¿Qué es un informe de estado del proyecto?
Un informe de estado del proyecto es un documento que resume el progreso general de un proyecto en contra del plan del proyecto proyectado.
El objetivo de un informe de estado del proyecto es mantener informadas a todas las partes interesadas del progreso, mitigar los problemas antes de que surjan y garantizar que el proyecto se realice dentro del plazo designado.
Un informe de estado del proyecto ayuda a mejorar la comunicación en toda la organización, ya que todo el personal está al tanto de cómo avanza el proyecto. También ayuda a simplificar el proceso de comunicación con un solo informe formalizado que todos puedan consultar para mantenerse al día.
Además, un informe de estado del proyecto mejora el apoyo organizativo de su proyecto manteniendo una comunicación estrecha entre los miembros del equipo para garantizar que se cumplan todos los objetivos y metas.
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Los propósitos de los informes de estado del proyecto
Uno de los muchos beneficios de usar un informe de estado del proyecto es que obliga a una organización a acordar ciertos logros y medidas del progreso al comienzo de ese proyecto. Un gerente de proyectos reúne esos criterios importantes y crea un informe de estado del proyecto que resultará útil para quienes necesiten verlo.
Los informes de estado del proyecto también facilitan lo siguiente:
- Crear y permitir la aceptación de las partes interesadas
- Proporcionar transparencia al progreso hacia los logros
- Ayudar a identificar problemas y riesgos, de modo que se pueda corregir el rumbo rápidamente.
- Identificar el progreso del trabajo realizado por personas, equipos y recursos, para que usted pueda rotar e incorporar al personal de manera oportuna. Por ejemplo, los diseñadores de experiencia de usuario comienzan al principio de un proyecto de diseño web a partir de la asignación de la arquitectura del sitio y de los cables. El trabajo de los redactores y diseñadores sigue, y así sucesivamente.
- Proporcionar un indicador de alto nivel del estado del proyecto
- Evitar sorpresas desagradables (para los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas)
- Proporcionar un método para mantener a los miembros del proyecto y a los líderes responsables
- Proporcionar un rastro documental
- Evitar la corrupción del alcance
- Presentar la información correcta a la audiencia prevista
Chris Daniel ha supervisado proyectos para grandes corporaciones y el gobierno de los Estados Unidos y dirige un programa de capacitación para gerentes de proyectos para estudiar para la certificación PMP. Él dice que los informes de estado del proyecto no han cambiado mucho en las últimas dos décadas, un hecho que ilustra que los elementos básicos de un informe de estado permanecen relativamente sin cambios.
“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.”
Códigos de estado del proyecto
Los códigos de estado del proyecto son códigos o frases simplificados que identifican dónde se encuentra un proyecto en su progresión general del proyecto.
Los códigos de estado del proyecto pueden ayudar rápidamente a los miembros del equipo y a las partes interesadas a identificar si un proyecto está activo o inactivo, así como en qué etapa del plan del proyecto se encuentra.
Tipos de informes de estado del proyecto: Conozca a su audiencia
Los expertos en gestión de proyectos recomiendan un informe de estado semanal (WSR) para los miembros inmediatos del equipo y las partes interesadas, un informe de estado mensual o bimensual para los gerentes de alto nivel y las partes interesadas, y un informe de estado periódico de ultra alto nivel para los CEO, directores y otros que desean ver los aspectos más destacados y las principales victorias.
Puede usar cualquier formato, como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project y mucho más. A continuación, analizaremos más de cerca cada tipo de informe de estado del proyecto y su audiencia relevante.
El informe de estado semanal del proyecto
En general, un gerente de proyecto mantiene este informe en todo momento, incluso antes de que deba entregarse regularmente, por lo que si un gerente quiere verlo, el gerente de proyecto puede proporcionarlo dentro de una hora.
Las audiencias habituales para este informe incluyen a los miembros del equipo del proyecto, el gerente del gerente del proyecto, un administrador de recursos y quizás la parte interesada principal.
El informe de estado del proyecto semanal debe incluir tantos detalles pertinentes como sea posible y contener más detalle que los informes entregados a otras audiencias. El objetivo del informe semanal del estado del proyecto es dar a los más involucrados en el proyecto una visión completa de cómoanaza el proyecto. El informe hace un seguimiento del presupuesto, indica los hitos, enumera los riesgos, etc.
El informe mensual sobre el estado del proyecto
Un informe de estado mensual o bimensual del proyecto puede ayudar a los gerentes de alto nivel a sentirse comprometidos y a controlar los proyectos que están ejecutando sus gerentes de proyectos. Esta audiencia no requiere el mismo nivel de detalle que un informe semanal (por ejemplo, quién está haciendo qué o cuánto tiempo lleva).
Esta audiencia quiere la mejor vista de alto nivel del progreso del proyecto. Los gerentes de nivel superior están interesados en rastrear el presupuesto, el gasto, la calidad de los entregables y la naturaleza de los riesgos u obstáculos. Tenga en cuenta que si un gerente de proyecto tiene un riesgo, contratiempo o obstáculo significativo, no debe esperar a que el informe mensual comunique ese problema a su gerente. Nada en estos informes mensuales debería sorprender enormemente a estos ejecutivos, excepto posiblemente buenas victorias, eficiencias y elogios de otras partes interesadas. Estos ejecutivos de alto nivel necesitan sentirse informados, por lo que si sus gerentes les preguntan sobre sus proyectos, estarán equipados con los puntos de conversación de alto nivel. Estar actualizado también permite actuar a los responsables de la toma de decisiones, si es necesario.
Informe de estado del proyecto a nivel ejecutivo
Si bien no todos los proyectos o empresas pueden requerir este tipo de informe de estado del proyecto, muchos expertos en gestión de proyectos creen que el informe de nivel ejecutivo puede ser clave para comprar y visibilidad de los principales rangos de la gerencia de una empresa.
Chris Daniel menciona los elementos clave para lograr que este tipo particular de informe de estado sea un éxito. "Esta audiencia es responsable de varios proyectos, por lo que quieren ver solo los aspectos más destacados de alto nivel", señala Daniel. "Para conseguir el impacto deseado, hay que tener chispa. Eso significa que necesita crear una plataforma visualmente atractiva (en PowerPoint o Prezi) que llame a los datos visualmente. También debe incluir la responsabilidad de los elementos de acción: quién hace o hará qué en el futuro.
"Interpretar los datos de sus informes semanales o mensuales anteriores también es fundamental para esta audiencia. El director ejecutivo está buscando al gerente de proyectos para obtener orientación y recomendaciones", continúa Daniel. "Este informe debe tener un máximo de seis o siete diapositivas. Cualquier otra cosa puede entrar en un apéndice. Y es fundamental incluir una diapositiva de preguntas frecuentes sobre cinco preguntas, por lo que un gerente de proyectos puede demostrar que ya ha anticipado preguntas y proporcionado respuestas sucintas".
Informe de estado del equipo y los recursos mensuales
Si su empresa y equipos gestionan varios proyectos continuos y superpuestos, también es útil crear un informe de estado de equipo y recursos separados. La audiencia de este informe incluye gerentes de recursos, directores de equipo y otros que gestionan varios tipos de recursos.
Este informe debe capturar el trabajo de diferentes recursos. También debe indicar cuándo se deben implementar los recursos o unirlo al proyecto. Por ejemplo, después de que los diseñadores de experiencia de usuario cree cronogramas, pueden reducir las horas que han dedicado a un proyecto web, mientras que los desarrolladores comienzan a aumentar sus horas, tomando la información de los cables (y el diseño y el contenido) y empezando a crear estructura y páginas web.
Este informe ofrece a los gerentes de recursos información sobre cuándo sus miembros del personal pueden estar dedicando más o menos horas a su proyecto, de modo que puedan asignar los recursos adecuadamente.
Informe sobre el estado del proyecto Stoplight
Este tipo de informe de estado del proyecto está ganando popularidad, ya que muchas empresas se dan cuenta de que incluir un sinfín de datos en informes semanales o mensuales sólo supone una carga para el gerente del proyecto. Una amplia gama de empresas están haciendo la transición a un informe de estado del proyecto más simple.
Este informe más reciente representa visualmente la salud de un proyecto codificando por colores diferentes elementos con una imagen de semáforo: verde para dentro del presupuesto y en el objetivo; amarillo para los riesgos potenciales que se plantean; y rojo para verdaderos obstáculos, gastos excesivos y similares.
Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.
La empresa Sauter utiliza un informe de estado rojo/amarillo/verde para casi todos sus proyectos. "No perderemos tiempo hablando de elementos verdes o en buena forma. La codificación por colores ofrece a todos una sensación rápida de lo que es y no es urgente a abordar", concluye.
Skot Carruth, director ejecutivo de Philosophie Software, está de acuerdo en que más simple es mejor: "Los proyectos exitosos requieren confianza y una estrecha colaboración. Cuando comienza a sobrecargar a los gerentes de proyectos con requisitos de informes, se vuelven más similares a las máquinas que los resueltores de problemas creativos.
"Cuando los PM conocen sus objetivos y métricas", continúa Carruth, "simplemente pueden decirnos si están encaminados o no. Cuando no lo están, estamos aquí para ayudarlos en lugar de castigarlos... Incorporar valores como la confianza y la colaboración son más importantes para la gestión exitosa de proyectos que cualquier herramienta de informes".
“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software
Muchos ejecutivos creen que cuando son necesarios los informes de estado detallados, es fundamental poder capturar dependencias. "Estos pueden requerir mucho tiempo para identificarlos, pero ese nivel de conocimiento es importante para la resolución de problemas. En los últimos años, el presupuesto, los costos y la programación se han convertido en informes de estado frontales y centrados en los informes de estado", comenta Sauter.
En resumen, un informe de estado semanal del proyecto captura los desarrollos y actividades críticos de un proyecto y, por lo general, se entrega a los más cercanos al proyecto, es decir, a los miembros del equipo, a las partes interesadas del cliente, a los gerentes del equipo, etc. Entregados con menos frecuencia y detalle, los informes de estado del proyecto de alto nivel se dirigen a aquellos en la empresa que desean mantenerse informados de la salud de un proyecto, pero no de sus minucias. Los consejeros delegados y otros altos ejecutivos solo quieren ver lo más destacado, sobre todo con menciones al ahorro de costos, el rendimiento estelar y otros elementos positivos.
Cómo hacer un seguimiento del estado del proyecto
Para realizar un seguimiento del estado del proyecto, siga estos sencillos pasos para asegurarse de que su proyecto se complete a tiempo.
- Cree un plan de proyecto o esquema del proyecto: Antes de iniciar oficialmente su proyecto, cree un esquema aproximado de su proyecto de principio a fin, incluidos todos los detalles clave, los recursos y las restricciones de tiempo.
- Determine objetivos específicos: Identifique lo que desea lograr con este proyecto, ya sea una nueva campaña de marketing, una implementación de productos, etc.
- Documente los hitos clave: Determine las partes clave del cronograma de su proyecto que desee prestar atención específica y que necesita alcanzar a tiempo.
- Establezca plazos claramente definidos: Asegúrese de que usted y su equipo conocen bien todos los plazos que deben cumplirse para que su proyecto llegue a tiempo.
- Compruebe el proyecto con regularidad: A medida que comience su proyecto, continúe verificando el progreso regularmente, consultando su plan de proyecto para verificar el progreso con respecto a lo proyectado.
Empiece con una plantilla de estado del proyecto descargable gratuita.
Informes de estado del proyecto en la gestión de proyectos
Los informes de estado del proyecto se utilizan muy comúnmente en la gestión de proyectos para realizar el seguimiento y gestionar un proyecto a medida que avanza a través de su cronograma.
Como gerente de proyectos, es posible que quiera responder las siguientes preguntas dentro del informe del estado de su proyecto:
- ¿Cuáles son los objetivos del proyecto y seremos capaces de alcanzarlos?
- ¿El proyecto se completará a tiempo y según el presupuesto?
- ¿Qué éxitos hay que destacar?
- ¿Qué desafíos podríamos encontrar?
- ¿Qué aprendizajes deberíamos intentar obtener de este proyecto?
Desafíos con los informes de estado del proyecto
Crear informes de estado del proyecto puede ser un desafío y un riesgo. A continuación, le mostramos algunos de los riesgos a tener en cuenta al crear informes de estado del proyecto y plantillas de informes de estado:
- La previsión de costos, programación y estimación son conjeturas: Los gerentes de proyecto solo pueden hacer conjeturas informadas sobre estos componentes de un informe. Los riesgos se pueden identificar pero no siempre cuantificar: Por ejemplo, una empresa puede saber que otro proyecto comenzará durante el período de tiempo de su proyecto existente, pero nadie puede saber el momento exacto o la amplitud de ese segundo proyecto. Si es más pequeño, los riesgos que plantea su proyecto en términos de personal y otros recursos pueden ser mínimos. Si es más grande de lo esperado, podría suponer un riesgo significativo.
- Simplificar es una tendencia fuerte pero arriesgada: Hay más posibilidades de pasar por alto detalles que pueden ser o llegar a ser importantes.
- Puede dejar fuera a una persona clave: incluso en las circunstancias más bien intencionadas, no todos los que necesitan pueden tener aceptación o visibilidad.
- Depende de la fortaleza de su informe: Cualquier informe es tan útil como la información que se introduce, así como las acciones tomadas como resultado.
Elementos de los informes de estado del proyecto
Para que los informes de estado del proyecto sean lo más útiles y relevantes posible, hay componentes clave que debe incluir. Puede agregar más tipos de información, pero estos son los elementos críticos de la misión que un gerente de proyectos debe tener en cuenta:
- Detalles del proyecto: Enumere el nombre del proyecto y el código del proyecto, si corresponde
- Equipo: Enumere el gerente de proyectos y otros miembros clave del equipo
- Fecha de estado:También incluye cadencia (semanal, quincenal, mensual, etc.)
- Cronograma del proyecto: ¿Ha cumplido todos los hitos de este período?
- Alcance: ¿ El proyecto se mantiene en el alcance durante este período?
- Presupuesto: ¿Está el proyecto dentro, fuera o por encima del presupuesto?
- Calidad: Puede que esto no sea aplicable a todos los informes durante todos los periodos, pero merece la pena tenerlo en cuenta si hay problemas.
- Dependencias: ¿Qué factores espera el equipo antes de poder avanzar?
- Problemas y obstáculos: ¿Qué obstáculos han aparecido durante este período? Proporcione una breve descripción de lo que son, de lo que está haciendo para remediarlos y de quién los es propietario.
Estos componentes pueden variar en función del público, pero al menos, el informe detallado de estado del proyecto semanal debe contener estos elementos. Además, el gerente del proyecto debe poder hablar sobre cualquiera de estos factores si se le pide.
Cómo crear un informe de estado
Es fundamental obtener claridad sobre los objetivos del proyecto, el presupuesto, los hitos, los entregables y los miembros del equipo desde el principio.
De ese modo, un gerente de proyectos puede garantizar que los informes de estado semanales y mensuales siempre estén encaminados y apoyan la misión y la visión de todo el proyecto, incluso cuando los miembros del personal necesitan realizar tareas detalladas semanalmente.
También es fundamental que la plantilla establezca una aceptación explícita y una medición desde el principio. A medida que avanza un proyecto, se esperan ajustes pequeños, pero las principales piedras angulares de la supervisión no deben cambiar significativamente.
Al mismo tiempo, puede establecer y restablecer las expectativas según sea necesario, ya que surgen circunstancias imprevistas y requieren atención.
Por último, un informe de estado del proyecto debe ser compartido, pero el gerente del proyecto tiene la propiedad final.
Beneficios de las plantillas de informes de estado del proyecto
Puede ahorrar mucho tiempo utilizando plantillas para crear informes de estado del proyecto. Por supuesto, todos los informes del proyecto requieren ajustes y edición para reflejar correctamente los elementos individuales del proyecto, pero una plantilla puede ser un punto de partida sólido. Hay varios beneficios para usar plantillas de informes de estado del proyecto:
- Gratis: Muchas plantillas están disponibles gratis en línea.
- Imprimible: Puede distribuir informes para reuniones, encuentros y aquellas partes interesadas que deseen una copia imprimible.
- Aspecto profesional: El uso de una plantilla que ya ha sido diseñada para verse profesional le da ventaja al gerente de proyecto.
- Diseño limpio: Como se mencionó anteriormente, los informes de estado del proyecto deben ser fáciles de escanear e intuitivos de interpretar, incluso para aquellos que están varios lugares alejados del proyecto.
- Personalizable: Las plantillas más útiles permitirán a un gerente de proyectos agregar y restar campos y elementos según sea necesario para cada proyecto.
- Funciones de colaboración: Las plantillas basadas en web pueden dar a todos los miembros del equipo acceso al informe de estado, para que puedan ver dónde están las cosas, así como contribuir con actualizaciones si lo desean.
- Todas las tareas en un solo lugar: Una plantilla puede asegurarse de organizar cada pieza de un proyecto en un solo lugar.
Plantilla de informe de estado de proyectos
Aunque el uso de plantillas para crear informes de estado del proyecto puede ahorrar mucho tiempo a los gerentes de proyecto, es importante que los gerentes de proyecto planifiquen con antelación y personalicen la plantilla para que se ajuste a las necesidades de todo el proyecto. De esta manera, la plantilla de informe de estado que ha creado al comienzo de un proyecto puede ser relevante y útil a lo largo del transcurso de ese proyecto.
A continuación, le mostramos algunas plantillas de informes de estado del proyecto que lo ayudarán a empezar:
Plantilla de informe de estado semanal del proyecto - Excel
Descargar Plantilla de informe de estado semanal de proyectos
Plantilla de panel de gestión de proyectos - Excel
Descargue la plantilla de panel de gestión de proyectos
Para obtener más opciones, consulte nuestra colección de plantillas gratuitas de informes de proyectos.
Prácticas recomendadas para los informes de estado del proyecto
Para crear el informe de estado del proyecto más efectivo que mantenga a todos actualizados sobre la información del proyecto más relevante, tenga en cuenta estos consejos:
- Escriba un primer borrador y luego corríjalo.
- Edite su informe de estado según sea necesario.
- Haga que todos conozcan el informe de estado, junto con cualquier actualización.
- Pida comentarios sobre cómo proporcionar la mejor vista del estado del proyecto.
- Sea coherente en todos los informes de estado del proyecto.
- Informe sobre las métricas más importantes para el proyecto y para las principales partes interesadas.
- Utilice la visualización, como los gráficos y los gráficos, cuando sea posible.
- Evite agregar demasiados detalles.
- Haga que el informe de estado sea accesible para todos, en todo momento.
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