Gestión básica de contenidos: descubra los mejores enfoques y técnicas

Hoy en día, el contenido a menudo se centra en el entorno digital, y cualquier empresa que tenga un sitio web se considera dentro del negocio del contenido. Se crean grandes volúmenes de contenido cada día, hora y minuto, y esta constante hace que sea fundamental encontrar una forma de mantener todo eso organizado. Ahí es donde la gestión de contenidos y los sistemas de gestión de contenidos pueden ayudar, pero no es fácil descifrar el adecuado para usted o su organización. En este artículo, analizaremos lo que necesita saber sobre los sistemas de gestión de contenidos y describiremos los conceptos básicos de la gestión de contenidos a fin de que pueda comprender los pasos clave para crear una estrategia de gestión de contenidos.

 

¿Cuál es la definición de gestión de contenidos?

Comencemos con lo básico: ¿Qué es exactamente el contenido? La respuesta a esta pregunta no es tan sencilla como podría parecer. De hecho, en su libro, The Content Management Bible (La Biblia de gestión de contenidos), el experto Bob Boiko dedica varios capítulos a debatir este tema. En pocas palabras, el contenido es información que crea un editor humano con el propósito de que se publique y que otras personas consuman. Por ejemplo, un artículo como este es contenido, pero un flujo de datos sin procesar, como una lista de compras realizadas a través de un sitio de comercio electrónico, no lo es. El contenido no solo se limita a la escritura, sino que los videos, las imágenes y los archivos de audio, como los podcasts, son todos tipos comunes de contenido, al igual que las publicaciones en las redes sociales. Imagine cuánto contenido genera la empresa típica.

La gestión de contenidos se refiere a los procesos que organizan el contenido a lo largo del ciclo de vida de su creación, publicación y archivado. Ha existido en diferentes formas durante milenios, empezando por bibliotecas antiguas, como la Biblioteca de Alejandría, donde los bibliotecarios organizaban y almacenaban pergaminos de papiro para que los eruditos los utilizaran. Además de las bibliotecas diseñadas para uso público, las empresas a menudo mantenían su propio contenido, como los "archivos de la morgue" que constaban de antiguos artículos de periódicos a los que los periodistas podían recurrir al escribir historias.

Componentes clave de la gestión de contenidos: Afortunadamente, la gestión de contenidos se ha democratizado para incluir muchos sistemas de bajo costo/código abierto con capacidades sorprendentemente potentes. Ya sea que utilice un sistema todo en uno o una combinación de diferentes herramientas y procesos, hay siete componentes típicos de la gestión de contenidos:

 

Content Management Components
  1. Organización: creación de categorías y taxonomías para su contenido. Por ejemplo, puede organizarse por tema (es decir, contenido sobre tendencias digitales) o tipo (es decir, videos) o ambos.  
  2. Clasificación: una vez que cree estas categorías y taxonomías, decida hacia dónde debe ir un contenido individual.
  3. Almacenamiento: el contenido debe almacenarse en un formato específico y ubicarse en función del uso previsto. Un servidor corporativo puede funcionar para imágenes diseñadas para que use un equipo interno, pero es posible que usted deba almacenar una presentación orientada a un equipo de ventas a nivel nacional en un sistema en línea especial y protegido con contraseñas.
  4. Flujo de trabajo: el proceso de creación de contenidos debe cumplir con las reglas de gestión establecidas por la organización. Por ejemplo, una empresa puede hacer que un especialista en marketing escriba una publicación de blog, la envíe a un diseñador para crear imágenes y, luego, que un gerente la revise antes de publicarla en el sitio web corporativo.  
  5. Control de versiones: a lo largo del proceso de flujo de trabajo, el contenido a menudo se edita y, por lo tanto, puede haber varias versiones que mantener y organizar en caso de que necesite volver a un borrador anterior o usarlo para algún propósito, como versiones de una presentación diseñada para diferentes tipos de clientes.  
  6. Publicación: durante esta etapa, el contenido se entrega a los usuarios a través de los canales deseados, que a menudo incluyen medios como un sitio web o blog, intranet, correo electrónico o una plataforma de terceros (por ejemplo, YouTube, herramientas de redes sociales como Instagram, Facebook o Twitter). Y, por supuesto, siguen existiendo canales no digitales, como los boletines impresos.
  7. Archivado: el proceso de mover contenido antiguo que ya no se usa a un archivo para almacenarlo a largo plazo o eliminarlo alternativamente.

Para tener éxito en la gestión de contenidos, debe desarrollar una estrategia de gestión de contenidos: un conjunto de principios y objetivos orientadores para lo que quiere lograr con la gestión de contenidos. En la siguiente sección, analizaremos los pasos básicos a seguir al crear una estrategia de gestión de contenidos.

5 pasos para crear una estrategia de gestión de contenidos

Para crear una estrategia de gestión de contenidos, debe centrarse en sus necesidades y recursos. Hay cinco áreas clave que explorar:

 

Creating a Content Management Strategy
  1. Conocerse: empiece por determinar los motivos de su organización para la gestión de contenidos y lo que espera obtener. Tal vez esté buscando formas de acelerar el proceso de publicación; tal vez haya tenido problemas con el control de calidad y quiera sumar algunas revisiones adicionales en el proceso de edición. O tal vez tenga una gran cantidad de contenido existente que podría usar mejor si estuviera más organizado. ¡Vale todo!  
  2. Definir el alcance: crear una solución de gestión de contenidos puede ser una iniciativa importante que requiere mucho tiempo y dinero, así que asegúrese de establecer un alcance razonable en función de las prioridades principales. Por ejemplo, si su problema principal es el control de calidad, es posible que quiera centrarse en el flujo de trabajo; si le preocupa más reutilizar el contenido existente, la prioridad podría ser un mejor sistema de archivado. También es posible que quiera considerar la creación de una solución de extremo a extremo para tipos específicos de contenido como punto de partida. Por ejemplo, considere centrarse en las publicaciones del blog en comparación con otros tipos de contenido que genera su organización.
  3. Reclutar al equipo: para que la gestión de contenidos tenga éxito, debe involucrar a las partes interesadas clave desde el principio. En primer lugar, pueden ayudarlo a pensar en cualquier posible escollo o desafío y asegurarse de que su solución final los tendrá en cuenta. En segundo lugar, es probable que sean los que usen el sistema de gestión de contenidos o las herramientas que desarrolle y serán mucho más probables que lo adopten si sienten que han podido proporcionar algún aporte.
  4. Mirar hacia adelante: es fácil caer en la trampa de resolver los problemas de hoy en día sin planificar también para el futuro. Así que asegúrese de que su estrategia de gestión de contenidos funcione a largo plazo. ¿Aumentarán los volúmenes de contenido que está produciendo con el tiempo a medida que su negocio crezca? ¿Agregará nuevos miembros al equipo? Tal vez también deba apoyar nuevos canales; por ejemplo, si cambia su herramienta de comunicación principal y pasa de usar un sitio web a usar una aplicación para dispositivos móviles.
  5. Tomar medidas: si comprende con claridad sus necesidades, alcance, recursos y crecimiento futuro, puede crear una hoja de ruta para su solución planificada y empezar a ponerla en marcha. Para muchas personas, seleccionar e implementar un sistema de gestión de contenidos desempeñará un papel importante en este proceso.

¿Qué es un sistema de gestión de contenidos?

Un sistema de gestión de contenidos (a menudo abreviado como CMS) es una herramienta de software que permite a los usuarios realizar funciones clave de gestión de contenidos, como su creación y edición. Hay herramientas que apoyan el proceso completo de gestión de contenidos de extremo a extremo, generalmente centrándose en la publicación de contenido digital a través de la herramienta.

Tenga en cuenta que un sistema de gestión de contenidos es diferente de un marco de gestión de contenidos, aunque pueden permitirle hacer muchas de las mismas cosas. Si bien un sistema de gestión de contenidos suele ser una solución lista para usar con las funciones clave que necesitará la mayoría de los usuarios, un marco es más bien una tecnología subyacente que garantiza que los diferentes componentes de su contenido sean compatibles entre sí y se puedan programar para automatizar varios procesos. Si bien un marco, en última instancia, puede configurarse para hacer muchas de las cosas que hace un sistema de gestión de contenidos, se necesita bastante cantidad de codificación y es más adecuado para empresas que tienen acceso a recursos de codificación y aquellas que tienen necesidades especializadas que no se satisfacen con las soluciones disponibles en el mercado.

Dado que los sistemas de gestión de contenidos son una opción más estándar, nos centraremos en proporcionar una mejor comprensión de ellos. Hay una serie de tipos diferentes de soluciones de gestión de contenidos, que organizamos según el tipo de contenido que administran:

Contenido en línea: muchos sistemas de gestión de contenidos están diseñados para ayudar a facilitar el proceso de creación de contenidos para publicar en un sitio web. Entre los tipos específicos de sistemas de gestión de contenidos en línea se incluyen los siguientes:

  • Gestión de contenidos web: utilice estos sistemas para crear, administrar y publicar páginas para un sitio web, todo ello sin requerir que los autores y editores codifiquen en HTML.
  • Gestión de activos digitales: permite a los usuarios organizar y almacenar activos digitales, como archivos de fotos, video o audio. Puede usarlo en combinación con un sistema de gestión de contenidos web u otro sistema de gestión de contenidos.
  • Gestión de contenidos de componentes: también llamado gestión de contenidos XML, estos sistemas permiten esencialmente el almacenamiento centralizado de activos individuales que pueden usarse para conformar una página web, de modo que el mismo componente se pueda mostrar en varios lugares sin ser copiado. Por ejemplo, puede colocar el logotipo de una empresa en diferentes páginas, pero almacenarlo en un solo lugar.

Formatos de contenido emergentes: los sistemas de gestión de contenidos especializados están empezando a aparecer para ayudar a las empresas con los siguientes nuevos tipos populares de contenido:  

  • Gestión de contenidos móviles: estos sistemas permiten a los usuarios corporativos acceder de forma segura a los archivos de contenido desde dispositivos como teléfonos y tablets y, por lo general, se centran en las capacidades de almacenamiento en lugar de en la publicación.
  • Gestión de contenidos de video: el video plantea desafíos especiales debido a los grandes tamaños de archivos, lo que puede causar problemas con algunos sistemas de gestión de contenidos y ralentizar el rendimiento. Un sistema de gestión de contenidos de video está optimizado para almacenar, organizar y entregar estos enormes archivos, y puede incluir funciones útiles, como la capacidad de ver un guion gráfico o un software de reproductor creados automáticamente que funcionan con diferentes tipos de dispositivos.
  • Gestión de redes sociales: estas herramientas ofrecen una forma práctica de hacer que la creación de contenidos en redes sociales sea más eficiente y organizada. Si bien las plataformas de redes sociales obviamente incluyen sus propias capacidades de creación y entrega, un sistema de gestión de redes sociales puede agregar funciones como el flujo de trabajo y el soporte para varios autores, programación y reutilización de contenidos y mucho más.

 

Hootsuit Report on your impact

Fuente: Hootsuite

Contenido heredado: si bien el contenido digital puede haber explotado, eso no significa que los tipos más antiguos de archivos y documentos hayan desaparecido. Muchas empresas también necesitan respaldar lo siguiente:

  • Gestión de contenidos empresariales: las grandes empresas, en particular, pueden beneficiarse de los sistemas de gestión de contenidos empresariales que contienen todo, desde documentos hasta presentaciones y correos electrónicos. Las prioridades clave pueden incluir problemas como el mantenimiento de la seguridad y el archivado automático de archivos para garantizar que no se pierdan si la computadora portátil de un empleado se rompe.  
  • Registros o gestión de documentos: incluso los buenos y obsoletos archivos de papel siguen siendo una prioridad para muchas empresas. En lugar de herramientas de software, la solución adecuada aquí puede ser una relación con un proveedor que pueda almacenar archivos históricos y entregarlos a demanda, o ayudar con el análisis y la creación de un archivo digital.

También hay herramientas especializadas, como los sistemas de gestión de activos digitales, que se centran en parte del proceso. Administrar el contenido de la marca es algo más que simplemente almacenar activos. Se trata realmente de proporcionar eficiencia en la creación y de garantizar el acceso a los activos digitales y, a la vez, maximizar su uso en toda la organización. Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) está diseñado para hacerlo. La colaboración entre equipos internos y externos dentro de una única fuente de verdad es esencial para la estrategia exitosa de gestión de contenidos de hoy en día.

Si bien es importante mantener una única fuente de datos dentro de la organización para el contenido digital, también es igualmente importante que pueda conectar fácilmente ese contenido con los diversos lugares en los que este vive externamente. Ya sea su sitio web, las campañas publicitarias, la comunicación con los socios o cualquier lugar intermedio, la capacidad de otorgar permisos y compartir enlaces de CDN es esencial para mantener una experiencia de marca coherente al administrar de manera eficiente el contenido a partir del que se elabora.

Según Caitlin Pinkerton, especialista en marketing regional de Commscope, "[la gestión de activos digitales] ha sido excelente para la colaboración. Es una excelente manera de compartir contenido y recursos con nuestros socios y miembros del equipo en un solo lugar central. Ha hecho que las cosas sean muy accesibles y organizadas, y ayuda a que nuestros equipos sean más autosuficientes, lo que a cambio ahorra tiempo y nos hace más eficientes en general".

Consideraciones sobre el sistema de gestión de contenidos

Como hemos visto, hay una multitud de sistemas de gestión de contenidos para clasificar. Los siguientes consejos deben ayudarlo a determinar qué necesita.  

  • ¿Qué tipo de contenido intenta gestionar? Obviamente, si tiene mucho video, es posible que quiera investigar los sistemas de gestión de contenidos de video, mientras que un sistema típico de gestión de contenidos empresariales puede funcionar para alguien que principalmente tiene documentos y presentaciones.
  • ¿Cuánto contenido tiene? Cuanto más contenido tenga, más sólido será el sistema que necesitará. El desafío de organizar y almacenar tanto contenido también puede ser un dolor de cabeza, por lo que contar con sólidas funciones de archivo es una necesidad.
  • ¿Cuántas personas participan? La existencia de varias partes interesadas puede hacer que sea necesario contar con sólidas capacidades de flujo de trabajo, y las cosas pueden ser aún más complicadas si sus equipos están diseminados por todo el mundo. Una herramienta simple y apta para el consumidor como WordPress puede funcionar bien para un sitio web mantenido por un pequeño equipo en un solo lugar, pero no será una buena solución para un sitio global complejo.
  • ¿Qué importancia tiene la coherencia y la rendición de cuentas? Si quiere asegurarse de que varios usuarios mantengan el mismo aspecto y experiencia de usuario, querrá encontrar una herramienta con capacidades integrales de gestión y plantillas. La creación de pistas de auditoría (qué registros, qué usuarios realizaron qué cambios) puede ser útil para algunas organizaciones.  
  • ¿Qué tan disponibles están sus recursos de TI? Una empresa que tiene un codificador in situ que conoce HTML puede no necesitar un sistema de gestión de contenidos web de extremo a extremo, pero ese enfoque simplemente no funcionará para un grupo de comercializadores menos técnicos que necesitan lanzar un sitio web por su cuenta y quieren saber que WYSIWYG (lo que ve es lo que obtiene) funciona.
  • ¿Qué tipo de sistema de gestión busco? Piense en la gobernanza como el final de la afirmación "la responsabilidad es mía". Debe ser una parte integral de su enfoque de gestión de contenidos. Tal vez quiera un sistema de gobernanza localizado, en el que la capacidad de aprobar y publicar contenido se acerque lo más posible a los creadores individuales. O tal vez esté buscando la disciplina de un sistema de gobernanza centralizado, que sea ideal para garantizar el cumplimiento de la marca y evitar trabajos duplicados. Muchos sistemas de gestión de contenidos están configurados para permitir un sistema de gobernanza federada, que es un poco de ambas cosas: varios gerentes locales pueden aprobar y publicar contenido, pero las políticas clave, como los estándares y las guías de estilo, se establecen de manera centralizada.  

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de contenidos?

Ahora que ha entendido los sistemas de gestión de contenidos y los diferentes tipos disponibles, profundizaremos en cómo funcionan exactamente. Muchos de estos sistemas combinan los componentes básicos de la gestión de contenidos en una sola plataforma de software, lo que significa que le permiten administrar y almacenar contenido a lo largo de todo su ciclo de vida, permitir que varios colaboradores desempeñe su función, mantener los estándares editoriales, de diseño y de calidad a través del establecimiento de plantillas y niveles de revisión, y proporcionar gestión de control de versiones. Todo esto implica lo siguiente:

  • Organización: encuentre fácilmente el contenido al clasificarlo a través de métodos como un sistema de carpetas y/o etiquetas y metadatos que se puedan buscar. La mayoría de los sistemas también indexa y le permite recuperar contenido según parámetros comunes, como la fecha de creación o publicación, o el autor.
  • Creación: esto facilita la creación de contenido, potencialmente dentro de los estándares y pautas de estilo preestablecidos. Por ejemplo, un sistema de gestión de contenidos web puede permitirle escribir directamente una entrada de blog, pero con un recuento máximo de caracteres para los titulares y con las fuentes necesarias.
  • Gestión de grupos de interés: le permite establecer diferentes roles de usuario. Por ejemplo, un administrador puede revisar plantillas y estilos, un colaborador solo puede crear contenido dentro de áreas específicas y un editor puede ver el contenido de varios colaboradores y aprobar la publicación.
  • Edición: permite a los usuarios revisar el contenido, potencialmente con funciones como la gestión de versiones y los rastros de auditoría. En otras palabras, puede ver quién ha hecho qué cambios y volver a versiones anteriores si lo desea.
  • Publicación: pone el contenido a disposición de los usuarios. Hoy en día, eso a menudo se realiza a través de una plataforma digital, como un sitio web, redes sociales o un correo electrónico.
  • Almacenamiento a corto plazo: mantiene el contenido disponible para editar y reutilizar, como proporcionar una base de datos de activos de imágenes que puede aprovechar para diferentes páginas del sitio.
  • Archivado: proporciona almacenamiento a largo plazo de contenido que ya no está en uso para que se pueda acceder a él con fines de investigación o históricos, pero evita desordenar su almacenamiento a corto plazo y así obtener una mayor eficiencia y facilidad de uso.
  • Administración y mantenimiento: permite a los usuarios administradores realizar los cambios necesarios en el sistema, como la actualización de plantillas, la mejora del rendimiento o la corrección de errores en el proceso de publicación.  

Inmersión más profunda: funciones del sistema de gestión de contenidos

Ahora que tiene una comprensión general de cómo funcionan los sistemas de gestión de contenidos, echemos un vistazo más detallado a las funciones y capacidades que son esenciales para respaldar esos componentes clave.

Gestión integrada de archivos: estas capacidades lo ayudan a almacenar y acceder al contenido.

  • Bases de datos relacionales: cuando tiene diferentes tipos de datos dentro de su organización, es posible que necesite una base de datos relacional para almacenarlos y acceder a ellos fácilmente. Estas bases de datos utilizan un sistema de tablas entrelazadas al que puede acceder y modificar mediante consultas SQL.
  • Gestión de formatos: la capacidad de convertir contenido en formatos de archivo estándar es útil en muchos sistemas; por ejemplo, es posible que las empresas quieran poder guardar una amplia gama de imágenes en formatos de archivo específicos que funcionen bien en línea y evitar la necesidad de tener que almacenar y usar numerosos formatos diferentes. En el caso de las empresas con muchos documentos en papel, la gestión de formatos puede incluso extenderse al uso de un servicio que escanea y convierte archivos antiguos para uso electrónico.  
  • Indexación, búsqueda y recuperación: las habilidades para clasificar archivos según un índice, buscar en función de los criterios deseados y recuperar los archivos necesarios son cruciales para cualquier sistema de archivado y almacenamiento efectivo. Puede haber mucha variación en la forma en que estos funcionan dentro de diferentes sistemas. Por ejemplo, algunos sistemas pueden permitirle solo buscar etiquetas o metadatos adjuntos a su contenido, mientras que otros pueden realizar búsquedas completas de palabras clave.  

Funciones del flujo de trabajo: estas capacidades son clave para la gestión de las partes interesadas y el proceso de edición y publicación.

  • Asignaciones de usuarios y administración de permisos: la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos le permiten establecer una gama de roles de usuario con permiso para realizar diferentes tareas, que son clave para respaldar su estructura de gestión. Por lo general, los sistemas también le permitirán asignar una tarea a un usuario (como enviar un contenido completado para su aprobación) y evitar ediciones contradictorias al hacer que un usuario específico "revise" un contenido cuando trabaja en él.  
  • Registros de seguimiento de auditoría: particularmente valiosas para organizaciones más grandes en las que muchas personas trabajan en contenido, estas capacidades generalmente le permiten realizar un seguimiento de cuántas veces cambió un contenido, cuándo cambió, cuáles fueron los cambios y quién lo cambió, entre otros puntos de datos. Para obtener más información sobre este tema, lea Pistas de auditoría: el quién, el qué y el cuándo de las transacciones comerciales.

     
    Sample Audit Trail Log

     
  • Administración de versiones de archivos históricos: como parte del proceso de flujo de trabajo, muchos sistemas también guardan varias versiones de un archivo específico para que pueda revertirlo si es necesario. Esta función también es un componente necesario de una pista de auditoría, ya que le permite ver las versiones creadas por colaboradores específicos.

Funciones administrativas: estas funciones comunes están integradas en muchos sistemas de gestión de contenidos diferentes.

  • Funciones de ayuda: al igual que con la mayoría de las herramientas de software, los sistemas de gestión de contenidos suelen tener herramientas de ayuda, junto con recursos como foros o asistentes en línea que pueden guiarlo en las tareas comunes.  
  • Calendario: los calendarios se utilizan con frecuencia y ofrecen la capacidad de programar la publicación del contenido con anticipación. Asegúrese de ver cuándo se publican otros contenidos planificados para evitar problemas como el envío de varios boletines informativos a los clientes el mismo día, o la publicación de varios tuits durante la misma hora y luego nada más para el resto del día.   
  • Planificación y gestión del ciclo de vida: estas funciones pueden ayudar a automatizar las reglas en torno al contenido a lo largo de su ciclo de vida; por ejemplo, trasladando los artículos de noticias promocionados a un lugar más bajo después de que hayan estado en vivo durante un día, o eliminando y archivando automáticamente una página que anime a las personas a registrarse para un evento que ya ha pasado.

Funciones aptas para la web:

  • Gestión de derechos digitales: para los sitios que utilizan mucho contenido de terceros o animan a otros a comprar o compartir su contenido, las capacidades de gestión de derechos digitales ayudan a proteger los derechos de autor y garantizan que el contenido solo se utilice de acuerdo con las políticas establecidas.
  • Soporte para SEO: los sistemas de gestión de contenidos web suelen ayudar a las páginas web a mejorar su ubicación en los resultados de los motores de búsqueda a través de funciones como campos para títulos y descripciones meta.
  • Personalización de la experiencia en la web: algunos sistemas más avanzados pueden proporcionar una experiencia personalizada adaptada al comportamiento y las preferencias de un visitante del sitio; por ejemplo, al mostrar elementos que se buscaron anteriormente en un sitio de compras y recomendar artículos similares.   

Ventajas y desventajas del sistema de gestión de contenidos

Ahora que todos tenemos claro qué son los sistemas de gestión de contenidos y qué pueden hacer, ¿cuáles son algunos de sus pros y contras? Hay muchos y grandes beneficios en los sistemas de gestión de contenidos, pero si no los implementa correctamente o si elige el sistema equivocado, definitivamente también puede haber cuestiones negativas.

Lo positivo:

  • Gestión eficiente de equipos: con sus procesos de gobernanza y apoyo a las partes interesadas basados en roles, los sistemas de gestión de contenidos pueden promover la colaboración en equipo. Pueden facilitar mucho el trabajo de varias personas en un contenido específico sin preocuparse por el control de versiones o por si todos están actualizados, y pueden evitar que los usuarios individuales se vuelvan "deshonestos" y cambien cosas que no deberían.
  • Diseño unificado: las guías de estilo y plantillas integradas en la mayoría de los sistemas de gestión de contenidos garantizan que se mantenga un aspecto coherente. Son ideales para permitir que un sitio web mantenga una clara identidad de marca a pesar de que decenas de personas de todo el mundo contribuyan con contenido.
  • Control sistémico de versiones: todos hemos perdido el tiempo preguntándonos si un documento específico es la última versión, un problema particular cuando las personas envían por correo electrónico archivos y los almacenan localmente. Los sistemas de gestión de contenidos eliminan este problema al proporcionar una única versión que siempre es la más actual y, en algunos casos, habilitar rastros de auditoría para que pueda ver quién ha realizado qué cambios.
  • Reducción de los costos y necesidades de TI/codificación: los sistemas de gestión de contenidos digitales están diseñados para permitir a los usuarios empresariales crear, editar y publicar contenido sin tener conocimientos de código. Si bien sin duda necesitará soporte de TI para configurar este sistema y realizar cambios importantes, un CMS puede facilitar la vida a las organizaciones sin mucho personal de TI o codificación.

Lo no tan positivo:

  • Menos flexibilidad del diseño: la otra cara de los estándares de diseño unificados es que no se pueden transgredir los límites. Si tiene contenido realmente variado y único, un sistema de gestión de contenidos puede ser demasiado limitante y es posible que desee buscar la implementación de un marco de gestión de contenidos más flexible.
  • Software inflado: la naturaleza integral de la gestión de contenidos puede complicarse rápidamente y conducir a un sistema voluminoso que puede ser demasiado complejo para los usuarios o afectar el rendimiento. En algunos casos, es posible que las organizaciones intenten unificar varias herramientas para obtener la funcionalidad exacta que necesitan, pero esto termina en desastre.
  • Procesos de capacitación difíciles: si bien es posible que los usuarios empresariales no necesiten aprender a codificar, sin duda tendrán que aprender a usar el sistema de gestión de contenidos y ese proceso no siempre es fácil. Usar un sistema popular puede acelerar el proceso, pero cuanta más personalización haga, más capacitación necesitará.  
  • Menos eficiencia de TI de lo planificado: si su sistema de gestión de contenidos es obsoleto o muy limitado, es posible que tenga que mantener muchos codificadores para hacer correcciones o crear nuevas plantillas. Tal vez, en el peor de los casos, es posible que tenga que llamar constantemente a una agencia o proveedor externo para obtener un control de daños inesperado que no esté en su presupuesto.  

Demasiado enfoque en la tecnología: la tecnología puede tener una forma de tomar el control, y algunas personas pueden descubrir que terminan con un sitio web de excelente aspecto que está perfectamente dentro de los estándares de la marca, pero con contenido que es muy aburrido, debido a que los autores ya no se sienten capacitados para ser en verdad creativos. O bien, los equipos de marketing pueden dejar de hacer lluvias de ideas sobre nuevos enfoques y, en cambio, centrarse en impulsar más cosas a través de los canales establecidos habilitados por el sistema de gestión de contenidos. Es importante seleccionar una solución que funcione para usted, no una que lo deje con la sensación de que es la que manda.

Comprender las herramientas del sistema de gestión de contenidos

Para ayudarlo a comenzar con el proceso de evaluar los sistemas de gestión de contenidos e identificar el adecuado, a continuación, le mostramos una descripción general rápida de algunas de las opciones populares, organizadas por el escenario de uso ideal.

Bueno para sitios web pequeños: estos sistemas gratuitos y de bajo costo deben tener todas las cosas necesarias para las organizaciones y sitios web más pequeños.

  • WordPress: la opción preferida de los blogueros de todas partes, WordPress se ganó grandes seguidores al hacer que sea relativamente fácil y rápido configurar un sitio de aspecto elegante. Está basado en PHP y MySQL, y los usuarios pueden instalarlo localmente en un servidor o usarlo con un servicio basado en la nube de terceros. La amplia gama de módulos preprogramados y recursos de ayuda, junto con el costo (es de código abierto y gratuito), contribuyen aún más a su popularidad.
  • Joomla: Joomla está construido a partir de un marco de gestión de contenidos y también es gratuito, de código abierto y se basa en PH. No es tan popular como WordPress, en parte porque es un poco más difícil de usar, lo que también significa que hay menos componentes y complementos listos. Sin embargo, la herramienta también es más flexible que WordPress y puede ser una buena opción para empresas con necesidades más complejas, como soporte para varios idiomas y regiones.
  • BackDrop: BackDrop se basa en Drupal, la tercera tecnología más grande en el espacio de sistemas de gestión de contenidos abiertos. Probablemente permita el mayor nivel de personalización y control, pero a costa de una configuración más difícil. Es una buena opción para empresas con necesidades más sofisticadas que quieren un sistema más flexible y de mayor rendimiento y no tienen miedo del código personalizado.

Bueno para la gestión de documentos: para las organizaciones que se centran más en la colaboración interna en lugar de publicar contenido en línea, vale la pena considerar estas opciones.

  • SharePoint: como es de esperar, dado que es de Microsoft, SharePoint es todo un negocio y facilita el almacenamiento, el uso compartido y la administración de archivos en entornos de oficina. A continuación, le mostramos un artículo que proporciona más detalles sobre cómo puede usar SharePoint para la administración de documentos.
  • Smartsheet: como plataforma de gestión del trabajo empresarial basada en la nube, Smartsheet permite a los equipos adjuntar casi cualquier tipo de archivo a una interfaz de hoja de cálculo fácil de usar, por lo que es una forma rápida y sencilla de compartir y almacenar contenido. También puede notificar fácilmente a los usuarios sobre las tareas asignadas a través de Smartsheet. Haga clic aquí para obtener más información sobre la gestión de documentos con Smartsheet.

Bueno para los grandes sitios y la empresa: las grandes empresas multinacionales y los principales sitios web tienen necesidades que un CMS de código abierto no va a satisfacer. A continuación, le mostramos algunas opciones.

  • OpenText ECM: a lo largo de los años, esta empresa se ha apoderado de una serie de sistemas de gestión de contenidos y documentos que son competencia, como Documentum e Interwoven. Ya sea que tenga una gran cantidad de contenido, quiera administrar el contenido desde dispositivos móviles o necesite cumplir con complejos requisitos normativos, OpenText puede hacer todo eso. Está disponible tanto en la nube como en las instalaciones.
  • Oracle WebCenter: este conjunto de soluciones del gigante tecnológico Oracle también puede hacer de todo. Puede administrar el contenido en un lugar central y compartirlo en varias aplicaciones, lo que lo convierte en una buena opción para las empresas con una sólida política de gestión centralizada. Oracle también se centra en proporcionar experiencias web personalizadas. De hecho, a la empresa le gusta llamar a estas herramientas "aplicaciones de participación del usuario" en lugar de sistemas de gestión de contenidos web.

Bueno para las redes sociales: si bien algunas herramientas de gestión de contenidos web pueden afirmar que ofrecen capacidades sociales, la realidad es que la mayoría de los gerentes de redes sociales querrán usar una plataforma dedicada que esté diseñada para las redes sociales.

  • Hootsuite: además de su avatar búho, Hootsuite es conocido por su vista de panel que le permite ver una serie de fuentes de información diferentes en simultáneo, a través de varias columnas organizadas en toda la pantalla. La aplicación web le permite asignar diferentes roles de usuario, programar contenido y crear páginas de destino para que pueda generar campañas sociales completas dentro de la herramienta. Hootsuite es particularmente fuerte en cuanto a las funciones de elaboración de informes y de interacciones con terceros, como LinkedIn.
  • Sprout Social: esta plataforma ofrece muchas de las mismas funciones que Hootsuite, con algunas diferencias ya que combina todas sus diferentes cuentas en una sola fuente en lugar de en columnas separadas, y también toma toda la información disponible sobre las personas que interactúan con usted y la almacena en un registro útil para que pueda volver a relacionarse. Tanto Sprout como Hootsuite solo se basan en la nube.

Selección de un proveedor de software de gestión de contenidos

Ahora que ha hecho un recorrido por algunas de las herramientas comunes del sistema de gestión de contenidos disponibles, ¿cómo elige? Hay algunos factores clave a tener en cuenta a medida que desarrolla sus criterios de selección y evalúa las diferentes alternativas:

  • ¿Qué tan grande y cuán dispersa es mi organización? Piense en cuántos usuarios necesita apoyar y en sus ubicaciones. ¿Necesitará globalización y múltiples capacidades lingüísticas? Cuantos más grandes y complicadas se vuelvan las cosas, más sólida deberá ser la solución que necesitará.
  • ¿Qué nivel de soporte de TI puedo proporcionar? Si no tiene a mucho personal de TI disponible, o ninguno, es posible que quiera optar por un sistema popular de código abierto en el que haya muchos recursos de ayuda en línea y contratistas o agencias de bajo costo que lo apoyen.
  • ¿Cuál es mi presupuesto? Este es un factor obvio, pero afortunadamente hay muchas opciones en todo el espectro presupuestario. Las soluciones de código abierto podrían ser una buena opción para personas sin mucho para gastar, pero podrían no ser lo suficientemente sólidas y fiables para las personas con una necesidad empresarial y un presupuesto que cumplir.
  • ¿Cuánto contenido tengo? En el caso de las personas con grandes cantidades de contenido, será clave una solución con amplias capacidades de almacenamiento y archivado. Mientras tanto, esas mismas soluciones pueden ser engorrosas y demasiado costosas para las empresas que no tienen mucho contenido y realmente no necesitan acceder a contenidos antiguos.  
  • ¿Quiero una solución basada en la nube? Elegir entre una solución basada en la nube y una solución en las instalaciones puede ser otra gran decisión. El costo y los recursos pueden ser importantes aquí: si ya tiene servidores que pueden alojar su sistema junto con recursos de TI para configurarlo y mantenerlo, las instalaciones pueden parecer una mejor opción que tener que pagar servicios de suscripción anual para la nube. Sin embargo, también puede ponerse en marcha más rápido y gestionar el crecimiento con mayor facilidad con una solución en la nube.  
  • ¿Mi sector tiene requisitos especiales? Las empresas de los sectores de salud o finanzas pueden necesitar hacer mucho más para mantener la información privada y segura, y también pueden necesitar generar tipos específicos de informes para agencias gubernamentales y otras partes interesadas. Definitivamente es importante tener en cuenta estos requisitos al evaluar un sistema de gestión de contenidos.
  • ¿Me gusta la interfaz de usuario del sistema? Al igual que la belleza, la facilidad de uso depende de la perspectiva con que se mira. Un sistema que parece intuitivo para un usuario puede resultar demasiado complicado para otro, o demasiado limitante y simplista. Asegúrese de que algunas de las personas que realmente usarán el sistema lo evalúen antes de tomar cualquier decisión final.

Consejos y mejores prácticas para implementar un sistema de gestión de contenidos

Ahora, debería tener toda la información que necesita para crear una estrategia de gestión de contenidos y empezar a elegir e implementar un sistema de gestión de contenidos. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su iniciativa tendrá éxito? Estos consejos y prácticas recomendadas deberían resultar útiles.

Se trata de la gente. Si bien es fácil centrarse únicamente en todos los detalles técnicos, ningún sistema de gestión de contenidos funcionará sin el apoyo de las personas adecuadas. Hay muchas partes interesadas que pueden no estar demasiado entusiasmadas con la adopción de un nuevo sistema: personas que no son expertos en tecnología y tienen miedo de aprender un nuevo sistema; "guardianes" que tienen miedo de perder el control; y pensadores creativos que no quieren cumplir con ninguna norma o guía de estilo.

Conseguir que estas personas se involucren pronto será fundamental para su éxito, al igual que asegurarse de que esas personas se sientan cómodas con sus roles dentro del nuevo sistema. Por ejemplo, alguien que habitualmente estaba al tanto de nuevos contenidos "interesantes" puede no estar demasiado entusiasmado al descubrir que será un aprobador necesario que necesita revisar el contenido lo antes posible para evitar demorar el proceso. Una vez configurado el sistema, la capacitación es esencial para que la adopción sea fluida. Incluso las personas que no usen el sistema directamente pueden beneficiarse de una capacitación para poder comprender los nuevos procesos que seguirá su equipo.

Tómelo paso a paso. Cuando está creando una estrategia de gestión de contenidos, tiene que pensar en grande y tener en cuenta cada necesidad actual y futura que prevé tener su empresa. Pero ese mismo enfoque puede no funcionar tan bien cuando se trata de implementación, especialmente si, como la mayoría de las empresas, tiene recursos limitados y plazos ajustados. Un enfoque por fases con mejoras incrementales puede ser mucho más efectivo que algo "abrupto", ya que permitirá a su empresa extender su inversión a lo largo del tiempo y también le dará al equipo la oportunidad de adaptarse gradualmente a algunos cambios importantes.

Prueba, prueba y prueba de nuevo: cuando está retrasado, la tentación de escatimar en las pruebas puede ser fuerte. Sin embargo, lanzarse a tiempo con un sistema con errores y poco fiable no es un buen resultado. Asegúrese de presupuestar el tiempo y los recursos suficientes para las pruebas desde el principio y verifique que tiene la flexibilidad de tomarse aún más tiempo si es necesario.

Obstáculos a evitar: es bueno entender las mejores prácticas y, a veces, aún mejor descubrir los errores comunes que suelen cometer las personas. A continuación, le mostramos algunas de las más importantes a tener en cuenta:

  • "Imposible de cumplir". Como se mencionó anteriormente, un proceso por fases probablemente proporcionará un mejor resultado que abarcar mucho a la vez. Establezca un alcance claro y realista y no sea víctima de la corrupción del alcance.
  • Tomar demasiados atajos. Implementar un sistema de gestión de contenidos puede ser una inversión importante y puede haber mucha presión por economizar. Sin embargo, es mejor escuchar al proveedor de soluciones y a cualquier otro profesional que estén ayudando con su iniciativa y reducir al mínimo el alcance en lugar de escatimar en los elementos recomendados o presionar con las tareas a los equipos internos que pueden no estar calificados o podrían estar sobrecargados. Un elemento que a menudo se descuida es el tiempo que puede llevar mover el contenido heredado al nuevo sistema. Cuando se trata de grandes volúmenes de contenido, se pueden usar herramientas automatizadas para ayudar a minimizar la tarea, pero de lo contrario puede ser un proceso manual extremadamente lento. Asegúrese de haber pensado en todo al elaborar su plan y de haber presupuestado en consecuencia.
  • Pensar que puede "configurarlo y olvidarlo". ¿Ha puesto en marcha su sistema y ahora se siente con derecho a pasar a otro proyecto después de unas largas vacaciones? ¡Piénselo de nuevo! Incluso con el mejor plan posible, inevitablemente aprenderá mucho durante los primeros meses sobre cómo funciona su sistema en el mundo real y, luego, tendrá que hacer ajustes y correcciones. Llevará tiempo que funcione como un motor bien afinado, e incluso entonces todavía habrá trabajo por hacer a medida que su negocio cambie y sus necesidades de contenido evolucionen. Asegúrese de presupuestar tiempo y recursos para las evaluaciones continuas y las actualizaciones del sistema.      

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