra en acción WFM y su software. “Muchas de las tareas… pueden automatizarse, o al menos hacerse más eficientes, mediante el uso eficaz de la tecnología”, afirma Hiller. “Y esa tecnología se ha vuelto cada vez más fácil de usar, lo que la hace más accesible que nunca para equipos de todos los tamaños”.
Según Hiller, la tecnología es en gran medida responsable de generar nuevo interés en torno a WFM. Al automatizar programas administrativos y facilitar el uso de sistemas antiguos, a los empleados les resulta más fácil realizar un seguimiento de sus datos internos.
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
“La disponibilidad y asequibilidad de las nuevas tecnologías que llevan un registro de KSA de la fuerza laboral y la vinculan a la estrategia y la previsión empresariales llevaron a un acceso más fácil a WFM y, por lo tanto, a una mayor popularidad”.
Flores también cita los cambios demográficos, como el envejecimiento de la fuerza laboral, el aumento del mercado de trabajos temporales y el aumento de los trabajadores independientes —entre otras cosas—, como razones por las que las empresas adoptan nuevos sistemas de organización. “Las empresas tienen que replantearse sus enfoques del empleo y la capacitación, (y) dejar de ser reactivas”, afirma.
Por último, el software de WFM hace que los datos y las métricas estén más disponibles, por lo que los administradores tienen más facilidad para hacer un seguimiento de los recursos. “WFM puede traducirse en una mejor gestión del talento, contratación y retención más eficaces, prestación de servicios rentable, mayor agilidad de la fuerza laboral y, por encima de todo, mejor valor para los accionistas”, explica Flores. Además, los datos facilitan la medición de la eficacia de su sistema WFM.
De cara al futuro, Hiller confía en que WFM seguirá siendo un tema candente. “El software de WFM llegó para quedarse y seguirá siendo una prioridad más grande en los próximos años para todas las empresas”, afirma. “Las empresas que reconocen que su capital humano es tan importante como cualquier inventario o producto que produzcan verán resultados positivos en toda su organización”.
Flores está de acuerdo, pero insta a los líderes y a los profesionales séniores de RR. HH. a aprender la parte “estratégica” de WFM. “La mayoría de las organizaciones aún carecen de una comprensión profunda de lo que realmente es WFM, de cómo se vincula con la estrategia empresarial y cómo usar las herramientas o la tecnología”, señala. “Crear una fuerza de trabajo calificada, motivada, accesible y bien aprovechada, con una estrategia que esté alineada con el negocio, será cada vez más un diferenciador clave del rendimiento empresarial y el éxito financiero”.
Beneficios del software de gestión de flujos de trabajo
Si bien no caben dudas de que puede diseñar un sistema desde cero, hay muchas plataformas de WFM completas que le permitirán integrar automáticamente sus sistemas y administrarlos de manera multifuncional. La clave de la WFM basada en software es la optimización, lo que significa que está aprovechando al máximo la eficiencia del software, en lugar de confiar en sistemas inadecuados, varios registros o procesos que evolucionan lentamente. A continuación, se muestra una lista adicional de los principales beneficios que ofrece el software de WFM:
- Visibilidad: obtenga información de un vistazo sobre sus procesos y recursos.
- Automatización: busque sistemas que automaticen determinados procesos y que, por ende, reduzcan el tiempo dedicado a las actualizaciones manuales.
- Algoritmos de programación: dado que una gran parte de WFM es la programación, los algoritmos le ahorrarán tiempo y frustración al dedicar recursos.
- Escalabilidad: la mayoría del software de WFM está diseñado para negocios en crecimiento, de modo que sus procesos internos puedan mantenerse organizados a medida que evoluciona.
- Evaluación en tiempo real: no espere al final del trimestre para evaluar a sus trabajadores; supervise el desempeño en tiempo real para poder predecir con mayor precisión la demanda y seguir contratando.
Estos son solo algunos de los muchos beneficios que un programa de WFM exitoso le aportará al equipo. Al seleccionar un producto, tenga en cuenta las necesidades de su negocio (y mire hacia el futuro) para seleccionar la herramienta que sea mejor para usted.
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