Vecol ahorra tiempo al asociarse con Avilan Santos para crear soluciones en Smartsheet

Durante más de 60 años, Vecol ha abastecido a Colombia, Ecuador y Bolivia de productos biológicos y farmacéuticos diseñados para promover la salud animal y la productividad agrícola. Cuando la empresa necesitó una nueva plataforma tecnológica que le permitiera completar su ambicioso plan estratégico de 2024, recurrió a Avilan Santos, una empresa de asesoría y consultoría y socia de Smartsheet para América Latina. Avilan Santos se asoció con Vecol para implementar la plataforma de Smartsheet a fin de automatizar, agilizar y simplificar los procesos para ayudar a la empresa a hacer realidad su visión y garantizar la ejecución de proyectos e iniciativas estratégicas.

“Para el año 2024, tenemos objetivos en lo que respecta a nuestro proceso operativo y nuestra estrategia”, afirma Sebastian Morato, gerente de planificación de Vecol. “Necesitamos mejorar las operaciones, la producción, la logística y nuestras áreas de marketing y comercial para ofrecer el mejor valor a nuestros clientes. Para ello, necesitamos implementar plataformas tecnológicas y establecer aproximadamente 220 proyectos. También tenemos objetivos de ingresos agresivos. Así que necesitábamos integrar y mejorar el rendimiento de todas nuestras antiguas cadenas de valor y hacer un seguimiento de esos procesos y proyectos a medida que ejecutábamos nuestro plan”.

Vecol cuenta con décadas de experiencia en el desarrollo de productos que ayudan a mejorar la competitividad y rentabilidad del sector agrícola al tiempo que evitan la contaminación ambiental. Cuando el equipo directivo de la empresa empezó a elaborar una transformación empresarial estratégica cuya finalización estaba prevista para 2024, quedó claro que se necesitaban formas más eficientes de gestionar los proyectos y hacer un seguimiento de los avances. La información estaba dispersa entre hojas de cálculo, documentos individuales y cadenas de correo electrónico; el cumplimiento de los plazos requería un esfuerzo manual para actualizar los calendarios y hacer un seguimiento de los propietarios de los proyectos. Vecol quería una solución que fuera fácil de aprender pero lo suficientemente potente como para reducir el tiempo y el esfuerzo del seguimiento de proyectos. 

Avilan Santos cuenta con más de 20 años de experiencia en planificación de recursos empresariales, incluida la planificación estratégica, el diseño de procesos, la implementación de softwares y la gestión del cambio. Carolina Galarza, vicepresidenta de Operaciones de Avilan Santos, dirigió un equipo que trabajó con Morato y sus colegas para diseñar el modelo de solución tecnológica y asegurarse de que respondiera a las necesidades de Vecol. La plataforma debía permitir el seguimiento del progreso en tiempo real, ser accesible de forma segura a través de la nube e integrarse con los recursos de datos de Vecol, incluida la herramienta de visualización de datos Qlik Sense.

“En el pasado, no disponíamos de herramientas integradas”, afirma Carolina Rodriguez, jefa de planificación de Vecol. “Teníamos indicadores de proceso en Excel y una herramienta web para la gestión de proyectos. Era difícil obtener información completa de los avances en las distintas herramientas. Trabajamos con Avilan Santos para desarrollar un modelo que integrara nuestro mapa estratégico, los procesos del proyecto y los indicadores de proceso en una o dos herramientas”.

Clara visibilidad de los componentes individuales del proyecto

En la actualidad, Vecol trabaja en pos de su plan 2024 con la plataforma de Smartsheet, que agrega más de 150 indicadores clave de progreso y utiliza fórmulas para conectar y presentar detalles importantes del proyecto. Los propietarios del proyecto pueden hacer un seguimiento de las fechas de inicio y finalización, el porcentaje de avance hacia el objetivo, el uso del presupuesto y muchos otros componentes específicos. El equipo directivo de la empresa puede utilizar los paneles para ver las tendencias generales, hacer clic en pasos o cifras específicos y ver qué partes del plan están dentro del cronograma, adelantadas o retrasadas. Dado que la plataforma de Smartsheet se integra con la herramienta de inteligencia empresarial SAP de Vecol, las cifras específicas están siempre actualizadas sin necesidad de volver a introducir los datos.

“Además de crear un cuadro de mando integral de proyectos, también hemos automatizado su gestión de proyectos en Smartsheet”, afirma Galarza. “Hemos desarrollado todo en Smartsheet y podemos conectarlo a su herramienta Qlik Sense y a cualquier software de inteligencia empresarial (BI) que haya en el mercado. Esto la convierte en una herramienta mucho más potente para acceder a una clientela más amplia, y todos los datos (excepto los de BI) se recopilan en Smartsheet”.

Una plataforma eficiente que permite ahorrar tiempo y simplificar el seguimiento de los proyectos

Gracias a Smartsheet, Vecol está ahorrando tiempo y esfuerzos considerables que puede dedicar mejor a desarrollar nuevos productos y resolver problemas agrícolas para sus clientes. Debido a que había más de 150 indicadores tácticos y operativos que controlar, la elaboración manual de informes solía llevar casi un mes. Ahora, se puede completar en dos o tres días, lo que proporciona al equipo directivo los datos que necesita para tomar decisiones estratégicas más rápidas y mejor fundamentadas.

La plataforma segura basada en la nube simplifica la forma en que los investigadores en el tema y el personal de oficina en diferentes lugares pueden compartir información, mejorando la comunicación entre empresas. Los usuarios pueden compartir comentarios y preguntas en una hoja en lugar de buscar en hilos de correo electrónico distintos, lo que ayuda a resolver los problemas con mayor rapidez y precisión. Y como los datos residen en una única ubicación, no hay riesgo de trabajar con información desactualizada.

“Smartsheet es una plataforma de colaboración, por lo que tenemos la misma información para todos los usuarios, lo cual es muy bueno”, afirma Morato. “No necesita instalación, porque está disponible en la nube; eso también nos viene muy bien, para tener acceso seguro desde cualquier lugar. Y poder integrar la plataforma con otras herramientas para obtener información en tiempo real nos permite tomar decisiones de forma ágil”.

Smartsheet también es fácil de aprender para los nuevos usuarios; Rodriguez afirma que la mayoría de los empleados están familiarizados con Microsoft Excel, lo que les dio una base sólida para aprender las capacidades adicionales que ofrece Smartsheet.

Experiencia y colaboración de Avilan Santos para crear una solución valiosa

Morato y sus colegas afirman que contratar a Avilan Santos para desarrollar la plataforma de Smartsheet fue fundamental para el avance exitoso del plan estratégico de Vecol. El equipo de Galarza diseñó un marco conceptual que ayudó a Vecol a comprender las mejores formas de gestionar una gran cantidad de componentes del proyecto y de hacer un seguimiento de estos, lo que contribuyó a garantizar el mejor diseño para la propia solución tecnológica.

“La ayuda que nos brindó Avilan Santos en la implementación de la solución fue muy importante”, afirma Andres Rubiano, jefe de Proyectos de ACT del Departamento de AT de Vecol. “Necesitábamos su orientación con la transición y la gestión del cambio”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.