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Optimice los flujos de trabajo de los documentos directamente desde Smartsheet gracias a la nueva integración con DocuSign
Me complace compartir que la nueva integración de Smartsheet con DocuSign, la plataforma líder en firmas electrónicas, ya está disponible para todos los clientes de Smartsheet que tienen los planes Empresarial y Premier.
Cada día, los documentos desempeñan un papel fundamental en la formalización y finalización de los procesos empresariales. Cuando estamos por cerrar una venta, contratar a un empleado, renovar un contrato, y mucho más, necesitamos que esa documentación esté completa y firmada, para ayer.
Pero los documentos de los que dependemos para presentar esas oportunidades pueden lentificar fácilmente nuestro impulso. La preparación y la firma de documentos personalizados en plataformas desconectadas llevan mucho tiempo y se prestan a errores costosos, particularmente a medida que aumenta la cantidad de documentos. Además, una vez que los documentos están listos para la firma, es difícil mantener las pestañas en sus diferentes estados y tomar medidas rápidamente.
Gracias a la integración con DocuSign, ahora puede crear documentos importantes sin problemas, enviarlos para que se firmen y hacer un seguimiento del estado de las firmas, todo ello desde Smartsheet, para ahorrar tiempo, reducir los costos y errores y, en última instancia, impulsar su negocio.
Cree y envíe documentos personalizados en minutos
La integración con DocuSign, que está disponible en nuestro generador de documentos, combina dos entradas: una plantilla existente de DocuSign y los datos de su hoja, para crear y enviar documentos personalizados para cada fila. Después de seleccionar una de sus plantillas, la asignará a los campos de su hoja para asignar funciones de firma y personalizar el contenido.
Por ejemplo, supongamos que utilizo una hoja para hacer un seguimiento de los solicitantes de empleo y quiero utilizar la integración a fin de generar rápidamente contratos laborales para los candidatos que obtienen el puesto. Asignaré las funciones de firma en mi plantilla de contrato a las columnas de contacto Solicitante y Gerente de contrataciones de mi hoja de seguimiento de solicitantes y, a continuación, incorporaré otros campos personalizados de la hoja, como Función, Salario y Fecha de inicio.
Gracias al asistente paso a paso del generador de documentos y a la interfaz intuitiva de la función de arrastrar y colocar, solo se tarda unos minutos en finalizar la asignación de la plantilla.
A continuación, podrá utilizar cada asignación una y otra vez para generar y enviar rápidamente versiones personalizadas de hasta 100 filas de su hoja al mismo tiempo (o agregarlas a su carpeta de borradores de DocuSign para su revisión final y modificaciones). De hecho, solo se requieren cuatro pasos sencillos para hacerlo:
- Seleccione las filas.
- Abra el generador de documentos.
- Haga clic en el botón “Generar” situado junto a su asignación.
- Elija “Enviar con DocuSign”.
El generador de documentos crea un sobre personalizado para cada fila y lo entrega a DocuSign para que lo envíe para las firmas. Una vez que todas las partes hayan firmado un documento, se adjuntará automáticamente una copia totalmente ejecutada a la fila correspondiente de su hoja para guardarla y acceder a ella rápidamente.
Aumente la visibilidad y tome medidas más rápidamente con los estados en tiempo real
Sin ningún esfuerzo adicional, también puede hacer un seguimiento del estado de las firmas de cada documento directamente desde su hoja. Solo debe habilitar el seguimiento en el asistente del generador de documentos para que Smartsheet agregue una columna especial a su hoja.
A medida que los estados se actualizan en DocuSign, la columna de seguimiento también reflejará inmediatamente esos cambios. Esto hace que sea más fácil que nunca para usted y sus colegas mantenerse informados a través de los paneles y los informes de progreso. También puede utilizar la columna de seguimiento para poner en marcha flujos de trabajo automatizados, como registrar las fechas de envío y finalización o archivar una fila de su hoja una vez que el documento de esa fila se haya ejecutado por completo.
Un futuro brillante para las firmas electrónicas en Smartsheet
Estamos impacientes por saber cómo su equipo utiliza la integración con DocuSign para optimizar y ampliar sus flujos de trabajo de documentos, y ya estamos planificando algunas mejoras interesantes para este año y los venideros.
Puede obtener más información sobre el generador de documentos y la integración con DocuSign en nuestro Centro de ayuda y aprendizaje.
Si desea probar la integración, pero todavía no tiene una cuenta de DocuSign, esta se complace en ofrecer a los clientes de Smartsheet una prueba gratuita de 30 días.
