Cómo la Government Contractors Association ayuda a las pequeñas empresas a competir

Las pequeñas empresas representan el 99,7% de todas las empresas en los EE. UU., pero son responsables de menos del 22% de todos los contratos gubernamentales. Las cifras son aún más pequeñas para las empresas que son propiedad de mujeres y de minorías.

La Government Contractors Association (GCA) quiere cambiar eso. La asociación quiere nivelar el campo de juego para las pequeñas empresas, ayudándolas a obtener una parte de las enormes oportunidades de ingresos asociadas con los contratos gubernamentales. "USD 500 000 millones para ser exactos", dice Abraham Xiong, presidente de GCA.  

“Hay muchos programas reservados para ayudar a las pequeñas empresas. Pero si los propietarios no saben de la existencia de esos contratos, o cómo competir por ellos, no obtendrán el dinero”, dice Xiong. “Así que ese es el desafío que estoy resolviendo”.

Para comenzar, Xiong necesitaba desarrollar su currículo y encontrar una herramienta para administrar y compartir el contenido con las empresas. “Tuve que encontrar una manera de juntar toda esta información, organizarla y luego ponerla a disposición de la comunidad de pequeñas empresas para que pudieran participar mejor en este programa y recibir su parte de los fondos del gobierno”, dice Xiong.

En búsqueda de la herramienta adecuada

Xiong experimentó con varias herramientas diferentes, desde soluciones de gestión de proyectos, como Basecamp, hasta plataformas con módulos de capacitación, como Mindflash, mientras buscaba el software adecuado para usar con sus clientes.  

“Cuando encontré Smartsheet, supe que había logrado mi objetivo”, dice. “Inmediatamente vi lo fácil que sería organizar mi plan de capacitación en una sola hoja. Al ver la apariencia de la hoja de cálculo sentí que podía confiar en que podría usarla con cualquier cliente y en que ellos podrían acceder fácilmente al plan de capacitación sin ningún problema”.

Al explorar Smartsheet, Xiong descubrió que era una herramienta poderosa, pero fácil de adoptar. “Me di cuenta de que podía usar Smartsheet para hacer más que solo organizar mi currículo”, dice. “Ahora llevo a cabo un seguimiento del progreso de mi cliente con la capacitación y calculo automáticamente el porcentaje completado, creo jerarquías, etc. El hecho de que Smartsheet no solo pudiera ayudarme a desarrollar el currículo, sino que también me ayudara a administrar mis clientes durante su proceso de capacitación, me dejó boquiabierto”.

La posibilidad de guardar esta hoja del currículo básico como una plantilla le brinda a Xiong y a su equipo la flexibilidad y la confianza para duplicar y distribuir su programa, el “Currículo de seguimiento acelerado de contratos gubernamentales“, a todos los clientes de forma rápida y segura.

Información esencial almacenada en Smartsheet

Después de dos años y medio de investigar, escribir y compilar su currículo para pequeñas empresas, Xiong pudo compilar fácilmente su plan de capacitación en Smartsheet utilizando estas funciones:

Jerarquía para detallar las fases de la capacitación

Xiong aplica una sangría a las columnas para ayudar a mantener la organización de su currículo detallado y que sus clientes pudieran manejarlo y asimilarlo. “Hay cinco fases en el proceso de capacitación que las empresas deben atravesar para ser consideradas rentables en el mercado gubernamental”, dice.

Cada una de esas cinco fases tiene su propia lista detallada, su sangría aplicada y está organizada en Smartsheet, para que los clientes puedan profundizar y encontrar hasta el más mínimo detalle o ver la imagen completa a medida que avanzan en cada fase.

Mantenerse organizado con archivos adjuntos

Se adjuntan más de 100 documentos al plan de capacitación de Xiong para pequeñas empresas, desde documentos de Word con plantillas para los planes de negocios hasta diapositivas de Powerpoint para usar durante las presentaciones.  

“Llevo a mis clientes paso a paso a través de un enfoque muy práctico para la contratación gubernamental y Smartsheet es el plan de acción para todo.  La capacidad de adjuntar cualquier tipo de archivo a una fila mantiene el proceso organizado y también se adapta a las necesidades de las empresas en las diferentes etapas de crecimiento”, explica.

Hipervínculos para el acceso directo a recursos

“En el periodo de 12 meses durante el que se lleva a cabo este plan de capacitación, hay una serie de certificaciones que las empresas deben solicitar. Los hipervínculos permiten dirigir a los clientes directamente a la página web que necesitan para solicitar un número de EIN con el IRS”, dice Xiong.

“Los propietarios de pequeñas empresas deben hacer un seguimiento de mucho detalles minúsculos como este, por lo que tener todo organizado en una sola herramienta en línea les brinda a mis clientes la posibilidad de ahorrar un tiempo vital”.

Columnas de símbolos para seguir el progreso

Xiong utiliza una variedad de columnas de símbolos de Smartsheet en su currículo: las bolas rojas, amarillas y verdes, las columnas con casillas de verificación y los selectores de fechas son perfectos para que los clientes realicen un seguimiento dinámico de las tareas de la capacitación, destaquen las prioridades e indiquen la finalización de la fase a medida que avanzan en el programa de capacitación.

Visualización del progreso con Gráficos de Gantt

Las líneas de tiempo visuales permiten que los clientes (y Xiong) vean cuánto progreso se ha logrado para completar cada fase y los pasos que quedan por delante.

Beneficios continuos

“El beneficio de mantener una recopilación de nuestro currículo en Smartsheet casi no tiene fin. Mantiene a mis clientes organizados para que puedan solicitar contratos gubernamentales en un año, en lugar de en tres”, dice Xiong.

“Es más, también les enseña los conceptos básicos de la gestión de proyectos e introduce una herramienta y un método de seguimiento del trabajo que pueden usar en todas las áreas de su negocio“.