Cómo pueden los paneles dar vida a los datos dinámicos en sus presentaciones

Si alguna vez usó paneles en Smartsheet, sabe qué tan poderosos son para mantener informados a ejecutivos y sus equipos con datos en tiempo real, y, además, ofrecerles la información que necesitan para adaptarse rápidamente a la cambiante información. Sin embargo, cuando se trata de presentaciones en una reunión, ¿son los paneles la manera más efectiva de comunicar y compartir información?

Desde su creación hace ya más de 30 años, Microsoft PowerPoint ha pasado a ser el programa de presentaciones por excelencia, seguido de cerca por Google Slides y Keynote de Apple. Nos gustan estos programas porque son fáciles de usar (incluso permiten que el usuario más novato logre armar rápidamente una presentación completarla con gráficos y otros elementos visuales). Si comparte información estática, como un plan o un material que no sufrirán cambios, un programa de presentaciones como PowerPoint es un método efectivo para compartir los detalles.

Sin embargo, si debe presentar información en permanente cambio y métricas actualizadas con regularidad, ya sean actualizaciones semanales o informes mensuales, probablemente ya conozca por demás los desafíos que se interponen cuando es necesario actualizar una presentación, en particular, si confía en datos de distintas fuentes. Hay problemas con el control de versiones, cifras o contenidos con formato incorrecto, y, además, sus equipos pueden tener dificultades para desglosar y distribuir los datos correctamente. La información queda desactualizada rápidamente y los datos ingresados en una presentación suelen ser obsoletos tan pronto se los pone sobre la mesa.

Dados estos desafíos, ¿qué debería hacer cuando necesita presentar actualizaciones e información al grupo de directores, o, incluso, a su equipo?

Utilice los paneles de Smartsheet para obtener datos en tiempo real

Si debe realizar reuniones de actualización semanales o informar el estado de las reuniones de negocios con ejecutivos, o bien, presentar datos a equipos de ejecutivos u otros grupos de su organización, es fundamental proporcionar datos precisos y en tiempo real para mantenerlos informados y permitirles responder con celeridad ante situaciones dinámicas y cambiantes. La mejor forma de hacerlo es con los paneles de Smartsheet.

El mayor desafío para lograr que sea un éxito es la configuración: es decir, crear y armar el panel para transmitir la información necesaria, descubrir cómo presentar y visualizar los datos, crear diagramas y organizar todo en una presentación clara, concisa y, aun así, agradable a la vista. Sin embargo, una vez completo, su panel puede funcionar como elemento fundacional clave para que todos estén informados, con un mínimo esfuerzo de su parte, en particular, si presenta datos que ya se encuentran en Smartsheet.

Adopte un enfoque híbrido para gestionar una única fuente de la verdad

Si tiene un conjunto de materiales (por ejemplo, plataformas de PowerPoint con sus planes anuales, notas de la reunión, documentos de políticas y procedimientos) y debe compartir datos e información en tiempo real (por ejemplo, números de venta, rendimiento del inventario, etc.), utilizar tanto una presentación como un panel en las reuniones podría ser justamente el enfoque que necesita.

Si incorpora la presentación en el panel, generará una experiencia ininterrumpida para las partes interesadas, ya que ofrecerá un único lugar donde se agrupa la información al alcance de la mano. Cargue el panel, acceda a su presentación de PowerPoint o Keynote desde allí y preséntelo ante su audiencia. A continuación, vuelva al panel para mostrar los datos y números más recientes.

En cuanto a los equipos remotos, lo cual incluye a muchos trabajadores de empresas en el entorno actual de la pandemia de COVID-19, adoptar un enfoque híbrido y mantener una única fuente de la verdad puede ser realmente útil. Les ofrece a los equipos un solo lugar de referencia para que todos se mantengan informados y reciban las actualizaciones del negocio que necesitan para llevar a cabo sus trabajos.

Cómo decidir qué usar

Al preguntarse si usar paneles de Smartsheet o un programa de presentaciones, será mucho más fácil determinar el camino a seguir si se hace una pregunta importante:

¿Los datos o la información que necesito presentar cambian con frecuencia o regularidad?

Si la respuesta es “Sí”, es muy probable que la mejor opción sea un panel.

¿Quiere comenzar a usar paneles pero no sabe por dónde empezar? Analice utilizar nuestra plantilla del portal de equipos, que es un excelente punto de partida para las operaciones cotidianas de una fuerza de trabajo remota. Para obtener más ideas, consulte nuestro conjunto de plantillas gratuitas en la galería de plantillas.