Creciente organización sin fines de lucro reduce el tiempo de administración de programas en un 75%

Creating IT Futures, una organización sin fines de lucro con sede en Chicago y la organización benéfica de la respetada asociación comercial de TI CompTIA, prepara a personas de comunidades subrepresentadas para sus carreras profesionales en el sector de TI. A pesar de los éxitos de sus programas de capacitación, los procesos ineficientes proclives a los errores de sus programas de cupones de examen de certificación y capacitación en línea crearon una carga administrativa considerable para el personal, los estudiantes y los socios en educación.

Sin una solución, las tareas manuales y los problemas con los datos seguían desviando el tiempo y la atención del personal de lo verdaderamente importante: apoyar a los estudiantes y a los egresados de CITF.

Alejarse de la entrada manual de datos

Anna Conger, una asesora de la organización sin fines de lucro, recuerda el estrés de registrar a los estudiantes para el programa de capacitación en línea. Sin un proceso consistente, o una plataforma para administrar ese proceso, el equipo tuvo dificultades para satisfacer las demandas de servicio.

“Uno de los mayores desafíos del proceso de registro fue que todos los solicitantes completaban un PDF y lo enviaban, de modo que todos los datos debían ingresarse de forma manual en la hoja de cálculos. El problema de la integridad de los datos era enorme”, dice.

El programa de distribución de cupones de examen de la organización, que les otorga a los estudiantes acceso gratuito a valiosas certificaciones de TI, se enfrentaba a problemas similares, con hojas de cálculo que no se vinculaban e infinitos correos electrónicos enviados y recibidos para recopilar datos.

Cuando el encargado de controlar la administración de los dos programas se transfirió a un nuevo rol, el director ejecutivo Charles Eaton lo vio como una oportunidad para replantear los procesos administrativos de ambos programas. Le recomendó Smartsheet a Conger “porque era simple, y a la vez flexible, para nuestros objetivos”.

Procesos simplificados, transparencia en tiempo real

Antes de seleccionar Smartsheet, Eaton había examinado otros servicios web, “pero ninguno tenía la interfaz simple e intuitiva de Smartsheet, que permite que sea fácil para los novatos realizar un seguimiento de la información y actualizarla”.

Los formularios de Smartsheet simplificaron los desafiantes procesos de ingreso para el personal y los egresados y ayudaron a mitigar los errores de entrada de datos. Por último, las partes internas y externas obtuvieron transparencia en tiempo real y la organización tiene una ubicación central desde la cual puede colaborar, realizar seguimientos y administrar datos.

La comunicación también mejoró. 

Al generar informes directamente desde Smartsheet, Conger descubrió que le podía otorgar al equipo directivo visibilidad en tiempo real del progreso de la incorporación, y facilitar información de los socios de la organización sin fines de lucro sobre el progreso de la capacitación y estado de los exámenes de los estudiantes. El equipo también descubrió que podía mantener informados a los estudiantes y socios con mayor facilidad a través de las alertas de Smartsheet, que simplificaron el envío de recordatorios y actualizaciones sobre las fechas límites de los cupones y las capacitaciones.

En última instancia, ese estrés inicial que Conger sentía, desapareció. Como Eaton lo describe: “Administrar el sistema de cupones y capacitaciones era casi el trabajo a tiempo completo de una persona. Después de pasar todo a Smartsheet, se convirtió en solo el 25% de su trabajo”.

El uso de Smartsheet también suavizó el proceso de transición cuando llegó el momento de capacitar a la nueva coordinadora, Karin Nordmeyer, que se hizo cargo de dos programas. Con procesos mejorados en Smartsheet, Nordmeyer pudo aumentar el rendimiento rápidamente al mismo tiempo que asumió un mayor papel dentro de Creating IT Futures. 

Eaton dice: “Lo que motiva a nuestro personal es el impacto transformador que tenemos en nuestros estudiantes. Con solo el 25% de su tiempo dedicado a la administración del proceso de cupones y capacitación en línea, Karin tuvo más tiempo para trabajar con estudiantes del aula de Minneapolis y contribuir directamente al avance de su carrera profesional exitosa en tecnología”.

Un impactante rendimiento de la inversión

Los procesos simplificados y la mayor transparencia del programa han cambiado considerablemente la manera en que opera Creating IT Futures.

“El mayor beneficio de Smartsheet”, comenta Eaton, “es que la información se actualiza al instante y se puede compartir con tantas personas como necesitamos. Con el aumento en la productividad y la eficiencia, Smartsheet nos permitió ahorrar USD 25 000 por año”.

A fin de cuentas, se traduce a más programas y servicios para miles de aspirantes a tecnólogos. “Es algo maravilloso. Nuestro mundo cambiante los necesitará”.