EMyth aprovecha Smartsheet para transformar su empresa

¿Cómo hace una empresa para redefinir quién es y qué representa?  ¿Cómo se reconstruyen a través de esta nueva mirada? El año pasado, nuestra empresa de asesoría empresarial se ha planteado estas preguntas, y actuó en función de lo que descubrió. Smartsheet estuvo en el centro de su transformación. 

EMyth es una empresa de asesoría empresarial de 40 años de antigüedad que nació a partir de la exitosa serie de libros EMyth (Mito emprendedor). Con el paso de los años, EMyth ha trabajado con más de 70 000 empresas de 145 países. Mientras renovaban las estructuras obsoletas y evaluaban la empresa de forma crítica, determinaron que los sistemas de tecnología que tenían en vigor necesitaban una actualización.

Lo que al principio pensaron que se trataba de una actualización rápida de los sistemas se convirtió en una oportunidad para reinventar la empresa por completo.  

La decisión de acoger la transformación empresarial

Los proyectos y las tareas relacionadas con las reformas necesarias del sistema y el proceso de reinvención de la empresa tenían diferentes alcances y afectaban a todos los departamentos. “Los sistemas que estaba en vigor para la gestión de proyectos eran limitados”, dijo Kelly Hay, Gerenta de proyectos de EMyth. “Usábamos Excel para realizar un seguimiento de nuestros proyectos y tareas; como resultado, no podíamos ver con facilidad los plazos del proyecto y desperdiciábamos horas en reuniones en las que intentábamos seguir el ritmo de los cambios”.

Para tener éxito, EMyth necesitaba una líder que pudiera administrar de cerca todos los cambios que la empresa estaba atravesando.

Jackie Sangster, directora de administración de programas de EMyth, se unió al equipo de EMyth en abril de 2012. “Mi primera tarea fue la de buscar el software de gestión de proyectos perfecto para lo que estábamos haciendo y presentarlo al equipo. Quería desarrollar sistemas que nos permitieran realizar un seguimiento consistente y colaborativo y acercarnos a nuestros objetivos con energía”.  

“Cuando descubrí Smartsheet, tenía el presentimiento de que era la herramienta correcta para nosotros.  Cuando nuestro director de TI mencionó la integración de Google y que pronto haríamos una transición a Google Apps, no había otro candidato”, dijo Sangster.

La transformación colaborativa toma forma en la nube

Sangster y EMyth ahora administran siete flujos de trabajo en Smartsheet que representan el centro de la transformación general de la empresa.

• Planificación de la transición: La transición de una serie de procesos de asesoría heredados de EMyth a procesos nuevos no es una tarea menor, y el seguimiento de cada detalle se realiza en Smartsheet. Los diagramas de Gantt permiten que la visualización del progreso de esta transición sea fácil para todos los miembros de la empresa.
• Renovación de la marca corporativa: El nuevo enfoque de EMyth se refleja en la nueva imagen de su marca corporativa. Sangster y su equipo usan archivos adjuntos para que todos los activos involucrados en este proceso estén organizados, sean fáciles de encontrar y estén archivados en el cronograma del proyecto.
• Proyectos de video: Nuevos videos cuentan la atractiva historia de los clientes de EMyth y sus recorridos en el último año. La creación de estos videos, desde el guión gráfico hasta los pasos finales de renderización, se controla y documenta en Smartsheet.
• Desarrollo y rediseño del sitio web: Las ideas, las notas, los contratos, las imágenes y los cronogramas para el nuevo sitio web de EMyth se controlan en una ubicación central.
• Desarrollo de contenido: Otra función clave de la renovada EMyth es su nuevo sistema de entrega de productos, que amplía la variedad de servicios que la empresa puede ofrecer a sus clientes. Cada fase de desarrollo de este nuevo sistema se controla en Smartsheet.
• Entrega de productos: EMyth también reevaluó las opciones que sus clientes tienen para acceder a sus servicios de asesoría y ahora ofrecen una asesoría integral en línea. Smartsheet se utiliza para hacer un seguimiento del desarrollo de productos nuevos y coordinar su entrega.  
• Recursos Humanos: EMyth usa Smartsheet para administrar el reclutamiento y la capacitación de su red de asesoría recientemente expandida, desde la contratación de nuevos miembros del personal hasta los cronogramas y los hitos de capacitación.  

Smartsheet y Google garantizan una continuidad sistémica

Además de los flujos de trabajo de Sangster, el departamento de TI de EMyth usa Smartsheet para planificar y administrar todas las migraciones de sus sistemas y, más recientemente, su transición de Gmail a Outlook.  

La adopción de Smartsheet fue solo una parte de la migración de EMyth a la nube. Además de Gmail, ahora usan Documentos de Google y Google Drive. 

“Todas las tareas principales que se asignan dentro de la hoja tienen un Documento de Google conectado que cubre los requisitos u objetivos. Las partes interesadas ahora conocen el contexto del proyecto”, explica Sangster.  

Horas ahorradas para renovarse

“Con Smartsheet, todo se conecta”, dice Sangster. “La continuidad sistémica interna que estos sistemas basados en la nube han provocado es exactamente lo que EMyth necesitaba en el proceso de reinvención”, explica Sangster.

Gracias a que Smartsheet y Google trabajan juntos de forma fluida, la comunicación y los comentarios son más eficientes. Sangster incluso calcula que ahorrarán alrededor de 2000 horas de reuniones este año. “Ahora todos tienen la capacidad de colaborar. Observé un gran cambio en EMyth. Hay una verdadera participación en la gestión de proyectos”.

“Nuestro departamento de TI ha cambiado por completo, gracias a Smartsheet y Google Apps”, dijo Ben Ostergaard, director de Operaciones de EMyth. “Descubrimos que solo porque tengamos la tecnología no necesariamente significa que sepamos cómo hacer el trabajo. Smartsheet y Google Apps permitieron dejar de lado la tecnología para que podamos hacer nuestros trabajos. Promueven la responsabilidad propia; los empleados pueden asumir responsabilidad de su propio uso de la tecnología.  Dejamos atrás los días de mantenimiento de TI y resolución de crisis. Contamos con los recursos para basar nuestro pensamiento en ‘qué es posible’ en lugar de ‘qué es posible ahora’”.  

“Smartsheet fue decisivo en el seguimiento del progreso de nuestra transformación corporativa general”, dice Tricia Huebner, vicepresidenta de Desarrollo comercial de EMyth. “Podemos cumplir la promesa de innovación y pensamiento progresivo que les hicimos a nuestros clientes de una forma completamente nueva. Smartsheet y Google le devolvieron a EMyth tiempo y dinero para invertir en el desarrollo de más productos y programas con el fin de apoyar a nuestros clientes para que puedan crear negocios sostenibles y rentables, que son el pilar de nuestra economía”.