Plantilla de análisis de trabajo
Utilice esta plantilla para crear un informe de análisis del trabajo integral que cubra las tareas y competencias básicas, las demandas físicas, la educación necesaria y otros requisitos. La plantilla puede servir como punto de partida para crear su propio formulario personalizado. Incluya líneas de firma en la parte inferior de la plantilla si desea documentar las fechas de aprobación o finalización.
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Plantilla de análisis de trabajo simple
Si necesita completar un análisis básico del trabajo con menos detalles que las plantillas ofrecidas anteriormente, este formulario proporciona un esquema simple a seguir. Puede ser útil para analizar trabajos que son menos complejos, crear descripciones simples de trabajos o resumir información de un análisis más detallado en un breve informe de resumen. Edite el formulario para incluir cualquier información relevante para el trabajo que está analizando y el propósito del análisis.
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Plantilla de análisis de trabajo del empleado
Este análisis del trabajo está diseñado para permitir que un empleado responda preguntas sobre su trabajo, como las tareas y responsabilidades, la cantidad de tiempo dedicado a varias tareas, la experiencia necesaria y las personas con las que se comunica (ya sea interna o externamente). Otras preguntas pueden estar relacionadas con las habilidades, los conocimientos y las certificaciones necesarias para el trabajo. La plantilla también se puede usar para un formato de entrevista en el que el entrevistador hace preguntas a los empleados, analiza las respuestas y, luego, registra esas respuestas.
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Plantilla de análisis de seguridad del trabajo
Un análisis de seguridad del trabajo (JSA) ayuda a identificar y abordar los riesgos potenciales que podrían resultar de varias tareas laborales. En esta plantilla, registre las tareas o la secuencia de pasos involucrados en un trabajo, los peligros potenciales y las acciones que se pueden tomar para controlar o eliminar los problemas de seguridad. Esta plantilla de análisis de riesgos también incluye espacio para enumerar el equipo de protección personal necesario para el trabajo y detalles, como la ubicación del trabajo, la fecha del análisis y el nombre de la persona que lo completó.
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Hoja de trabajo de análisis de tareas laborales
Esta plantilla de análisis de tareas del trabajo incluye escalas de calificación para evaluar la importancia y la frecuencia de varias tareas. La escala de importancia varía de “no importante” a “extremadamente importante”, y la escala de frecuencia varía de “cada pocos meses” a “muchas veces por hora”. Ambos factores también pueden marcarse como “no realizados”, y puede modificar la escala para adaptarla a un trabajo en particular. Organice y analice las tareas de cualquier trabajo con esta plantilla simple.
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Análisis de tareas y competencias del trabajo
Analice las tareas y las competencias para comprender mejor la relación entre las dos. Enumere las tareas del trabajo a la izquierda de la plantilla, agregue competencias a la parte superior de la plantilla y, luego, utilice la escala de calificación para evaluar la importancia de cada competencia para una tarea determinada. Este proceso puede ayudar a aclarar cómo están vinculadas las tareas y las competencias básicas.
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Beneficios de un análisis del trabajo
Cualquier tipo de análisis implica dividir un todo en partes para comprender las relaciones entre las diferentes partes. El análisis del trabajo, que es una parte importante de la gestión de recursos humanos, puede ayudar a una empresa a comprender a fondo las responsabilidades involucradas en los diferentes roles, lo que permite descripciones de trabajo más precisas, materiales de capacitación efectivos, expectativas claras para los empleados y decisiones de contratación informadas.
Un análisis del trabajo también puede ayudar a garantizar que un nuevo candidato para un puesto tenga las cualidades y la experiencia esenciales necesarias y que la escala salarial de un trabajo sea adecuada. Un análisis del trabajo también puede usarse para examinar cómo se podría mejorar un trabajo ajustando un proceso o entorno de trabajo o delegando responsabilidades.
Comprender el proceso de análisis del trabajo
Hay algunos métodos para llevar a cabo el proceso de análisis del trabajo. En algunos casos, un analista puede observar que se realiza un trabajo y registrar esas observaciones. Otras opciones incluyen entrevistar a empleados individuales o a grupos sobre los trabajos que realizan, hacer que los empleados rellenen un cuestionario de trabajo o pedirles a los empleados que mantengan un registro diario de las tareas realizadas. También se pueden consultar expertos técnicos o materiales escritos relacionados con la industria o los estándares de rendimiento para recopilar información sobre las características y los requisitos de un trabajo.
El proceso básico de análisis del trabajo implica recopilar información sobre un trabajo, incluida una lista detallada de tareas y competencias relacionadas, y luego usar una escala de calificación para determinar la frecuencia y la importancia de esas tareas necesarias. Un análisis de tareas es un componente de un análisis del trabajo, pero también puede realizarse por separado para evaluar un proceso de trabajo u obtener una mejor comprensión de ciertas tareas. A continuación, se presenta un ejemplo de un análisis del trabajo que muestra las tareas y las competencias relacionadas con el propósito de identificar qué requisitos debería cumplir un nuevo empleado:
Los empleados realizan todo tipo de actividades durante el día, y algunas tareas son obviamente más importantes que otras para un desempeño laboral exitoso. Si está realizando un análisis del trabajo para determinar qué tareas son fundamentales para un trabajo, a continuación se muestra un esquema de los pasos que puede seguir:
- Enumere las tareas necesarias para un trabajo.
- Califique cada tarea en función de su importancia y de la frecuencia con la que se realiza.
- Calcule la calificación promedio de cada tarea, excluyendo las que se calificaron como “no realizadas”.
- Determine qué tareas son fundamentales para el trabajo incluyendo solo aquellas que cumplen con una puntuación media mínima. (Determine ese umbral en función del tipo de escala de calificación utilizada en el análisis.)
- Utilice el mismo proceso para identificar y calificar las competencias para determinar cuáles son fundamentales para el trabajo.
- Conecte las tareas críticas con las competencias críticas en función de las competencias necesarias para completar cada tarea.
- Elimine las tareas y competencias que no estén vinculadas.
Puede usar este tipo de análisis detallado de tareas para optimizar los procesos de trabajo y aumentar la eficiencia. También puede revelar qué actividades y competencias necesitan más evaluación más allá del uso de una escala básica de calificación. El propósito principal de un análisis del trabajo, ya sea que su intención sea contratar a un nuevo empleado, aplicar los estándares de seguridad o evaluar una escala salarial, es recopilar información del trabajo que se pueda analizar de manera efectiva para cumplir con su objetivo.
Crear una plantilla de análisis del trabajo
Dado que tanto el tipo de trabajo como el propósito de un análisis variarán, no existe una solución de plantilla única para todos. Sin embargo, hay elementos similares que normalmente se incluyen en un análisis del trabajo. A continuación, le mostramos una lista de elementos que es posible que quiera incluir en función del trabajo y del motivo por el que realice un análisis:
- Los aspectos básicos: Información como el puesto, el departamento asociado, el nombre del supervisor y los nombres de los empleados entrevistados u observados pueden incluirse como información de identificación. Es posible que también quiera incluir el rango salarial para el puesto.
- Resumen del alcance del trabajo: Un breve resumen del propósito y las responsabilidades del trabajo proporciona una descripción general y un contexto para el análisis.
- Lista de tareas: Puede proporcionar una breve descripción de cada tarea, además de la frecuencia de las tareas realizadas.
- Contactos laborales: Esto puede incluir a las personas que son contactadas por la persona que realiza el trabajo, junto con el motivo y la frecuencia del contacto para determinar la importancia de la comunicación y las habilidades necesarias.
- Autoridad para tomar decisiones: Puede incluir información sobre la estructura de informes del trabajo, la supervisión recibida, la libertad del empleado para tomar decisiones importantes y otros factores.
- Responsabilidad de supervisión: Si el trabajo implica supervisar a otros, puede enumerar los nombres de esos empleados. Esta también es una oportunidad para examinar el nivel de supervisión y el tipo de dirección de trabajo que se ofrece.
- Esfuerzo físico: Ya sea que el trabajo implique estar sentado durante largos períodos frente a una computadora o hacer trabajo manual, esta sección puede describir las demandas físicas involucradas, incluida información detallada sobre las posiciones corporales necesarias, como inclinarse, levantar objetos o trabajar en espacios estrechos.
- Herramientas utilizadas: Esto puede estar relacionado con el esfuerzo físico, así como con la habilidad, lo que describe las herramientas y el equipo utilizados en el trabajo.
- Condiciones de trabajo: Esto se aplica al entorno de trabajo, incluidas las consideraciones de seguridad y la cantidad de exposición a ruido, vibraciones, polvo o humos.
- Educación y experiencia: Esto incluye los requisitos específicos de educación o capacitación para realizar el trabajo, así como la cantidad de años o el tipo de experiencia necesarios.
- Habilidades: Los conocimientos, las habilidades y las capacidades (KSA) a menudo se agrupan, junto con las competencias necesarias para completar las tareas. Las habilidades pueden incluir el uso de software específico o la capacidad de escribir, hablar un idioma determinado o comunicarse de manera efectiva por teléfono.
- Otros requisitos: Es posible que se necesite una sección adicional para los requisitos que no encajan perfectamente en una de las categorías anteriores, como los viajes frecuentes.
- Escala de calificación: Una escala de calificación generalmente se utiliza a lo largo de un formulario de análisis para determinar la frecuencia y la importancia de las tareas realizadas, las habilidades utilizadas o los riesgos que se encuentran.
Un análisis del trabajo que se centra en crear una descripción del trabajo o contratar a la persona adecuada también puede incluir información sobre las cualidades personales que se requieren o prefieren, como estar orientado a los detalles. Crear una plantilla organizada puede ayudar a estandarizar los procedimientos, facilitando la implementación y repetición del proceso de análisis del trabajo.
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