WestEd utiliza Smartsheet para inculcar una cultura de éxito

Como organización de investigación y desarrollo sin fines de lucro, WestEd contribuye a todos los aspectos del sistema educativo estadounidense: desde la elaboración de normas y evaluaciones estatales hasta la creación de programas de capacitación para cuidadores, el aumento de la alfabetización en la primera infancia y la educación de los profesores sobre el clima escolar. La organización es una Agencia de Poderes Conjuntos, autorizada por un Acuerdo de Poderes Conjuntos de California y con miembros del consejo de sus territorios clave en Arizona, California, Nevada y Utah, y otros de todo el país.

“Nuestro negocio se basa en subvenciones y contratos, y WestEd trabaja en cientos cada año”, explica Yvonne Keene, directora de Tecnología y Servicios. “Cuando se separa el contenido educativo de los contratos, gran parte de lo que hace nuestro personal es la gestión de proyectos y, sin embargo, hasta hace tres años, los fundamentos de la gestión de proyectos no eran ampliamente reconocidos como una clave de nuestro éxito”.  

Sin un sistema formal de gestión de proyectos, los empleados de WestEd seleccionaron diversas herramientas para coordinar su trabajo y gestionar las entregas. Algunos utilizaron Excel, otros Microsoft Project y otros probaron con herramientas de código abierto.

“Luchamos durante años para encontrar una solución que todo WestEd y nuestros contratistas pudieran estandarizar”, explica Keene. “Una y otra vez veíamos los mismos desafíos: 1) confusión sobre lo que había que programar y 2) ausencia de roles definidos con claridad en la programación. A los equipos les costaba elaborar planes de proyecto”.

“El resultado de las soluciones de gestión de proyectos ad hoc fue una pesadilla”, afirma Jason Hayes, director de proyectos de sistemas de información empresarial. “Nuestros equipos tenían problemas con el control de versiones, confusión sobre las entregas y falta de claridad con el equipo directivo sobre los plazos y calendarios. Somos una organización descentralizada que trabaja con cientos de proveedores y contratistas externos, y necesitábamos desesperadamente una forma sencilla de comunicar los calendarios y las responsabilidades”.

Hora de cambiar

Keene se propuso educar a todos los empleados de WestEd sobre la gestión de proyectos y sabía que necesitaba una herramienta que la ayudara a introducir los conceptos.

“No se puede enseñar sobre la gestión de proyectos sin proporcionar una forma práctica de ejecutar las ideas”, afirma. En una lluvia de ideas para ayudar a WestEd a adoptar una cultura orientada a la gestión de proyectos, Keene conoció Smartsheet.

Después de un proyecto piloto, Keene estaba segura de que Smartsheet era la solución adecuada. Con el patrocinio del director ejecutivo, el departamento de TI simplemente la puso a disposición del resto de la empresa como una herramienta opcional.

“Desde que presentamos Smartsheet, se ha hecho viral”, afirma Keene. “En 2010, empezamos con solo 40 usuarios, que rápidamente aumentaron a 200 en tres meses. Hoy tenemos más de 400 empleados que utilizan Smartsheet para gestionar sus proyectos de equipo”.

El equipo confía en la funcionalidad clave de Smartsheet, como las solicitudes de actualización, el enlace de celdas y las alertas y los recordatorios automatizados, para garantizar que nada quede a la deriva. Poco después de adoptar Smartsheet, WestEd empezó a utilizar Box para compartir archivos. Con las dos herramientas trabajando juntas a la perfección, ha sido una combinación de colaboración imparable.

Mayor colaboración y visibilidad de los proyectos

El Consorcio de Evaluación Smarter Balanced es un ejemplo de uno de los tantos proyectos en los que participa WestEd, dirigido por el investigador asociado Greg Hill. Smarter Balanced es un consorcio estatal que trabaja para desarrollar evaluaciones de nueva generación que midan con precisión el progreso de los estudiantes con respecto a la preparación universitaria y profesional.  En el consorcio participan más de 600 representantes de más de 26 estados, con un presupuesto federal de USD 176 millones, y Hill lo mantiene todo en el buen camino en Smartsheet.

“Dado que las partes interesadas se encuentran repartidas por todo el país, Smartsheet nos ha sido increíblemente útil para garantizar la transparencia y la colaboración entre todos en el transcurso de este proyecto”, afirma Hill. “Utilizamos Smartsheet para gestionar cuidadosamente los numerosos cronogramas del proyecto y también para agilizar la comunicación. Es el núcleo de nuestro sistema de gestión de documentos. La utilizamos para facilitar los ciclos de revisión y comentarios con las partes interesadas, para planificar y realizar un seguimiento de las comunicaciones del proyecto, y es el método principal que utilizan nuestros proveedores para enviar las entregas del proyecto. También la utilizamos para realizar un seguimiento e informar de los problemas y riesgos del proyecto. En resumen, si es importante, está en Smartsheet”.

Arriba, en la sede central de WestEd en San Francisco, el Laboratorio Educativo Regional (REL) utiliza Smartsheet para estar al tanto de múltiples proyectos. “Nuestro departamento trabaja en más de 80 proyectos al año, y mi trabajo consiste en mantener todo bajo control”, explica Kelly Gerstbacher, coordinadora de programas del REL. Smartsheet es lo que me ayuda a mantener el rumbo: la uso todo el día, todos los días. No sé cómo haría mi trabajo sin ella”.

Además de los proyectos de Hill y Gerstbacher, Smartsheet se utiliza para cientos de otros proyectos y procesos en todo WestEd y su red de contratistas y agencias de proveedores, incluidos los siguientes:

• Planificación y plazos de proyectos

• Gestión de subvenciones y elaboración de informes

• Seguimiento de entregas

• Registros de problemas

• Listas de tareas del equipo

• Finanzas y presupuestos anuales

• Planificación estratégica

• Coordinación de proveedores y contratistas

• Solicitudes de actualización del sitio web y registros de cambios

• Gestión de activos y de la investigación

Dado que la mayoría de todos los proyectos se gestionan y rastrean en Smartsheet, el equipo directivo de WestEd tiene una visión más clara de las exigencias laborales de los distintos departamentos.

Nuevos hábitos para alcanzar el éxito

Además de proporcionar una mayor productividad y transparencia en toda la organización, Smartsheet está ayudando a inculcar una cultura de éxito en la gestión de proyectos.

“Smartsheet nos ha ayudado a todos en WestEd a desarrollar mejores hábitos de gestión de proyectos y formas más sistemáticas de alcanzar nuestros objetivos.  También nos ha proporcionado un recurso estándar y probado para una colaboración eficaz dentro de los equipos y entre estos”, afirma Hill.

Keene agrega: “Ahora que llevo más de tres años utilizando Smartsheet, no tengo ni la más remota idea de cómo conseguía hacer algo antes, y no soy la única. Muchos de mis colegas me han parado en los pasillos o me han enviado una nota rápida para decirme que Smartsheet ha transformado su forma de trabajar. Somos capaces de hacer cosas que antes no creíamos posibles”.