Sabra difunde datos de TI en tiempo real para impulsar la toma de decisiones

Tradicionalmente elaborado con cuatro ingredientes, garbanzos, limón, tahini y ajo, el humus es una crema untable que tiene protagonismo en fiestas y en muchas gastronomías del mundo. Ahora que las personas se esfuerzan por elegir alimentos más saludables, Sabra creó una marca familiar bajo la que proporciona snacks a base de hummus y guacamole para satisfacer a sus clientes.

Juan Vargas, PMP y líder de proyectos de TI del departamento de tecnología de la información (TI) de Sabra, necesitaba una receta nueva y más simple para gestionar procesos internos, y quería asegurarse de que la Oficina de gestión de proyectos (PMO) de TI sacara provecho de las mejores tecnologías para lograrlo.

“En Sabra, nos centramos en tomar decisiones impulsadas por los datos”, afirma Vargas. “Es una de las claves del éxito de nuestra empresa”. La PMO de TI de la empresa adoptó Smartsheet para eliminar informes duplicados en hojas de cálculo y reinventar su proceso de gestión de cambios con el fin de aumentar la visibilidad y capacitar a los equipos de tecnología para que sean más efectivos.

Obstáculos comunes de la gestión de cambios

Antes de adoptar Smartsheet, los procesos de gestión de cambios del equipo de TI agregaban esfuerzos innecesarios a las cargas de trabajo de sus equipos de tecnología. El proceso existente era engorroso, y la falta de una visibilidad clara y en tiempo real agregaba confusión y aumentaba la complejidad.

“Si había tiempo de inactividad planificado en nuestro sitio web, u otro cambio que tenía efectos previstos, el equipo se encargaría de los problemas después del hecho”, cuenta Vargas, porque recibían muy poca información, demasiado tarde, para mitigar los impactos comerciales. Antes de adoptar una plataforma de ejecución de trabajo, utilizaban correos electrónicos para comunicar los cambios y los enviaban de forma masiva a varios grupos de distribución dentro de la organización.

Vargas pronto se dio cuenta de que necesitaba una base de datos histórica. “Queríamos tener la capacidad de registrar los cambios que estábamos implementando en el entorno, y ver el historial completo para tener un enfoque más estructurado de la manera en que hacemos planes”, comenta Vargas. “Queríamos tener la capacidad de interactuar con información en tiempo real, en lugar de esperar actualizaciones de archivos y correos electrónicos”.

Procesos organizados para una mayor efectividad

Para aumentar el conocimiento y reforzar la colaboración, Vargas eligió Smartsheet porque creía que la plataforma podía aumentar la eficiencia y la efectividad. El equipo sintió un impacto positivo enseguida. “Antes de Smartsheet, cada proceso de cambio requería reuniones de entre 45 y 60 minutos“, dice.

“Con el nuevo proceso, las reuniones toman hasta 15 minutos debido a que toda la información disponible sobre los cambios se puede ver todo el tiempo. No se necesita tiempo adicional para averiguar el quién, qué, cuándo, por qué y cómo del proceso de gestión de cambios”.

Ahora, todas las solicitudes de gestión de cambios se gestionan a través de un formulario de solicitud de tecnología de la información creado en Smartsheet. Con el formulario, el solicitante puede ver los días y horarios de períodos de cambio específicos que tienen un impacto en las áreas comerciales o de producción. El resto del formulario incluye campos para los requisitos de comunicación, como prioridad, alcance, audiencia, archivos adjuntos (incluido un método de documento de procedimiento) y el propósito del cambio.

Después de completar el formulario, a los solicitantes se los envía de inmediato al Calendario de cambios de TI (que se creó con la aplicación Calendario de Smartsheet). Desde allí, pueden ver todos los cambios programados para cada mes. “Con Smartsheet, pudimos crear un calendario para la empresa a partir de nuestros datos”, cuenta Vargas.

“De modo que, si una persona de nuestra organización desea saber qué hacemos para mejorar su valor comercial, puede hacerlo. En cualquier momento dado, el equipo puede ver lo que sucede con los cambios desde un nivel superior”.

Antes de crear esta solución, la gestión de cambios era un proceso cerrado y aislado. Con Smartsheet, el equipo de Vargas puede asegurarse de que su comunidad de usuarios acceda a información de calidad y a planes de acción, y todo el equipo de TI está al tanto de los cambios, de modo que pueden anticipar el impacto comercial. “Ahora, los cambios se comunican a cientos de personas que están en seis países diferentes”, dice Vargas.

Vargas también creó un panel de consenso del proyecto para la PMO de TI, en el que los miembros del equipo pueden ver un informe de resumen del programa que incluye la etapa actual, el propietario, el estado general, el alcance, el presupuesto y mucho más. También agrupó elementos y recursos de Smartsheet (incluidos su guía de TI, formularios, informes y  un calendario para su guardia rotativa ) en un portal práctico del equipo.

Seguridad, inicio de sesión único y controles de administrador

Uno de los mayores beneficios del uso de Smartsheet para varios procesos es un aumento de la transparencia en toda la empresa. “Ahora, más personas que antes tienen acceso a la información. Además, Smartsheet brinda un excelente servicio sin desequilibrar el presupuesto”, dice Vargas.

“El equipo adora este proceso porque reciben con rapidez los cambios sobre los que se necesita actuar. Nadie tiene que ir a un sistema disparatado para aprobar cambios. Todo se hace con el inicio de sesión único en la aplicación. Esta facilidad de uso ayudó a que los equipos adoptaran Smartsheet”.

El departamento de TI trabaja para utilizar permisos, inicio de sesión único (SSO) y Microsoft Azure Active Directory para controlar el modo en que se administran sus usuarios. Pudieron poner en marcha diferentes controles sobre los permisos para que las personas accedan solo a lo que necesitan ver.

El foco en lo importante

Al colocar su proceso de gestión de cambios en Smartsheet, el equipo de TI “ahorró mucho tiempo” porque no debe limpiar el desorden después de que se efectúan los cambios.

Esto permite que Vargas dedique menos tiempo a planificar reuniones y más tiempo a lograr que los proyectos tengan éxito. También recurre a las plantillas de Smartsheet para ahorrar tiempo. “Una vez que obtengo la plantilla que necesito, puedo hacer modificaciones rápidas y ponerme a trabajar”.

“Smartsheet se convirtió en el patrón oro de esta empresa. En lugar de decir 'envíenme esa hoja de cálculo', decimos 'está en Smartsheet'”.