Cómo ayudó la transformación digital a Miller & Long a reunir datos importantes más rápido

Tras 70 años de negocio en la construcción con concreto, Miller & Long no solo marcaba el inicio de una nueva generación de líderes, sino que también modernizaba sus procesos y tecnologías. Brett McMahon, el director ejecutivo, se dio cuenta de que, para obtener una mayor visibilidad en el negocio y las operaciones de campo, la compañía necesitaba una plataforma centralizada que reemplazara sus procedimientos en papel y las herramientas de software fragmentadas.

“El nuevo director ejecutivo quería que hubiera más transparencia en las tareas que se desarrollaban en las obras y a nivel interno”, comenta Raylene Dufresne, directora de TI de Miller & Long.

“Realmente no lográbamos eso con la estructura que teníamos antes”. Todo estaba muy aislado; si querías saber cómo iba un trabajo, tal vez tenías que esperar dos semanas hasta que llegara la documentación a la oficina desde la obra. A medida que fui aprendiendo más sobre los procesos internos de la compañía y cómo trabajaban los empleados, pensé que Smartsheet sería la solución perfecta para lograr una colaboración sencilla y transparencia”.

Smartsheet ayudó a Miller & Long a modernizar sus operaciones, ahorrar tiempo del personal, mejorar la supervisión de los gastos y procesos, y fortalecer la seguridad y la privacidad.

Bases de datos y operaciones obsoletas

Con el paso de los años, Miller & Long ha reunido puntajes de bases de datos, cada uno de ellos destinado a cumplir objetivos y metas específicos. Los empleados ingresaban datos manualmente en varios sistemas y luego comparaban los distintos conjuntos de datos. Los informes en planillas circulaban con actualizaciones menores, a veces con nombres de archivos de empleados que habían dejado de trabajar hace años, por lo que no quedaba claro quién era responsable de determinados documentos.

Los dos sistemas más importantes de la compañía eran en papel. Lo habitual era una lista de verificación preimpresa, estandarizada y de tres capas, donde el encargado de controlar el tiempo en cada obra anota los materiales recibidos y usados, las horas trabajadas por el personal y otros acontecimientos del día, además de calcular a mano los totales de las categorías.

Los envíos de concreto, madera contrachapada, hierros y otros suministros se documentaban con entradas de papel en la obra o el depósito. Podrían pasar días hasta que un miembro del personal reciba y registre los datos extraídos de planillas manuscritas sin cuidado y manchadas por la lluvia en las bases de datos correctas.

Era insostenible: “Los encargados de controlar el tiempo tenían que hacer los cálculos en la cabeza”, comenta Dufresne. “Y, por supuesto, si no se entendía lo que habían escrito, ¿qué sentido tenían los datos? Pero, literalmente, todos los trabajos tenían que tener todos los días este papel, que debía enviarse en formato físico a la oficina”.

El camino hacia la digitalización

Los datos obtenidos en las obras eran fundamentales para hacer un seguimiento del avance de los trabajos y para generar cálculos más exactos del trabajo futuro. Entonces, una de las primeras metas de Dufresne fue digitalizar lo cotidiano.

Ella colaboró con un grupo de trabajo de tecnología para analizar el proceso de informes de las obras y diseñar una versión del formulario en Smartsheet. Los encargados de controlar el tiempo en las obras completaron las cifras de suministros, trabajo, entregas, etc. Las fórmulas incorporadas realizan los cálculos, lo cual elimina los errores que solía haber en los cálculos manuales hechos en la obra. Con solo unos clics, las cifras del día se cargan en el sistema central directamente desde un dispositivo móvil.

La cotidianidad digital fue un gran acierto: se necesitaron unos meses para reemplazar el último formulario impreso con la versión de Smartsheet. Dufresne dice que los empleados estaban tan emocionados que comenzaron a presionar para convertir las entradas de entrega en papel a versiones de Smartsheet antes de lo que ella tenía previsto.

“Después de ver cuánto tiempo quitaban todas estas tareas, los empleados pedían más automatización a través de Smartsheet”, afirma Dufresne. “Cuentas a Pagar siempre exigió los tickets de entrega físicos que se entregan a los encargados de controlar el tiempo. Estos podían simplemente tomar una foto con sus celulares y ponerla en una fila de Smartsheet; y el original estaba a disposición antes que la versión impresa. Así que el tiempo que demorábamos en que todos estos datos llegaran a la sede central ya no existe. Es increíble”.

Tiempo ahorrado a través de la automatización de datos

Miller & Long está aprovechando al máximo la inversión en Smartsheet al usar herramientas prémium para simplificar la mayoría de las tareas complejas. Data Shuttle ha transformado el modo en que la compañía controla y analiza dos áreas de gastos claves: peaje y uso de teléfonos móviles:

• Cada camión de la compañía que entrega concreto, madera contrachapada y hierro en las obras en toda el área metropolitana extendida de Washington, D.C. está equipado con un transpondedor para pagar los peajes automáticamente. Emparejar de forma manual el uso del peaje con cada camión solía llevarle días al gerente que debía revisar el archivo CSV de la autoridad de tránsito. Data Shuttle permite importar sin problemas los datos del archivo CSV en una planilla para la flota de camiones; el gerente puede ver en cuestión de minutos quién gasta más en peajes y por qué.
• El operador de medios de la compañía también entrega un archivo CSV con los datos de uso de los teléfonos móviles corporativos. Data Shuttle empareja rápidamente los números con cada empleado, de modo que los analistas pueden confirmar que la facturación de cada teléfono se corresponde con las funciones o consultar a los empleados que exceden los límites de uso.

Crear una cultura abierta al cambio

Un factor fundamental de la recepción entusiasta que ha tenido Smartsheet en Miller & Long es la facilidad de uso de la plataforma y la simplicidad del proceso de aprendizaje. Otro factor es el enfoque entendido de Dufresne a la socialización de una nueva tecnología. Ella sabe que, en cualquier organización, siempre habrá personas que se resistan al cambio; su estrategia es concentrarse en estos colegas primero y trabajar codo a codo con ellos para escuchar sus inquietudes y diseñar procesos para abordarlas.

"Siempre habrá gente que se enfrente al miedo, la incertidumbre y la duda", afirma Dufresne. “Cuando detecto quiénes son, más las convoco porque se sienten cómodas para expresarse. Indagamos en cada problema menor para que deje de ser un problema, y mientras más participan en el proceso de cambio, más se transforman en los defensores más férreos”.

Dufresne y su equipo usan Smartsheet para proyectos pequeños, como el inventario de las impresoras de la compañía, y para proyectos grandes, como diseñar plantillas para el primer proceso de presupuestación estandarizado de los departamentos. Tienen pensado adoptar complementos e integraciones prémium: Smartsheet DataMesh para disminuir más el tiempo que se dedica a los procesos de conciliación de datos de proveedores y revisar cómo y cuándo agregar la integración de Microsoft Teams y Smartsheet Dynamic View.

Dufresne también valora el hecho de que la solución basada en la nube ofrece a sus colegas una mejor seguridad y privacidad que el antiguo sistema de árbol de archivos en el lugar.

“Tuvimos una conversación interesante con la gente”, afirma Dufresne. “Algunos dudaban mucho al principio de almacenar datos confidenciales en Smartsheet porque está en la nube, pero, como es una base de datos con múltiples clientes, es más segura que almacenar los datos en el lugar. Lo explico: usted tiene control sobre su contraseña en Smartsheet; yo no. Como administradora, no puedo ver ese dato, mientras que si usted puso ese dato en mi servidor, puedo verlo. Ha sido genial ver que la gente lo entiende y lo acepta".