Los contenidos están en todos lados. Desde que nos levantamos hasta que nos vamos a dormir, dependemos de ellos para comunicarnos, aprender, jugar y trabajar, ya sea en nuestros dispositivos, en persona o a través de otros canales.
Para conectarse con clientes, proveedores, socios y empleados, organizaciones de todo tipo crean una gran cantidad de contenidos sin precedentes. Lamentablemente, las opciones para administrar la producción de contenidos siguen siendo escasas para muchos equipos.
Si tomamos en cuenta estos desafíos, comprendemos la función clave que desempeña el contenido en el éxito de su organización. En el día de hoy, me complace presentar una nueva manera de colaborar con los contenidos desde el mismo lugar que administra el trabajo en Smartsheet.
Mejorar el proceso de producción de contenidos
Anteriormente, escribí sobre la manera en que las empresas incrementan el volumen y la velocidad en que sus equipos producen contenidos y trabajos creativos para captar el interés de sus clientes.
Mejorar el proceso de producción de contenidos siempre ha sido una pasión personal desde que experimenté en primera persona estos obstáculos como fundador de una agencia creativa.
Nos encantaba trabajar con nuestros clientes. Sin embargo, a menudo nos sentíamos desalentados por el esfuerzo manual inherente a planificar proyectos, llevar un registro de los avances, recopilar comentarios y obtener aprobaciones de las partes de interés adecuadas. El proceso en su totalidad era lento, ineficiente y una experiencia frustrante para todas las partes involucradas.
No lográbamos encontrar la solución ideal en el mercado. Por lo tanto, desarrollamos nuestro propio software para simplificar el proceso creativo. Pronto, comenzamos a vender la herramienta —llamada Slope— a otros negocios.
A principios de año, nuestro equipo se unió a Smartsheet y comenzamos a integrar las capacidades de Slope directamente en la plataforma, de manera tal de habilitar a los equipos a planificar, administrar, revisar y confeccionar informes sobre la producción de contenidos en un solo lugar.
Revisión y aprobación de contenidos... Todo en un solo lugar.
Con las pruebas de Smartsheet, se optimiza el proceso de revisión y aprobación para creadores de contenidos, administradores de proyectos y otras partes interesadas internas y externas. A continuación, se mencionan algunos de los beneficios inmediatos que experimentará tras habilitar las pruebas en una hoja.
El contenido debe ser la estrella
En Smartsheet, cree una prueba por fila para conservar su relevancia. No tendrá que indagar en largas listas de archivos adjuntos a una tarea para encontrar la versión más reciente de un activo o documento creativo. Cargue una imagen o un archivo en formato PDF a la prueba (próximamente, podrán agregarse videos y otro tipo de documentos). Puede obtener una vista previa en el panel de la derecha cuando desee.
El hecho de destinar una sola fila a una prueba también pone de realce el contenido existente y le confiere a su hoja el poder necesario para administrar la producción de contenidos. Las partes interesadas pueden alertar de manera automática a los creadores de contenidos respecto de nuevas tareas, enviarles recordatorios cuando se acercan las fechas límite, crear informes y calendarios de contenidos con rapidez, y mucho más.
Muéstreles a los revisores lo que precisan ver
Con las pruebas en Smartsheet, se da lugar al proceso de revisión por parte de cada parte interesada correspondiente a la vez que se protegen sus datos.
Envíe solicitudes de revisión a partes interesadas internas y externas para llevarlos directamente a una página de revisión de pruebas específica. No es necesario que los revisores, o, incluso, su organización, tengan uso compartido de la hoja.
Repita con claridad y velocidad
Las pruebas de Smartsheet permiten reducir los tiempos del ciclo de revisión al eliminar los puntos que generan confusión tanto a los revisores como a los creadores de contenidos.
Con la página de revisión, se elimina la información que puede ocasionar distracciones y que no está relacionada con el objetivo. De esta manera, los revisores pueden enfocarse por completo en el hecho de hacer comentarios. El control automático de la versión garantiza que siempre revisen el contenido actualizado de manera más reciente.
Los creadores de contenidos finalizarán sus contenidos con mayor rapidez gracias a los comentarios más claros, lo que es posible con las pruebas de Smartsheet. Los revisores pueden marcar directamente la prueba con anotaciones y comentarios, analizar sus reacciones con el creador y entre sí, y registrar sus decisiones relacionadas con la aprobación.
Colaboración con contenidos para todos
Si su equipo usa, crea, revisa o colabora con contenidos en el transcurso del trabajo, estoy seguro de que puede obtener grandes beneficios a partir de nuestras nuevas capacidades de colaboración con contenidos.
Puede trabajar junto a sus clientes para lanzar nuevas campañas, gestionar revisiones de contratos con todos los proveedores y reunir materiales de integración para sus empleados. La lista de oportunidades es infinita.
Este es tan solo el comienzo.
Si bien estoy feliz de compartir el lanzamiento de hoy, este es solo el comienzo de la colaboración con contenidos en la plataforma de Smartsheet.
Nuestros equipos de productos e ingeniería están trabajando arduo en las próximas mejoras. Espero poder compartirles más novedades en los próximos meses mientras continuamos transformando la manera en que sus equipos planifican, administran y revisan sus contenidos.
Visite el Centro de Aprendizaje de Smartsheet cuando guste para obtener más información sobre las pruebas.
