La automatización ocupa un lugar destacado en la lista de prioridades de todos los líderes operativos, especialmente aquellos en operaciones de TI en las que la complejidad y la escala se suman a la disrupción digital y la explosión de datos masivos. La optimización de los flujos de trabajo de TI mediante la automatización presenta enormes beneficios, ya que los equipos de TI se enfrentan a muchas tareas repetitivas y robóticas, que se convierten en una montaña de deuda técnica a lo largo de los años.
Sin embargo, la TI también aplica la automatización en serio. Lamentablemente, esta automatización es mayormente fragmentaria, desconectada y no está vinculada a una estrategia empresarial. Que la automatización esté conectada con los resultados empresariales tiene más sentido, pero también es cierto que muchas organizaciones primero automatizan sus procesos y, luego, piensan en los posibles beneficios empresariales. La automatización como herramienta táctica tiene un valor bajo y, por lo tanto, no cuenta con apoyo suficiente en la mayoría de las organizaciones.
Lo que es más importante, algunas de estas organizaciones de TI ni siquiera crearon procesos y flujos de trabajo unificados que puedan ser buenos objetivos para la automatización.
El desafío del director de informática
Según un informe reciente, el 68% de las empresas no concretaron beneficios a partir de sus iniciativas digitales, lo que pone a los directores de informática bajo una enorme presión por demostrar el valor de estos programas liderados por TI. Para garantizar el éxito de la transformación digital que impulsa la TI, deben crear equipos más duraderos, gestionar mejor la capacidad y crear un modelo de entrega dinámico que pueda adaptarse rápidamente a medida que cambian los objetivos y resultados clave. Con la automatización, las organizaciones de TI pueden obtener la velocidad y la agilidad necesarias para cumplir con las nuevas expectativas de un lugar de trabajo transformador.
Casos de uso de automatización para la gestión de proyectos de TI
Hay docenas de casos de uso de automatización para TI: gestión de las secuencias de procesos, planificación de la capacidad, creación y seguimiento de proyectos, documentación y cumplimiento.
1. Orquestación de las secuencias de procesos: Centralizar y automatizar las solicitudes de trabajo con visibilidad en tiempo real de los backlogs y la gestión de aprobaciones para garantizar que avancen los procesos de TI.
2. Planificación de la capacidad: Esto implica principalmente la implementación de monitoreo automatizado en todo el vasto sector inmobiliario de TI para dar seguimiento a la utilización de recursos. La automatización también puede ayudar con la incorporación y la salida de empleados de TI y la reasignación de recursos en todos los proyectos de TI.
3. Creación de proyectos y flujos de trabajo: La velocidad de los proyectos de TI puede abrumar a cualquier gerente de proyectos experimentado, por lo que el uso de plantillas para la creación de flujos de trabajo comunes y de planes de acción para automatizar la creación de proyectos aporta un nivel de uniformidad y rapidez que los esfuerzos manuales no pueden igualar.
4. Seguimiento de proyectos: El uso de desencadenadores basados en eventos para mantenerse al tanto de los plazos, el progreso y las tareas en riesgo y los informes automatizados pueden reducir considerablemente el tiempo dedicado a cada una de estas actividades.
5. Documentación: El uso de plantillas para crear documentación clave, planificación de proyectos y seguimiento de proyectos puede minimizar los esfuerzos manuales relacionados con el control de versiones, la planificación y los informes.
6. Cumplimiento: Los requisitos de cumplimiento empresarial están en constante evolución, lo que hace que la supervisión y la documentación con fines de cumplimiento sean procesos muy intensivos y tediosos. Mediante la creación de un proceso operativo automatizado y totalmente integrado para las tareas continuas de supervisión y elaboración de informes de cumplimiento, las organizaciones pueden evitar los problemas por incumplimiento.
¿Cómo implementar la automatización?
Ciertamente, la IA es una prioridad para la mayoría de los directores de informática, ya que ayuda a las empresas a aprovechar los patrones de datos y el aprendizaje automático a fin de emplear análisis predictivos y perspectivas para mejorar los procesos. Sin embargo, dadas las grandes inversiones necesarias para la coordinación de procesos dirigidos por IA, la automatización de código bajo sigue siendo la opción preferida, ya que amplía el alcance de quiénes pueden crear e implementar flujos de trabajo y proyectos.
Smartsheet ofrece muchas de estas opciones de código bajo para automatizar muchas tareas de gestión de proyectos y programas. Exploremos algunas aquí:
1. Crear flujos de trabajo automatizados
Los flujos de trabajo automatizados son como una línea de montaje digital. Puede crearlos en Smartsheet desde cero o a partir de una plantilla personalizada. Puede colocar desencadenadores, condiciones y acciones juntos desde un bloque inicial hasta uno o más bloques finales. Por ejemplo, puede establecer desencadenadores a lo largo de un proyecto para que las personas reciban alertas cuando se les asignen tareas específicas o cuando se acerquen hitos, e incluso para hacer un seguimiento e informar el progreso.
2. Personalizar flujos de trabajo
Se pueden agregar condiciones a los flujos de trabajo a fin de crear un filtro para una ruta de acción específica. Por ejemplo, enviar un correo electrónico automatizado a una o más personas cuando llega una fecha determinada para una tarea.
3. Crear alertas de Smartsheet
Se pueden agregar alertas y recordatorios a un nuevo flujo de trabajo o incluso a un flujo de trabajo existente para notificar a las personas y asegurarse de que reciban la información correcta en el momento justo. Las alertas son reactivas, ya que informan a las personas cuando se realizó una acción. Los recordatorios son proactivos: están orientados a mantener informados a los equipos sobre fechas e hitos importantes, por ejemplo, enviar documentación para una próxima auditoría de cumplimiento. Estas alertas pueden ser recurrentes (diarias, semanales o personalizadas) según la proximidad de la fecha de finalización de la tarea.
4. Crear proyectos y programas
Aproveche el kit de herramientas de plantillas, que incluye una hoja de metadatos, una hoja de métricas y un plan de proyecto, a fin de aprovisionar automáticamente los proyectos sin tener que crear todo desde cero. Esto se puede hacer en el nivel del programa, donde se creará automáticamente un espacio de trabajo para este, compuesto por paneles, hojas de ingreso y de resumen, y plantillas de origen del plan de acción. Al crear un programa, también se creará una WorkApp de cartera para informar sobre todos los proyectos que reúne el programa. Incluso si las solicitudes de los proyectos se originan en sistemas de terceros, como Jira o ServiceNow, la creación de los proyectos puede realizarse sin problemas en Smartsheet.
5. Elaborar informes
Hay varias opciones para crear informes con Smartsheet, y recuerde que todos los informes son automatizados. Los informes se pueden crear en un nivel granular, por tareas (digamos que cada fila es una tarea, luego se puede crear un informe de las filas), o en el nivel del programa o la cartera (utilizando la agrupación y el resumen con datos extraídos de varias hojas). Los informes también pueden seleccionarse en función del perfil del usuario.
¿Todo listo para automatizar sus proyectos y programas de TI?
Es hora de corregir las ineficiencias de los procesos, automatizar las tareas mundanas repetitivas y centrarse en el trabajo de alto valor mediante el uso de una plataforma de automatización confiable, basada en reglas. Gestionar programas grandes y complejos con una cantidad limitada de recursos puede ser abrumador. Pero puede hacerlo usando la automatización para impulsar la visibilidad operativa en tiempo real de toda la cadena de recursos a fin de satisfacer la demanda. Fomente la agilidad de sus equipos de trabajo hoy mismo, para que puedan responder a las cambiantes necesidades de la empresa. Obtenga más información sobre cómo usar la automatización en Smartsheet.