Preste atención a la brecha: Plantillas gratuitas de análisis de brechas

By Joe Weller | 8 Marzo 2018

El análisis de brechas (a veces llamado análisis de necesidades) se utiliza para descubrir dónde muestran deficiencias los procesos, el software, los candidatos, las habilidades y muchos más elementos de una organización. Una vez que identifique esas brechas, puede empezar a definir los pasos necesarios para pasar del estado actual al estado deseado.

Una empresa puede usar un análisis de brechas para determinar dónde no está rindiendo de manera óptima, describir las razones subyacentes y empezar a planificar mejoras. Una vez que realice un análisis de brechas, puede usarlo para comparar el perfil de un candidato al empleo y un empleado que busca un ascenso, o evaluar las necesidades de capacitación. Debajo encontrará una variedad de plantillas de análisis de brechas para Microsoft Excel que puede descargar y personalizar para satisfacer los requisitos de su negocio.  

 

Plantilla de análisis de brechas

Puede usar las plantillas de análisis de brechas que se muestran a continuación para documentar lo que descubre y los cambios que debe realizar.

Plantilla general de análisis de brechas

 

 plantilla de análisis de brechas generales

Adapte esta plantilla general de análisis de brechas a muchas situaciones, como la revisión del cumplimiento normativo o un análisis de costo-beneficio. Si no hay una plantilla específica para sus necesidades, o no está seguro de por dónde empezar, utilice esta plantilla para encontrar dónde existen brechas y guiar el proceso de reducción o eliminación de ellas.

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Plantilla de análisis de brechas de habilidades

 

 plantilla de análisis de brechas de habilidades

Una plantilla de análisis de brechas de habilidades ayuda a un empleado a actualizar sus habilidades para que esté mejor calificado para recibir ascensos o mejorar su desempeño. La plantilla proporciona espacios para enumerar las habilidades, el nivel de competencia y el resultado deseado. También encontrará un área para crear un plan de acción para el empleado junto con las fechas de inicio y finalización.

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Plantilla de análisis de brechas de candidatos

 

 plantilla de análisis de brechas de candidatos

Una plantilla de análisis de brechas de candidatos es una opción ideal para evaluar las habilidades de una persona que se postula a una vacante. Los resultados de la brecha lo ayudarán a determinar si el solicitante sería una buena incorporación a su organización. Esta plantilla también incluye un espacio en el que puede calificar la competencia del solicitante, anotar las brechas existentes y agregar comentarios.

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Plantilla de brecha de software

 

 plantilla de análisis de brechas de software

Una plantilla de brecha de software es útil para evaluar un software que está considerando comprar (para ver si satisface las necesidades de la empresa) o para evaluar el software existente (para determinar si debe reemplazarse). Hay espacio para documentar el estado deseado, la descripción de la necesidad y la solución propuesta.

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Plantilla de análisis de brechas de procesos

 

 plantilla de análisis de brechas de procesos

Utilice esta plantilla de análisis de brechas de procesos para considerar los procesos existentes y averiguar dónde presentan deficiencias, y para planificar cómo mejorar o actualizar el proceso. Esta plantilla incluye un área para describir el proceso, indicar el propietario del proceso y detallar los resultados actuales y deseados. Utilice los elementos de acción y las áreas de fecha objetivo para empezar a desarrollar un plan para realizar mejoras.

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Plantilla de análisis de brechas de proveedores

 

plantilla de análisis de brechas de proveedores

La plantilla de análisis de brechas de proveedores puede ayudar a guiar la selección de un nuevo proveedor o a evaluar el rendimiento de un proveedor existente. En esta plantilla, encontrará un área para identificar su necesidad, costo y prioridad.

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Plantilla de análisis de brechas de capacitación

 

 plantilla de análisis de brechas de capacitación

Realice un análisis de brechas de capacitación para determinar qué cursos de capacitación obligatorios y opcionales deben completar los empleados para cumplir con los objetivos. Complete las áreas para el rol, la habilidad, la descripción, la clasificación y la capacitación necesarias para cada empleado. Utilice la fecha de finalización de objetivo para formular un plan que garantice que los miembros del equipo obtengan el apoyo que necesitan.

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Plantilla de análisis de brechas del mercado

Utilice un análisis de brechas del mercado para descubrir nuevas oportunidades de ventas, áreas en las que la oferta no satisface la demanda o áreas para la diversificación. Este método se basa en la técnica de matriz de Ansoff. Después de conocer un estado general, esta plantilla puede dirigir a una empresa hacia posibles opciones de mejora de alto nivel.

 

 plantilla de ejemplo de análisis de brechas de mercado

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Excel

 

Plantilla de análisis de brechas de datos

 

plantilla de análisis de brechas de datos

Realice un análisis de brechas de datos para averiguar qué datos no están disponibles para responder a las consultas que un usuario puede plantear y comenzar el proceso de puesta a disposición de los datos. Utilice los campos de la plantilla de recursos de datos, consulta, datos necesarios para responder y motivo a fin de obtener una descripción general del estado de sus datos. Complete el plan para corregir, las fechas de entrega y las secciones asignadas para empezar a actuar sobre los resultados del análisis.

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Plantilla de análisis de brechas de seguridad

 

 plantilla de análisis de brechas de seguridad

La plantilla de análisis de brechas de seguridad puede ayudar a realizar un seguimiento de los puntos débiles en las políticas, los protocolos o la documentación de seguridad que ayudan a impulsar las mejoras. La plantilla se divide en secciones y se puede usar total o parcialmente.

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Otros tipos de análisis

Un análisis de brechas es una forma de buscar áreas de mejora. Pero hay otras. A continuación, le mostraremos algunas que las organizaciones usarán ocasionalmente.

FODA: Un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) incita a que las personas o equipos analicen tanto los aspectos internos (fortalezas y debilidades) como externos (oportunidades y amenazas). Un análisis de brechas solo examina los aspectos internos y tiende a centrarse en las debilidades (que también pueden denominarse brechas, necesidades u oportunidades de mejora). El análisis FODA suele realizarse como parte de la gestión de proyectos.

Los resultados de un análisis FODA generalmente se muestran en una cuadrícula de cuatro partes, con las fortalezas y debilidades en la parte superior, y las oportunidades y amenazas en la parte inferior. Este marco alinea los elementos internos y los elementos externos de forma horizontal, y los positivos y negativos de forma vertical. Si la plantilla que se muestra a continuación no se adapta a sus necesidades, consulte 14 plantillas gratuitas de análisis FODA.

 

SWOT Analysis

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Excel | Word | PowerPoint

ISO 9001:2015: La Organización Internacional de Normalización (ISO) está compuesta por organizaciones nacionales de estándares de todo el mundo. Las familias de estándares se identifican por números. La familia 9000 se ocupa de los sistemas de gestión de calidad, y la 9001 especifica los requisitos para estos sistemas. La especificación actual se publicó en 2015 y se la conoce como 9001:2015 (que sustituyó a 9001:2008). Tal como se describe en el sitio de la ISO, 9001…

… especifica los requisitos de un sistema de gestión de la calidad cuando una organización:

a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar productos y servicios de manera coherente que cumplan con los requisitos del cliente y los requisitos estatutarios y normativos aplicables, y

b) tiene como objetivo mejorar la satisfacción del cliente mediante la aplicación efectiva del sistema, incluidos los procesos de mejora del sistema y la garantía de conformidad con el cliente y los requisitos estatutarios y normativos aplicables.

Todos los requisitos de la ISO 9001:2015 son genéricos y pretenden ser aplicables a cualquier organización, independientemente de su tipo o tamaño, o de los productos y servicios que proporcione.

Una organización que se suscribe a las normas ISO puede usarlas para analizar sus sistemas de gestión de la calidad y garantizar el cumplimiento de las normas internacionales. Este tipo de análisis es mucho más integral e intensivo en recursos que un análisis de brechas.

Servqual: Cuando no se cumplen las expectativas de los clientes, Servqual se puede usar para obtener comentarios a través de preguntas que se centran en cinco dimensiones. Estas dimensiones incluyen las siguientes:

  • Fiabilidad: Los empleados que cumplen las promesas a los clientes de manera confiable.
  • Garantía: Empleados que transmiten convicción y confianza.
  • Tangibles: El aspecto de los artículos reales, desde una tienda hasta un folleto o un sitio web.
  • Empatía: Empleados que prestan atención a las necesidades individuales de los clientes.
  • Capacidad de respuesta: La disposición que tienen los empleados para responder rápidamente.

Este tipo de evaluación también descubre brechas, pero específicamente las diferencias entre las expectativas del cliente y la realidad.

Beneficios de un análisis de brechas

Un análisis de brechas ayuda a documentar dónde se deben realizar mejoras, dónde los resultados carecen de potencial, y las diferencias entre los estados reales y deseados. Los resultados de un análisis de brechas pueden ayudar a informar cómo impulsar las mejoras del proceso, mejorar los tiempos de respuesta, aumentar las habilidades de los empleados o determinar si un candidato es apto para un puesto específico.

El proceso de análisis de brechas proporciona un marco para un análisis estructurado de muchas situaciones y permite una forma de documentar los déficits. En muchas maestrías enseñan análisis de brechas como parte de las clases de estrategia, y también es útil como ejercicio de formación de equipos (ya que puede reunir a los grupos para centrarse en un propósito común).

 

Cómo realizar un análisis de brechas

Los pasos generales de un análisis de brechas son bastante simples, pero debido a que cada situación es única, los detalles variarán para cada tipo de análisis realizado. (Por ejemplo, para un análisis de capacitaciones, habilidades o candidatos, los pasos pueden ser realizados por la persona en cuestión o por otras personas.)

  • Defina el alcance del análisis.
  • Revise y documente el estado o los resultados actuales y determine qué falta, qué carece de potencial, etc.
  • Describa y documente el estado o los resultados deseados.
  • Compare el estado o los resultados actuales y el estado o los resultados deseados, y documente las diferencias. Esta es la brecha.
  • Determine y documente los pasos que se deben seguir para cerrar cada brecha.

Si los pasos necesarios para cerrar las brechas son simples, el documento de análisis de brechas también se puede usar para dar seguimiento a ellos hasta su finalización. Si los pasos son más complejos, la información se puede usar para gestionar un proyecto para cerrarlos o para dividir los pasos entre partes o equipos responsables.

Cuándo no se debe usar un análisis de brechas

Un análisis de brechas es útil para muchas situaciones, pero tiene deficiencias. Por naturaleza, se trata de un proceso único: Una vez realizados los cambios documentados, la situación habrá cambiado y toda la información reunida será irrelevante. También es difícil usar una brecha para entrar en complejidades, ya que los elementos se evalúan de forma aislada entre sí.

 

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