Homecare Homebase mejora la visibilidad de las campañas y la eficiencia del marketing con la plataforma Smartsheet

Desde 1999, Homecare Homebase atiende las necesidades tecnológicas de la creciente industria de cuidados en el hogar y hospicios. Con una plataforma integral y una gama de servicios, la empresa elimina la carga administrativa y operativa, proporciona visibilidad de las métricas clave y brinda a los proveedores de atención en el hogar más tiempo para centrarse en los pacientes. 

Acceso fácil y en tiempo real a todos los activos y pautas creativas 

El equipo de marketing de Homebase interactúa con sus clientes a través de una amplia gama de eventos y campañas en los que se muestra lo que la empresa ofrece y cómo sus servicios pueden ayudar a mejorar los resultados de los pacientes. El equipo buscó una solución que pudiera proporcionar un mejor acceso a la información y una gestión más sencilla de las tareas.

Con una gran cantidad de contenido creativo y educativo circulando, los empleados de Homecare Homebase necesitaban una forma fácil y confiable de encontrar lo que necesitaban. Así que el equipo de marketing trasladó y clasificó todos sus activos y pautas en Brandfolder. “Ahora, tenemos un manual de la marca en la web con una URL en vivo en Brandfolder”, afirma Sara Cook, directora de Operaciones de Marca y Marketing de Homecare Homebase. Hay un portal interno de la marca al que los empleados pueden acceder y una versión externa en la que cualquier persona ajena a la empresa puede consultar las colecciones públicas. Ambos contienen la información y los activos más recientes que están disponibles.

“Brandfolder se convirtió en nuestra única fuente de información. Podemos buscar nuestros activos con palabras clave, lo que lo hace muy fácil de usar. También enviamos actualizaciones automáticas por correo electrónico a los propietarios para asegurarnos de que todo esté actualizado”, dice Cook.

Entonces, cada vez que haya una versión más reciente de un logotipo o un activo, el equipo de marketing puede reemplazarlo y cualquier persona que haga clic en el enlace en vivo verá inmediatamente la nueva información. “En el pasado, muchos empleados descargaban un PDF de nuestros estándares de la marca, lo conservaban en su computadora y nunca volvían a ver si había una nueva versión. Ahora pueden ir a las pautas de la marca en línea y obtenerlas allí”, dice Cook. Al almacenar sus últimos activos y pautas de gestión de la marca en Brandfolder, Homecare Homebase se aseguró de que ninguna actualización de la marca se pierda en el camino. 

Flujo de trabajo y visibilidad simplificados para los solicitantes 

Cuando los empleados no encuentran lo que necesitan en Brandfolder y precisan que se cree algo nuevo, pueden usar un formulario de admisión de solicitudes que creó el equipo de marketing. “No quería agobiar a las personas con un millón de preguntas para completar su solicitud. Así que usamos la lógica condicional en nuestra hoja de ingreso de marketing para desencadenar preguntas de seguimiento relevantes para determinadas respuestas”, dice Cook. “Por ejemplo, el formulario no tendrá las mismas preguntas si solicita una producción de estudio de caso o si va a una exposición comercial”. 

También se configuró un portal que muestra una vista de Dynamic View de las solicitudes de marketing para que el solicitante pueda ver el progreso de sus solicitudes. Dynamic View permite que los administradores y usuarios tengan diferentes vistas, de modo que los solicitantes obtengan un panel más conciso de todas sus solicitudes. Los solicitantes solo verán las columnas relevantes, como su nombre, el título del proyecto, a quién está asignado o la fecha de vencimiento estimada. Y también pueden comunicarse rápidamente si tienen una pregunta sobre un proyecto determinado.

Como el calendario de marketing tiene muchos eventos, así como diferentes hojas e informes diferentes sobre proyectos de marketing, el equipo quería brindar a todos los miembros una descripción general de lo que se estaba haciendo. Para eso, Cook construyó dos WorkApps: una para las operaciones de marketing y otra para el presupuesto.

“Ahora es realmente claro y fácil para cualquier persona encontrar información relevante rápidamente. Se puede acceder fácilmente a la WorkApps desde dispositivos móviles, lo que mantiene al equipo actualizado donde sea que esté”, comparte Cook. 

Procesos optimizados para ofrecer valor más rápido 

Al igual que la mayoría de los equipos de marketing, el equipo de Homecare Homebase tiene que hacer malabares con muchos proyectos y solicitudes diferentes en cualquier momento dado, y solía ser difícil realizar un seguimiento de todo. “Antes, las personas pasaban por una oficina o enviaban un correo electrónico o un mensaje privado con su solicitud. Realmente necesitábamos un mejor proceso para asegurarnos de que nada se perdiera y que asignáramos los proyectos de forma adecuada y los siguiéramos hasta su finalización”, recuerda Cook. “Quería confiar en Smartsheet para mantener organizados todos los eventos, las tareas, las solicitudes y los recursos”. 

Con WorkApps, el equipo puede agrupar páginas, hojas y paneles por asunto. “Resultó ser todo un cambio para nosotros”, comparte Cook. Una vez que se asigna una solicitud y el equipo quiere tomar medidas, puede realizar un seguimiento de todo a través de las hojas del proyecto en Smartsheet. 

Para Cook, uno de los aspectos clave de WorkApps es que mantiene todo en una sola ventana y que se puede editar directamente. “Antes, no podía ver todos los proyectos en un solo lugar y tenía que ir a las hojas de origen para editarlas, lo que agregaba muchos pasos antes de poder actualizar el estado de un proyecto. Pero en WorkApps, se mantiene nuestro conjunto de páginas a la izquierda. Puedo hacer clic en una página para abrirla en la misma ventana y editarla, realizar cambios y ver toda la hoja en un solo lugar. Es mucho más rápido”.

Gracias a su proceso optimizado de ingreso y solicitud de marketing, el equipo de marketing también se ha vuelto más eficiente en cuanto a procesar las solicitudes. Las solicitudes se asignan automáticamente a la persona correspondiente en función del tipo de resultado necesario y la información que se completa en el formulario se envía directamente a la hoja de marketing para que el equipo responda. “Con estas automatizaciones configuradas, la vida es mucho más sencilla”, dice Cook.

Por último, una vez finalizado un proyecto, el activo final se carga directamente desde Smartsheet en Brandfolder. “Dentro del adjunto de Smartsheet, puede seleccionar una opción de ese adjunto que diga cargar a Brandfolder, y puede elegir en qué colección colocarlo, las etiquetas que quiere que tenga y se envía inmediatamente a Brandfolder”, explica Cook. “Por lo tanto, es una integración bastante fluida”.

Con nuevos flujos de trabajo, paneles y vistas automatizados, Homecare Homebase ha aportado más transparencia, responsabilidad y productividad a su equipo.

“Smartsheet realmente ayuda a nuestro equipo de marketing a asegurarse de que ninguna solicitud se pierda y a ofrecer valor a otros departamentos de manera más rápida y meticulosa, lo que, en última instancia, beneficia a los cuidadores y a sus pacientes”, concluye Cook.