Dick’s Drive-In Restaurants optimiza la expansión, respalda las iniciativas nuevas y mejora la dotación de personal con Smartsheet

Dick’s Drive-In Restaurants es un ícono de la comida rápida de Seattle desde hace casi 70 años. La cadena local, que abrió en 1954, es conocida por las hamburguesas que son frescas y nunca se congelan, las papas fritas cortadas a mano, y los batidos que se sirven y se preparan de forma individual.

En los últimos años, Dick’s se centró en la expansión regional en el área metropolitana de Seattle y abrió una nueva sucursal en Bellevue, Washington a finales de 2021 y la novena ubicación de la cadena en Federal Way, Washington en julio de 2023. A fin de respaldar ese crecimiento, Dick’s utiliza Smartsheet para gestionar proyectos, como la elaboración de informes sobre ventas, y la verificación de la cantidad y la calidad de los alimentos en cada restaurante.

Sin embargo, antes de adoptar Smartsheet, la cadena utilizaba procesos manuales y hojas de cálculo para este fin, lo que causaba problemas ya que el personal aumentaba con el fin de ofrecer respaldo a nuevos restaurantes. “El restaurante comenzó como una empresa muy pequeña, con un equipo de liderazgo reducido que prefería usar papel y lápiz , además de otras herramientas de gestión de proyectos para recopilar datos de ventas y hacer un seguimiento de la información”, dice Chelsea Young, gerenta de proyectos de Dick’s Drive-In Restaurants. “Esta forma de comunicación era propensa a errores, complicada y, a veces, inexacta, y no teníamos una manera eficaz de proporcionarle al equipo directivo visibilidad sobre el rendimiento de cada tienda”.

La empresa también necesitaba optimizar la gestión de proyectos a fin de concentrarse más en implementar nuevas iniciativas orientadas al cliente y gestionar los niveles de dotación de personal: dos medidas fundamentales en el panorama competitivo de la comida rápida. “A medida que crecía la empresa, no queríamos experimentar las crecientes dificultades de la falta de comunicación y la gestión de proyectos ineficiente”, cuenta Young.

Uso de Smartsheet para identificar las tendencias de ventas y automatizar los procesos de negocios clave

Dick’s ahora utiliza Smartsheet para registrar el progreso de los nuevos restaurantes, lo que ofrece a los equipos directivos una ubicación central desde la cual visualizar el avance de la construcción, así como los datos de las ventas diarias, semanales o mensuales en los paneles. “Usamos paneles de Smartsheet para comparar las tendencias de los datos de ventas, lo que nos permite saber cómo se desempeñan determinadas sucursales”, afirma Young.

Los gerentes de tiendas y los líderes empresariales de la empresa utilizan Smartsheet para proporcionar actualizaciones sobre equipos defectuosos u otros problemas en la tienda. “Nuestro gerente regional de mantenimiento y dirección de construcción, junto con los gerentes de tiendas, pueden usar la misma herramienta para informar a la empresa sobre sus necesidades”, dice Young. 

“Smartsheet es muy fácil de usar, por lo que ingresar actualizaciones o crear informes de ventas ya no requiere buscar los datos adecuados de varias fuentes y, luego, copiarlos y pegarlos de una hoja de cálculo a otra”.

Dick’s también optimizó su proceso de contratación en Smartsheet, ya que realiza el seguimiento de cuántos empleados hay en la empresa en total y, a la vez, supervisa las nuevas solicitudes de empleo. Específicamente, Dick’s usa la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para enviar correos electrónicos a los solicitantes de empleo de forma automática e invitarlos a entrevistas en persona o solicitar información adicional.

El proyecto más reciente que explora Dick’s Drive-In en Smartsheet es un sistema de pedidos grandes. Con este sistema, los clientes de Dick’s Drive-In podrán pedir hamburguesas y batidos para sus propios eventos y, a su vez, el equipo interno se mantendrá actualizado sobre los pedidos grandes y podrá controlarlos. “La dotación de personal es fundamental para planificar y completar pedidos grandes a fin de garantizar que podamos seguir atendiendo a los clientes en nuestra ventana de manera rápida y eficiente”, comenta Young. “Las automatizaciones únicas que se integran en Smartsheet hacen que esta plataforma sea la opción perfecta. Con Smartsheet, podemos comunicarnos con los clientes según sea necesario y hacer un seguimiento de los pedidos realizados desde la consulta inicial hasta la finalización. Nos entusiasma ver el éxito de este sistema luego de su lanzamiento”.

Decisiones empresariales basadas en datos centralizados y actualizados de las tiendas

En la actualidad, Dick’s Drive-In cuenta con una ubicación para recopilar y compartir información de ventas y proyectos en toda la empresa. 

“Smartsheet es una herramienta eficaz que nos permite recopilar y compartir datos de las tiendas y de los proyectos con cualquier persona de la empresa”, dice Young. “Dado que todas las personas acceden a datos actualizados, estamos más alineados con los proyectos y el estado de apertura de nuevas tiendas, y podemos tomar decisiones importantes para impulsar el negocio”. 

Por ejemplo, la empresa puede realizar un mejor seguimiento de las ventas individuales de los restaurantes. “Si, a través de los datos de Smartsheet, observamos que una sucursal en particular tiene bajo rendimiento, podemos rápidamente plantear ideas para crear planes o promociones de marketing a fin de animar a las personas a que visiten esa tienda”.

Con los datos que proporciona el gerente en Smartsheet, Dick’s también puede visualizar de manera precisa cómo funciona cada restaurante. “A partir de los comentarios de los gerentes de las tiendas, podemos identificar si la eficiencia de una tienda es irregular”, indica Young. “Esto hace que sea más fácil para todos explorar formas de corregir los problemas”.

Gestión de proyectos simplificada y optimizada 

Dick's usa Smartsheet para administrar las comprobaciones de alimentos en cada restaurante, así como para gestionar proyectos internos, incluidos los hitos de apertura de nuevas tiendas. “Smartsheet es muy fácil de usar y facilita la configuración de correos electrónicos autogenerados y las solicitudes de actualización”, dice Young. “El sistema permite planificar y realizar el seguimiento sin inconvenientes gracias a que nos recuerda qué hacer y cuándo hacerlo”.

Young y su equipo también ahorran tiempo ya que no dependen de los procesos manuales de recopilación de datos. “Solíamos combinar datos de varias fuentes en una hoja de cálculo y dedicábamos mucho tiempo a analizar toda la información”, afirma. “Con Smartsheet, simplemente podemos generar informes y paneles a pedido, lo que nos permite ahorrar tiempo todos los días”.

Un proceso de contratación optimizado

Dick’s utiliza Smartsheet para optimizar la dotación de personal en cada restaurante, lo que le permite responder rápidamente a la rotación de empleados e identificar con mayor precisión las necesidades de contratación. 

“Podemos ver claramente si existen necesidades de contratación en función de la información que recibimos de los gerentes a través de Smartsheet”, dice Young. “Luego, si tenemos dificultades para dotar de personal a un restaurante específico antes de una fecha determinada, podemos iniciar una conversación con el área de marketing en torno a la publicidad y al reclutamiento específicos del lugar”. 

Dick’s también utiliza Smartsheet para recopilar comentarios de los clientes del sitio web de la empresa todos los meses. “A partir de que vemos los comentarios de los clientes en Smartsheet, podemos consultar nuestras reseñas y calificaciones en línea, y observar las tendencias o comparar los comentarios entre las tiendas”, dice Young. “Podemos usar esta información para ver si hay quejas comunes entre sucursales o en varias sucursales a fin de abordarlas con rapidez”.

A medida que el negocio continúe creciendo, Dick’s seguirá identificando áreas que podrían beneficiarse de Smartsheet. “Sin duda, seguiremos ampliando el uso que hacemos de Smartsheet”, afirma Young. “Ahora que tenemos tantos procesos integrados en esta herramienta, nos resulta más fácil ver si otros procedimientos son engorrosos y deben simplificarse con Smartsheet”.

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