¿Qué es la ejecución rápida en la gestión de proyectos?
Los gerentes de proyecto utilizan varias herramientas y técnicas para cumplir con los plazos críticos. Una de las más efectivas es la ejecución rápida o la planificación de seguimiento múltiple. El método entrega los productos finales antes al completar las tareas en paralelo con ningún cambio en el alcance.
"Cuando los plazos se abrevian, la superposición de tareas para acortar los cronogramas de los proyectos es a menudo el camino a seguir", dice Bonnie Biafore, consultora de gestión de proyectos y autora de Your Project Management Coach: Best Practices for Managing Projects in the Real World. "La ejecución rápida no es la primera opción de un gerente de proyecto, pero a menudo es una necesidad. Y hace feliz a la gerencia, ya que no requiere agregar más dinero al presupuesto del proyecto".
¿Qué es la compresión de la programación?
El término compresión de horarios se refiere al uso de diversas técnicas para acortar los horarios. Los gerentes de proyecto comprimen los cronogramas cuando las tareas del proyecto se retrasan con respecto a una fecha de vencimiento establecida, terminan un proyecto antes de lo programado o aprovechan una nueva oportunidad de negocio.
"La compresión del cronograma disminuye la duración del proyecto sin afectar el alcance", afirma Praveen Malik, PMP, instructor de gestión de proyectos, entrenador y asesor. "Los gerentes de proyecto tienen varias herramientas y técnicas de compresión de cronogramas que pueden usar para cumplir con los plazos críticos. Dependiendo del cambio de fecha límite y la complejidad del proyecto, la aplicación de más de una técnica puede proporcionar una respuesta".
Las técnicas de compresión de programación incluyen lo siguiente:
- Intensificación: con este método, se agregan recursos pagados a un proyecto para recuperar tiempo en las actividades de ruta crítica.
- Reasignación de recursos: este término se refiere a la transición de recursos (personas o equipamiento) de actividades no críticas a críticas con el fin de acortar la ruta crítica. Esta técnica no cambia las secuencias de programación como lo hace la ejecución rápida, ni requiere agregar dinero al presupuesto.
- Técnicas mixtas: puede combinar la ejecución rápida, la intensificación y la reasignación de recursos para acelerar el proceso en un plazo de entrega ajustado o si tiene un presupuesto bloqueado, para proyectos de alta visibilidad o de misión crítica.
"La combinación de técnicas puede ser la única forma de avanzar cuando los tiempos se reducen", dice Biafore. "Puede superponer tareas y decidir gastar dinero si el proyecto es crítico, tiene amplios fondos y puede reasignar personal".
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Ejecución rápida frente a Intensificación
La ejecución rápida requiere actividades en paralelo para alcanzar la fecha límite de un proyecto, mientras que el bloqueo se refiere a agregar recursos a un proyecto para cumplir con los plazos críticos. Intensificación implica agregar costos para comprimir el cronograma.
La planificación de ejecución rápida de proyectos requiere que el equipo ejecute múltiples actividades de manera simultánea. Este cambio en la velocidad puede agregar estrés para los miembros del equipo y alejarlos de otros proyectos. Aunque la intensificación puede parecer el camino más fácil de seguir, viene con una inversión financiera adicional que puede afectar el presupuesto para otros proyectos. Por lo tanto, la intensificación tiene límites, ya que a menudo puede aumentar los costos sin cumplir con su propósito principal y depende de proveedores externos y dólares gastados.
| Ejecución rápida | Intensificación | |
| Secuencia | Las actividades se superponen o se ejecutan en paralelo | La secuencia permanece sin cambios |
| Recursos | Recursos internos u originalmente presupuestados para recursos externos | Recursos externos y presupuesto agregados a las actividades de ruta crítica |
| Costo | Sin costo adicional | Presupuesto adicional para personal, materiales y otros recursos |
| Riesgo | Aumento del riesgo | Alto riesgo o pérdida potencial de control sobre los procesos y el presupuesto |
¿Cuál es el uso principal de la programación para la ejecución rápida?
La planificación de ejecución rápida acelera la finalización del proyecto para compensar el tiempo perdido. Un equipo puede acelerar la ejecución del proyecto para cumplir con una fecha de entrega actualizada, completar una oportunidad competitiva sin cambios en el alcance o acortar un proyecto con hitos perdidos.
"Cuando se trata de una ejecución rápida por sí sola, tiene que entender cada elemento", aconseja Biafore. "Revise todos los elementos de la ruta crítica. Determine qué es extraíble, qué es móvil y qué debe permanecer en su lugar. Cuando se acortan los plazos de las rutas críticas, las ventajas de la ejecución rápida pueden desaparecer porque los riesgos han aumentado".
¿Qué requiere el método de entrega de proyectos de ejecución rápida?
La ejecución rápida requiere que comprenda los requisitos del proyecto, las metas y los objetivos, las necesidades del cliente, las prioridades, las mejores prácticas y los hitos en la ruta crítica.
Biafore dice que debe estar preparado y consciente para acelerar un proyecto: "Debe conocer las metas, los objetivos y la ruta crítica antes de realizar cualquier cambio".
Eche un vistazo a la ruta crítica para determinar qué tareas pueden funcionar en paralelo (en lugar de secuencialmente) para acelerar la programación de su proyecto. Determine los puntos en los que las dependencias entre tareas son cambiables. Verifique que una vez que haya realizado una ejecución rápida del proyecto, la ruta crítica permanezca sin cambios. Si otras tareas de ruta crítica llevan el mismo tiempo, evalúe la posibilidad de gestionar dos rutas críticas (y si vale la pena el riesgo de hacerlo).
Una excelente gestión de proyectos depende en gran medida de la comprensión de la ruta crítica. Para obtener más información, lea "La guía definitiva para el método de ruta crítica".
Cómo realizar la ejecución rápida de un proyecto
Para la ejecución rápida de un proyecto, debe comprender los objetivos, detallar cada tarea y organizar estas tareas en secuencia. Después de considerar todas las dependencias entre tareas, restablezca la programación del proyecto para mostrar cualquier actividad paralela. Finalmente, confirme todos los recursos para garantizar la viabilidad del cronograma y monitorear el progreso.
El éxito de un cronograma de proyecto de ejecución rápida depende de su capacidad para hacer lo siguiente:
- Identificar objetivos: comprender cómo debe ser el producto final en el momento de la entrega. Revise las capacidades de recursos para asegurarse de que su equipo pueda ejecutar proyectos paralelos a la velocidad requerida.
- Examine la programación del proyecto: identifique las tareas que puede completar en forma simultánea, junto con todas las dependencias flexibles y estrictas.
- Encuentre oportunidades: mire las opciones de ajuste del plan para cumplir con la fecha límite y realice los ajustes en consecuencia.
- Confirme todos los recursos: antes de establecer y distribuir la nueva programación de ejecución rápida, verifique todos los recursos necesarios para asegurarse de que puede cumplir con su plan revisado.
- Supervise de manera consistente: realice un seguimiento de múltiples tareas, maneje los problemas a medida que surjan y resuelva los problemas de inmediato para cumplir con el cronograma.
Después de completar el proyecto, revise todos los aspectos del plan de ejecución rápida. Vea si puede aplicarlo a proyectos futuros para entregar en plazos más cortos sin errores o estrés indebido en el personal u otros recursos.
Panel de gestión de proyectos
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En el caso de que una fecha límite se mueva y no tenga un presupuesto adicional, aún puede alcanzar sus objetivos. Mantenga su proyecto de ejecución rápida en el objetivo y realice rápidamente los ajustes necesarios con esta plantilla, que le permite realizar un seguimiento de las tareas, cómo los miembros del equipo usan su tiempo, estado, presupuesto y más, con un vistazo. Utilice la información que recopile en el panel para la revisión del proyecto.
Cuándo realizar la ejecución rápida un proyecto
Los equipos deben realizar la ejecución rápida de un proyecto cuando la ruta crítica se extiende más allá de una fecha límite estricta, ya sea la fecha original asignada al proyecto o una nueva dictada por la gerencia u otra situación.
Aquí hay algunas situaciones en las que es posible que desee realizar la ejecución rápida de un proyecto:
- Retrasos en el proyecto: el logro de hitos puede decaer debido a cambios en el personal o la gerencia, una entrega tardía de materiales u otros problemas dentro de un negocio. Cuando estas cosas suceden, la ejecución rápida puede compensar el tiempo perdido.
- Nueva oportunidad: Acelerar su proyecto actual le permite trabajar en otro.
- Solicitud del cliente: su cliente puede necesitar su producto final más rápido por varias razones, incluida una próxima reunión de la junta, una feria comercial u otra decisión comercial.
- Riesgo previamente no identificado: El Project Management Institute (PMI) define las incógnitas desconocidas o los riesgos no identificados como incidentes que son imposibles de encontrar o predecir de antemano, pero que pueden afectar negativamente a los proyectos sin responsabilidad alguna del gerente o equipo del proyecto.
- Competencia: usted (y su gerencia) no quieren que un competidor lo golpee, y si parece que pueden lanzar un producto similar al suyo en una fecha anterior, usted puede considerar la ejecución rápida.
- Circunstancias imprevistas: también conocidas como de fuerza mayor o eventos incontrolables que afectan los tiempos de entrega, sin responsabilidad alguna del gerente del proyecto o los equipos. Los ejemplos incluyen terremotos, incendios, inundaciones o una pandemia.
La ejecución rápida puede ayudarlo a superar uno o todos estos factores para mantenerse dentro del alcance y entregar a tiempo.
Cómo decidir si necesita realizar la ejecución rápida
Para decidir si realizar una ejecución rápida de su programación, asegúrese de conocer los requisitos, todos los factores de riesgo, qué actividades de la ruta crítica se verán afectadas, cualquier dependencia y las prácticas de supervisión que tiene implementadas.
Todos los siguientes elementos son necesarios antes de proceder con la ejecución rápida:
- Claridad de requisitos: asegúrese de tener un documento de alcance de trabajo (SOW) que aclare lo que implica el proyecto. Hacerlo le ayudará a determinar los recursos y las expectativas y mantener cualquier cambio solicitado junto con el cambio en la fecha límite.
- Factores de riesgo definidos: además de los riesgos relacionados con el rendimiento, el alcance, la calidad y la tecnología, se enfrenta a cierto riesgo al comprimir las planificaciones y duplicar las tareas. Asegúrese de tener claros los posibles problemas antes de comenzar en función del alcance.
- Actividades de ruta crítica para "ejecución rápida": para acortar la longitud del proyecto, debe poder superponer tareas esenciales para el proyecto. Esto no siempre es posible y debe hacer que esas tareas sean secuenciales. A menudo, estas tareas son de larga duración, por lo que es posible que simplemente no pueda ahorrar suficiente tiempo.
- Comprensión de las dependencias de tareas: la relación entre una tarea anterior y una tarea sucesiva se denomina dependencia. Los proyectos a menudo tienen varias tareas anteriores y sucesivas y, usted debe tener en cuenta estas dependencias al reprogramar para la ejecución rápida. Si el proyecto incluye tareas que deben completarse en secuencia, sin posibilidad de superposición y poco o ningún tiempo de retraso para comprimir el tiempo, es posible que deba bloquear o intensificar la fecha límite o el alcance del proyecto con el cliente.
- Prácticas de supervisión: un gerente de proyecto debe tener un sistema para supervisar los proyectos en proceso. Para proyectos de ejecución rápida, considere instituir una mirada orientada a los detalles, potencialmente a diario, del rendimiento del equipo, la gestión de recursos, el logro de hitos, las comunicaciones y otras funciones. El software de gestión de proyectos que incluye herramientas de comunicación es invaluable para mantener los proyectos bajo control y entregados a tiempo.
Una vez que cumpla con los requisitos enumerados anteriormente, puede establecer un plan realista que esté relativamente libre de riesgos. A partir de ahí, puede continuar con la ejecución rápida.
Ejemplos de proyectos de ejecución rápida
Existen ejemplos de ejecución rápida en todas las industrias que administran proyectos sistemáticamente, lo que significa que se aplica a prácticamente todos los tipos de negocios y gobiernos con y sin fines de lucro, desde promociones de marketing hasta proyectos de construcción de miles de millones de dólares.
A continuación se presentan algunos ejemplos de ejecución rápida en varias industrias:
- Publicación de libros: Biafore dice que un ejemplo típico de ejecución rápida de su trabajo ocurre en la publicación y actualización de sus libros de gestión. "Escribir o actualizar un manuscrito para una segunda edición es un proceso largo, pero puede dividirlo en fragmentos para acelerar una fecha límite difícil", comenta Biafore. "Las partes se editan por sección o capítulo [lo que evita tener que esperar] para completar todo el manuscrito".
- Construcción: en la construcción, la técnica de ejecución rápida ofrece muchos beneficios, incluida la reducción de los impactos de los gastos generales, los costos de los préstamos y de la inflación durante la construcción. Para un proyecto de la Guardia Costera en Boston, Massachusetts, en 2019, la construcción rápida fue fundamental para cumplir con los objetivos de seguridad nacional. Con la construcción acelerada, BlueScope Construction completó la instalación dos semanas antes de lo previsto. Las unidades de la Guardia Costera llegaron a tiempo y continuaron con sus misiones relacionadas con objetivos de seguridad nacional.
- Mitigación del cambio climático: El Instituto del Pacífico para Soluciones Climáticas (PICS) ahora tiene un programa de ejecución rápida para alinear la recuperación de COVID-19 con la acción climática del gobierno local en Canadá. PICS identifica acciones prioritarias para que las comunidades creen empleos y trabaja con la Asociación de Energía Comunitaria para aumentar la equidad con bajos impactos ambientales. El programa de ejecución rápida destaca los grandes movimientos en el transporte, los edificios y los residuos para la reducción significativa de las emisiones. Además, ofrece recomendaciones para acciones en comunidades grandes y pequeñas para acelerar la recuperación económica y mitigar los peligros climáticos.
- Industria de la moda: en el mundo de la moda rápida, el enfoque ya no está en la competencia de precios, sino en crear tantas colecciones de productos en el menor tiempo posible. Los fabricantes de moda ahora utilizan estrategias, incluida la ejecución rápida, para satisfacer los deseos de los clientes en el mercado minorista.
- Marketing y promociones: Biafore fue contratada para crear un stand de expositores de convenciones para que una empresa de tecnología exhibiera demostraciones de nuevos productos. Con un plazo inamovible, "dije que no al principio", cuenta Biafore, "porque la gerencia no tenía objetivos definidos. Primero tuvimos que trabajar en eso, y luego creé el documento de alcance y comencé a planificar". Una vez establecidos los objetivos, Biafore creó el cronograma. Debido a una serie de contratiempos, tuvo que acelerar el cronograma y crear uno paralelo para los elementos de ruta crítica para diseñar y construir el stand, así como crear materiales y videos de marketing, para ejecutar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
- Reuniones y eventos a gran escala: Biafore da un ejemplo simple de ejecución rápida desde que estaba a cargo de un simposio con oradores de todo el país. Los patrocinadores tardaron un poco en inscribirse. "Para incorporar a un patrocinador, los pasos normales del proceso son firmar el contrato, realizar el pago, cobrar las entregas e iniciar promociones", explica Biafore. "Para realizar la ejecución rápida, comencé a recolectar entregas (paso tres) antes de que se firmaran los contratos y se cobrara el pago (pasos uno y dos). El riesgo de tener que rehacer el trabajo es menor".
- Adquisición de tecnología: muchos gobiernos locales y proveedores de servicios básicos tuvieron que adquirir nueva tecnología a la luz de problemas de salud pública para digitalizar los servicios, llevar los pagos en línea y proporcionar pagos seguros en persona sin contacto. Estas entidades revisaron sus procesos habituales para ver dónde podían superponer las tareas de ruta crítica, como enviar RFP, para ejecutar planificaciones en paralelo. El objetivo era acortar los procesos de adquisición normalmente complejos y largos y mantener altos estándares, en otras palabras, reducir la burocracia para que pudieran servir a sus comunidades de manera oportuna y prudente.
- Desarrollo de productos: hoy en día, la industria automotriz necesita introducir automóviles innovadores y atractivos en el mercado a intervalos cada vez más cortos. Ahora, los diseñadores de automóviles comienzan a trabajar en el desarrollo de productos antes de que se complete el diseño de un producto. Tradicionalmente, el desarrollo de productos ocurre al final del diseño del producto, pero más compañías automotrices ahora usan cronogramas paralelos para mantenerse competitivas.
- Ingeniería civil: Tras las graves inundaciones en 2019, el Cuerpo de Ingenieros del Ejército de los Estados Unidos en el distrito de Omaha decidió utilizar la ejecución rápida para reparar proyectos de control de inundaciones en los sistemas de diques de Salt Creek y Papillion Creek. Debido a la compresión del cronograma, el esfuerzo ahorró miles de millones de dólares en infraestructura y protegió a varios cientos de miles de personas. Con un cronograma agresivo, el Cuerpo de Ingenieros del Ejército de los Estados Unidos completó el diseño de reparación de más de 40 ubicaciones dañadas y documentos de construcción dentro de los 120 días para que las reparaciones pudieran continuar antes de la próxima temporada de inundaciones.
- Desarrollo de software: la compresión del cronograma es un estándar en el desarrollo de software para cumplir con plazos ajustados y la solución habitual es superponer tareas. Por ejemplo, el diseño y la construcción de una aplicación pueden cambiar antes de que sea definitiva. Los cambios finales pueden resultar en la modificación del trabajo y forzar cierta superposición de planificación cerca del final del proyecto. "Es una práctica normal crear documentación en paralelo con el desarrollo y luego editarla al final", dice Biafore. "Esto crea un poco de retrabajo, pero permite una entrega más temprana. Otro ejemplo de proyecto de ejecución rápida de desarrollo de software es probar aplicaciones o cambios de software módulo por módulo. Eso es un ahorro de tiempo, en lugar de hacer todas las pruebas al final".
Ventajas de la ejecución rápida en la gestión de proyectos
Con el aumento de la competencia, las empresas sienten la presión de llevar productos y servicios al mercado en intervalos más cortos. Cualquier estrategia como la ejecución rápida que saca productos o servicios más rápido es ventajosa, particularmente una que no incurre en costos adicionales.
"La ejecución rápida es una gran solución al problema ineludible de la necesidad de entregar un proyecto en menos tiempo sin dólares adicionales", observa Biafore. "Es un hecho de cualquier tipo de negocio que quiera seguir siendo competitivo a medida que el mundo se acelera".
Beneficios de la ejecución rápida en la gestión de proyectos
La ejecución rápida en la gestión de proyectos ofrece muchas ventajas, incluidas la ausencia de costos adicionales, la flexibilidad para satisfacer las necesidades comerciales y una mejor reputación para el equipo de gestión de proyectos.
Cuando la ejecución rápida está bien realizada, hay múltiples beneficios para la técnica:
- Sin costos adicionales: la ejecución rápida como estrategia de compresión de planificación es "gratuita" porque el equipo no aplica ningún dinero extra al proyecto. Sin embargo, hay un costo, ya que las horas internas del equipo pueden aumentar para completar tareas superpuestas.
- Entrega temprana del proyecto: superar un cronograma hace feliz a la gerencia, ya que al hacerlo entrega el producto o servicio temprano y extiende tiempo para trabajar en nuevos esfuerzos en nombre de la empresa o el cliente. La entrega temprana es un objetivo para los gerentes de proyectos profesionales, ya que mejora la posición en la comunidad empresarial.
- Volver a programar el proyecto: cuando las circunstancias retrasan el progreso de un proyecto, la ejecución rápida vuelve a poner el proceso en línea para que pueda entregarlo en el momento esperado.
- Libera recursos: la entrega temprana significa que puede usar el tiempo del equipo para seguir adelante y cumplir con nuevos objetivos.
- Aumento de la reputación: la entrega temprana obtiene puntos con la gerencia y puede mejorar la reputación de la empresa con los clientes, los miembros de la junta y los analistas financieros.
- Ventaja competitiva: la entrega temprana de productos puede hacer o deshacer la fortuna de una empresa, particularmente en los sectores de tecnología y fabricación.
A pesar de todas las ventajas de la ejecución rápida, considere algunas desventajas antes de usar la estrategia.
Desventajas de la ejecución rápida en la gestión de proyectos
La principal desventaja de la ejecución rápida del proyecto es el potencial de riesgos que pueden ocurrir debido a la superposición de tareas y dependencias. Para ser eficaz, la ejecución rápida requiere un alto nivel de análisis al reorganizar las secuencias de actividad.
Riesgos de la ejecución rápida
La ejecución rápida es por naturaleza arriesgada. Moverse a gran velocidad, impulsar las capacidades del equipo y superponer tareas; todo esto presenta desafíos. Es fundamental realizar un análisis de riesgos del proyecto durante la evaluación y la planificación, en lugar de crear una acción en respuesta a los problemas cuando surgen.
"Lo 'feo' en la ejecución rápida es que presenta riesgo porque es posible que se tenga que rehacer el trabajo debido a que las tareas van de lado o no están sincronizadas o se hacen incorrectamente", advierte Biafore. "Entonces, tiene que pensar en tirar dinero al problema para la intensificación o hacer horas extras".
Tenga en cuenta estos riesgos potenciales en la ejecución rápida:
- Pérdida de margen del proyecto: los gerentes de proyecto experimentados construyen un tiempo de flotación o un colchón de tiempo, después de establecer fechas de vencimiento para las tareas. Con tiempos más ajustados, no hay margen de error y es, entonces, cuando las tareas individuales, los plazos o incluso todo el proyecto pueden desviarse.
- Omisión del paso del proyecto: en el apuro por alcanzar una fecha límite, puede pasar por alto las tareas de una manera que puede causar estragos en el producto final.
- Malentendido de la ruta crítica: los pasos esenciales en un proyecto pueden verse como no esenciales en el apuro por cumplir con un nuevo marco de tiempo.
- Errores de ruta crítica: algunas rutas críticas simplemente no se pueden ejecutar simultáneamente. Si no se siente lo suficientemente informado o cómodo para calcular la ruta crítica, no realice la ejecución rápida sin consultar con expertos.
- Monitoreo inadecuado: realice un esfuerzo adicional para monitorear todos los aspectos del proyecto, especialmente los elementos de la ruta crítica, a medida que avanza el proyecto con más velocidad de lo habitual.
- Retrabajo: cuando realiza una ejecución rápida y pierdes el margen del proyecto, es más difícil detectar y corregir errores. Los cambios tardíos en la etapa del proyecto a menudo conducen al retrabajo, lo que significa rehacer una actividad o proceso que se realizó incorrectamente la primera vez. Aunque estos problemas no se limitan a proyectos de ejecución rápida, la frecuencia es relativamente mayor en este enfoque.
"Es la confrontación del riesgo contra el costo", dice Malik. "Si el riesgo es bajo y el ahorro de costos o de tiempo son altos, debe optar por la ejecución rápida".
Cómo calcular el riesgo en la gestión de proyectos de ejecución rápida
Las estrategias de la ejecución rápida a menudo afectan a los proyectos con riesgos, que provienen de la velocidad del proyecto que causa descuidos, órdenes de cambio, modificaciones y retrabajo. Aunque no son específicos de la ejecución rápida, estos riesgos son un síntoma frecuente de esta estrategia.
Malik ofrece el siguiente cálculo de ejecución rápida: "Enumere todos los riesgos involucrados y coloque cualitativamente un número de probabilidad (P) e impacto (I) contra cada uno de ellos. Al multiplicar P e I, el gerente de proyecto puede llegar a una nueva cifra de riesgo. Luego, determine el costo del proyecto involucrado por día, en términos de esfuerzo y reducción de tiempo en días, debido a la ejecución rápida. Al multiplicar estas dos cifras juntas, el gerente de proyecto puede llegar a una reducción general de costos y ayudar a determinar si debe realizar la ejecución rápida o no.
"En mi experiencia", señala Malik, "la ejecución rápida generalmente se realiza durante la parte de bajo riesgo de un proyecto, donde los beneficios de costo superan las consideraciones de riesgo".
Los orígenes de la ejecución rápida
Los términos que hacen referencia a la ejecución rápida (fast track y fast tracking) fueron utilizados por primera vez por el Project Management Institute (PMI) en 2000 en una publicación dedicada a la gestión de proyectos de duración comprimida. PMI señala que el método requiere monitoreo y comunicación constantes.
Mejores prácticas de ejecución rápida
Las mejores prácticas para proyectos de ejecución rápida se centran en las habilidades de gestión y liderazgo. Ambos son necesarios para guiar y motivar a su equipo cuando debe acortar un cronograma y tiene poco margen de error.
"Cuando comienza un proyecto y está construyendo su cronograma", advierte Biafore, "una buena práctica es no usar la ejecución rápida en la etapa de planificación. No tendrá espacio para maniobrar, y no hay espacio una vez que comience el proyecto".
Las habilidades de liderazgo de ejecución rápida incluyen lo siguiente:
- Perspectiva positiva: los gerentes de proyecto deben transmitir un espíritu de innovación, mirar más allá de los desafíos y centrarse en el objetivo final.
- Motivación del equipo: los proyectos de ejecución rápida conllevan riesgos y pueden ser un desafío para todos los involucrados. Es por eso que una de las tareas más importantes de un gerente de proyecto es motivar al equipo para que mantenga el proyecto en movimiento, a pesar de los obstáculos que surjan, al fomentar un espíritu de apoyo mutuo y optimismo.
- Conocimientos de comunicación: la ejecución rápida exige una comunicación constante, generalmente diaria, con miembros esenciales del equipo, recursos externos e interacción y apoyo de la alta gerencia.
Las habilidades de gestión de la ejecución rápida incluyen lo siguiente:
- Declaración de alcance precisa: cuando cambian los plazos o las tareas, haga que el cliente (ya sea interno o externo) apruebe una reafirmación clara y por escrito del alcance. Con esa claridad, puede procesar solo las tareas que conducen al producto solicitado y evitar el deslizamiento del alcance.
- Gestión de riesgos: Identificar todos los riesgos potenciales y crear un plan de contingencia. Para gestionar las expectativas y ayudar a los clientes a comprender las implicaciones de riesgo, consulte con el cliente para identificar y construir estrategias apropiadas.
- Gestión del cambio: con la ejecución rápida, los miembros del equipo completarán las tareas en diferentes secuencias. Los líderes deben motivar al equipo para que trabaje de manera que no está acostumbrado y apoyar el trabajo a pesar de cualquier problema que pueda surgir.
- Gestión de la calidad: la supervisión y la comunicación del objetivo final y su propósito esencial, además del mantenimiento de controles estrictos (a pesar de los cambios en la velocidad y la superposición de tareas) son fundamentales para el éxito de los proyectos de ejecución rápida.
- Manejo del estrés: los marcos de tiempo ajustados son estresantes para todos los involucrados. Como tal, el gerente de proyecto necesita encontrar formas de lidiar con el estrés y apoyar a los miembros del equipo que se sienten presionados, al fomentar las pausas, el ejercicio físico, el descanso y una buena nutrición.
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