Smartsheet Adelante, segundo trimestre de 2024: Nuevas formas de obtener perspectivas prácticas

Hola, comunidad de Smartsheet:

Durante el discurso inaugural de ENGAGE en Londres, anuncié una serie de innovaciones de productos, pero no quería dejar de mencionar lo que introduciremos al mercado en caso de que no haya podido asistir a este evento en persona. En esta edición de Smartsheet Adelante, detallaré los avances que le serán de utilidad a diario y que creo que lo entusiasmarán, independientemente de si pudo asistir al discurso inaugural en vivo en Londres.

Las mejoras que estamos implementando le facilitarán la detección, visualización y comprensión de sus datos. De esa manera, puede alinear mejor los recursos y las partes interesadas, y tomar decisiones inteligentes sobre el trabajo que se realiza en Smartsheet con mayor facilidad. 

IA: un analista de datos para procesar los números

Sabemos que a veces los negocios llegan muy rápido. Comprender el estado del trabajo en curso y obtener perspectivas prácticas sobre este puede llevar mucho tiempo, lo que causa demoras en el momento menos indicado. La semana pasada, para nuestros clientes del plan Empresarial, lanzamos una nueva funcionalidad de IA que puede hacer ese trabajo por usted sobre la marcha. Ahora, puede hacer preguntas sobre lo que registra en Smartsheet y nuestra herramienta de IA resumirá rápidamente los datos, generará diagramas o sintetizará métricas relevantes, y le mostrará las perspectivas que necesita sin requerir demasiado esfuerzo o la ayuda de fórmulas. Por ejemplo, puede preguntar “¿Qué programas superaron el presupuesto el mes pasado por departamento?” y obtener la respuesta con la misma rapidez que si se lo hubiera preguntado a su gerente de programas más confiable. Incluso le mostrará su trabajo.

“Solo usé la herramienta [de IA] para obtener recuentos de recursos y crear gráficos de barras y circulares en función del estado de los empleados. Es sumamente útil y más rápido que tener columnas adicionales que captarían esta información a través de una fórmula” (Kenneth Armstrong, analista de operaciones, Elevance Health).

Solo un recordatorio: Usted es el propietario de sus datos y no los usamos para entrenar modelos. ¿Le interesa saber más sobre los principios que guían nuestro desarrollo de IA? Puede leer sobre ellos en nuestra documentación técnica.

¡Nos encantaría verlo en nuestro próximo seminario web sobre herramientas de IA el 4 de junio! Inscríbase aquí antes de regresar para terminar el blog. 

Nuevas vistas: Ingrese una línea de tiempo completamente nueva

Si bien nuestra historia de IA está evolucionando, los fundamentos siguen marcándonos el rumbo. Se está llevando adelante una actualización importante de la forma en que se visualiza y planifica el trabajo diario.

Nos dijo que necesita una forma rápida y sencilla de gestionar las líneas de tiempo para trabajar. Le daremos cumplimiento a esa tarea con la vista de línea de tiempo completamente nueva. Con la línea de tiempo, puede agrupar rápidamente el trabajo basado en fechas, identificar las entregas superpuestas, realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y comunicar mejor el panorama general de sus planes. La vista de línea de tiempo se lanzó a todos los usuarios de planes de Negocios y superiores a finales del mes pasado.

“La vista de línea de tiempo es una obra maestra visual, ideal para presentar nuestras líneas de tiempo de proyectos de alto nivel a los patrocinadores ejecutivos. Resulta sencillo agrupar los cronogramas de los proyectos por fase y ver con claridad los tiempos de finalización previstos”. (Samuel Mueller, analista de negocios de proyectos, Memorial Health) 

Y no nos detendremos allí. Muchos de nuestros clientes utilizan flujos de trabajo Agile para realizar sus tareas, porque ofrecen velocidad y visibilidad, y facilitan la participación de las partes interesadas. Los tableros Kanban son la forma más sencilla de alcanzar algunos de esos beneficios. En nuestra nueva vista de tablero se incluye y mejora todo el potencial de los tableros Kanban. Agregamos funciones de guardado automático, edición más sencilla, imágenes más grandes, desplazamiento específico del carril, actualizaciones en tiempo real y mucho más. La disponibilidad de la vista de tablero que actualmente alcanza a los miembros de nuestro Programa de acceso anticipado se extenderá a todos los usuarios a finales de julio de 2024.

Si quiere ser una de las primeras personas en acceder a cada una de las nuevas vistas a medida que estén disponibles, regístrese para EAP antes de regresar para terminar de leer el blog.

Además de esas actualizaciones, presentamos un aspecto más actualizado. Aumentamos el tamaño máximo de nuestros paneles, lo que se implementará por completo a finales de junio de 2024, y lanzamos nuevos temas de colores. Como sabe, una abrumadora cantidad de datos puede llevar a las personas a desconectarse y a perder información crucial. Nuestros nuevos paneles más grandes y coloridos le permitirán ofrecer al instante paneles con más personalidad y profesionalidad, todo con unos pocos clics.

Resource Management: Automatice los datos de recursos de Smartsheet y actúe en función de ellos

Nos dedicamos a simplificar la forma en que conoce (y administra) quién está trabajando en qué y cuándo, con dos nuevas mejoras en Resource Management. Estas funciones se basan en las de seguimiento de la carga de trabajo que anunciamos el trimestre pasado y que ya se habilitaron en 30 000 proyectos desde su lanzamiento. 

En primer lugar, eliminaremos los pasos manuales necesarios para informar y visualizar los datos de dotación de recursos, como el tiempo y las tarifas, la utilización, el presupuesto y los gastos en Smartsheet. Mostrar estos datos en informes personalizables y paneles en tiempo real permite que quienes gestionan equipos extraigan con mayor facilidad información valiosa, ya sea para evaluar las discrepancias presupuestarias u optimizar la planificación estratégica.

En segundo lugar, es posible realizar el seguimiento de los detalles de la asignación de recursos a etapas o tipos específicos de trabajo del proyecto, ya que se asignan a Resource Management. Esto mejorará la generación de informes, ya que se ofrecen perspectivas detalladas sobre las entregas, los presupuestos y los valores reales específicos de cada fase.

“La nueva función de informes de Resource Management de Smartsheet tiene el potencial de cambiar la forma en que trabaja mi equipo. En lugar de pasar horas replicando gráficos, mi equipo podrá redirigir el enfoque a fin de descubrir perspectivas y detectar tendencias dentro de los datos. Gracias a los informes de Resource Management de Smartsheet que gestionan tareas repetitivas, estamos en condiciones de mejorar el análisis y proporcionar a nuestros líderes información más significativa para que la toma de decisiones se vuelva más fundamentada”. (Brittany Pampuch, gerenta de cartera, Innovation Lab, Medtronic)

Estas dos funciones estarán disponibles para los clientes de los planes Empresarial o de Negocios de Smartsheet que también hayan adquirido Resource Management de Smartsheet a finales de julio de 2024. 

Eso es todo por ahora, pero esperamos con ansias escuchar sus comentarios. Díganos lo que piensa y sume su opinión a la Comunidad de Smartsheet o envíe sus comentarios e ideas sobre los productos. El equipo de producto mantiene el impulso. ¡No veo la hora de poder compartir lo que viene el próximo trimestre!

Hasta entonces. 
Ben Canning, vicepresidente sénior de Experiencias de productos