Creative Kingdoms simplifica la colaboración multidisciplinaria con Smartsheet

Great Wolf Resorts es uno de los destinos de vacaciones familiares más grandes de América del Norte y recibe a más de nueve millones de visitantes cada año. Además de contar con docenas de parques físicos, brindan servicios de marca totalmente integrados a través de una subsidiaria, Creative Kingdoms, que hace que las marcas cobren vida a través de la tecnología, la narración de historias y los videojuegos.

Los equipos de contenido y producción de Creative Kingdoms construyen y administran parques de diversiones, desarrollan software imaginativo y colaboran con organizaciones como el Centro Espacial Kennedy para crear experiencias inolvidables para visitantes y clientes.

Para administrar estos proyectos, los equipos usaban una combinación de herramientas, pero no contaban con una manera de crear una vista conectada entre los proyectos y entre las aplicaciones. El trabajo de producción de Creative Kingdom estaba distribuido entre flujos de trabajo duplicados, equipos de proyectos y herramientas aisladas.

La falta de conexión en la información creaba confusión y ralentizaba la ejecución, especialmente a medida que aumentaba su carga de trabajo. Para que el equipo de gestión de producción obtuviera información oportuna y precisa a fin de generar informes de todos los proyectos, pasaban horas buscando los datos que necesitaban en correos electrónicos y hojas de cálculo y, luego, actualizando cada proyecto en JIRA.

“Tenemos una situación realmente única en la gestión de proyectos, porque usamos un método de desarrollo de software de Agile en JIRA y la metodología Waterfall con nuestro equipo de contenido”, explica Natalie Pohorski, directora de Producción. “También necesitábamos administrar las implementaciones físicas en los parques. Tratar de organizar todos estos equipos con diferentes sistemas se convirtió en un desafío”.

Smartsheet para Jira ahorra valiosas horas

Para satisfacer las demandas de una carga de trabajo cada vez mayor, el equipo de Creative Kingdoms necesitaba una solución que les permitiera mantener el desarrollo de su software Agile en Jira y, al mismo tiempo, proporcionar una visión completa del estado general de la producción. Adoptaron la integración de Smartsheet para Jira a fin de trabajar de manera más efectiva a través de sus iniciativas multidisciplinarias y para posicionar su negocio y que escalara con éxito.

Para obtener la información necesaria de toda la organización, Pohorski configuró un flujo de trabajo en Smartsheet, que se conectaba con Jira. A partir de ahí, coloca sus proyectos en un sprint y realiza un seguimiento del progreso utilizando un tablero Scrum de Agile. Con este enfoque, el equipo podía tener la seguridad de que no estaban duplicando datos al agregar información a herramientas diferentes de forma manual. Al mismo tiempo, tenía una vista de proyecto coherente y precisa en Smartsheet a la que los líderes podían acceder fácilmente.

La integración de Jira ayudó de inmediato a Pohorski y a su equipo a administrar sus procesos de desarrollo. La automatización del flujo de trabajo elimina el tiempo dedicado a recopilar y a volver a ingresar datos y garantiza que el estado actual siempre se refleje en tiempo real.

“Ahora, todos nuestros informes están en un solo lugar. Realmente me ayudó a resolver gran parte de la redundancia a la que me enfrentaba”, dice Pohorski.

Colaboración interdisciplinaria

Los equipos de producción y contenido de Creative Kingdoms pueden encontrar rápidamente el estado y administrar los proyectos y los procesos en un solo lugar. Los ejecutivos y las partes interesadas del negocio tienen visibilidad de los proyectos de desarrollo de software de producción al mismo tiempo que fomentan un entorno de trabajo interdisciplinario y colaborativo.

En solo un año, Creative Kingdoms anticipa un ahorro del 10 por ciento en tiempo de recursos, a la vez que puede administrar mejor el trabajo colaborativo y la posición para satisfacer la creciente demanda de su negocio.

Aún más emocionante, la mayor eficiencia como resultado de la mejora en los procesos dio lugar a que Creative Kingdoms pudiera continuar brindando las experiencias atractivas que esperan sus clientes.