Veritiv transforma los procesos de gestión de proyectos con Smartsheet

Veritiv es líder norteamericano en soluciones de distribución de empresa a empresa. Al prestar servicio a clientes de prácticamente todos los sectores, Veritiv ofrece soluciones de impresión, publicación, embalaje, instalaciones y logística que contribuyen al éxito de sus clientes. La empresa cuenta con una fuerza laboral global de aproximadamente 8900 empleados y dirige unos 180 centros de distribución en toda América del Norte.

Para mantenerse a la vanguardia de la industria de la distribución, Veritiv se esfuerza por innovar en todo lo que hace, desde el desarrollo y la entrega de sus soluciones hasta su uso de la plataforma de Smartsheet no solo para las capacidades de gestión de proyectos, sino también para soluciones innovadoras de elaboración de informes y paneles en toda la empresa.

Gestión de un cambio de cultura

Veritiv se creó en 2014, tras la fusión de la división Xpedx de International Paper y Unisource Worldwide. Al aprovechar la historia combinada de excelencia operativa, Veritiv se ha transformado en un solo equipo que da forma a su éxito a través de un servicio excepcional, personal innovador y valores coherentes. En la actualidad, el enfoque de Veritiv en el liderazgo del mercado en distribución por segmentos y un compromiso con la excelencia operativa le permiten asociarse con proveedores de talla mundial, agregar valor a través de múltiples capacidades y ofrecer soluciones a una amplia gama de segmentos de clientes.

Este enfoque en la satisfacción de las necesidades del cliente no solo influye en la forma en que los equipos de Veritiv trabajan entre sí para ofrecer productos y servicios a los clientes, sino que también afecta a las herramientas que la empresa necesita para que todo se desarrolle a la perfección.

“La complejidad de nuestro negocio requiere una herramienta de gestión de proyectos que nos permita colaborar en toda la nueva empresa”, declaró Chris Enderle, director de Tecnología de la Información de Veritiv. “Nuestro grupo de TI colabora estrechamente con nuestros socios comerciales en cada proyecto. Necesitábamos una solución rentable que nos permitiera compartir proyectos fácilmente y actualizar nuestras bases de datos con nueva información en toda la red de Veritiv”.

“La clave era contar con un programa lo suficientemente potente para los gerentes de proyectos de TI, lo suficientemente fácil de usar para nuestros socios comerciales y lo suficientemente innovador para poder colaborar con personas de toda la empresa”, agregó Enderle.

Crecimiento de base para la gestión de proyectos de colaboración

El equipo de Veritiv buscaba una herramienta de gestión de proyectos de colaboración que lo ayudara a gestionar y organizar la gran variedad de proyectos en curso antes de la fusión y que pudiera seguir utilizando una vez que las dos empresas se fusionaran para formar Veritiv. Con una gran implementación de Salesforce ya en marcha, Veritiv recurrió a AppExchange en busca de ideas.

Cuando el equipo encontró Smartsheet en AppExchange, tuvo la esperanza de que fuera la solución que buscaban y necesitaban con urgencia. Veritiv adquirió un plan y el equipo del proyecto vio inmediatamente cómo se disparaba su uso. Fue la primera señal de que la herramienta Smartsheet era una aplicación que beneficiaría a muchos usuarios de toda la empresa.

“Estábamos iniciando un proyecto en el que incorporábamos a una serie de grandes clientes y agregábamos hasta 900 ubicaciones de envío a nuestros sistemas de datos internos”, afirma Enderle. “Estamos hablando de 2500 SKU diferentes en todo el país y en todos los departamentos. Necesitábamos una herramienta de gestión de proyectos que nos permitiera colaborar con esos empleados y poder compartir fácilmente la información del proyecto para que pudieran hacer sus propias actualizaciones y mantener el estado del proyecto en tiempo real. Fue entonces cuando recurrimos a Smartsheet. En el equipo de TI vimos rápidamente lo fácil que era utilizar el programa y lo cómodo que resulta”.

En la actualidad, cientos de miembros del equipo de Veritiv colaboran en Smartsheet y las cifras siguen aumentando.

“Unas 200 personas empezaron a utilizar Smartsheet al principio”, afirma Enderle. “Ahora tenemos más de 1500 usuarios. Eso supone bastante más del 10% de nuestra organización, incluidos los empleados de TI, Recursos Humanos, Marketing y los equipos de Integración. Smartsheet funciona para la gestión de proyectos en todos los departamentos”.

Aprovechar la innovación

La incorporación de Smartsheet al conjunto de herramientas de gestión de proyectos de la empresa se alinea con el enfoque de la empresa de aprovechar la innovación en todos los niveles.

“Nuestro principio rector durante la fusión fue garantizar que nuestros clientes no sufrieran ninguna interrupción”, afirma Enderle. “Nuestro proyecto de incorporación de clientes requirió una enorme cantidad de trabajo por parte de la organización de TI para que todo se programara, fusionara e implementara a tiempo, y Smartsheet nos ayudó a lograrlo”.

La ampliación de la colaboración conduce a la ampliación del uso

A medida que los miembros del equipo de Veritiv siguen utilizando Smartsheet, descubren nuevas formas de utilizar la herramienta para llevar a cabo más tareas.

Los gerentes de Veritiv están buscando oportunidades adicionales para utilizar Smartsheet en compras, TI, logística, bienes raíces, operaciones de instalaciones, servicio al cliente y gestión del flujo de comunicaciones de los empleados.

“Cuando presentamos por primera vez Smartsheet a nuestros equipos empresariales, los comentarios iniciales se centraron en lo fácil que es utilizar la herramienta”, declaró Enderle. “Claro, necesitaban aprender algunos fundamentos de la gestión de proyectos, pero una vez que estuvieron expuestos al software, cayeron en la cuenta. La capacitación en línea fue especialmente útil”.

La transparencia genera credibilidad entre los clientes

Smartsheet ahora también se ha convertido en una herramienta de ventas invaluable en Veritiv. El equipo de ventas utiliza el software para crear eficazmente una propuesta de cliente o un plan de ventas con aportaciones de diversos departamentos y con la confianza de que están colaborando las personas adecuadas.

Smartsheet también ayuda a Veritiv a generar confianza con sus clientes, ya que permite a los equipos cumplir su compromiso de transparencia al compartir los planes a medida que se desarrollan. El uso de la herramienta Smartsheet en Veritiv se ha convertido en otro punto diferenciador a la hora de captar nuevos clientes.

Al mantener organizados los proyectos y las tareas y colaborar de forma más eficiente con los clientes mediante el uso de Smartsheet, Veritiv ha liberado tiempo para el equipo de ventas, de modo que sus miembros puedan centrarse mejor en ampliar su negocio y fortalecer las relaciones con los clientes.

Hay muchos otros ejemplos de diversas funciones empresariales en Veritiv que utilizan la herramienta Smartsheet para mejorar la eficiencia. El equipo de marketing utiliza el software para gestionar y realizar el seguimiento de muchas de sus campañas y eventos. Y el equipo de logística utiliza la aplicación para sus auditorías de seguridad. Recientemente han desarrollado un formulario web móvil para auditores sobre el terreno que les permite introducir datos, comentarios y fotos, que se envían instantáneamente al administrador y se actualizan automáticamente en una hoja maestra de auditoría.

Más, mucho más, por venir

Chris Enderle ve potencial para ampliar el uso de Smartsheet en toda la empresa.

“Smartsheet es una herramienta potente que puede manejar la gestión de proyectos de trabajo pesado, y su facilidad de uso hace que sea accesible a los grupos empresariales y ayuda a que sus procesos cotidianos sean más manejables y más eficientes”, afirma. “La colaboración fluida y la innovación estimulada hacen de Smartsheet la elección correcta para la gestión de proyectos en Veritiv”.