Nota del editor: En este artículo, nuestro gerente sénior de proyectos, Brian Bosché, presenta las nuevas mejoras en las pruebas de Smartsheet que pueden ayudar a los equipos de todo tipo a administrar las revisiones y aprobaciones del contenido incluso con mayor rapidez.
En los últimos años, la demanda de contenido ha crecido exponencialmente, por lo que muchos equipos se han visto obligados a lograr un difícil equilibrio: se le pide que amplíe las operaciones de contenido incluso cuando el proceso del producto se haya vuelto más complejo que nunca.
Actualmente, los planes de contenido incluyen más formatos, canales y personalización, que a su vez requieren tácticas, flujos de trabajo y herramientas adicionales. Para mantener el ritmo, los equipos necesitan una forma de integrar la administración de contenidos con sus flujos de trabajo y una colaboración más amplia en los proyectos. El otoño pasado, presentamos las pruebas de Smartsheet para ayudar a optimizar las revisiones y aprobaciones de contenido en los casos en que nuestros clientes ya planifican, administran e informan sobre la producción.
Hoy, me complace compartir con usted cómo las últimas mejoras en las pruebas permitirán a su equipo completar más contenido, incluso con mayor rapidez, para mantenerse al día con la demanda.
Termine en buenas condiciones con las revisiones de contenido optimizadas
En caso de que nunca antes haya utilizado las pruebas, quiero dar un paso atrás para explicar primero de qué manera ofrecen un claro camino hacia la obtención de las aprobaciones finales que necesita, en menos tiempo.
Supongamos que usted es un gerente de marketing en línea y está preparando una serie de anuncios digitales, y necesita la aprobación del equipo de contenido y del de marca, además de obtener la aprobación final de su propio gerente.
El envío de los anuncios por correo electrónico a numerosos revisores de múltiples equipos podría convertirse rápidamente en una pesadilla por varias razones:
- Obstáculos causados por los revisores individuales
- Comentarios que se almacenan en silos a través de copias de archivos y diferentes equipos
- Demasiadas versiones y una confusión inevitable a medida que se implementan los comentarios
- Riesgos de seguridad al compartir los archivos por correo electrónico con los proveedores externos
Cuando utiliza una prueba en Smartsheet, puede solicitar inmediatamente comentarios a las partes interesadas dentro o fuera de su organización, enviándolas a la misma página dedicada a la revisión externa donde está claro que desea que aprueben o soliciten cambios.
Desde esta página, las partes interesadas pueden marcar el contenido según sea necesario y debatir sobre los comentarios con los demás revisores. Esto les facilita el seguimiento del archivo que deben revisar y dónde se encuentra, y usted no tendrá que ocuparse de agregar comentarios almacenados en silos de varias copias.
Si es necesario realizar cambios en la prueba, puede cargar una nueva versión en cualquier momento para iniciar el siguiente ciclo de revisión con los mismos revisores o con otros nuevos, y continuar hasta obtener la aprobación final. A lo largo del camino, su equipo puede hacer un seguimiento del progreso dentro del contexto del proyecto más amplio; para ello, debe revisar la prueba directamente en su hoja.
Las pruebas de contenido pueden ayudar a todos los equipos
Si no forma parte de un equipo de servicios creativos o de marketing, se podría preguntar lo siguiente:“¿De qué manera pueden ayudarme las pruebas?”. Durante mis primeros años en Smartsheet, he hablado con muchos clientes, que me han ayudado a darme cuenta de que muchos de los desafíos de la producción de contenido son universales, al igual que los beneficios de utilizar las pruebas de Smartsheet. Queríamos hacer realidad las revisiones optimizadas para más de ustedes; es por ello que ahora puede probar archivos de Microsoft Office, archivos de video, y mucho más.
1. Microsoft Office
Las pruebas de Smartsheet ahora son compatibles con los documentos de Microsoft Word, las presentaciones de PowerPoint y las hojas de cálculo de Excel.
Existe una serie de opciones para editar directamente los documentos en curso, pero sin un claro proceso de revisión, la obtención de las aprobaciones finales de esos documentos puede presentar muchos desafíos similares a los del contenido visual.
Ya sea que haya estado desarrollando un plan de producto, preparando un contrato para un nuevo proveedor, diseñando diapositivas para una importante presentación o trabajando en alguno de los innumerables documentos posibles de Microsoft Office, usted y su equipo se merecen el proceso de revisión y aprobación sin problemas que ofrecen las pruebas de Smartsheet.
2. Videos
Ahora también puede utilizar las pruebas de Smartsheet para revisar y aprobar los archivos MP4, AVI y MOV.Las pruebas de video le permiten a su equipo recopilar y rastrear comentarios sobre fotogramas específicos. Una vez que haya hecho anotaciones en un fotograma de un video, su productor y otras partes interesadas podrán ir directamente a ese fotograma con marca de hora; para ello, deben hacer clic en su comentario o en su foto de perfil ubicada en la línea de tiempo del video.
3. Otros archivos adjuntos de Smartsheet
Aunque nuestras pruebas ahora son totalmente compatibles con imágenes, PDF, videos y archivos de Microsoft Office, también tengo buenas noticias para los que trabajan con otros tipos de archivos, como Google Docs. Todo lo que se pueda adjuntar a una hoja, incluidos los enlaces (URL), ahora también se puede cargar en una prueba.
Si su archivo no es totalmente compatible, los revisores no podrán obtener una vista previa ni marcar el contenido directamente en la prueba, pero su equipo se seguirá beneficiando en gran medida. Aun así puede solicitar comentarios a las partes interesadas; recopilar comentarios y decisiones de aprobación en un solo lugar dedicado a ello; y administrar las versiones con facilidad.
En el futuro, lo aliento a cargar el contenido en curso a una prueba cada vez que requiera una revisión.
Acelere los ciclos de revisión con herramientas de marcado adicionales
Dado que los empleados cada vez más trabajan a distancia y se distribuyen geográficamente y en equipos, las revisiones en persona se han vuelto mucho menos frecuentes. Esto hace que el uso compartido de comentarios claros y de aplicación práctica sea aún más crítico para que los ciclos de revisión sean eficientes y eficaces. El uso de las anotaciones para marcar el contenido de las pruebas por parte de los interesados ayuda a su equipo a acelerar y reducir la cantidad de repeticiones necesarias para obtener la aprobación final.
A partir de hoy, los revisores pueden marcar el contenido con cuadros y flechas, además de las simples marcas que ya estaban disponibles. Los cuadros son útiles para hacer comentarios más precisos en un área en particular del contenido, ya sea grande o pequeña. Mientras que las flechas son una excelente forma de mostrar exactamente dónde debe moverse un determinado elemento del contenido.
El futuro es brillante para la colaboración de contenido en Smartsheet
Tenemos grandes planes para la administración y colaboración del contenido en Smartsheet, y compartiremos más a finales de este año. Mientras tanto, los insto a todos a aprovechar las últimas mejoras en las pruebas para completar el contenido excepcional con mayor rapidez.Puede obtener más información sobre cómo funcionan las pruebas de Smartsheet; para ello, lea nuestro artículo de ayuda.
