Herotel trabaja en un proyecto de colaboración en toda la empresa facilitado por Smartsheet

Herotel es una empresa de telecomunicaciones sudafricana que opera en más de 605 localidades y suburbios de la región. Proporciona servicios de fibra óptica y banda ancha inalámbrica fija, VOIP y Wi-Fi. 

Para brindar un mejor servicio de Internet a los sudafricanos, Herotel unió a 33 proveedores de servicio de Internet (ISP). Luego, inició el proceso de alinear cada entidad con los protocolos estándares de Herotel y unificar los diferentes procesos. 

Recopilación de los procesos 

“Dado que comenzamos con 33 entidades diferentes que fueron adquiridas e incorporadas a un único entorno, todos seguían utilizando sus propias plataformas para diferentes funciones”. Se utilizaban varios sistemas contables, plataformas de telefonía y sistemas de operaciones de campo. Teníamos una mezcla de documentos Word o Excel, o literalmente escribíamos datos en un papel o en un correo electrónico”, recuerda Michelle Basson, directora de innovación digital de Herotel. Fue allí donde entró en escena Smartsheet. 

“Nunca había usado Smartsheet, pero había probado otras herramientas de administración de programas”, cuenta Basson. “Mi superior directo me dijo: ‘Hay una herramienta nueva que queremos comenzar a implementar en la empresa. Probémosla en un entorno operativo y veamos qué sucede‘. En ese momento, me desempeñaba como coordinadora de proyectos, y él me pidió que la probara en la puesta en marcha de un proyecto regional. La nueva plataforma me fascinó. En ese momento noté que Smartsheet era un sistema de administración de proyectos que podíamos empezar a usar desde cero”. 

El cambio a Smartsheet fue drástico, pero Basson reconoció su valor de inmediato. “Ceñirnos a lo que sabemos hacer está en nuestra naturaleza, y el traspaso a Smartsheet no era una excepción, pero en las primeras semanas de prueba supe que Smartsheet era la aplicación que cambiaría nuestra empresa y conectaría al personal”, expresa.

Una potente solución 

Herotel también debía realinear el desarrollo de su marca en todas las empresas y departamentos anteriores, incluidos los uniformes, los vehículos y las oficinas. Dado que se trataba de una labor a lo largo y ancho de la organización, el equipo debía garantizar una comunicación perfecta. Además, debía asegurarse de que nadie hiciera trabajos duplicados y que todos usaran los recursos de la empresa de forma eficiente. Smartsheet brindó esa única fuente de información para todos los involucrados.

“El ingenio de Smartsheet es que puede poner a disposición la información y permitir que todos agreguen su aporte y realicen ediciones positivas”. No a todos les gusta el cambio, pero Smartsheet se convirtió en una herramienta práctica para acompañar ese cambio”, dice Basson.

Como parte del proceso de adopción, las personas examinaban la herramienta por su cuenta. “Recuerdo ese período inicial en el que capacitamos a las personas para usar Smartsheet”, continúa Basson. “Creé hojas para todos en espacios de trabajo, los designé como administradores y los dejé examinar y ver lo que podían hacer. Después de un tiempo, las personas comenzaron a darse cuenta del poder de Smartsheet”. 

Para ilustrar el valor de Smartsheet, Basson relata uno de sus primeros encuentros con los formularios. “Antes de Smartsheet, solía enviar correos electrónicos a treinta personas pidiendo una respuesta y debía revisar mi casilla todo el tiempo y hacer una lista de sus respuestas”, cuenta.

“La primera vez que envié un formulario de Smartsheet, escribí mi correo, agregué el enlace al formulario y les pedí a las personas que respondieran completando el formulario. Me senté ansiosa mientras observaba la hoja y veía que las personas introducían la información. No lo podía creer. Me voló la cabeza. ¿Qué estuve haciendo toda mi vida? Estuve redactando cientos de correos electrónicos y, de repente, 30 personas respondieron esta solicitud en un solo día. No tuve que volcar la información a una tabla ni nada parecido, ya que todo se completó automáticamente en un entorno”.  

Una herramienta que cumple 

Smartsheet también permitió que los equipos de Herotel supervisaran resultados y fechas de entrega del proyecto con mucha más rapidez. La información del proyecto se volvió más transparente y accesible. “Dar mucha más visibilidad a nuestros objetivos mensuales marcó una gran diferencia. Podemos decir que tenemos un objetivo de mil y lo alcanzamos. Si no vamos por buen camino, se activan los indicadores y todos colaboran para cumplir con la fecha de entrega”, continúa Basson. Esta transparencia y mayor colaboración han producido una mejora del 50% al momento de cumplir con fechas de entrega y alcanzar objetivos mensuales. También redujo en un 60% la cantidad de correos electrónicos de coordinación que se envían en la empresa. 

Con todas sus funciones, Smartsheet se volvió tan esencial para el trabajo de Basson que no puede imaginarse no usándolo. “Si en algún momento en el futuro estoy en otra empresa o me transfieren a otra función o departamento que no usa Smartsheet, encontraría la manera de implementarlo. Creo que las personas no son conscientes de su capacidad, y quiero cambiar eso”, declara Basson.