Plantilla de instrucciones de trabajo de proyectos
Utilice esta plantilla para explicar el proceso involucrado en los proyectos de trabajo generales y específicos del sector. Incluye espacio para documentar objetivos, acciones y tareas, junto con nombres y descripciones de tareas secuenciales. Esta plantilla está diseñada para darle la libertad de proporcionar instrucciones sobre diversos proyectos, pero está lo suficientemente orientada como para proporcionar estructura y mejorar la comunicación empresarial.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de construcción
Esta plantilla está orientada a escribir instrucciones completas y lógicas para un proyecto o proceso de construcción. Con espacio para documentar los pasos individuales, la fecha de finalización proyectada y real, el cronograma de producción maestro y las autorizaciones, esta plantilla realiza un seguimiento de todos los datos necesarios para completar un proceso de construcción específico.
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Plantilla de instrucciones de trabajo
Esta plantilla está diseñada para documentar un proceso de trabajo básico con instrucciones exhaustivas y pasos detallados. Utilice esta plantilla para describir las instrucciones de una variedad de procesos de trabajo, que incluye espacio para enumerar el título del trabajo, las personas responsables del trabajo, los pasos y listas numerados y los resultados esperados. Esta plantilla básica y personalizable ayudará a optimizar la comunicación entre los equipos para garantizar la coherencia y la transparencia.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de seguridad
Esta plantilla proporciona instrucciones para los procesos de trabajo que involucran estrictas políticas y procedimientos de seguridad. Utilice esta plantilla para documentar los componentes clave de los procesos de trabajo de seguridad, como riesgos, controles de seguridad, requisitos y procedimientos de cierre. Esta guía instructiva paso a paso garantizará que cualquiera que siga esta plantilla cumpla con todos los requisitos de seguridad.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de fabricación
Esta plantilla es ideal para proyectos de fabricación, ya que ayuda a establecer el marco y las instrucciones de un proceso. Con esta plantilla, puede proporcionar instrucciones detalladas sobre cada procedimiento de fabricación, como el número o identificación del proceso, la fecha de vencimiento, el alcance, los costos, los cronogramas maestros y las fechas de finalización previstas. Esta plantilla fácil de editar ayudará a eliminar la confusión al definir los trabajos de fabricación individuales y todos sus datos que lo acompañan.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de montaje
Utilice esta plantilla para documentar hasta el último detalle de un proceso de montaje, desde las comprobaciones del número de pasos y la calidad hasta el tiempo estimado para la finalización y las notas adicionales. Aproveche esta plantilla para optimizar cada proceso de trabajo de montaje, documentar cualquier cambio en las instrucciones y realizar un seguimiento del progreso de varios proyectos, como es habitual en una configuración de montaje.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de ingeniería
Esta plantilla está diseñada para proyectos de ingeniería y las instrucciones específicas de esos procesos. Utilice esta plantilla para proporcionar instrucciones paso a paso para las actividades de ingeniería individuales, con espacio para documentar el título y la descripción del proyecto, el número de versión, el alcance del proyecto, el cronograma del proyecto y la fecha de finalización. Administre todos sus proyectos de ingeniería con esta plantilla de instrucciones, agilizando la comunicación y asegurándose de seguir todos los procesos correctamente.
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Plantilla de instrucciones visuales de trabajo
Esta es una versión visual de una plantilla simple de instrucciones de trabajo, que ofrece tanto instrucciones paso a paso de un proceso de trabajo como imágenes cruciales que ayudan a explicar cada etapa de un proceso. Utilice esta plantilla para procesos intrincados y detallados que requieren más explicaciones de las instrucciones escritas que pueden proporcionar.
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Plantilla de instrucciones de trabajo de producción
Esta plantilla proporciona instrucciones detalladas sobre cómo llevar a cabo actividades en el proceso de producción, incluidas instrucciones paso a paso. Encontrará áreas dentro de la plantilla para documentar las actualizaciones del proceso, las fechas de incidencia, el costo, el cronograma y la autorización de la alta gerencia.
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Plantilla de instrucciones de trabajo ISO 9001
Esta plantilla proporciona instrucciones detalladas para completar proyectos que cumplan con las normas de gestión de calidad 9001 y relacionadas. Esta plantilla incluye datos completos que resumen y describen las instrucciones involucradas en un proceso que cumple con el 9001. También incluye espacio para documentar mapas de procesos, descripciones, responsabilidades, objetivos clave y mucho más.
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¿Cuál es el propósito de una plantilla de instrucciones de trabajo?
Una instrucción de trabajo, también conocida como instrucción laboral, instrucción de operaciones o instrucción visual de trabajo, es fundamental para su proceso de negocios porque presenta información específica, secuencial y detallada sobre cómo realizar una tarea determinada. Proporciona instrucciones simples no solo sobre proyectos y procesos, sino también sobre una gran cantidad de políticas y procedimientos en áreas como la seguridad, los recursos humanos y los sistemas de ingeniería.
Una instrucción de trabajo reduce el potencial de riesgo o errores al ejecutar un proceso, lo que aumenta la eficiencia del negocio y aumenta la precisión. Al dividir los complejos procedimientos y flujos de trabajo de un proceso en instrucciones detalladas paso a paso, la instrucción de trabajo agiliza los procesos de trabajo, aumenta la comunicación y la toma de decisiones e ilustra el trabajo para cualquier persona que siga el documento.
Además, una instrucción laboral proporciona muchos más beneficios a su empresa cuando se aplica. Una instrucción de trabajo puede ayudarlo a hacer lo siguiente:
Documentar la forma correcta de realizar todas las actividades, desde el nivel alto hasta el bajo
Asegurarse de que todas las partes cumplan con los estándares, regulaciones y políticas de operación
Proporcionar el contenido necesario para que los usuarios no necesiten buscar información explicativa por su cuenta
Mantener información exacta y precisa en todos los departamentos
Describir cómo realizar tareas específicas dentro de un proceso más amplio, con más detalle y mayor claridad
Ayudar a capacitar a nuevos empleados o recordar los procesos a los empleados actuales
Definir todas las partes de un proceso o tarea, como responsabilidades, requisitos, herramientas y otra información importante
Establecer un método uniforme para todos los procesos, desde TI hasta Recursos Humanos e ingeniería
Realizar un seguimiento de las compras y describir todos sus componentes clave, como la cantidad, el precio unitario y las fechas de envío
Obtener la aprobación sobre la compra de un artículo o un cambio en el proceso un sistema
Cómo escribir una instrucción de trabajo
Escribir una instrucción de trabajo integral, clara y educativa puede ser una tarea abrumadora porque requiere una atención profunda a los detalles y un conocimiento inmenso sobre la tarea o proceso determinado. Para eliminar las conjeturas al escribir una instrucción de trabajo, siga estos pasos fáciles:
Escriba la introducción. De contexto al proyecto, identifique a los propietarios y documente claramente la tarea o el trabajo en cuestión. Incluya una breve descripción general sobre el propósito del trabajo que se describe en las instrucciones.
Describa cómo hacer el trabajo. Divida cada paso en instrucciones más pequeñas y fáciles de seguir para asegurarse de que cada acción sea clara y comprensible para quien la lea. Incluya todos los componentes necesarios para finalizar el trabajo, como materiales, referencias e imágenes o elementos visuales que respalden los pasos escritos.
Verifique la información. Consulte a expertos en la materia (pymes) y a las partes interesadas clave para asegurarse de que cada paso de las instrucciones sea preciso y esté actualizado.
Formato para facilitar la lectura. Una vez escritos todos los pasos, asegúrese de que las instrucciones sean fáciles de usar. Compruebe que las instrucciones sean secuenciales, que los pasos estén en negrita para destacarse y que las instrucciones incluyan listas numeradas o con viñetas para cada paso.
Si es necesario, simplifique y reescriba. Vuelva a leer el documento y asegúrese de que todo tenga sentido. Simplifique los pasos si hay confusión, y reescriba o reformule los pasos cuando sea necesario para garantizar la coherencia.
Póngalo a prueba. Entregue el documento a un compañero de trabajo o colega y pídale que siga los pasos. Determine si hay alguna confusión o si las instrucciones no son claras o conducen al objetivo final equivocado.
Guarde y comparta. Después de completar todos los pasos anteriores, guarde el documento, envíelo a sus equipos y guárdelo donde cualquier persona que necesite las instrucciones pueda acceder a él.
Cómo crear una instrucción visual de trabajo
Una instrucción visual de trabajo ofrece las mismas capacidades que una plantilla de instrucción de trabajo básica, pero también proporciona una forma más sencilla de ver las instrucciones descritas en el documento. Las instrucciones visuales de trabajo suelen usarse en departamentos y campos que requieren una explicación más gráfica de una tarea, como la ingeniería, el desarrollo de productos y la producción.
Para escribir una instrucción visual de trabajo, simplemente siga los mismos pasos que para una instrucción de trabajo regular, pero agregue gráficos, imágenes, diagramas o diagramas de flujo cuando corresponda. Documente los pasos por escrito y, luego, muestre los mismos pasos a través de los componentes visuales.
Por ejemplo, supongamos que está escribiendo sobre cómo instalar un escritorio para un nuevo empleado. Anote cada paso consecutivo: localizar la zona donde iría el nuevo escritorio, montar las patas, colocar el mostrador del escritorio en la parte superior de las patas, etc. Luego tome fotos de alguien completando cada paso o incluya diagramas que muestren exactamente cómo se debe realizar cada paso. Recuerde que una instrucción de trabajo se centra en proporcionar el cómo detrás de cada paso de un proceso, así que documente y transcriba un proceso como tal.
Consejos para escribir sus instrucciones de trabajo
Para ayudarlo a reunir la mejor y más completa instrucción de trabajo para todos sus procesos empresariales, consulte estos consejos útiles a medida que escribe, edita y mantiene su instrucción de trabajo.
Asegúrese de que el significado sea claro y fácil de entender para cada empleado, miembro del equipo o parte interesada que haga referencia a él.
Reúna toda la información necesaria de antemano para tener una idea de cómo quiere estructurar sus instrucciones, y escriba el proceso consultando con personas experimentadas en la tarea o el trabajo.
Determine todos los procedimientos, políticas y dependencias de alto nivel que gobiernan la tarea o el trabajo para el que está creando instrucciones.
Evite las palabras y oraciones complejas, la terminología, los acrónimos y los términos técnicos innecesarios, a la vez que mantiene un lenguaje uniforme.
Utilice la voz activa para que la persona que lea las instrucciones pueda relacionarse con ellas.
Mantenga el documento lo más corto y conciso posible, asegúrese de que todos los datos y la información sean útiles y precisos, y organice todos los pasos de manera lógica.
Incluya imágenes o elementos visuales cuando sea apropiado para que el documento sea atractivo y para complementar las partes escritas de las instrucciones.
Asegúrese de que el documento final sea de fácil acceso.
Revise el documento con regularidad y actualice las instrucciones según sea necesario.
La diferencia entre una instrucción de trabajo y un procedimiento operativo estándar
Las instrucciones de trabajo y los procedimientos operativos estándar (SOP), también conocidos como ayudas al trabajo y manuales de usuario, son herramientas importantes que se aprovechan en un lugar de trabajo, ya que ambas ayudan a describir un proceso en detalle y proporcionan instrucciones sobre la mejor manera de llevar a cabo un procedimiento. Ambos se consideran más detallados que un procedimiento y brindan instrucciones sobre los detalles de un proceso de trabajo. Sin embargo, difieren en términos de lo que describen exactamente.
En pocas palabras, los SOP ayudan a describir lo que debe hacerse, quién debe hacerlo y en qué plazo. Los SOP describen todo lo que debe hacer en una situación determinada o a medida que lleva a cabo un proceso de trabajo determinado.
Por el contrario, una instrucción de trabajo describe cómo debe completarse un proceso, documentando cómo se debe realizar cada paso individual en un esfuerzo por optimizar la operación general. Las instrucciones de trabajo respaldan cada uno de los procedimientos que se describen por un SOP y, por lo general, hay una instrucción de trabajo que complementa cada SOP o procedimiento.
¿Por qué es importante una instrucción de trabajo?
Las organizaciones a menudo pueden pasar por alto las instrucciones de trabajo porque los procesos parecen fáciles de entender, ya hay personas capacitadas para ayudar a otros a aprender los procesos o las empresas simplemente no quieren dedicar el tiempo a crear instrucciones detalladas para cada proceso. Dicho esto, la instrucción de trabajo es fundamental para el éxito de una empresa, por muchas razones.
Una instrucción de trabajo ayuda a construir la base de conocimientos de la empresa y a conservarla mediante instrucciones documentadas. Las instrucciones de trabajo ayudan a evitar cualquier interpretación errónea y equivocada de un proceso, anular el error humano, reducir la atribución de culpas cuando un proceso sale mal y garantizar la máxima seguridad al realizar una tarea. A largo plazo, una instrucción de trabajo también puede ahorrar tiempo a una empresa al establecer y documentar la forma más eficiente de completar un proceso.
Después de todo, invertir tiempo para crear una instrucción de trabajo para un proceso se pagará una vez que haya sido distribuido por toda la empresa y utilizado por muchos empleados.
Recursos de instrucciones de trabajo
Al elaborar su propio documento, consulte estos recursos para obtener más información sobre cómo escribir una instrucción de trabajo, por qué es importante y cómo una instrucción de trabajo bien escrita puede afectar positivamente a su negocio. Además, consulte las muestras para crear la instrucción de trabajo más completa según las necesidades de su negocio.
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