Criterios, plantillas y consejos para tarjetas de puntuaciones de proveedores

Blokdyk señala: “Las tarjetas de puntuaciones de proveedores que desarrolla utilizando las prácticas recomendadas brindan un marco para la gestión de su empresa. Lo hacen traduciendo estrategias de alto nivel en objetivos operativos y comunicando esos objetivos en mediciones y metas que todas las partes interesadas pueden entender”.

Prácticas recomendadas de la tarjeta de puntuaciones de los proveedores procedentes de expertos:

A continuación, le mostramos algunos consejos indispensables de los expertos en cuanto a tarjetas de puntuaciones de proveedores:

• Mover la meta con regularidad: “Establezca KPI alcanzables; establezca objetivos anuales y trimestrales mientras sigue pensando de manera innovadora; y desarrolle e implemente nuevas ideas que establezcan expectativas”, sugiere Blokdyk.
• Piense en la colaboración: Trabajar con los proveedores con espíritu de colaboración allana el camino hacia el éxito de la empresa. Todos nuestros expertos coincidieron en que la tarjeta de puntuaciones debería servir como incentivo, y no como sanción, para los proveedores. Blokdyk recomienda lo siguiente: “Evalúe el desempeño en función de criterios mutuamente acordados o aceptados, y hable sobre las soluciones con los proveedores actuales antes de pasar a proveedores que necesitarán un proceso de incorporación”.
• Asegúrese de establecer medidas de calidad: “La mayoría de las empresas hacen un buen trabajo en la medida de la cantidad, pero no dedican el tiempo suficiente a pensar en las medidas de calidad”. “Por ejemplo, en lo que respecta a los servicios de pago subcontratados, el número de errores representaría una medida de calidad y el volumen de las transacciones representaría una medida de cantidad”, afirma Sarkar, de 3S Consulting. “Después de una conversación con un proveedor, puede realizar adiciones relevantes a la tarjeta de puntuaciones”. 
• Mantenga la simplicidad: La tarjeta de puntuaciones debe ser fácil de usar. Cíñase a las metas y objetivos principales y haga que la información de la tarjeta de puntuaciones sea breve y fácil de digerir. Agregue funciones como la codificación por colores para marcar elementos de acción o para tener una idea rápida del estado de un KPI.
• Involucre a las partes interesadas: A medida que desarrolle o perfeccione su tarjeta de puntuaciones de proveedores, incluya la participación interfuncional de todos los departamentos afectados de su organización.
• Tenga hitos: Para cumplir con sus metas de negocios, sincronice sus KPI con su conjunto de puntos de referencia y el cronograma correspondiente.
• Procure vincular incentivos y sanciones: Si bien todos nuestros expertos pensaron que las medidas punitivas eran contraproducentes para apoyar las asociaciones, puede considerar brindar bonos o incentivos financieros en función de las métricas. “Asegúrese de invitar a los proveedores que obtienen las calificaciones más altas de tarjetas de puntuaciones en licitaciones de nuevos programas. Hágalo incluso si el comprador o gerente de productos básicos no está seguro de que estos proveedores en particular ofrezcan la mejor solución de su clase. Debe haber alguna recompensa por las altas calificaciones más allá de un solo trofeo”, recomienda Gustafson.
• Aclare su proceso: Establezca estándares sobre lo que debe hacerse cuando el desempeño es inaceptable y cómo debe gestionar las quejas. “Tenga un proceso claro; un proveedor debe poder impugnar los elementos de una tarjeta de puntuaciones sin que se le recrimine. Dejar al gerente de productos básicos tanto la tarea de puntuar a los proveedores como la gestión de sus quejas es como que el zorro vigile el gallinero. Por ejemplo, si la solicitud de su gerente de productos básicos (p. ej., una retención de ingeniería) hizo que un proveedor perdiera un envío, debería haber un camino claro para resolver el problema a favor del proveedor”, aconseja Gustafson
• Defina las expectativas: Una tarjeta de puntuaciones bien diseñada define y comunica claramente las expectativas. Le dice con precisión lo que constituye un desempeño bueno, simplemente aceptable, mediocre o deficiente del proveedor.
• Realice constantemente mediciones y programe auditorías: La evaluación de los proveedores no es un proceso de un solo paso. Haga saber a sus proveedores que las mediciones son continuas y que realizará auditorías periódicas con todos sus proveedores contratados. 
• Capture datos: Piense en lo que desea lograr con los datos que recopila. Debería poder dividir los datos por fecha, categoría, proveedor, estilo y elemento. Recopile datos de pedidos de compra y entrega de su sistema de gestión de pedidos para ofrecer información detallada y general.
• Compare proveedores: Comparar un proveedor con otro para obtener datos críticos facilita la selección de nuevos proveedores o el replanteamiento del desempeño actual del proveedor.
• Encueste a todas las partes interesadas: Pregúnteles a los empleados que trabajan en estrecha colaboración con un proveedor o dependen de ellos sobre el desempeño de ese proveedor en particular. Vea si sus opiniones internas reflejan sus datos y evaluaciones de proveedores.
• Planifique el futuro (tecnológico): Blokdyk observa que la inteligencia artificial (IA) avanza en las prácticas recomendadas de gestión de proveedores. Por ejemplo, la IA acelera el llenado de las bases de datos y ofrece alertas en tiempo real sobre problemas que necesitan atención humana. “La inteligencia de negocios impulsada por IA es el futuro de la gestión de proveedores y ya se utiliza en sectores como el aeroespacial y la atención médica”, dice Blokdyk. “También puede brindar a su organización una ventaja sobre los competidores que no pueden acceder a su información estratégica”.