Cómo la IA generativa les permitirá a los usuarios de Smartsheet ser aún más eficientes

La inteligencia artificial es la protagonista de muchos titulares últimamente. En Smartsheet, aprovechamos la IA para ayudar a los clientes desde hace un tiempo, y estamos muy entusiasmados con la manera en que podemos usar estas nuevas herramientas de IA generativa, como ChatGPT y DALL-E, a fin de que nuestros clientes sean más eficientes y creativos, y estén más capacitados para eliminar muchas de las tareas manuales asociadas al trabajo colaborativo. En esta publicación, hablaré sobre cómo abordamos la IA en Smartsheet, con un enfoque particular en estas nuevas formas de IA. 

El uso de IA para resolver los problemas de los clientes no es una novedad para nosotros aquí en Smartsheet. Nuestros clientes ya se benefician de ella todos los días, ya sea a través de las recomendaciones de IA que impulsan los “Elementos sugeridos” en la página de inicio o la IA de reconocimiento de imágenes avanzado que extrae todo tipo de información de cada imagen en Brandfolder, la plataforma de Smartsheet para la gestión de activos digitales. Incluso estamos creando modelos de IA personalizados para que los clientes detecten automáticamente elementos como logotipos para que sus procesos de contenido sean aún más eficientes. 

Lo novedoso es la clase de poderosos modelos de IA, llamados modelos fundacionales, que pueden generar contenido en su mayoría indistinguible del contenido creado por humanos. Estos modelos fundacionales están definiendo una nueva era de IA, ya que les permiten a los humanos realizar una amplia gama de tareas con más eficiencia que nunca debido a que pueden generar contenido.  

Se puede interactuar con estos modelos simplemente a través del habla o la escritura. Los usuarios pueden indicar a los modelos que, por ejemplo, escriban el título de una publicación de blog sobre Smartsheet o creen una imagen de un panda con un traje espacial y, como por arte de magia, eso es lo que se genera. Puede ver un ejemplo del resultado de un modelo del producto OpenAI a continuación. 

Como se puede imaginar, estas herramientas pueden ser realmente poderosas, y creemos que hay muchísimas maneras en las que posiblemente revolucionarán la forma de trabajar, crear y colaborar de las personas. Y está bastante claro que nuestros clientes y socios ya descubrieron el poder que aportan. Hemos recibido comentarios de clientes que usan ChatGPT para sugerir fórmulas avanzadas, y socios como Achievan y AMX están creando integraciones basadas en ChatGPT en Smartsheet. Un cliente incluso nos mostró cómo utiliza ChatGPT para escribir módulos personalizados de Javascript para Bridge by Smartsheet con el fin de habilitar flujos de trabajo avanzados para su negocio. ChatGPT incluso elabora la documentación del código que escribe.

Estamos tan entusiasmados como todos con estas nuevas herramientas. Sin embargo, como cualquier herramienta nueva, podemos beneficiarnos de algunos principios que sirvan de guía para utilizarla, a fin de aprovechar adecuadamente su poder y evitar posibles dificultades. Hemos adoptado varios principios básicos para guiarnos a medida que desarrollamos nuevas funciones basadas en IA para Smartsheet:

• Mantener nuestros valores: En primer lugar, aprovecharemos la IA de manera ética. Esto significa que nos aseguramos de atribuir correctamente el contenido a medida que se crea y no permitimos que la IA automatice los sesgos humanos. 
• Preservar la confianza de los clientes: Los clientes confían en nosotros para proteger sus datos y actuar siempre con transparencia. No mezclaremos los datos de los clientes y siempre seremos claros cuando utilicemos la IA. 
• Capacitar a las personas para hacer más: Nuestra misión fundamental es dotar de capacidades a las personas para impulsar un cambio significativo.  La IA es una excelente manera de ayudar a una persona a ser más creativa, innovadora y eficaz, y nuestro objetivo es reducir en gran medida el trabajo pesado y repetitivo para aprovechar el potencial humano de manera más efectiva.
• Centrarse en el cliente: Existe un viejo refrán que dice “En época de guerra, todo hueco es trinchera”. Queremos mantenernos enfocados en las necesidades de nuestros clientes y determinar cómo se puede usar la IA para ayudarlos, y no simplemente aprovechar la herramienta porque es la nueva tendencia tecnológica. 
• Ser únicos:  Presiento que verán miles de chatbots en los productos en un futuro cercano. Planeamos concentrar nuestra energía en áreas en las que Smartsheet pueda brindar un valor único y destacado a los clientes. 

Con esos principios en mente, este es un adelanto de algunas áreas en las que invertimos para que usted y su organización puedan trabajar con mayor eficiencia y creatividad, y para simplemente eliminar los aspectos aburridos de modo que se enfoque en las actividades que solo los humanos pueden hacer. 

¿Cómo puedo…?

Smartsheet es una plataforma poderosa que le permite hacer cosas asombrosas. Sin embargo, a veces le gustaría tener a ese experto informado sentado a su lado para poder hacerle preguntas específicas, por ejemplo: “¿Cómo escribo una fórmula para amortizar los gastos de capital en un presupuesto? ¿Cuál es la mejor manera de hacer el seguimiento de un proyecto de construcción? ¿Cómo puedo transferir datos de SAP a Smartsheet?”

Invertimos en modelos como ChatGPT para responder estas preguntas en cualquier lugar de Smartsheet. Imagine un asistente personal de Smartsheet que pueda ayudarlo con sus necesidades específicas, en cualquier lugar y en cualquier momento. Este es el poder que queremos aprovechar en relación con la IA. 

Con el tiempo, planeamos integrar profundamente este tipo de tecnología de asistencia para pasar de “¿Cómo puedo…?” a “Hazlo por mí”. Por ejemplo, imaginamos la capacidad de la IA para personalizar una fórmula basada en los datos de la hoja actual y actualizar la hoja directamente, sin la necesidad de hacer el trabajo manual. Otro ejemplo es permitir que esta tecnología converse con usted sobre las necesidades de su proceso particular y elabore una solución personalizada para resolverlo, de modo que pueda comenzar de inmediato. 

Aquellos en el mundo de la tecnología prometen este tipo de funciones desde la época de Microsoft Clippy, hace casi 30 años, pero creemos que los nuevos modelos finalmente son lo suficientemente buenos como para que podamos lograrlas. La clave para hacerlo será garantizar que mantenemos la confianza del cliente al dejar en claro cuándo se trabaja con IA y que existe un ciclo de retroalimentación constante para que sepamos cuándo lo estamos haciendo bien y dónde podemos perfeccionar la integración.

Aproveche los usos creativos de contenido con imágenes generativas 

En esta era digital, el contenido juega un papel importante en la forma en que las empresas se presentan a los clientes. Los usuarios de Smartsheet que usan contenido para crear un hermoso panel, diseñar una campaña o personalizar una plantilla necesitan los medios para hacer el trabajo de forma independiente, de modo que no necesiten pedir ayuda a un diseñador para crear dicho contenido. 

Los modelos como DALL-E 2 tienen capacidades de generación de imagen a imagen que permiten a los usuarios de contenido realizar simples tareas que involucren imágenes sin la ayuda de un diseñador, lo que les permite a los equipos creativos ahorrar miles de horas al año y obtener el contenido que necesitan de forma más rápida. 

Una experiencia de contenido unificado, de pantalla completa, que les permite a los clientes revisar el archivo, cambiar su tamaño o convertirlo, y hacer pequeñas ediciones de IA puede ayudar a los equipos a trabajar de manera más eficiente: 

Elimine el fondo de la imagen de un producto.

Edite una pequeña parte de una imagen en función de una descripción de entrada de texto, como “agregar edificios en primer plano”.

Cambie los colores y el tono de una imagen para que coincida con el estilo de una marca específica.

Cree nuevas imágenes a partir de imágenes existentes, al extraer un objeto de una imagen y utilizar IA generativa para colocarlo sin problemas en otras, ya sean reales o generadas.

Dicho esto, esta área de imágenes generadas por IA ha sido objeto de mucha controversia, pero nuestros principios básicos servirán de guía para usar este tipo de tecnología. Nuestro objetivo es permitir que prácticamente cualquier usuario haga modificaciones rápidas en imágenes existentes, sin la necesidad de hacerle perder tiempo a un diseñador para simplemente mejorarlas o cambiarlas, y no para crear imágenes completamente nuevas desde cero. Estamos analizando cómo podemos aprovechar estas herramientas poderosas para crear imágenes listas para la marca y personalizadas para los activos digitales, para que siempre pueda dar lo mejor de sí. 

Habilite flujos de trabajo eficientes con IA y fórmulas

Los clientes me hablan todo el tiempo sobre la necesidad de trabajar con contenido no estructurado para impulsar el trabajo empresarial. Por ejemplo, pueden tener una hoja llena de fechas inconsistentes basadas en la entrada manual de datos. O un conjunto de solicitudes de pedido que copiaron de correos electrónicos. Necesitan una forma eficiente de extraer información de esa entrada sin procesar: un conjunto coherente de fechas en un formato particular o una lista de nombres y cantidades de productos. 

De manera alternativa, pueden tener una hoja llena de columnas de información sobre nuevos productos, pero necesitan que todos esos datos sin procesar se conviertan en una lista de descripciones de productos de 150 palabras o menos. Tal vez necesitan todo esto traducido a diferentes idiomas. 

A veces, la información ya está en una hoja, o puede estar en uno de los cientos de millones de archivos adjuntos que se cargan en Smartsheet cada año. De cualquier manera, es un tesoro de información que los clientes quieren poder extraer y utilizar para impulsar un cambio significativo.

Vemos una gran oportunidad de combinar el poder de las fórmulas de Smartsheet con la IA para facilitar estos escenarios. Trabajamos en la capacidad de usar fórmulas de Smartsheet para hacer cosas como ver el contenido de una celda y extraer números de teléfono de un texto sin formato. Convertir texto a diferentes idiomas y resumirlo en 150 palabras. 

Del mismo modo, podrá escribir una fórmula que pueda ver el contenido de unas pocas celdas y generar una descripción preliminar para un producto, o para mil productos a la vez. 

Se entiende la idea. Estos son solo algunos ejemplos de las cosas que podrá hacer; las posibilidades son infinitas. La combinación de las fórmulas poderosas de Smartsheet con la capacidad de la IA para extraer información y crear contenido nuevo genera una gran cantidad de oportunidades que pueden simplificar drásticamente muchas tareas comunes.

Resuma y comparta información

Gran parte del trabajo que realizan nuestros clientes se centra en una comunicación fluida con los miembros del equipo y las partes interesadas. En nuestro informe sobre El futuro de la gestión del trabajo, publicado recientemente, se demostró que cuando las personas no tienen visibilidad del trabajo, el 37% informa que se duplica el trabajo que ya se ha realizado, el 27% dice que termina descartando el trabajo innecesario o irrelevante, y el 23% informa que envía información desactualizada o incorrecta. 

Por mucho que nos encantaría eliminar los correos electrónicos de actualización o las reuniones de estado al hacer que todas las personas consulten un panel, la realidad es que, a veces, para mantener la visibilidad, es necesario resumir el progreso del proyecto.

En ese sentido, los grandes modelos de lenguaje sobresalen en la capacidad de resumir la información. Estamos explorando las formas en que podemos usar estos modelos para ver un proyecto y proporcionar todo tipo de información al respecto. 

Por ejemplo, supongamos que se le pide que redacte un resumen de todas las decisiones clave tomadas en la sección de conversaciones en una hoja, o escribir y enviar un correo electrónico a todos los que tengan trabajo para esta semana. Estamos evaluando cómo podemos facilitar eso, sin el trabajo manual, tomando la información estructurada de los proyectos, programas y procesos, y permitiendo que la IA lo ayude a entenderla mejor y comunicarla de forma más fácil a los demás. 

Nuestro futuro con la IA

Estamos en la primera fase de lo que parece ser una gran transformación en las soluciones que podemos ofrecer con la IA generativa. Todavía hay mucho que aprender sobre cómo usar esta tecnología y cómo hacerla confiable y asequible. Es un momento muy emocionante para Smartsheet y nuestros clientes. 

A medida que avancemos, comenzará a ver las nuevas maneras en que el trabajo que realiza en Smartsheet se vuelve más fácil gracias a la IA, y nos aseguraremos de enviar las novedades a medida que ocurran los cambios. También queremos conocer su opinión, así que únase a la comunidad de Smartsheet para participar en más conversaciones sobre el futuro de Smartsheet y la IA generativa. A partir de abril, le ofreceremos algunas formas de contribuir a nuestro futuro.

Gracias.
Ben Canning
Vicepresidente sénior de Gestión de productos