Novedades de Smartsheet: Carteras y Planificación de escenarios

Nos complace anunciar dos nuevas funciones con las cuales los líderes de equipo y gerentes de proyectos podrán optimizar, planificar y ejecutar su trabajo: Carteras y Planificación de escenarios.

Carteras: Aporte estandarización y visibilidad en todos los proyectos

Sin un punto de partida unificado, cada nuevo proyecto comienza de la misma manera: copiar manualmente una hoja, reconstruir informes y borrar datos antiguos. A medida que crecen las iniciativas, esa inconsistencia hace que sea casi imposible gestionar proyectos relacionados como un conjunto de trabajo conectado. La falta de estandarización no solo consume tiempo al principio, sino que limita la visibilidad y dificulta la priorización de las tareas adecuadas y la alineación de las iniciativas. 
 

La función Carteras se diseñó para gerentes de equipo y líderes de proyectos que necesitan contar con una forma estructurada y repetitiva de gestionar proyectos relacionados. A partir de la creación de plantillas estandarizadas y de proyectos automatizados, se reduce la configuración manual, mientras que, con una lista central y un resumen de proyectos, los equipos acceden a la visibilidad necesaria con la cual realizar el seguimiento del progreso, priorizar las tareas con efectividad y mantener informado al equipo directivo.

Ponga en marcha los proyectos más rápido: Convierta las solicitudes en planes de proyectos factibles en minutos, dado que puede omitir las configuraciones repetitivas que ralentizan a los equipos.

Incorpore uniformidad: Comience los proyectos de la misma manera, con una estructura unificada y un conjunto de entregas para que el trabajo esté alineado desde el primer día.

Muestre lo que importa: Reúna las métricas clave de los proyectos conectados para realizar el seguimiento del progreso, detectar riesgos y mantener informadas a las partes interesadas.

“Esta cartera ha sido un punto de inflexión hasta ahora para nosotros. Solo introduzco la solicitud, y los diferentes espacios de trabajo se crean automáticamente para nosotros. Nadie tiene que preocuparse por agregar nada. Simplemente hacen clic en su proyecto y pueden ponerse a trabajar”. - Cliente de EAP

Con nuestro servidor MCP y las integraciones directas con los principales asistentes de IA, como Claude, puede consultar su lista de proyectos o informes de cartera para obtener perspectivas instantáneas. Consulte sobre tareas atrasadas, riesgos o el estado de los proyectos y obtenga las respuestas que necesita para tomar decisiones más fundamentadas. 

Ya sea que dirija una PMO pequeña o informal, realice el seguimiento de los proyectos departamentales o gestione flujos de trabajo recurrentes, como los lanzamientos de nuevos productos, la incorporación de empleados o la emisión de tickets de TI, la función Carteras ofrece la estructura y visibilidad que sus equipos necesitan, desde el primer momento.

Puede obtener más información sobre las carteras en este artículo de ayuda. 

Planificación de escenarios: Tome la decisión correcta antes de comprometerse

Cuando las prioridades cambian, llega un nuevo proyecto urgente o un recurso deja de estar disponible, debe descubrir rápidamente cómo mantener el trabajo encaminado. 

Debido a que hacer ajustes directamente en los planes activos es arriesgado, los equipos se ven obligados a recurrir a un ciclo interminable de repeticiones manuales del trabajo. Sin un espacio dedicado en el que pueda explorar sus opciones, se ve obligado a copiar hojas y probar los cambios. Una vez que descubre cuál es el mejor camino para seguir, debe aplicar manualmente esas actualizaciones al plan original solo para poder avanzar.

Ahora, hay una mejor manera de hacer eso.
 

Con la función Planificación de escenarios, los equipos pueden ver las líneas de tiempo del proyecto y la capacidad, además de explorar escenarios hipotéticos sin afectar los planes activos. Puede reasignar recursos, modificar las líneas de tiempo y ajustar asignaciones fácilmente para comparar sus opciones en paralelo. Una vez que las partes interesadas estén alineadas, simplemente aplique el escenario ganador para actualizar las hojas al instante.

Reduzca riesgos durante la planificación: Pruebe diferentes caminos en un espacio dedicado para eliminar el riesgo que supone realizar cambios en los planes activos.

Tome mejores decisiones: Olvídese de las decisiones instintivas. Compare escenarios en paralelo con los mismos datos para tomar la decisión correcta con certeza.

Aumente la productividad: Elimine las repeticiones manuales del trabajo y detenga las interminables idas y venidas; para ello, comparta escenarios fácilmente en pos de impulsar la alineación y acelerar la toma de decisiones.

“Gracias a la Planificación de escenarios es mucho más fácil comparar hitos y comprender los impactos del proyecto de un vistazo. Es una mejora significativa en cuanto a la forma en que planeamos comunicarnos entre los diferentes equipos”. - Cliente de EAP

Cuando llegue el momento de alinear a las partes interesadas, puede dejar atrás el intercambio constante de correos electrónicos, reuniones y hojas de cálculo. Asista a las reuniones del equipo directivo con confianza, comparta escenarios directamente con los responsables de la toma de decisiones para que todos partan de los mismos datos y avance como equipo con certeza.

Y esto es solo el comienzo. Se están desarrollando mejoras basadas en IA para la Planificación de escenarios. No se pierda lo que se viene.

Puede obtener más información sobre Planificación de escenarios en este seguimiento de ayuda.

Ambas funciones están disponibles en el Plan Empresarial de Smartsheet.