Nuevas maneras para modificar y escalar proyectos durante una pandemia a cargo de los Triunfadores de Smartsheet

Nota del editor: En 2020, lanzamos un programa nuevo para los embajadores de Smartsheet más entusiastas: los Triunfadores de Smartsheet. Este grupo selecto de clientes no son solo expertos en productos, sino que también son innovadores, generadores de cambios y los que todo lo pueden. Esta es quinta publicación de la serie del blog en que presentamos la cohorte inaugural de Triunfadores en la comparten sus triunfos, desafíos y consejos de Smartsheet.

Es difícil encontrar a alguien que no tuviera que cambiar su forma de trabajar y determinar cuál era la nueva normalidad después del año pasado.

Las Triunfadoras de Smartsheet, Jennifer Greenough y Deanna Vandermeer, tampoco fueron la excepción, aunque quizás sus carreras profesionales particulares hicieron que el cambio de la pandemia les afectara más que a otros.

Deanna ayuda a más de siete departamentos diferentes del Distrito Escolar 51 del Valle del Condado de Mesa, un distrito escolar público que ofrece educación preescolar, primaria y secundaria en Grand Junction, Colorado.

Y Jennifer es la jefa de administración de proyectos y carteras del Centro de Innovación y Acceso a Vacunas (CVIA) de PATH, un equipo global de innovadores que trabaja para acelerar la equidad sanitaria para que todas las personas y comunidades puedan prosperar.

Si bien la COVID-19 revolucionó sus días de trabajo, encontraron una manera no solo de sobrevivir sino de crecer.

En un tiempo antes del coronavirus

Después de terminar su Maestría en Administración de Negocios, Jennifer participó en una incubadora de Seattle y se cruzó con el director ejecutivo de Smartsheet, Mark Mader, durante una presentación. La experiencia dejó una marca y cuando llegó el momento de que su futuro empleador, PATH, eligiera una herramienta de PPM, ella se acordó de esa interacción. Después de un riguroso proceso de evaluación y período de prueba, la organización comenzó con veinte usuarios con licencia y ha crecido a más de doscientos desde entonces.

Deanna dijo que su objetivo siempre había sido crear tantos recursos como fuera posible no solo para ella, sino para todos los departamentos de su distrito. “Una vez que me enamoré de Smartsheet, ya no pude dejar de usarlo”, nos cuenta. Dedicaba sus noches y fines de semana a mirar videos, leer artículos de ayuda y tomar cursos en la Smartsheet University.

Cuando finalizó la prueba gratuita de Deanna, armó una propuesta basada en la evidencia para el equipo directivo. Se aseguró de también contar con el apoyo del departamento de TI y de los directores ejecutivos al mostrarles (no contarles) el valor de Smartsheet. Finalmente, se dedicó a capacitar y apoyar a los nuevos usuarios con licencia cuando el distrito las compró, algo que todavía sigue haciendo en la actualidad. “Quiero que sepan que pueden contar conmigo”, explica.

Convertir el trabajo en trabajo dinámico

El deseo de Deanna de ayudar a otros se disparó al comienzo del 2020 cuando, como ocurrió con otras escuelas, el distrito tuvo que pasar a un modelo en línea. Con los docentes y los alumnos en casa, Deanna usó Smartsheet para crear un proceso para que los docentes pudieran pedir soporte en línea.

“Lo desarrollé con DataMesh, que conectaría los educadores con la persona de asistencia correcta mediante la automatización”, nos explicó. “Por ejemplo, si enseñan matemáticas en la escuela media, nosotros podríamos conectarlos con un especialista en contenido de matemáticas”.

Si recordamos su deseo de ayudar a los demás, debe haberlo logrado porque dice que su departamento de Recursos Humanos ahora desarrolló un panel que comparte el registro de COVID-19 del área.

“Vivo en Smartsheet. Es lo primero que abro por la mañana y lo último que cierro por la noche”.

Para Jennifer, la posibilidad de PATH de responder ágilmente a las amenazas de enfermedades actuales y futuras se probó cuando, ellos también, migraron a Internet en 2020. Antes de la COVID-19, su equipo estaba avocado a administrar proyectos en todo el mundo. Con la COVID-19, los ensayos clínicos se pausaron y ya no se podía viajar, entonces los proyectos quedaron suspendidos. ¿Cómo podíamos entonces adaptarnos y reasignar los recursos mientras también generábamos un impacto sobre la pandemia?

La respuesta era armar un equipo para la iniciativa COVID-19 e implementar una solución del Control Center, que incluyera una herramienta de seguimiento y evaluación para la nueva financiación, todo con Smartsheet.

“Todos en nuestra organización tenían acceso en tiempo real y activamos las notificaciones en la hoja. Esto agilizó el intercambio de información y nos permitió tomar decisiones oportunas sobre las oportunidades para poder dedicarnos a los proyectos más impactantes que se adaptaban mejor a nuestra misión”.

De cara al futuro de trabajo

“Mi prioridad de aquí en adelante es asegurarme de que las personas tengan la información que necesitan para cumplir con su trabajo”, dice Jennifer de cara al resto del 2021 y más allá. Las dos están de acuerdo en que aquellos que son nuevos en Smartsheet no deberían tener miedo de pedir ayuda.

“No pelees contra ti mismo mucho durante mucho tiempo”, dice Jennifer. “Sé que muchos de nosotros somos ‘ejecutores’, pero es importante estar en contacto con la comunidad de Smartsheet o con el experto en plantilla si tienes uno.

Deanna está de acuerdo e impulsa a los recién llegados a que prueben cosas nuevas. “No tienen que pensar en Smartsheet como si fuera una hoja de cálculo más. Es un único lugar donde puedes resolver todas tus necesidades”.

“Les garantizo que, en Smartsheet, podrán hacer las cosas más rápido y con más eficiencia”.

Mientras espera a que los efectos de la pandemia se alivianen, Jennifer disfruta pasar tiempo al aire libre con su familia y hacer actividades, como correr, dar paseos, esquiar y pasar tiempo en su jardín. Deanna desea poder volver al cine y visitar Disneyland con sus nietos. Esperemos que ese día llegue pronto.

Conozca al resto de los Triunfadores de Smartsheet, y asegúrese de unirse a la Comunidad de Smartsheet para obtener más consejos de otras personas, como Deanna y Jennifer.