Solution Cell trabaja con Project Plan Services para optimizar los recorridos de transformación empresarial de sus clientes

Solution Cell ha desarrollado una consultoría próspera para ayudar a organizaciones a desarrollar, planificar y ejecutar cambios a largo plazo en la conducta y la cultura. Sue Beasey, gerenta de Operaciones de Solution Cell, observó que a medida que crecía la empresa de forma acelerada, se necesitaba un cambio mediante la adopción de una plataforma de tecnología para gestionar y hacer un seguimiento del trabajo de los clientes de forma más eficiente. Smartsheet ayuda a Solution Cell a ahorrar tiempo y esfuerzo al mismo tiempo que respalda la colaboración entre equipos  

“Hemos probado todo lo que se le pueda ocurrir”, dice Beasey. “La empresa había empezado a crecer a gran escala, y nada nos ayudaba a gestionar nuestros proyectos. No sirve de nada tener una solución de proyectos en la que debemos dedicar mucho tiempo a ingresar información y, al final, todo lo que recibimos es: 'Escriba la carta el miércoles', mientras que Smartsheet no consume tanto tiempo. Es muy visual, lo que a todos nos gusta, y es muy fácil sumar a otras personas a un proyecto”.

Uno de los motivos de orgullo de Solution Cell es la capacidad de crear un plan único para cada cliente basado en sus necesidades y objetivos específicos. Cada recorrido del cliente incluye programas individualizados y muy interactivos diseñados para impulsar el cambio conductual. Eso solía requerir la creación de cada recorrido del cliente desde cero, lo que dificultaba el establecimiento de prácticas estandarizadas. Mientras la empresa perfeccionaba un menú de enfoques que se podían personalizar para el proceso de transformación de cada cliente, Beasey estaba cada vez más segura de que podían encontrar una plataforma de tecnología para aliviar la carga administrativa de la empresa. Pero no estaba dispuesta a conformarse con la primera herramienta que se le cruzara.

El socio adecuado para la plataforma adecuada

Peter Allanach es director de Project Plan Services (PPS), un socio Platinum de Smartsheet del Reino Unido. Afirma que Smartsheet es el producto líder de la empresa debido a sus capacidades integrales y su facilidad de uso. Allanach y su equipo trabajaron con Solution Cell para personalizar una plataforma de tecnología que pudiera respaldar los procesos y objetivos claramente definidos de la empresa.

“El pedido inicial fue muy directo”, cuenta Allanach. “Solution Cell tenía mucha información (información financiera, información de coordinación de tareas) que necesitaba conectar en una vista combinada. Había un conjunto muy claro de procesos que debían optimizarse. Con mucha frecuencia, nos encontramos con clientes que saben que necesitan algo, pero no pueden descifrar qué es. Con Solution Cell, ha sido una gran oportunidad para crear una solución localizada y demostrar que no solo las empresas de gestión de proyectos más grandes o más tradicionales se pueden beneficiar de una solución de planificación en la nube como Smartsheet”.

PPS y Smartsheet ayudaron a Solution Cell a unir sus procesos comerciales en una única plataforma que integra información al tiempo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesario de todos los involucrados. 

“Mi jefe pensó que me resistía a los cambios, pero a lo que más me resistía era a cambiar por algo que no acortaría la cantidad de tiempo que dedicaba a trabajar en esa tarea, sino que la alargaría”, afirma Beasey. “Luego, conocimos a PPS, y nos quedó claro de inmediato que funcionaría. Se reían de mí bastante en el trabajo porque por fin había aceptado algo. He estado promoviendo la solución en todos lados porque funciona, y funciona de una forma bastante sencilla”.

Una única fuente de verdad ahorra tiempo y esfuerzo

El proceso de Solution Cell comienza con visitas de detección en el sitio de un cliente para comprender su situación particular. La empresa luego personaliza un recorrido que incluye capacitaciones en línea, talleres presenciales, orientaciones grupales pequeñas y mucho más, todo diseñado para ayudar a los clientes a alcanzar sus objetivos. Planificar un recorrido solía requerir la transferencia de información entre documentos y aplicaciones desconectados; incorporar comentarios de los clientes y los cambios de programación requerían varias capas de actualización y verificación cruzada. Smartsheet elimina el tiempo y la complejidad gracias a que brinda una única fuente de información que es rápida y fácil de crear y actualizar. 

“El hecho de tener siete u ocho herramientas diferentes para cosas diferentes ha sido un obstáculo para nosotros”, cuenta Beasey. “Registrábamos las finanzas de una manera; registrábamos el proyecto y las tareas de otra manera. Aún tenemos hojas especiales para algunos de los proyectos, pero están todas conectadas, y desembocan en una hoja final en la que se muestra cada detalle: cómo esperamos que se implemente, cuáles son las fechas de implementación, cuáles serán las finanzas durante el año, cómo será al final. Para mí, probablemente sea lo más importante”.

A medida que avanza el recorrido del cliente, Smartsheet simplifica el proceso de compartir las actualizaciones y el progreso. Solution Cell usa formularios de Smartsheet para recortar días de las evaluaciones de los talleres individuales; en lugar de devolver formularios de comentarios impresos, los participantes completan un formulario en línea que envía calificaciones y comentarios a una hoja central. Beasey explica que otros aspectos de la comunicación con los clientes, como las actualizaciones de cronogramas y estados de progreso, se pueden comunicar con tan solo unos clics.

“Es muy fácil compartir Smartsheet con un cliente”, afirma Beasey. “Luce bien. Es consistente y no es demasiado intimidante. Algunos clientes me compartieron sus sistemas de gestión de proyectos particulares, para los cuales se necesita una clave y son demasiado complicados. Mientras que en este caso, si lo comparte, pueden ver exactamente lo que usted quiere que vean y nada más. Es una buena forma de hacerlo en un paso, no en varios”.

Una plataforma lo suficientemente buena para recomendársela a un rival 

Beasey es tan fanática de Smartsheet, que incluso se la recomendó a conocidos de otras empresas en el mismo mercado de consultoría. 

“Estuvimos hablando con ellos hace poco y nos contaron que no logran encontrar algo como Smartsheet que funcione con todo lo demás”, dice Beasey. “Entonces les di los detalles de contacto de PPS. No siempre hablamos con otros proveedores de consultoría y capacitación. Ellos hacen lo suyo, nosotros hacemos lo nuestro, y todo está por separado hasta que nos enfrentamos, como cuando competimos por un negocio. Pero pensé que realmente se beneficiarían de Smartsheet. No le negaría a nadie, ya sea una empresa rival o no, que use algo que realmente ayuda; ¿por qué lo haría?”

Beasey y sus colegas tienen pensado seguir trabajando con PPS para incorporar más funciones de Smartsheet, normalmente una capacidad destacada nueva por año. El próximo objetivo de Solution Cell es optimizar el uso de la automatización; Beasey observa que todavía hay una cantidad de pasos de los proyectos que dependen de recordatorios y flujos de trabajo manuales, cuestiones que está segura de que Smartsheet puede agilizar con tan solo un poco de esfuerzo estratégico. Está segura de que estas y las futuras capacidades adicionales serán tan fáciles de aprender y utilizar como las que ya están usando.

“No solo se trata de aprender una herramienta nueva, sino también de confiar en una herramienta nueva”, dice Beasey. “Ejecutamos Smartsheet y nuestras hojas de cálculo antiguas de forma simultánea por un tiempo para asegurarnos de que funcionara. Es muy difícil confiarle a una nueva herramienta la empresa entera y todos sus datos. Emprender este camino no es sencillo, y considero que la facilidad de funcionamiento nos ayudó a confiar en la herramienta implícitamente con mucha rapidez”.