Nota del editor: En este artículo, nuestro gerente sénior de productos, Chris Mathews, presenta el creador de documentos de Smartsheet, que ayudará a nuestros clientes a utilizar los datos de las hojas para generar rápidamente múltiples PDF personalizados al mismo tiempo.
Cada día, los equipos de todo el mundo utilizan documentos para iniciar procesos, mejorar sus comunicaciones, formalizar acuerdos, y mucho más. Pero nuestros clientes nos dicen que, con demasiada frecuencia, el proceso de creación de esos documentos es un obstáculo para avanzar en su trabajo con suficiente velocidad.
Como líder de producto para la creación de contenido en Smartsheet, me esfuerzo por ayudar a los equipos como el suyo a centrarse más en los flujos de trabajo importantes de su empresa y a dedicar menos tiempo a la creación de los documentos que los respaldan. Me complace anunciar el lanzamiento del nuevo creador de documentos de Smartsheet, que lo ayudará a hacer justamente eso.
Creador de documentos: Despídase de la función de copiar y pegar
Si su equipo se encarga de completar contratos, órdenes de compra, informes de control de calidad (QA), solicitudes de información (RFI) de construcción o cualquier otro documento ampliamente estandarizado, sabe que la preparación a menudo lleva demasiado tiempo.
El problema no es que un documento en particular requiera tanto tiempo de preparación o que sea difícil de hacer. El desafío consiste más bien en hacer coincidir la escala y la urgencia de los procesos empresariales que sus documentos respaldan.
En algunas situaciones, su equipo podría necesitar generar una gran cantidad de documentos personalizados de forma intermitente, como renovaciones de contratos de arrendamiento cada mes o revisiones de rendimiento anuales o semestrales.
Otras veces, la necesidad es ad hoc y continua, pero hay una urgencia de extraer cada documento lo más rápido posible. Por ejemplo, después de una larga búsqueda de candidatos, es probable que quiera enviar la oferta de empleo a la persona elegida lo más pronto posible. Y cuando llega una nueva solicitud de cotización de un cliente potencial, la demora de su respuesta podría dar lugar a la pérdida de una venta.
Los pasos manuales que implica la personalización de documentos estándares suelen ser demasiado lentos y propensos a errores para satisfacer la demanda. De hecho, la monotonía de copiar y pegar valores repetidamente aumenta la probabilidad de errores, a la vez que impide que los miembros de su equipo se centren en el panorama general.
Hay soluciones especializadas disponibles en el mercado, pero tienen un alto costo y requieren otra integración de composición pieza a pieza entre los sistemas de registro.
Ahora cuenta con una opción mejor en Smartsheet. Nuestro nuevo creador de documentos requiere unos pocos clics para introducir los datos de la hoja en un PDF estandarizado existente y crear rápidamente montones de versiones personalizadas al mismo tiempo. No más copiar y pegar. No más integraciones costosas.
Hay dos pasos sencillos para utilizar el creador:
- Utilice la interfaz de usuario de la función de arrastrar y soltar para seleccionar los campos que necesitará de su hoja y asignarlos a un PDF rellenable.
- A continuación, genere una versión de su documento para una o más filas, y adjúntela a cada fila, donde las partes interesadas puedan tomar rápidamente medidas adicionales.
¿Qué logrará con el creador de documentos?
“En el primer mes de uso del creador de documentos como parte de un nuevo proceso de compra sumamente automatizado, pudimos liberar al menos a dos empleados a tiempo completo que ahora están haciendo otras tareas mucho más productivas que perseguir una orden de compra”.
-Rob Waite, vicepresidente ejecutivo de American Roofing & Metal
Desde que se presentó el creador de documentos a un grupo de primeros usuarios, he estado continuamente impresionado por lo que han logrado. Confío en que el creador de documentos también ayudará a que su equipo vuelva a centrarse en el trabajo más importante. El equipo de creación de contenidos ahora se centra en la construcción de integraciones dentro y fuera de Smartsheet para optimizar aún más los flujos de trabajo que dependen de sus documentos. Esperamos compartir las actualizaciones con usted en el futuro.
Puede obtener más información sobre cómo funciona el creador de documentos de Smartsheet; para ello, lea nuestro artículo de ayuda.
