¿Qué es un análisis post mortem?
Un análisis post mortem es un proceso a partir del cual es posible mejorar los proyectos, ya que, con él, se puede identificar qué cosas funcionaron y cuáles no, así como cambiar los procesos de la organización para incorporar aquello que se aprendió. La Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK) se refiere a esta actividad como “lecciones aprendidas”.
Las reuniones post mortem suelen tener lugar al final de un proyecto. Sin embargo, durante los proyectos más largos, puede realizarlas con regularidad (de forma mensual, trimestral o anual) para que sea posible realizar correcciones en el rumbo a fin de asegurarse de no pasar por alto los incidentes.
Los análisis post mortem implican algo más que la simple investigación de los hechos. De hecho, entre las funciones más importantes de un análisis post mortem, se incluye el impulso de mejoras en los procesos y la promoción de las prácticas recomendadas para repetir aquello que resultó ser un éxito.
Esta reunión es una parte integral del proceso de gestión de proyectos, pero los equipos a veces la omiten debido a limitaciones de tiempo y recursos, o a la sensación de que no contribuye a los resultados finales. Grant Aldrich, fundador de OnlineDegree.com., explica que “El significado del análisis post mortem es quizás el aspecto más importante de la gestión de proyectos y de la mejora de los procesos. Sin embargo, es comúnmente el que más se descuida. Proporciona un período increíblemente importante durante el cual reflexionar sobre cómo se hicieron las cosas para poder mejorar. Lamentablemente, creo que pocas veces se implementa en la mayoría de las organizaciones. Todo lo que se hace una vez que un proyecto concluye es apresurarse para que el personal haga la transición al siguiente trabajo, ya que eso se traduce en ingresos”.
Considere el análisis post mortem como un foro abierto en el que cualquier persona involucrada en un proyecto puede plantear un debate en torno a problemas o situaciones que fueron un éxito. Analice todos los aspectos del ciclo de vida de un proyecto durante la reunión post mortem, desde la planificación hasta la finalización, con el fin de encontrar áreas de mejora y procesos que deben repetirse en futuros proyectos. Además del líder y del equipo del proyecto, las partes interesadas y los clientes también deben participar del debate, lo que ayudará a reforzar el trabajo en equipo, ya que las personas continuarán trabajando juntas en pos de una meta común, independientemente de su rol individual.
¿Qué es un análisis post mortem en los negocios?
En los negocios, un análisis post mortem es parte de la gestión de riesgos y resulta útil al momento de impulsar la mejora continua a partir de la adopción de prácticas recomendadas. A partir del análisis post mortem que se realiza al final de un proyecto, se determina aquello que salió bien y lo que salió mal a fin de aprovechar esas lecciones en el futuro.
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Nombres alternativos para las reuniones de análisis post mortem
En muchas organizaciones, se utiliza un nombre diferente para referirse a la función de una reunión de análisis post mortem. A continuación, se mencionan algunas alternativas posibles:
- Informe: Este término tiene su origen en el ejército, ya que allí se utiliza para referirse a las revisiones posteriores a una misión.
- Retrospectiva: En el ámbito de la gestión de proyectos Agile, se utiliza este término para referirse a las reuniones que se celebran en cada etapa de finalización de un proyecto.
- Resumen del proyecto: Este es un nombre que utilizan muchos gerentes de proyecto.
- Lecciones aprendidas: En el Project Management Institute (PMI), se utiliza esta terminología.
- Revisión posterior a la acción: Este término se aplica generalmente a las revisiones de TI/DevOps.
- Revisión de incidentes críticos: Los equipos de TI/DevOps también suelen utilizar este término para sus revisiones.
Análisis post mortem del proyecto frente a análisis post mortem de incidentes
El análisis post mortem también es una parte fundamental de la gestión de riesgos. Una empresa puede reducir o mitigar los riesgos en futuros proyectos si analiza aquello que falló en proyectos anteriores y modifica los procesos y procedimientos.
Hay dos situaciones principales en las que se producen reuniones de análisis post mortem. La primera (como se mencionó anteriormente) se relaciona con el proyecto. La segunda consiste en analizar incidentes de DevOps/TI, como un bloqueo del servidor o un sitio web inactivo. Si bien la meta principal de ambos tipos de análisis post mortem es encontrar las causas raíz, hay algunas diferencias.
| Análisis post mortem del proyecto | Análisis post mortem de incidentes | |
|---|---|---|
| Plazo | Se programa al final del proyecto o en intervalos regulares durante su desarrollo. | Ad-hoc, después de resolver un incidente. |
| Participantes | Equipo del proyecto y partes interesadas de la gerencia. | Cualquier persona que haya causado el incidente, se haya visto afectada por este o haya respondido a él. |
| Resultados | Mejoras en los procesos y procedimientos para que los futuros proyectos se ejecuten sin problemas. | Mejoras en los procesos, procedimientos y seguridad para evitar que el problema vuelva a ocurrir. |
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Los gerentes de proyectos suelen organizar los análisis post mortem. Las reuniones son útiles en muchas situaciones y beneficiosas para muchos grupos, incluidos los equipos de marketing, las agencias, y los de gestión de la información y de problemas.
El plazo es importante cuando se programan los análisis post mortem. La memoria de las personas puede ser breve, por lo que es importante programar reuniones tan pronto como se complete el proyecto o se resuelva el incidente.
En una pequeña encuesta que se realizó a los gerentes de proyectos, el 100 por ciento de los encuestados dijo que dirigió reuniones de análisis post mortem después de sus proyectos:
- El 40% las realiza siempre
- El 20% las realiza la mayoría del tiempo
- El 40% las realiza a veces
Retrospectiva Agile frente a análisis post mortem del proyecto
En el ámbito de la gestión de proyectos Agile, el término retrospectiva se utiliza para referirse a una actividad similar, que ocurre después de cada iteración de desarrollo de software. Estas son las diferencias que presentan:
| Análisis post mortem del proyecto | Retrospectiva Agile | |
|---|---|---|
| Plazo | Se programa al final del proyecto o en intervalos regulares durante su desarrollo. | Una vez por iteración. |
| Participantes | Equipo del proyecto y partes interesadas de la gerencia. | Equipo del proyecto. |
| Enfoque | Éxitos y fracasos que ocurrieron durante el proyecto. | Experiencia durante la iteración anterior. |
| Resultados | Cambios propuestos en los procesos para mejorar los resultados de futuros proyectos. | Elementos de acción para lograr una mejora incremental en la siguiente iteración. |
Cómo realizar un análisis post mortem
En una reunión de análisis post mortem, el grupo analizará qué salió mal y qué resultó bien durante un proyecto. Publicarán sus hallazgos en una línea de tiempo del proyecto y recomendarán formas de repetir los éxitos y de evitar problemas en futuros proyectos.
Por lo general, el líder del proyecto recopila datos sobre este, incluidos los comentarios de las partes interesadas y de los miembros del equipo, para crear la agenda de la reunión. Durante la reunión, el grupo revisa el proyecto y crea una línea de tiempo en la que se exhiben los principales hitos y eventos y, luego, agrega los éxitos y fracasos.
A partir de la creación de la línea de tiempo, el equipo puede investigar cada problema y cuestión que haya resultado un éxito, documentar la causa raíz de cada uno y determinar cómo evitarlos o repetirlos. En función de las causas que se descubren, el equipo desarrolla elementos de acción para mejorar los procesos y repetir los éxitos.
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Lo que se puede lograr con un exitoso análisis post mortem
Un análisis post mortem tiene muchos beneficios, ya sea que se realice en relación con un proyecto o un incidente de TI. A partir del proceso, es posible mejorar la comunicación, la colaboración y los flujos de trabajo, lo que hace que la organización sea más eficiente y exitosa.
Los análisis post mortem son útiles al momento de lograr que los futuros proyectos funcionen a partir de lo siguiente:
- Mejorar los procesos internos: Si los procesos se analizan cuando ocurren problemas, se exponen las debilidades del sistema. Aplique las lecciones que se hayan aprendido en el análisis post mortem para evitar esos obstáculos y fortalecer los procedimientos.
- Simplificar los flujos de trabajo: Entre los problemas que se detecten durante los análisis post mortem, pueden incluirse cuestiones relacionadas con el flujo de trabajo que puede eliminar en futuros proyectos.
- Impulsar la colaboración del equipo: Con el formato de las reuniones de análisis post mortem, se refuerza el propósito común y se enseña a los equipos a aprender a trabajar juntos.
- Mejorar la eficiencia: A partir de un análisis post mortem, es posible detectar trabajo duplicado, pasos inadecuados en el proceso y otras tareas ineficientes.
- Impulsar la comunicación: Un problema común de los proyectos es la falta de comunicación buena y oportuna. Uno de los pasos clave del proceso de análisis post mortem es comunicar los hallazgos de la reunión e informar a las partes interesadas cuando cada elemento de acción haya terminado.
- Aprender de los errores: La parte más útil del análisis post mortem es identificar lo que salió mal y buscar maneras de evitar que esos problemas vuelvan a ocurrir.
- Lograr un cierre: El hecho de comunicar el momento en que un elemento de acción se completa permite que los miembros del equipo sepan que se abordaron los problemas que se detectaron.
- Compartir información: Compartir las lecciones de un análisis post mortem con otros equipos que trabajan en proyectos similares ayuda a todos en una organización.
- Mejorar la moral: Durante los análisis post mortem, las personas pueden exponer los problemas y asegurarse de que estos se aborden. El progreso impulsa la moral porque las personas saben que pueden contribuir directamente a la calidad de su lugar de trabajo y del producto de su trabajo.
- Celebrar los éxitos: Además de analizar los problemas, con el análisis post mortem, los equipos pueden exponer sus victorias, lo que contribuye a mejorar la moral y la unidad del equipo.
- Cambiar el rumbo:
- En el caso de los proyectos más largos, el hecho de programar una serie de análisis post mortem a mitad del trabajo permite que el equipo implemente correcciones a partir de las cuales el resto del proyecto funcionará sin inconvenientes. Paula Cizek, directora de Investigación de nobl.io, una firma de diseño organizacional, dice que “Si se realizan análisis post mortem de forma regular, se cuenta con la oportunidad de corregir el rumbo. Si se espera hasta el final de un proyecto, hay muchas cosas que se pueden cambiar y hacer mejor rápidamente. Es por eso que realmente recomendamos realizarlos con regularidad”.
En una pequeña encuesta que se realizó a gerentes de proyectos, el 60 por ciento de los encuestados dijo que en una escala de uno (no efectivo) a cinco (extremadamente efectivo), los análisis post mortem son muy o extremadamente efectivos para impulsar mejoras en el proceso.
¿Qué es un análisis post mortem?
Un análisis post mortem es un proceso en el que se resume lo que salió mal (y debe arreglarse) en un proyecto, así como lo que salió bien y debe repetirse. A partir del análisis, también surgen elementos de acción y los responsables de cada uno de estos.
Entre los datos que se analizan durante el análisis post mortem, se incluyen aportes de varias fuentes, como los comentarios del equipo del proyecto y una evaluación de los resultados que este generó. En los resultados del análisis, se debe incluir lo siguiente:
- Una lista completa de los temas que se deben tratar (y los elementos de acción derivados de cada tema).
- Cuestiones cruciales que hayan detenido el proyecto.
- Cuestiones que resultaron exitosas y ayudaron a que el proyecto fuera un éxito.
- Cualquier lección no obvia que requiera de una acción.
- La persona responsable de implementar cada elemento de acción.
Una herramienta eficaz es el análisis de los cinco porqués. Con esta técnica, debe preguntar “¿Por qué?” cinco veces para aislar la causa raíz de un problema. Puede leer más sobre la técnica de los cinco porqués en este artículo sobre reuniones impecables de análisis post mortem. Para obtener información general sobre las reuniones de análisis post mortem, también puede leer nuestro artículo “Cómo llevar a cabo una reunión post mortem”.
Análisis pre mortem y cuándo realizarlos
Un análisis pre mortem es una estrategia en la que se utiliza el marco post mortem, pero se produce al principio del proceso de planificación, antes de comenzar un proyecto. Los participantes de la reunión se imaginan que el proyecto está completo, pero que salió mal, y proponen posibles fracasos y causas.
El equipo utiliza los resultados del ejercicio para trabajar hacia atrás y hacer cambios en los procesos con el fin de evitar que se produzcan los errores imaginados. Durante la reunión, anime a los participantes a considerar motivos de errores que no mencionarían normalmente, lo que les preocupa antes de iniciar el proyecto y los puntos ciegos de proyectos anteriores. Los miembros del equipo deben ser específicos al momento de describir posibles puntos de error.
Lo que debe pensar durante el análisis pre mortem variará según el tipo de proyecto, pero probablemente se referirá al plan, a los recursos, a las tareas, al plazo y a la documentación del proyecto. Estas son algunas preguntas de ejemplo del análisis pre mortem:
- ¿Qué falta en el plan del proyecto?
- ¿Qué podría ralentizar el proyecto o hacer que no se cumpliera la fecha límite de lanzamiento?
- ¿Qué ocurre si perdemos a personas clave durante el proyecto?
- ¿Quién es el responsable de las áreas de mayor riesgo?
- ¿Se consideraron todas las tareas críticas?
- ¿Tendremos acceso a todos los recursos que necesitaremos cuando los necesitemos?
- ¿Contamos con los miembros adecuados del equipo para cada rol?
- ¿Es realista el cronograma?
- ¿Hay margen en el cronograma para demoras?
- ¿Y si perdemos datos debido a una falla en el servidor?
- ¿Es suficiente el plan de documentación?
Luego de crear una lista, puede acotarla si elimina los problemas que son improbables (por ejemplo, que la empresa quiebre), los que no serían muy graves (demora en el envío de las camisetas para la fiesta de lanzamiento) y las cuestiones sobre las que no se pueda hacer nada (que un meteorito golpee el lugar de construcción).
Por el contrario, también puede imaginar que todo sale bien y actuar en función de llevar adelante esa visión. La clave es considerar cualquier posible obstáculo y pensar en lo que se puede hacer para evitar que ocurra.
Tipos de preguntas post mortem
A partir de las preguntas que se hacen durante un análisis post mortem puede obtenerse información fundamental sobre el proyecto. Estas preguntas se clasifican en las categorías de planificación, ejecución, resultados y comunicación; a continuación, encontrará la meta de cada categoría y algunas preguntas de ejemplo.
Las preguntas de planificación se enfocan en los problemas que surgen a partir de la planificación de proyectos. Profundizar en este proceso inicial es algo valioso porque la planificación es la base del proyecto, por lo que, si se mejora, el proyecto resultará mejor. Las preguntas de planificación se pueden dividir en las siguientes partes:
- Plan del proyecto: ¿Había algo demasiado confuso en relación con el plan? ¿Faltaba información clave en el plan?
- Recursos: ¿Se asignaron correctamente las herramientas, los presupuestos y los miembros del equipo? ¿Resultaron adecuados los recursos necesarios para el proyecto?
- Plazo: ¿Hay algún período de inactividad en el cronograma? ¿Se puede cumplir con las fechas límite? ¿Se ajustan a la realidad?
- Tareas: ¿Se consideraron todas las tareas necesarias? ¿Se realizó el seguimiento de las dependencias y de los entregables relacionados con cada tarea?
- Documentación: ¿El repositorio de documentos era adecuado para las necesidades del equipo? ¿Ayudó el plan de documentación a que el proyecto resultara un éxito?
Las preguntas de ejecución profundizan en los problemas que surgieron en los pasos del proceso, la dotación de personal y la calidad del trabajo. Son importantes porque se enfocan en el núcleo de un proyecto. Se pueden dividir en las siguientes áreas:
- Flujo de trabajo: ¿Dónde falló el flujo de trabajo? ¿Qué partes del flujo de trabajo no estaban debidamente documentadas?
- Personas: ¿Hubo algún problema con la jerarquía del equipo que generara un conflicto? ¿Se asignaron las personas adecuadas al proyecto?
- Tareas: ¿Hay alguna tarea que haya sido más difícil de completar de lo que debería haber sido? ¿Qué tareas no se completaron correctamente?
- Retrasos: ¿Se establecieron procesos adecuados para hacer frente a los retrasos en el cronograma? ¿Los retrasos provocaron algún problema más adelante en el proyecto?
- Gestión: ¿Interfirió la gerencia de alguna manera que obstruyera el trabajo del equipo? ¿La gerencia y el equipo del proyecto trabajaron en conjunto?
- Control de cambios: ¿Fue eficaz el proceso de control de cambios? ¿Permitió que se aceptaran los cambios necesarios y que no se realizaran aquellos que fueran innecesarios?
Las preguntas de resultados lidian con el rendimiento y los KPI. Son fundamentales porque, con ellas, observamos cómo se realiza el seguimiento del éxito del proyecto y cómo se mide, además de asegurarnos de que todo tenga sentido. Se pueden dividir en los siguientes subgrupos:
- Meta principal: ¿Se cumplió la meta principal del proyecto? ¿Qué obstáculos dificultaron el logro de la meta principal?
- Meta secundaria: ¿Cumplió el proyecto con las metas secundarias? ¿Qué impidió que se lograran?
- Calidad: ¿Permitió el proyecto que el equipo se desempeñara con calidad? ¿Se cumplieron los estándares descritos en el plan?
- Rendimiento externo: ¿El cliente estaba contento con los resultados? ¿Qué sorprendió al cliente?
- Rendimiento interno: ¿Tenían sentido las métricas de éxito? ¿Pudieron lograrse a pesar de las limitaciones del proyecto?
Las preguntas de comunicación sondean los problemas de ruptura de la comunicación, tanto interna como externa. Vale la pena analizarlas porque los proyectos avanzan o se estancan en función de la comunicación. Estas son algunas áreas que se deben analizar:
- Canales: ¿Fallaron de alguna manera los métodos primarios de comunicación? ¿Hubo canales de comunicación inadecuados?
- Equipo: ¿Los miembros del equipo pudieron comunicarse cuando y donde lo necesitaban? ¿Alguna vez los miembros del equipo tuvieron que eludir los métodos de comunicación acordados?
- Gerente: ¿Pudo la gerencia comunicarse eficazmente con el equipo? ¿El equipo del proyecto pudo comunicarse con la gerencia cuando fue necesario?
- Reuniones: ¿Cómo pueden ser más eficaces las reuniones? ¿Hubo demasiadas o muy pocas reuniones?
- Externo: ¿Funcionó la comunicación con el cliente como se esperaba? ¿Qué otros métodos de comunicación externa deben revisarse?
Prácticas recomendadas al momento de realizar los análisis post mortem
Con los análisis post mortem, es posible promover las prácticas recomendadas en relación con los procesos de una empresa. Estos son algunos consejos para llevar a cabo un análisis post mortem eficaz:
- Lleve a cabo un análisis post mortem en cada proyecto, no importa lo pequeño que este sea.
- Programe el análisis post mortem inmediatamente después de que finalice el proyecto.
- Coloque el análisis post mortem en el calendario cuando cree el plan del proyecto para animar a las personas a que piensen en este durante todo el proyecto.
- Reprograme el análisis post mortem si el cronograma cambia.
- Anime a los participantes a que sean creativos.
- Lleve adelante análisis post mortem en intervalos regulares para proyectos más largos o complejos por dos motivos: la memoria es breve y puede corregirse el rumbo a lo largo del camino.
- Lleve a cabo un paradigma post mortem impecable para llegar a la verdadera causa raíz de los problemas. En una pequeña encuesta que se realizó a gerentes de proyectos, todos los encuestados que utilizaron el formato impecable coincidieron en que era más eficaz que el tradicional. El 60 por ciento de ellos le otorgaron una puntuación de cuatro o cinco puntos en una escala de cinco (en la que cinco representaba la mayor efectividad).
- Realice una serie de reuniones más pequeñas con subequipos en proyectos grandes o complejos. Luego, consolide los resultados de todas las reuniones en el documento final. Jordan Kentris, un diseñador que trabajó con las principales marcas y dirigió muchas reuniones post mortem, dice lo siguiente: “Puede ser en verdad beneficioso trabajar con esos equipos más pequeños y entrar un poco en detalle. Y, a continuación, reunirse con los líderes de esos departamentos o proyectos y, básicamente, presentar esas cuestiones como análisis post mortem secundarios”.
- Limite la cantidad de tiempo de presentación de cada participante para que los miembros del equipo planteen primero los problemas más importantes. Grant Aldrich dice lo siguiente: “A las personas solo se les concede la palabra por un cierto período. Eso ayuda a que se respete el tiempo de los demás y obliga a quien habla a pensar realmente en las cosas más importantes que debe mencionar”.
- El líder del proyecto debe indicar el comportamiento que desea que siga el equipo.
- Invite a un moderador y a alguien que tome notas que no sean parte del equipo del proyecto. El moderador se ocupa de que se cumpla con el cronograma y con las reglas. La persona encargada de tomar notas libera al líder de la reunión para que se ocupe de guiar el debate.
- Grabe la reunión para no perderse nada.
- Asigne un responsable a cada elemento de acción que implique un cambio en el proceso. Paula Cizek dice lo siguiente: “Antes de retirarse de la reunión, identifique a los responsables de garantizar que las políticas se implementen o incorporen a los procesos existentes”.
Reuniones post mortem con equipos remotos
En una situación ideal, todos estarían presentes al momento de realizar el análisis post mortem. Dado que muchas personas trabajan desde su casa o que algunos miembros del equipo se encuentran en diferentes lugares del país o del mundo, es posible que eso no ocurra. Si bien las conferencias telefónicas, las reuniones de video (lea algunos consejos de solución de problemas de video) y el uso compartido de la pantalla pueden ser de utilidad, son opciones que presentan deficiencias. El uso de un software de colaboración puede brindar algunas ventajas.
Realizamos una pequeña encuesta a los gerentes de proyectos que llevaron a cabo ambos tipos de reuniones post mortem a fin de consultar sobre las diferencias. Entre las preguntas se incluyeron las siguientes: “¿Cambia el orden de la agenda cuando todos trabajan a distancia?” y “¿Qué es lo más importante que se debe hacer de manera diferente en una reunión post mortem remota en comparación con una que se realiza en persona?”
A continuación, se mencionan algunos hallazgos clave de la encuesta:
- Todos los encuestados dijeron que no se cambia la agenda durante las reuniones remotas. Por lo tanto, el hecho de mantener el mismo orden que durante las reuniones en persona parece funcionar bien.
- La mayoría de los encuestados dijo que encontrar maneras de mantener a los participantes involucrados es el cambio principal que hacen cuando lideran reuniones remotas en comparación con las que se realizan en persona. Entre las recomendaciones, se incluyen asegurarse de que todos tengan su cámara encendida y que el moderador llame a todos cuando recopile información.
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