¿Qué es un gráfico de Gantt Agile?
En un entorno Agile, puede usar un gráfico de Gantt para realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Los equipos pueden ver, administrar, interactuar y revisar rápidamente los planes del proyecto.
Un gráfico de Gantt en Agile puede parecer una blasfemia para algunos. Algunos gerentes de proyectos ágiles, especialmente los que trabajan en un entorno mixto (utilizando aspectos de la gestión de proyectos Agile y en cascada), han encontrado un lugar para los gráficos de Gantt. Al usar la planificación de sprint y los gráficos de Gantt a la vez, puede aprovechar la naturaleza fluida, flexible y adaptable de los proyectos Agile, al tiempo que agrega detalles sobre plazos, dependencias y asignación de recursos que contienen los gráficos de Gantt.
SSi no está familiarizado con la gestión ágil de proyectos, apréndalo todo en este artículo de introducción a la gestión de proyectos Agile.
Proceso Agile vs. proceso en cascada
Los proyectos en cascada utilizan conjuntos de fases pre planificadas, en las que las fases posteriores dependen de la finalización de las fases anteriores. Los proyectos Agile trabajan en una serie de ciclos iterativos. Los gerentes seleccionan las tareas para cada iteración utilizando una combinación de juicios, recursos y aportes del equipo.
Agile vs. Cascada: ¿Cuál es la diferencia?
Este gráfico ilustra las diferencias de procesos entre la gestión de proyectos Agile y el método de cascada.
Cómo funcionan los gráficos de Gantt con el Marco Agile
Dentro del marco Agile, un gráfico de Gantt puede mostrar el progreso de los sprints, determinar qué tareas eliminar de un sprint, realizar un seguimiento de las solicitudes de cambio de las partes interesadas, ayudar a organizar el trabajo y hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea.
¿Cómo pueden los equipos Agile usar gráficos de Gantt?
Un gráfico de Gantt puede ser útil como parte de la planificación adaptativa para ayudar a los equipos a gestionar sprints y sus tareas asignadas. Los equipos pueden usar los gráficos para mejorar la colaboración y evaluar la asignación de recursos.
Gestionar tareas en Agile
- Un sprint consiste en conjuntos de tareas dependientes. Puede usar un gráfico de Gantt para asignar dependencias y cada tarea se relaciona con otras. Durante la planificación de sprint, agregue las tareas asignadas al sprint al gráfico de Gantt.
- Si una tarea está en peligro de no ser completada, puede eliminarla y todas las tareas que dependen del sprint. Asegúrese de eliminarlas durante la parte de planificación diaria de las reuniones de actualización.
- Agregue la información que los participantes quieren directamente a las tareas del gráfico de Gantt.
- Codifique por colores cada sprint para permitir una comparación en tiempo real del tiempo que se tarda en completar cada una (y sus tareas de acompañamiento).
Cómo usar gráficos de Gantt como herramienta de colaboración
- Planifique y organice el trabajo con los miembros del equipo.
- Anote las entregas de cada tarea.
- Asigne tareas a los miembros del equipo.
- Adjunte archivos a tareas (por ejemplo, tickets o incidencias de errores), para que el equipo tenga todo lo que necesita en un solo lugar.
- Agregue comentarios y notas.
- Utilice el gráfico de Gantt como base para crear un panel o un informe de actualización que contenga el estado y la fecha de entrega de cada sprint.
Supervise y revise la asignación de recursos con un gráfico de Gantt en Agile
- Al utilizar el gráfico de Gantt para hacer un seguimiento del tiempo que cada miembro del equipo dedica a cada tarea, se permite que funcione tanto como una hoja de horas como una descripción general.
- Al agregar el tiempo proyectado necesario para las tareas en un gráfico de Gantt, permite a los gerentes de proyectos ver la demanda de recursos durante un sprint y determinar si necesitan agregar más.
- Al ver cuánto tiempo tarda en finalizar las tareas y los sprints, puede medir la eficiencia de un equipo.
Paso a paso: Cómo usar un gráfico de Gantt para proyectos Agile
Cuando decide usar un gráfico de Gantt para respaldar su proyecto Agile, aquí encontrará los pasos que puede seguir para facilitar el proceso. Primero necesitará una herramienta de gráfico de Gantt que le permita mover fácilmente las tareas de un diagrama a otro.
- Cree un elemento de tarea por función del producto del sprint. Repita para cada iteración planificada.
- Asigne a cada tarea una dependencia de principio a fin con el período de prueba de la iteración..
- Cree relaciones dependientes necesarias con otras tareas.
- Durante las reuniones diarias, revise cada iteración y las funciones asignadas. Examine el tiempo y las dependencias necesarios de cada tarea. Cuando necesita transferir una función a una iteración posterior, mueva la tarea al gráfico de Gantt de esa iteración.
Plantilla de gráfico de Gantt para proyectos Agile
Esta plantilla gratuita de gráfico de Gantt para proyectos Agile le permite administrar dependencias, realizar un seguimiento de las solicitudes de cambio de las partes interesadas, mantener al tanto del tiempo y los recursos utilizados (reales y proyectados) y eliminar fácilmente las tareas de los sprints. Cree una copia para cada sprint de un proyecto para mover una tarea entre sprints.
Descargar plantilla de gráfico de Gantt Agile
También puede descargar otras plantillas gratuitas de gestión de proyectos Agile, como una actividad pendiente de sprints con diagrama de quemado, historia de usuario y plantillas de cronogramas de gráficos del proyecto.
Cómo combinar la metodología Agile con el enfoque del gráfico de Gantt
Al decidir si combinar Agile con un gráfico de Gantt, un enfoque básico es determinar si el gráfico ayuda a aclarar o confundir el trabajo que está haciendo. Si facilita la gestión, úsela. Si no, no. Este es un proceso de prueba y error, pero el esfuerzo puede valer la pena.
Algunos ven el marco Agile y los gráficos de Gantt como el Halcón Milenario y el USS Enterprise, que nunca habitan el mismo espacio.. Pero los gráficos de Gantt pueden superponerse cómodamente en algunas áreas de Agile.
El Marco Cynefin
Una ruta hacia el descubrimiento utiliza el marco Cynefin porque puede ayudarlo a decidir dónde tienen sentido los gráficos de Gantt. Cynefin se desarrolló en IBM a finales de los 90 y principios de los 2000 para dar a los responsables de la toma de decisiones un método para fundamentar sus percepciones.
Cynefin habla sobre la relación entre las causas y los efectos y divide las actividades en cuatro cuadrantes:
- Evidente: Las prácticas recomendadas ya existen, y se conoce bien la relación entre las causas y los efectos. Los eventos evidentes son conocidos. El mejor enfoque es la sensación, la categorización y la respuesta.
- Complicado: La relación entre causas y efectos requiere análisis o aplicación de conocimientos de expertos para elegir entre una variedad de posibles cursos de acción. Las buenas prácticas están disponibles. Los elementos complicados son desconocidos. El mejor enfoque es sondear, analizar y responder.
- Complejo: Investigar las relaciones de causa y efecto después del hecho; estos eventos requieren un análisis significativo. No hay respuestas correctas, solo una serie de opciones que podrían tener resultados positivos. Las prácticas emergentes están disponibles. Los elementos complicados son desconocidos. El mejor enfoque es sondear, detectar y responder.
- Caótica: Las relaciones de causa y efecto son desconocidas. El objetivo es detener rápidamente el sangrado metafórico. Es posible descubrir nuevas prácticas. El mejor enfoque es actuar, detectar y responder.
En el centro de todo está el desorden. Las relaciones causa-efecto no existen realmente, y puede que no se de cuenta de que es ahí donde se encuentra. Las personas se vuelven de lo que ha funcionado en el pasado, lo que probablemente no tendrá éxito aquí. El mejor enfoque es recopilar información, lo que puede permitirle pasar a otro dominio.
Cómo encajan los gráficos Agile en el marco Cynefin
Art Snyder, scrum master y coach de Agile
Según Art Snyder, un coach de Agile durante 19 años, las prácticas que fracasan en el cuadrante evidente y complicado estarían listos para usar un gráfico de Gantt. Afirma lo siguiente: "Cuando pensamos en preguntas evidentes, lo planificamos y lo hacemos, aquí es donde un tipo de entorno tipo cascada es un enfoque bastante apropiado. Podemos crear un plan y podemos hacerlo. Algunos problemas son evidentes y sencillos, por lo que podemos planificarlos fácilmente, hacer el plan y encontrar dependencias. Cuando entramos en el cuadrante complicado, también podemos aprovechar los gráficos de Gantt, intentar determinar nuestras dependencias, etc.
Los gráficos de Gantt también pueden funcionar en algunas situaciones del cuadrante complejo. Snyder agrega: "Cuando entramos en el complejo [cuadrante], pensamos en el entorno adecuado para que se produzca un Scrum, donde podríamos tener objetivos a los que intentamos alcanzar. Pero no se sabe necesariamente cómo vamos a hacerlo, porque las cosas surgen sobre la marcha. Es probable que podamos entrar en la planificación de dos semanas y, por lo tanto, podríamos seguir esbozando un plan de alto nivel".
Las organizaciones que quieren usar el marco Cynefin para determinar dónde implementar gráficos de Gantt tendrán que evaluar las tareas, los sprints y los proyectos para ver qué beneficiaría. Las funciones de codificación para una aplicación, el seguimiento del tiempo y el seguimiento de las solicitudes de cambio de las partes interesadas entran en el cuadrante evidente. La realización de investigaciones de usuarios y el seguimiento de errores caen en el cuadrante complicado.
Los 12 principios del manifiesto Agile
Los 12 principios de Agile describen cómo funciona el marco. En la práctica, puede usar gráficos de Gantt con algunos de esos principios.
Gráficos de Gantt y 12 principios del manifiesto Agile
Según Art Snyder, estos principios "enfatizan a las personas e interacciones sobre los procesos y herramientas: el software funcional sobre la documentación completa; colaboración con los clientes sobre la negociación del contrato; y responder al cambio sobre el seguimiento de un plan".
Los gráficos de Gantt pueden respaldar estos principios:
- Principio 1: Satisfacción del cliente a través de la entrega temprana y continua de software. Snyder comparte: "La idea [detrás del principio 1] es empezar a pensar en cortar nuestro trabajo verticalmente para que tengamos un pequeño software de trabajo en lugar de, oh, hemos hecho el diseño para todo el sistema". Puede usar gráficos de Gantt para realizar un seguimiento del progreso de las pruebas, el estado del desarrollo de funciones y otros detalles relacionados con la finalización de la tarea.
- Principio 2: Adapte los requisitos cambiantes a lo largo del proceso de desarrollo. Utilice un gráfico de Gantt para dar seguimiento a las solicitudes de cambio de las partes interesadas y las modificaciones que impulsan.
- Principio 3: Entrega frecuente de software funcional. En cuanto al tercer principio, Snyder aconseja: "Puede que alguien sólo quiera decir: "¿Está terminada esta función?" Bueno, podría mostrar claramente eso en el gráfico". Un gráfico de Gantt puede enumerar las funciones solicitadas que se han completado y las que se han cambiado a otro sprint para mantener el proceso en movimiento.
- Principio 8: Procesos Agile para respaldar un ritmo de desarrollo constante. Los gráficos de Gantt pueden realizar un seguimiento de la tasa de finalización de funciones, el tiempo aplicado y los cronogramas de sprints para garantizar que el ritmo sea sostenible para el equipo.
Ejemplos de gráficos de Gantt
A continuación, le mostramos algunos ejemplos de gráficos de Gantt para un sprint Agile. La primera es hacer un seguimiento del estado de las funciones y la segunda es ponerla en un sprint.
Ejemplo: Desarrollo de funciones en un gráfico Agile
Ejemplo: Seguimiento del tiempo en un gráfico Agile
Beneficios de usar gráficos de Gantt con metodología Agile
El uso de gráficos de Gantt en un entorno Agile puede proporcionar varios beneficios a clientes, partes interesadas y equipos. Pueden mejorar las comunicaciones; compartir el estado, la propiedad y el progreso y proporcionan una representación visual de las dependencias.
Beneficios generales de usar gráficos de Gantt con metodología Agile
Aunque Agile y el método de cascada requieren diferentes mentalidades y enfoques, los gráficos de Gantt pueden ayudar a los equipos Agile a realizar un seguimiento del tiempo, comunicar el estado y pronosticar las necesidades de recursos tanto para ellos. Los equipos pueden hacer aún más con los gráficos de Gantt:
- Cree una visión compartida para todo el producto y el proyecto que puedan abarcar a los equipos
- Cree una comprensión compartida de la hoja de ruta del producto de alto nivel
- Identifique la propiedad local de los cronogramas y dependencias del nivel del equipo
- Alinee innumerables estilos de trabajo, tanto en toda la empresa como a nivel de equipo
- Gestione mejor la incertidumbre
- Cree circuitos de retroalimentación cortos y rápidos
- Visualice los plazos fijos
- Pronosticar el progreso en función de lo que realmente ocurre
- Utilice como alternativa a los gráficos de quemado
Beneficios para clientes y partes interesadas utilizando gráficos de Gantt con Agile
Los clientes y las partes interesadas pueden beneficiarse de los gráficos de Gantt en un entorno Agile. Pueden usar el gráfico para mantener las pestañas del progreso, así como ver las fechas y dependencias de los hitos. En más detalle, a continuación, le mostramos algunas formas de usar gráficos de Gantt en Agile para beneficiar a los clientes y participantes:
- Cree un cronograma con fechas concretas que permita a las partes interesadas visualizar el tiempo y el esfuerzo que requiere cada función.
- Comparta el gráfico de Gantt con los miembros del equipo, las partes interesadas internas y los clientes para mantener a todos informados y actualizados.
- Identifique las responsabilidades del equipo, los logros del proyecto y las publicaciones esperadas del producto con facilidad.
- Comparta con los clientes la fecha de finalización esperada de los componentes del proyecto
- Informe a los clientes de cuándo comienzan las pruebas
- Presente una hoja de ruta clara del producto final y de los logros que lo acompaña
- Respalde la planificación de nivel superior mostrando la relación entre sí de cada flujo de desarrollo y del cronograma.
Beneficios para los equipos internos que utilizan gráficos de Gantt con Agile
Los equipos que utilizan gráficos de Gantt en Agile pueden ver algunos beneficios en relación con la descripción general del proyecto, la planificación y la comunicación de estado.
Con mayor detalle, los equipos que utilizan gráficos de Gantt en un entorno Agile pueden esperar algunas de estas ventajas:
- Visualice los componentes de un próximo sprint y ayude a describir iteraciones posteriores
- Destaque las dependencias entre tareas
- Permita que los equipos realicen su propia planificación y aporten información sobre cómo les gustaría abordar la implementación
- Proporcione a los evaluadores un marco de tiempo para el parque de cuándo se necesitarán y qué probarán
- Personalice cada proyecto en función de las fechas priorizadas y las necesidades y deseos del cliente
- Utilice una combinación de actividades pendientes de Gantt para impulsar las conversaciones con las partes interesadas sobre cómo sus cambios solicitados afectan el tiempo general.
- Establezca prioridades de tareas y comprenda las restricciones de recursos
- Fomente la colaboración y la transparencia
- Comprenda el orden de tareas óptimo basado en dependencias y predecesores
Desafíos de usar gráficos de Gantt con metodología Agile
Si bien los gráficos de Gantt pueden proporcionar algunos beneficios en un entorno Agile puro, especialmente en un entorno combinado, puede que no valga la pena el esfuerzo debido a algunos obstáculos.
A continuación, le mostramos algunos desafíos que puede encontrar cuando intenta incorporar gráficos de Gantt a Agile:
- Los gráficos de Gantt tienen un uso limitado en la sensación clásica de desarrollo Agile.
- No permiten que los desarrolladores reaccionen a los cambios en los requisitos tan rápido.
- El software funcional es el signo del progreso en Agile, por lo que tener un gráfico de progreso es redundante. Snyder dice: "La única medida verdadera del progreso, como afirmamos, es un software funcional. A menudo, los gráficos de Gantt miden la producción en lugar de los resultados".
- Actualizar los gráficos de Gantt con rapidez para mantenerse al día con el entorno Agile rápido es difícil. Tendría que actualizar los gráficos casi continuamente para mantener el ritmo de los proyectos Agile, lo que puede ser trabajo innecesario.
- Actualizar los gráficos de Gantt agrega muchos gastos generales para un solo equipo trabajando en un solo producto.
- Agile ya proporciona alternativas a los gráficos de Gantt, como diagramas de quemado y tableros de progreso, que pueden funcionar mejor.
- Usar un gráfico de Gantt puede dar la ilusión de certeza. Las personas pueden pensar que saben cosas cuando deben hacer preguntas.
- Los gráficos de Gantt provienen de la gestión de proyectos en cascada, donde un plan hace un seguimiento de los objetivos significa objetivos, no finales. Agile se centra en los objetivos finales. Snyder explica: "En un mundo en cascada, seguir el plan y la reunión del plan fue un tipo de objetivo, lo que se convierte en un objetivo significa en lugar de un objetivo final".
- Los gráficos de Gantt se centran en el cronograma en lugar de en el trabajo; Agile se centra más en el trabajo, como se explica en los cuatro valores del Manifiesto Agile.
- Los gráficos de Gantt pueden proscribir cómo se hacen las cosas, lo que se contrae el enfoque central de Agile
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