4EF optimiza el flujo de trabajo y mejora la eficiencia en un 50 %

4EF ofrece servicios de consultoría en tecnología para que los fabricantes optimicen sus operaciones y trabajen de manera más eficiente. Con sede en los Países Bajos, la firma diseña software personalizado para integrar la planificación de recursos empresariales (ERP), la inteligencia empresarial y las soluciones de hospedaje en la nube a fin de garantizar que los clientes obtengan el máximo provecho de sus inversiones en tecnología.

Los empleados realizan varias tareas: son programadores informáticos, directores de proyectos, trabajadores de marketing... hacen de todo. 

Para comprender las operaciones de fabricación de un cliente, los empleados de 4EF pasan horas en la planta. Antes de poder diseñar una solución personalizada, primero deben identificar las desconexiones entre las metas estratégicas del cliente y sus operaciones reales.

“Nuestra firma acorta las brechas entre lo que quieren tener nuestros clientes y lo que tienen”, comenta Maaik Meijerink, gerenta de cartera de proyectos y consultora técnica de 4EF.

Achicar esas brechas exige tiempo y muchísimas tareas.

Pero la firma tuvo que achicar una brecha importante propia. Las herramientas actuales de gestión del trabajo de 4EF dificultaban la gestión eficaz de los proyectos y tampoco permitían que el negocio creciera.

El personal carecía de la capacidad para hacer un seguimiento preciso de cada aspecto de su trabajo o para compartir esa información con los clientes. Y no podía acceder a los datos sobre las horas planificadas y las reales de trabajos anteriores para calcular la carga horaria de proyectos nuevos con precisión.  

Los miembros del equipo usaban Microsoft Excel para planificar proyectos y hacer un seguimiento de las horas, pero necesitaban una manera de trabajar más rápida y colaborativa. Querían tener una vista clara de todos los proyectos: controlar y ver las horas facturables y no facturables que se dedicaban a las tareas específicas.  

Sin una visibilidad del estado de los proyectos en tiempo real, los miembros del equipo se arriesgaban a tomar decisiones a ciegas todos los días. Estas acciones, a su vez, podían incidir negativamente en los plazos de los proyectos y provocar pasos en falso en términos del presupuesto, lo cual afectaba las relaciones con los clientes actuales y reducía el trabajo futuro.

Para poder controlar el negocio, estos expertos en eficiencia necesitaban una solución flexible que respaldara sus operaciones diarias y fuera acorde con las metas estratégicas.  

Mejorar la eficiencia y hacer un seguimiento de muchas partes en movimiento

Dado que la mayoría de los miembros del equipo trabajan en el campo y cada proyecto implica cientos de tareas, 4EF necesitaba una solución de ejecución de trabajo sólida para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y los recursos de sus proyectos en toda la empresa.

Cuando 4Ef descubrió Smartsheet, reconoció que podría maximizar el tiempo y los talentos de sus empleados si usaba las soluciones de gestión y automatización del trabajo que ofrecía la plataforma. Los miembros del equipo implementaron Smartsheet sin inconvenientes y optimizaron todo su enfoque a los informes de proyectos y a la planificación de recursos.

Por ejemplo, ahora la firma puede comparar las horas previstas con las reales en cualquier instancia del proyecto. Con este panorama del avance de cada tarea, los gestores de proyectos y los clientes pueden hacer ajustes incrementales y tomar decisiones más informadas.

“En el plazo de un mes, obtuvimos más datos que en todos los años anteriores. Somos más eficientes en lo que respecta a costos, decisiones estratégicas y comunicaciones internas y externas. De hecho, hemos mejorado la eficiencia general en un 50 %”, afirma Meijerink.

Mayor transparencia y comunicación con los clientes

4EF considera que su capacidad para compartir información integral, organizada y actualizada con los clientes es el mayor beneficio que ofrece Smartsheet. “Nuestros clientes ahora tienen un fácil acceso a los datos como las horas que se asignan a las distintas partes de un proyecto”, comenta Meijerink.

La solución escalable de Smartsheet se integra fácilmente con las herramientas existentes de 4EF, incluido Microsoft Power B, lo cual les permite sacar el máximo provecho a sus inversiones en tecnología. Y los empleados ahora pueden trabajar con más eficiencia, ahorran tiempo y dinero. 

“Nuestro equipo hace anotaciones en Smartsheet, las asigna y comparte hojas. Con todo controlado, reunido y conservado donde se supone que debe estar, cualquier persona puede acceder de inmediato y actuar como corresponde. Y solo tenemos que ingresar la información una sola vez. Además de la mejora en la eficiencia, la gestión de proyectos se ha convertido en una parte enorme de la cartera de productos y nos da un ingreso extra estimado de € 60 000 al año”.

El nuevo enfoque está teniendo un efecto dominó en el negocio de la firma. Ha permitido que los miembros del equipo de 4EF impulsen la eficiencia a tal nivel que las personas pueden concentrarse en actividades de valor agregado que ayudan a ampliar el negocio.