¿Qué es el flujo de caja del proyecto?
Flujo de caja del proyecto se refiere a la forma en que el efectivo entra y sale de una organización en relación con un proyecto específico existente o potencial. El flujo de caja del proyecto incluye los ingresos y los costos de dicho proyecto.
A continuación, le mostramos algunos principios básicos del flujo de caja del proyecto:
- Es una parte crucial de la planificación financiera en relación con los proyectos actuales o potenciales de una empresa que no requieren un proveedor.
- Los expertos a veces llaman flujo de caja relevante al flujo de caja de un proyecto, que se refiere a cuando una empresa todavía está decidiendo si un proyecto vale su tiempo. Para calcular el flujo de caja relevante de un proyecto, una empresa analiza las entradas y salidas de efectivo que se producirían si decidiera tomar el proyecto. Al realizar un análisis de flujo de caja del proyecto, asegúrese de excluir todos los costos continuos y no relevantes, como el alquiler de oficinas o los salarios regulares.
- La previsión de flujo de caja de su proyecto debe incluir al menos incrementos mensuales para mostrar los costos e ingresos relacionados con el proyecto, así como cuándo se producirán esos costos e ingresos.
- Como se mencionó anteriormente, el análisis del flujo de caja de un proyecto es menos importante si no utiliza proveedores externos (sin contratos externos, un proyecto no incurre en costos externos). Sin embargo, incluso un proyecto sin contratistas puede beneficiarse de un análisis de flujo de caja, ya que el proceso puede ayudar a su empresa a cuantificar los recursos que está utilizando para el proyecto.
- Los líderes de la empresa deben aprobar un análisis de flujo de caja y de costo-beneficio del proyecto antes de que una empresa decida tomar un proyecto.
- Periódicamente, el gerente del proyecto debe comparar las proyecciones de flujo de caja de un proyecto con los resultados reales. Luego, debe ajustar el plan en consecuencia.
Cómo calcular el flujo de caja del proyecto
Puede calcular el flujo de caja de su proyecto utilizando una fórmula simple: el efectivo que genera un proyecto menos los gastos en los que incurre un proyecto. Excluya cualquier costo operativo fijo u otros ingresos o costos que no estén específicamente relacionados con un proyecto.
Para obtener más información sobre la creación de declaraciones generales de flujo de caja para un negocio, visite “Conceptos básicos del flujo de caja operativo: consejos, fórmulas y ejemplos”.
Ejemplo de análisis de flujo de caja del proyecto
Para elaborar su propia declaración de flujo de caja del proyecto, puede ser útil ver un ejemplo. Aquí hay un ejemplo de una declaración de flujo de caja para un proyecto hipotético.
Puede usar la siguiente plantilla para crear una declaración de flujo de caja del proyecto. La plantilla incluye espacio para enumerar los ingresos y gastos, y le permite realizar un seguimiento del flujo de caja de un proyecto durante 12 meses. La plantilla puede descargarse de forma gratuita y puede personalizarse para satisfacer sus necesidades.
Descargar plantilla de flujo de caja de proyecto
Previsión del flujo de caja del proyecto
La previsión de flujo de caja de un proyecto incluye estimaciones de costos para un proyecto, así como un cronograma de cuándo incurrirá en esos costos. Esta previsión también muestra los ingresos del proyecto y un cronograma de cuándo recibirá esos ingresos.
A continuación, le mostramos algunas recomendaciones útiles para hacer un seguimiento de los gastos del proyecto:
- Cree un calendario de previsión: Organice su previsión según las distintas fases de un proyecto y, a continuación, complete los detalles sobre la estructura de desglose del trabajo (EDT) de cada fase. Además, asegúrese de incluir los códigos del proyecto de cada costo.
- Incluya fechas de vencimiento de pagos: Asegúrese de ingresar las fechas de vencimiento de los pagos a proveedores.
- Utilice los términos del proveedor como guía: Los términos del contrato de un proveedor indicarán claramente una fecha de vencimiento del pago. Utilice esta información para su calendario.
- Muestre el costo verdadero de un proyecto: También debe incluir la nómina de un proyecto y otros costos estimados para obtener una imagen más precisa del costo total de ese proyecto.
En el caso de los ingresos de su proyecto, debe seguir prácticas similares. Por ejemplo, asegúrese de ingresar las fechas que indiquen cuándo un cliente debe realizar un pago a su empresa. Para obtener más información sobre la previsión del flujo de caja para todo un negocio (en lugar de solo un proyecto), visite “Aspectos básicos de la previsión del flujo de caja”.
Análisis de flujo de caja del proyecto
El análisis de flujo de caja de un proyecto le permite examinar detenidamente las entradas y salidas de efectivo asociadas a un proyecto existente o potencial. El análisis también aborda los costos de oportunidad (es decir, la cantidad de dinero que pierde su empresa al embarcarse en un proyecto).
A continuación, le mostramos algunos datos a tener en cuenta al realizar un análisis de flujo de caja del proyecto:
- Costos irrecuperables: Son costos en los que incurre su empresa, independientemente de que tome un proyecto o no. Los costos irrecuperables generalmente se refieren a los costos fijos en los que incurre al llevar a cabo su negocio, como alquiler, nómina general, investigación y desarrollo, y otros gastos.
- Inversiones iniciales: Estas inversiones se refieren a los desembolsos en efectivo para los equipos y otros activos que necesita para ejecutar un proyecto.
- Flujos de caja relevantes: Son los ingresos y costos que se producen debido a un proyecto. Entre ellos, se incluyen los que se indican a continuación.
- Flujos de caja incrementales: Se refieren a todas las entradas y salidas de efectivo que resultan de un proyecto, incluidos los pagos a proveedores y arrendamientos de equipos.
- Flujo de caja terminal: Este término se refiere a las ganancias del equipo que compra y utiliza específicamente para un proyecto.
- Costos de oportunidad: Se refiere a la cantidad de dinero que pierde su empresa al embarcarse en un proyecto. Por ejemplo, participar en un proyecto de un año puede requerir una inversión de USD 50 000 para equipos nuevos. Si invertir ese dinero de otro modo le generaría USD 10 000, entonces sus costos de oportunidad incluyen esos USD 10 000.
Beneficios del análisis de flujo de caja del proyecto y cuándo es especialmente importante
El análisis del flujo de caja de un proyecto puede ayudar a una empresa a comprender los posibles problemas de flujo de caja asociados con la aceptación de un proyecto. Entre otras cosas, el análisis puede alertarle sobre la posibilidad de sobrecargarse (es decir, asumir demasiados gastos antes de que los ingresos de un proyecto se materialicen).
Entre los principales beneficios de un análisis de flujo de caja de un proyecto incluyen los siguientes:
- Ayuda a su empresa a evitar sobrecargarse, particularmente en lo que respecta a proyectos grandes (como los proyectos de construcción), en los que el desembolso en efectivo suele preceder a los ingresos esperados por un período significativo.
“Si sabe que tiene que licitar un trabajo de un millón de dólares y va a requerir entre 400 000 y medio millón de dólares en materiales, debe preguntarse: ‘¿Tengo lo suficiente en la cartera para financiar esos materiales?’”, señala T.J. Liles-Tims, socio y cofundador de BVFF Partners, una firma de contabilidad forense y valoración empresarial en Oklahoma City. “O ¿debo ir a mi banco y obtener una línea de crédito para financiar mi compra de materiales?”
Tracey Bissett, Presidenta de Bissett Financial Fitness, con sede en Toronto, trabaja con emprendedores para ayudarlos a comprender y usar varios estados financieros. Afirma que reconocer estos problemas de flujo de caja es especialmente importante para las nuevas empresas.
“Los problemas de flujo de caja son una cuestión seria, especialmente cuando se inicia un negocio“, afirma. “Un proyecto con numerosos problemas de flujo de caja puede arruinar a una empresa“.- Un análisis puede ayudarlo a evitar usar otros ingresos de la empresa para pagar los gastos de un proyecto.
“La gente se sobrecargará y fijará precios demasiado bajos. Luego, usará el dinero de un nuevo cliente para pagar los gastos de otro proyecto”, afirma Courtney Barbee, directora de Operaciones y propietaria de The Bookkeeper, una firma de contabilidad y consultoría con sede en Carolina del Norte. Continúa: “Hacer eso puede crear problemas importantes de flujo de caja, además de problemas legales”.- Un análisis de flujo de caja del proyecto también puede ayudarlo con los contratos de proyecto que incluyen grandes pagos iniciales. “Vemos ese tipo de compromiso inicial en los grandes contratos de marketing, en los que las empresas pueden verse comprometidas por la compra de publicidad para sus clientes o por el trabajo tercerizado de subcontratistas”, dice Barbee.
- Un análisis también puede ayudarlo con respecto a proyectos que pagan con menos frecuencia. “Vemos este problema en muchas licitaciones gubernamentales en las que las empresas quieren proponer los precios más bajos para quedarse con el trabajo, pero el gobierno paga 45 días después de recibir la factura, lo cual afecta en gran medida el flujo de caja de la empresa”, dice Barbee.
- Un análisis puede aumentar la confianza y reducir el estrés. Bissett dice que puede hacer incluso un análisis simple con lápiz y papel para relajarse: “No estamos tratando de reemplazar la contabilidad con una previsión de flujo de caja del proyecto. No estamos creando registros financieros muy precisos. Estamos tratando de mirar hacia el futuro. Es nuestra mejor estimación... y permite que las personas duerman mejor.
Reduce el nivel de estrés y un cliente puede decir: 'Ahora puedo cuantificar mi potencial problema y lidiar con él antes de que llegue'. Eso no tiene precio”.
Bissett agrega que cuando los clientes comienzan a comprender los beneficios de hacer un análisis de flujo de caja y un análisis rápido del flujo de caja del proyecto, “comienzan a cambiar la forma en que piensan en su negocio. Su objetivo se vuelve completamente diferente”.
Problemas que puede resaltar un análisis de flujo de caja de un proyecto
Un análisis de flujo de caja del proyecto puede resaltar los posibles problemas y darle tiempo para lidiar con ellos. Los problemas pueden incluir tener demasiadas facturas pendientes simultáneamente o la necesidad de que los clientes paguen antes.
Estas son las principales formas en que un análisis de flujo de caja de un proyecto puede ayudarlo a adaptarse a posibles problemas:
- Cambiar su cronograma de compras de inventario: El análisis puede ayudarlo a distribuir sus compras de inventario en un período de tiempo más prolongado, de modo que pueda evitar pagar grandes cantidades de una sola vez.
- Escalonar otras compras o requisitos para pagar facturas: Un análisis de flujo de caja le permite escalonar otras facturas, de modo que se extiendan durante varios meses.
- Escalonar otros grandes pagos: También le permite escalonar otros grandes pagos pendientes (por ejemplo, impuestos trimestrales o seguros anuales).
- Mostrar la necesidad de pagos iniciales de clientes: Un análisis de flujo de caja puede indicar cuándo su proyecto necesita un pago inicial más grande de un cliente. También puede mostrar casos en los que los pagos subsiguientes deben vencerse antes. Barbee dice que exigir pagos iniciales u otros tipos de compromisos financieros iniciales es “una buena manera de definir sus expectativas para un cliente”. La forma en que un cliente responde a tales requisitos también puede revelar cuán serios y comprometidos están. “Si no quieren poner algo, podría ser una alerta”, afirma.
- Cambiar sus términos de compra: Puede darle la oportunidad de cambiar los términos de compra de algunos materiales, extendiendo así los pagos a largo plazo.
- Alertarlo sobre la necesidad de un préstamo: El análisis puede mostrarle cuándo el efectivo es escaso y darle tiempo para obtener un préstamo en términos favorables.
Consejos y prácticas recomendadas para el análisis del flujo de caja basado en proyectos
Los expertos recomiendan una serie de prácticas recomendadas para realizar análisis efectivos del flujo de caja del proyecto, esto incluye asegurarse de identificar los gastos e ingresos específicos del proyecto.
A continuación, le mostramos algunas prácticas recomendadas para crear un análisis de flujo de caja basado en proyectos:
- Identificar y separar los gastos variables relacionados con un proyecto: Muchas organizaciones no son lo suficientemente cuidadosas al separar los gastos asociados a un proyecto específico. “Las organizaciones tienen una gran predilección por mezclar el costo de los bienes con los gastos generales”, dice Barbee. Cuando se combinan los dos, “no se puede distinguir entre costos variables y costos fijos. Primero hay que distinguirlos”.
- Asegurarse de comprender las cinco etapas del costo del proyecto: A los fines de un análisis de flujo de caja del proyecto, un costo es solo un costo real cuando lo pagó. Hay cuatro etapas anteriores para ese tipo de gasto: cuando presupuestó el gasto; cuando se comprometió a realizar la compra; cuando realmente realizó la compra y le entregaron los materiales; y cuando le facturaron la compra.
- Emplear la facturación incremental o de hitos: Esto significa facturar a los clientes una parte del trabajo a medida que alcanza varios hitos del proyecto. Al hacerlo, recibe pagos más pequeños y frecuentes a lo largo del proyecto, lo que aumenta el flujo de caja.
Practicar este tipo de facturación también significa identificar y dar seguimiento a las horas que su personal dedica a un proyecto. Incluso cuando su empresa no debe a un proveedor externo por el trabajo relacionado con el proyecto, debe entender las horas que sus empleados dedican a un proyecto. Barbee dice que debe hacer un seguimiento de esas horas de los empleados “incluso si solo cobra una tarifa plana para un proyecto. De esa manera, puede obtener el análisis”. - Asignar préstamos y subvenciones a un proyecto: Puede obtener préstamos o subvenciones gubernamentales para trabajar en un proyecto. Asegúrese de asignar esos ingresos, y los intereses de los préstamos, a los ingresos y costos de ese proyecto en particular.
- Realizar una estimación precisa de las horas de trabajo esperadas: Bissett dice que los propietarios de la empresa o los gerentes de proyectos con amplia experiencia en un sector a menudo pueden realizar ciertas tareas mucho más rápido que otros empleados de la empresa. En consecuencia, los propietarios o gerentes de proyectos pueden subestimar cuánto tiempo llevará su personal completar dichas tareas para un cliente.
“Si los propietarios son excelentes en lo que hacen y tardan una hora en hacer algo, preverán una hora del tiempo de su equipo”, dice Bissett. “Pero, por lo general, el equipo no es tan sólido, por lo que los líderes subestiman cuánto tiempo se tarda realmente en hacer el trabajo”.
Análisis del flujo de caja del proyecto en la gestión de proyectos
El análisis del flujo de caja del proyecto es un componente fundamental de la gestión de proyectos. El proceso le permite comprender (y, hasta cierto punto, organizar) cuándo tendrá el efectivo que necesita para completar las distintas fases de un proyecto.
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