Sonnedix utiliza Smartsheet para mantener la colaboración y apoyar a los empleados durante la pandemia de la COVID-19

En nuestro empeño por crear un futuro más sostenible, es fundamental invertir en fuentes de energía limpias. Empresas como Sonnedix —un innovador productor independiente de energía (IPP) que diseña, financia, construye y supervisa plantas solares de alto rendimiento y costo competitivo— se están abriendo camino y aprovechando la energía solar para lograr un mundo más verde y luminoso para todos. 

Sin embargo, puesto que cuenta con plantas solares y oficinas dispersas por todo el mundo, Sonnedix sabe que colaborar satisfactoriamente como un solo equipo es fundamental para su éxito a largo plazo. “En Sonnedix, decimos que somos un único equipo”, comenta Andrea Vecchi, director de Gestión de Proyectos. “Parte de pertenecer a ese único equipo es que, sin importar donde uno esté en el mundo, sabe que forma parte de Sonnedix”.

Cuando sobrevino la pandemia, Sonnedix sabía que tendría que trabajar duro para desarrollar procesos que mantuvieran fuerte su cultura empresarial de “un único equipo” y apoyar a los empleados en todos los aspectos. 

Al igual que para la mayoría de las empresas, la COVID-19 supuso para Sonnedix un serio desafío de adaptarse a las exigencias del trabajo a distancia masivo en cuestión de días. Afortunadamente, como director de Gestión de Proyectos, Andrea estaba preparado para dirigir muchas de las iniciativas necesarias. Además, sabía que Smartsheet sería una plataforma ideal para ayudar a Sonnedix a implementar iniciativas nuevas y apoyar a los colegas que trabajaban durante la pandemia.

Cuando Andrea llegó a Sonnedix en 2018, Smartsheet ya estaba presente en el negocio. En su afán por lograr una mayor optimización y estandarización de los proyectos, Andrea no tardó en darse cuenta de que Smartsheet estaba subutilizado, porque identificó el enorme potencial de colaboración y comunicación de la plataforma. 

Al principio, Andrea utilizó el programa para proyectos como la normalización y optimización del proceso de adquisición emergente, y descubrió que el programa “nos permite visualizar claramente el proceso y garantiza que las funciones colaboren bien entre sí”. Después de explorar las posibilidades de los flujos de trabajo de Smartsheet y la integración de aplicaciones durante la segunda mitad de 2019, la plataforma ya había captado la atención de Andrea cuando comenzaron a apremiar los desafíos del trabajo remoto. 

Desde ese entonces, Sonnedix ha usado Smartsheet para diferentes iniciativas que van desde capacitaciones de políticas nuevas para el trabajo remoto hasta medidas de seguridad en la oficina y evaluaciones del teletrabajo, todo lo cual ha asegurado que la cultura de Sonnedix conserve su sentido de inclusión y apoyo.

Dictado de capacitaciones con un compromiso mayúsculo 

Al iniciarse el confinamiento, el equipo de RR. HH. de Sonnedix tuvo que brindar apoyo a los empleados para la nueva forma de trabajo. Ya había estado desarrollando una serie de sesiones educativas de alto impacto, por lo que RR. HH. se puso en contacto con Andrea para acelerar el dictado de capacitaciones que ayudaran a los directivos a guiar a sus equipos en los desafíos y el estrés del teletrabajo masivo. 

Gracias a Smartsheet, el equipo iteró rápidamente un portal de RR. HH. que le permitió a la gente solicitar y recibir capacitaciones con celeridad. Los empleados de todo el mundo pueden reservar capacitaciones en diferentes sesiones y, una vez que han utilizado el formulario, se desencadenan una serie de automatizaciones, como un proceso de aprobaciones de back-end para los programas de capacitación pagos. Esto supone una mejora significativa con respecto al proceso de reserva anterior, que se basaba principalmente en correos electrónicos con datos registrados en Excel. 

En seis meses, Sonnedix aumentó la cantidad de capacitaciones en, al menos, un orden de magnitud y dictó más de 90 sesiones de capacitación con un total de más de 1000 horas, todas ellas reservadas a través del sistema de Smartsheet. Los empleados pueden consultar fácilmente un informe para seguir su evolución, lo que garantiza que todos sigan creciendo y alcanzando logros. 

“Teníamos que hacer esta capacitación visible y accesible para la gente, para fomentar el compromiso”, señala Andrea. “Smartsheet nos permitió lograrlo. Solo hemos recibido comentarios positivos”. 

Prioridad por la seguridad en la reapertura de oficinas

Sonnedix se compromete a proteger el bienestar físico y mental de sus empleados, y la empresa se ha esforzado por facilitar un teletrabajo eficaz. Pero también reconoce que, para quienes carecen de las condiciones adecuadas en su casa, la oficina es una alternativa esencial. Así que, una vez que la normativa lo permitió, Sonnedix necesitaba una forma de abrir la oficina de manera segura para los empleados que lo necesitaban. 

Andrea desempeñó un papel fundamental en este sentido, ya que dirigió un grupo de trabajo interno para el manejo de la COVID-19. A raíz de una petición de la oficina francesa de facilitar la logística del trabajo de oficina, Andrea creó inicialmente una hoja sencilla para que los colegas pudieran reservar días de oficina con una casilla de verificación. De este modo, el director de la oficina podía recibir alertas sobre la capacidad, mientras que los usuarios podían planificar sus visitas en consecuencia. Con el tiempo, esta función evolucionó hasta convertirse en un cómodo código QR que permitía a los colegas “iniciar sesión” en la oficina escaneando rápidamente el código con el móvil, y se complementó con paneles, incluidos widgets de viajes con indicaciones en tiempo real sobre la hora más segura para desplazarse. En la oficina de Londres, por ejemplo, los datos se obtienen e incorporan del sitio web de Transport for London, para que el personal pueda ver las horas de menor tránsito en las estaciones. 

El personal de distintas ubicaciones ahora puede visitar la oficina con confianza, mientras que Sonnedix puede utilizar sus registros de Smartsheet para monitorear cualquier posible exposición al virus y evitar así una mayor propagación. 

“Smartsheet ha sido indispensable en nuestra respuesta a la COVID-19”, afirma Andrea. “Mejoró la seguridad de nuestro personal”. 

Visibilidad y eficiencia para las evaluaciones del teletrabajo  

Cuando quedó claro que el teletrabajo sería una adaptación a largo plazo, Sonnedix quiso asegurarse de que todos los empleados recibieran ayuda para instalar su oficina en casa. Dado que la empresa tiene empleados en tantos lugares distintos, cada uno con necesidades diferentes —y que algunos ya se habían llevado artículos de la oficina, como sillas—, hacer un seguimiento eficaz se convirtió en una preocupación importante. Además, RR. HH. debía contactar, evaluar y apoyar a cada empleado de manera individual, lo cual era una tarea no menor. 

Smartsheet se usó para realizar y registrar evaluaciones del teletrabajo de cada colega. Con un proceso claro y centralizado, los empleados pudieron realizar la evaluación de manera eficaz. RR. HH. pudo determinar claramente quién tenía qué y quién necesitaba más ayuda, mientras que los gerentes de oficina disponían de un informe específico para hacer un seguimiento del mobiliario de oficina. 

“Los empleados tienen necesidades y requisitos muy distintos, por eso queríamos darles el apoyo adecuado”, señala Andrea. “Smartsheet nos permitió hacerlo todo en un solo lugar, lo que generó una visibilidad muy clara para las personas a cargo de hacer los arreglos”.

Habiéndose dado cuenta de las ventajas de la plataforma para tantos casos de uso diferentes, Sonnedix espera usar Smartsheet mucho más en el futuro. Ya se vislumbran planes emocionantes: Andrea espera utilizar la plataforma para revisar la estructura de la base de datos de Sonnedix y, en última instancia, conseguir una visión más holística de los procesos y optimizar las operaciones de back-end. 

Mantener una cultura empresarial sólida y apoyar a los empleados que trabajan de forma remota representan desafíos enormes, pero con compromiso, creatividad y el apoyo de la plataforma de Smartsheet, Sonnedix sigue avanzando con éxito.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.