¿Qué es ERP en términos simples?
La planificación de recursos empresariales (ERP) aporta la totalidad de las operaciones de su negocio, desde las ventas y el marketing hasta la planificación y la producción hasta el inventario y las finanzas, en una experiencia sin problemas. Al extraer sus datos a un sistema central, toda la información que necesita para impulsar su negocio está al alcance de la mano. Una ERP inteligente le ofrece todos los datos que necesita en tiempo real.
¿Qué es un sistema ERP?
La planificación de recursos empresariales (ERP), llamada planificación de recursos gubernamentales (GRP) en el sector público, ha sido tradicionalmente una gran iniciativa interna que tiene como objetivo optimizar tanto los procesos empresariales como la información empresarial. Cuando se implementa correctamente, es un sistema integrado que proporciona claridad, flexibilidad y agilidad operativa de los datos.
La base de una solución de ERP es una base de datos compartida que actúa como repositorio central de información. Todas las partes interesadas relevantes acceden a este mismo repositorio de datos. Luego, los informes se eliminan de este sistema único y uniforme para proporcionar transparencia, eficiencia y consistencia.
La planificación de recursos empresariales desempeña un papel clave en la fabricación integrada por computadora (CIM), que se basa en sistemas automatizados, software, sensores y máquinas controladas por computadora para fabricar productos. La ERP ha evolucionado de los sistemas puros de fabricación a integrarse con la contabilidad, los recursos humanos, las compras, los pedidos y la contabilidad de costos.
Las raíces de ERP se remontan a 1913, cuando un ingeniero llamado Ford Whitman Harris vio la necesidad de una mayor eficiencia y desarrolló un modelo de programación de producción llamado cantidad de pedidos económicos (EOQ). Este precursor de la planificación de procesos basado en papel se mantuvo como el estándar del sector hasta 1964, cuando Joseph Orlicky desarrolló la planificación de requisitos de materiales (MRP) y el fabricante de herramientas Black + Decker se convirtió en la primera empresa en adoptar una solución de MRP que combinaba los conceptos de EOQ con una computadora central.
La rápida adopción de software en la década de 1980 condujo a capacidades de integración que ampliaron la funcionalidad para incluir la programación, la lista de materiales (LISTA de materiales) y las funciones de compra vinculadas a los informes financieros corporativos. Abarcando considerablemente más procesos de fabricación, la fabricación y la planificación de recursos (MRP II) reemplazaron a la MRP como estándar para la gestión de datos y la planificación de la eficiencia. Cuando los sistemas se expandieron más allá de los procesos de fabricación para incluir recursos humanos y contabilidad, se refundieron como planificación de recursos empresariales.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación de recursos empresariales y la gestión de recursos empresariales?
La planificación de recursos empresariales puede confundirse con otros sistemas de gestión, como la gestión de recursos empresariales (ERM), la gestión del desempeño empresarial (EPM) y la gestión de relaciones con los clientes (CRM). A continuación, le mostramos los beneficios y características de cada uno.
- Planificación de recursos empresariales: La ERP hace un seguimiento de sus recursos, materiales y transacciones. Proporciona todos los datos sobre cómo opera su empresa en tiempo real. Utilice sistemas ERP para operar su negocio.
- Gestión de recursos empresariales: La ERM le permite administrar el acceso de todos sus sistemas de software. Por lo general, esto incluye la capacidad de que el personal inicie sesión en varios sistemas de software con un solo nombre de usuario y contraseña, así como permitirle controlar quién tiene acceso a los sistemas de software.
- Gestión del desempeño empresarial: El software EPM toma los datos de la ERP y lo ayuda a supervisar y analizar el desempeño de su organización. Utilice EPM para la planificación, previsión, evaluación y toma de decisiones. Le ayuda a gestionar estratégicamente el rendimiento general de su organización a través del modelado y el análisis.
- Gestión de las relaciones con los clientes: La mayoría de las soluciones de ERP incluyen muchas herramientas de CRM que le ayudan a comprender mejor a sus clientes. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de los contactos y del historial de pedidos de compra de sus clientes. Sin embargo, las CRM suelen proporcionar información más profunda sobre el proceso y el embudo de ventas, ya sea que se refiera a las ventas o a los servicios para sus clientes. Muchas CRM también lo ayudan a organizar y dar seguimiento a sus esfuerzos de marketing y al tiempo dedicado a convertir clientes potenciales en ventas.
¿Quién utiliza soluciones de recursos empresariales?
En el clima competitivo de hoy en día, cada organización necesita la capacidad de recopilar, almacenar y analizar datos para tomar mejores decisiones más rápido. La planificación de recursos empresariales lo ayuda a estandarizar y simplificar sus datos para lograr una mayor agilidad, eficiencia y colaboración.
Puede implementar un sistema ERP para optimizar los procesos operativos y administrativos en todos los sectores verticales del sector, incluidos la atención médica, la fabricación, la venta minorista, el gobierno y la tecnología. La ERP funciona para integrar procesos inconexos en un sistema de datos que toda la organización puede ver y actuar sobre ellos. Todos los usuarios, desde ejecutivos hasta directores de información y representantes de atención al cliente, pueden acceder a los mismos datos e información adecuados para el usuario en tiempo real, actualizados y completos.
Cada vez más, las empresas que necesitan optimizar e integrar la funcionalidad operativa recurren a las soluciones de ERP ágiles disponibles en el mercado actual. Las empresas necesitan respuestas rápidas a las variaciones en el clima empresarial moderno y las fuerzas del mercado para tener éxito y obtener ganancias.
El valor empresarial de un sistema ERP se puede encontrar en su eficiencia y capacidad de proporcionar rápidamente análisis claros. Las empresas ven la inteligencia de datos como un producto básico que puede aprovecharse para mejorar la participación en el mercado, la competitividad y la rentabilidad. Contar con los conocimientos adecuados, informes claros e integración entre funciones ofrece mayores oportunidades para identificar áreas de crecimiento y expansión. Los sistemas ERP proporcionan a las empresas la capacidad de responder a los cambios en los paradigmas operativos, las nuevas asociaciones, las adquisiciones, el aumento de las listas de proveedores, las herramientas y los mecanismos para adaptarse y avanzar rápidamente.
Lisa Anderson, supply chain expert and business consultant, says, “ERP systems have become essential to compete in today’s Amazon-impacted marketplace, no matter the industry. My best clients are leveraging systems to provide superior service and rapid deliveries to customers, to gain quick access to information for decision making, and to utilize advanced technologies for customer and supplier collaboration and automation in support of profitable growth.”
La ERP puede proporcionar gestión financiera, seguir las prácticas contables estándar, generar informes para usos empresariales y gestionar las transacciones. Para los fabricantes, la ERP puede administrar su cadena de suministro y su inventario, lo que asegura que tenga a mano los materiales adecuados en el momento adecuado para cumplir con los pedidos. La ERP también puede proporcionar información sobre los clientes, analizando quién ordena sus productos o servicios, con qué frecuencia ordenan y cuáles podrían ser sus solicitudes o necesidades especiales, creando una base de datos de todas las interacciones con los clientes.
Además, los desarrolladores siempre están buscando nuevas integraciones entre dispositivos (desde el escritorio hasta el móvil) y entre aplicaciones empresariales. Los proveedores de ERP buscan constantemente las herramientas y técnicas para dar a las empresas una ventaja en un mundo basado en datos.
¿Cómo funciona el ERP?
Para satisfacer las diversas necesidades de los compradores, los proveedores ofrecen soluciones en las instalaciones, alojadas y basadas en la nube para cumplir con los objetivos de implementación de la organización. La mayoría de los sistemas ERP se basan en una plataforma modular que integra verticalmente elementos, desde los requisitos de nómina y personal de un departamento de RR. HH. hasta la capacidad de adquisición y almacenamiento, ventas y marketing, la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) y la administración.
Los módulos de ERP están diseñados para muchos procesos de negocios, como el control de inventario y las finanzas, y pueden agruparse para su negocio. El beneficio de una solución ERP es que los módulos tienen una apariencia coherente, por lo que todos, desde el back office hasta el front office y la planta de producción, tienen la misma experiencia. Estos módulos están integrados para garantizar que tenga un sistema compartido de datos y flujos de trabajo, así como procesos de negocios estandarizados.
Uno de los numerosos objetivos de un sistema ERP es reducir los costos operativos eliminando sistemas y tareas redundantes, mejorando el flujo de trabajo, mejorando la eficiencia y fomentando la colaboración y la comunicación multifuncionales. Los sistemas ERP también proporcionan los informes que revelan oportunidades de conocimiento, crecimiento y planificación. Un sistema ERP integra módulos en una infraestructura coherente y, por lo general, cuenta con lo siguiente:
- Módulos que van desde la distribución y la gestión de la cadena de suministro hasta los recursos humanos y la nómina, la gestión de proyectos y las finanzas
- Capacidad de capturar datos transaccionales, utilizando escáneres de identificación de radio frecuencia (RFID)
- Datos "limpios" que evitan la duplicación y ofrecen una fuente estándar para todas sus decisiones de negocios
- Servicios de datos que proporcionan interfaces o funcionalidad a sus clientes, proveedores y personal
- Datos y paneles en tiempo real para métricas clave
- Datos y análisis especializados que rastrean las tendencias y el ROI de sus esfuerzos de marketing
- Sistemas avanzados de planificación y programación (APS)
- Una base de datos compartida o común con datos estandarizados
- Un aspecto coherente para todos los módulos del sistema ERP, lo que reduce el tiempo de capacitación y mejora del desempeño del personal
- Una base de conocimientos de servicios o foro de proveedores que ofrece apoyo a la comunidad entre todos los clientes que utilizan un sistema ERP en particular
El ERP comenzó como una herramienta para la fabricación, pero ha sido adoptado por industrias que proporcionan servicios, así como bienes terminados. Un sólido sistema ERP combina integración, soporte operativo en tiempo real y una base de datos centralizada. Esa base de datos centralizada tendrá comodidades modernas, como paneles, informes de operaciones interfuncionales y vistas instantáneas de la organización como una unidad integral e integrada. Sin embargo, una base de datos centralizada plantea un riesgo: Puede exponer a la empresa a la amenaza de perder información confidencial en caso de una violación de la seguridad.
Las soluciones de sistema ERP, el software y las herramientas se dividen en varias categorías, según su tamaño y la complejidad de las empresas a las que sirven:
- Nivel I: Una solución única o ERP general. Estos sistemas, de la talla de Oracle o SAP, están diseñados para grandes organizaciones que necesitan integración en una estructura global, incluidas las grandes agencias federales. Por lo general, se adaptan a los procesos de todos los sectores y tienen la capacidad de personalizar en función de los requisitos del sector. Estos ERP gestionan varios idiomas, monedas, alfabetos y regulaciones contables.
- Nivel II: ERP específico del sector o vertical. Estos sistemas, como Microsoft Dynamics o Epicor, se centran en servir a una sola industria, como la construcción, el comercio minorista o los comestibles. También sirven a unidades de negocios de empresas globales, así como a gobiernos estatales y locales, pero carecen de parte de la capacidad global de las soluciones de nivel I.
- Nivel III: ERP mediano. Se encargan de empresas medianas que necesitan pocas funciones globales.
- Nivel IV: ERP para pequeñas empresas. Estos sistemas, como PeopleSoft, ofrecen uno o dos procesos empresariales, como contabilidad, en lugar de una solución totalmente integrada. Puede agregar otras opciones según sea necesario o puede combinar proveedores para proporcionar los servicios que necesita sin comprar módulos innecesarios.
According to Gary McTall, Co-Founder and Chief Technology Officer at GovSense, “Top-tier ERPs of the future must fulfill these three criteria.” He lists them as the following:
- Have a flexible framework for innovation, such as point-and-click customization, a graphical workflow, or a true-cloud solution.
- Possess effective compliance and controls, such as a rule-driven reporting engine that runs in accordance with multiple accounting standards (GASB, GAAP, IFRS), role and permission controls, and audit trails.
- Offer real-time reporting that includes personalized dashboards and financial analytics.
Los principales proveedores de planificación de recursos empresariales
Según la mayoría de las fuentes del sector, incluida Gartner Research, los líderes en soluciones de ERP son SAP (que desarrolló el primer sistema ERP en 1972) y Oracle. Hoy en día, estas empresas siguen siendo los dos mayores proveedores de soluciones de ERP que ofrecen tecnología interna y basada en la nube. Peer Insights de Gartner también cita Microsoft Dynamics, NetSuite y Sage entre los líderes del sector, especialmente para organizaciones que buscan soluciones pequeñas y medianas basadas en la nube.
Soluciones de planificación de recursos empresariales específicas del sector
La tendencia a desarrollar soluciones específicas del sector está creciendo rápidamente. Cientos de soluciones de ERP están disponibles; muchas se aplican generalmente a todas las verticales del sector, mientras que otras poseen funcionalidad/módulos específicos del sector (atención médica, fabricación, venta minorista, gobierno o tecnología). Es esencial evaluar sus procesos y determinar si una solución genérica cubrirá sus necesidades antes de seleccionar un proveedor. Un análisis de Software Advice utilizando la metodología de investigación de Gartner descubrió casi 600 soluciones de software ERP actualmente disponibles en el mercado, que ofrecen una amplia gama de opciones para satisfacer las necesidades de cualquier organización.
Angela Nadeau, CEO of CompuData Inc., discusses the varying industry needs: “Each industry and business is different, with disparate operational requirements, variations in general accounting requirements, and industry-specific regulations. These needs will drive the transition to an appropriate ERP solution.”
Innumerables soluciones de ERP pueden satisfacer las necesidades de todo tipo de organizaciones, incluso en negocios de nicho. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de cómo el software ERP puede satisfacer las necesidades del mercado:
- Construcción: La construcción es un proyecto complejo, en el que los contratistas generales programan y gestionan subcontratistas y todos los materiales necesarios para entregar un proyecto a tiempo y según el presupuesto. La gestión de proyectos de ERP permite a los contratistas realizar un seguimiento de la entrega de materiales, programar subcontratistas y publicar los costos y la facturación.
- Producción: los módulos de ERP pueden proporcionar gestión del ciclo de vida del producto (PLM), lo que le ayuda a guiar un producto de principio a fin, especialmente a través del diseño, la fabricación y el servicio. Las soluciones de ERP pueden sincronizar su proceso de producción y proporcionar control de calidad.
- Contratación: Si bien muchos de los primeros sistemas ERP se centraban en los sistemas de back-office, la próxima generación de módulos se integra con la gestión de relaciones con los proveedores (SRM), lo que le facilita el trabajo con proveedores externos y sus clientes. Al igual que haría un seguimiento del inventario de su producción y fabricación, los sistemas ERP le permiten realizar un seguimiento de los productos y suministros en todas las líneas de negocios, así como supervisar a los proveedores y obtener el mejor valor por el volumen de materiales que compra.
- Distribución y transporte: A partir del centro de distribución, un sistema ERP puede realizar un seguimiento de la ubicación y el inventario de cualquier barco, camión o entrega, utilizando la búsqueda y el registro en tiempo real. El software también puede coordinar la sincronización de los camiones que necesitan reunirse con los barcos en el muelle para recibir entregas oportunas, lo que reduce los costos de esperar en la descarga o carga, así como el ahorro de tiempo de los empleados en la programación de entregas y recogidas.
- Fabricación: Las soluciones ERP en tiempo real gestionan el proceso desde el momento en que se realiza un pedido hasta que se envía. ERP activa el cronograma de producción, lo alinea con otros pedidos en curso y se ajusta si se encuentra con algún retraso. Los módulos de ERP son clave en la gestión de la cadena de suministro (SCM), lo que le ayuda a supervisar sus niveles de existencias y encontrar artículos en su almacén.
Las ventajas de las soluciones de planificación de recursos empresariales
Los datos son el alma de cualquier organización. Le permite realizar un seguimiento de sus ingresos, sus materiales, sus recursos y su rendimiento. Le permite identificar las áreas de crecimiento y reducir sus costos. Estas son las formas en que su empresa puede beneficiarse de los conocimientos de datos que ofrece ERP:
- Reduzca sus costos operativos: Los sistemas ERP rastrean la producción de fabricación, el servicio al cliente, las compras y mucho más. Con datos en tiempo real, puede ver dónde los costos operativos están por encima o por debajo del presupuesto, y cómo los retrasos o cuellos de botella pueden afectar sus costos. También tendrá informes de inventario en tiempo real, hojas de precios y datos de clientes.
- Automatice el procesamiento de pedidos: ¿Sigue creando, ingresando, rastreando o cumpliendo pedidos manualmente? Las soluciones de ERP automatizan el proceso, ofrecen sistemas de comercio electrónico para que los clientes puedan ordenar y pagar en línea, y validar la facturación, el seguimiento de pedidos y el pago. También podrá configurar los precios y realizar un seguimiento de los ingresos procedentes de la factura a través del pago o la recepción en efectivo.
- Mejore la gestión de proyectos y la colaboración: Al reducir la cantidad de sistemas que su organización utiliza para desarrollar y administrar productos, puede trabajar entre departamentos para garantizar que los puntos de referencia, las entregas y los presupuestos estén alineados con los objetivos del proyecto. Todos tendrán acceso a los mismos datos para ofrecer y compartir información empresarial.
- Integración de informes financieros: El marketing, las ventas y las finanzas funcionan dentro de un solo sistema para dar seguimiento a los ingresos y gastos. La contabilidad ya no tiene que conciliar informes.
- Estandarizar la contratación: En las grandes organizaciones, varios centros de costos y unidades de negocios con frecuencia compran recursos independientemente entre sí. Un sistema ERP unificará su seguimiento de compras, recursos y proveedores para ahorrar tiempo y dinero.
- Mejore los informes gubernamentales: Para las organizaciones del sector público, el software ERP le permitirá a cumplir con los requisitos de conformidad, como la contabilidad y la auditoría, la seguridad de los datos y el abastecimiento de la cadena de suministro.
- Refuerce la seguridad: Un sólido sistema ERP ofrece configuraciones avanzadas de acceso y permisos de los usuarios, manteniendo sus datos bajo llave virtual. Su información confidencial ya no está dispersa en carpetas individuales o discos duros de la computadora. Y todos tienen acceso a los datos que necesitan, sin abrir los datos que no tienen.
- Estandarizar la información de Recursos Humanos: El software ERP le permite automatizar el ciclo de vida de cualquier empleado, desde la contratación hasta la incorporación hasta la capacitación y el desarrollo. El software ERP puede incluir gestión de nóminas, evaluaciones del desempeño y seguimiento del tiempo.
- Empodere a los empleados: Cuando los empleados ya no tienen que trabajar con sistemas ineficientes, pueden centrarse en el trabajo, generar ingresos y ayudarlo a retener al personal concentrado y satisfecho.
Puede usar el ERP para mejorar su desempeño y gestión corporativa de varias maneras. Los datos le mostrarán dónde su negocio necesita crecer o innovar, así como le ayudarán a controlar o reducir los costos y los riesgos. Obtiene inteligencia de negocios (BI) para obtener una visión más verdadera de la salud y la posición de su empresa.
Las ventajas también incluyen una mejor comunicación e informes entre funciones, una mejor gestión del servicio al cliente, una mejor y más eficiente gestión operativa para la contratación, el inventario, el seguimiento de ventas y las operaciones optimizadas. El uso de BI a través del análisis predictivo permite identificar e implementar eficazmente nuevas iniciativas y oportunidades de estabilidad y crecimiento.
Según Anderson, "aunque los sistemas ERP tienen muchas ventajas en los resultados, la razón más convincente para seguir un sistema ERP es obtener una plataforma multifuncional, e incluso organizativa, para respaldar el crecimiento escalable del negocio".
Las desventajas y desafíos de las soluciones de planificación de recursos empresariales
Por otro lado, una solución ERP puede ser una iniciativa grande y costosa. Requiere mucho tiempo, planificación y dinero para unificar todos sus sistemas en una sola solución de ERP. Los gastos incluyen el capital y el software necesarios para la funcionalidad, así como los asesores, el personal de TI interno y los administradores para gestionar el sistema. Muchos desafíos en la implementación de un sistema ERP eficaz se derivan de los costos ocultos resultantes de una planificación insuficiente.
Una vez que una empresa implementa un ERP, los usuarios pueden utilizar el sistema y maximizar sus funciones, pero a menudo hay una falta de política corporativa para proteger la integridad de los datos en los sistemas de ERP y las formas en que se utilizan. La clave es planificar primero de manera proactiva, reconocer los elementos del cambio operativo y cultural, y asignar los activos y el capital humano adecuados al proyecto. La supervisión en estas áreas es la razón principal de costosos retrasos e sobrecargas financieras.
Casi tan importante como la integración de sistemas es identificar cualquier empresa independiente que no debería incluirse en la solución. Si incluye líneas verdaderamente independientes, puede crear funcionalidad, agregar procesos innecesarios y enfrentar dependencias innecesarias en la recopilación de datos e informes para adaptarse al ERP en lugar de encontrar un sistema que satisfaga las necesidades de su negocio. Asegúrese de comprar el sistema ERP adecuado, o una combinación de sistemas, que sirvan a su negocio y estrategia.
Ningún sistema se alineará perfectamente con su negocio desde el primer momento. Su negocio es único y su solución debe adaptarse a su negocio. Necesitará algún nivel de personalización para integrar sus sistemas con los módulos de ERP y puede utilizar proveedores de terceros para satisfacer sus necesidades particulares. Asegúrese de haber identificado los procesos empresariales principales que requieren una cantidad mínima de personalización y soporte. Demasiado desarrollo le costará tiempo y dinero a largo plazo.
Otro obstáculo ampliamente reconocido para el éxito de ERP es no proporcionar suficiente capacitación y educación. Al igual que con todos los cambios organizativos o culturales, proporcionar las herramientas para comprender, comodidad y familiarizar al personal con los beneficios y la logística del nuevo proceso es fundamental para obtener la aceptación. Y el tiempo que dedica a la capacitación le quita recursos a la operación diaria de su negocio.
Las razones más mencionadas para la implementación fallida de ERP son las fallas al hacer lo siguiente:
- Identificar adecuadamente sus necesidades
- Comprender los procesos que deben cambiar
- Asignar el equipo o los recursos adecuados
- Superar la resistencia sobre los cambios de sistemas
- Resolver disputas entre departamentos sobre el uso compartido de datos confidenciales
- Instalar procesos para garantizar una gobernanza adecuada sobre la forma en que se recopilan los datos y se ingresan en los módulos
Si está cambiando las soluciones de ERP, tenga en cuenta que los costos de conmutación pueden aumentar el poder de negociación del proveedor, lo que resulta en un aumento del costo de soporte, mantenimiento y actualizaciones.
McTall dice que el desafío más común al que se enfrenta su organización es "la dificultad para mantener el rumbo después de haber definido los requisitos. En GovSense, aprovechamos Smartsheet para ayudar a nuestros clientes a organizar, gestionar y clasificar sus requisitos. Contar con una única fuente de información a lo largo del proyecto ayuda a mitigar los riesgos".
¿Su empresa está lista para una ERP? Lista de verificación de implementación
Según "A Framework for Applying CSF to ERP Software Selection", un estudio realizado por Rekha Gupta y S. Kazim Naqvi, "se cree que la implementación de ERP es un proceso de inversión de alto riesgo, ya que requiere compromisos financieros sustanciales y tiene una alta probabilidad de fracaso inherente". Las organizaciones que planifican cuidadosamente su búsqueda, compra e implementación de una solución ERP pueden minimizar muchos de los riesgos más comunes mencionados anteriormente. Utilizando el modelo McKinsey 7s, un marco de 2011 para evaluar la preparación para ERP requiere las siguientes acciones al planificar la implementación de un ERP:
- Estrategia: Alinear los objetivos del sistema ERP con la estrategia general de negocios.
- Estructura: Identificar a los responsables de la toma de decisiones y a los elementos de coordinación y alineación.
- Sistemas: Analizar las necesidades de TI, datos utilizables/importantes y procesos de negocios.
- Estilo/Cultura: Realice los cambios adecuados en la alineación o la cultura empresarial para adoptar el ERP.
- Personal: Seleccione el equipo de proyecto adecuado y brinde apoyo.
- Habilidades: Proporcionar la capacitación y la educación para adquirir o mejorar las habilidades necesarias.
- Valores compartidos: Adopte los elementos para garantizar la aceptación, incluido el compromiso empresarial general.
Una vez que decida proceder a implementar o mejorar una solución de ERP, considere las siguientes acciones:
- Asignar un patrocinador ejecutivo para que dirija la implementación de la solución de ERP y proporcione supervisión y dirección, así como para eliminar cualquier obstáculo
- Desarrollar un equipo especializado de profesionales informáticos y no informáticos para dirigir la iniciativa
- Analizar el sistema actual y las áreas que deben mejorarse
- Identificar la mejor opción de implementación para su negocio (SaaS/nube vs. las instalaciones)
- Investigar opciones del sector, investigar a los proveedores y obtener referencias
- Planificar los costos de manera realista (hardware, software, gestión de cambios, personal y capacitación)
- Creación de un protocolo de capacitación para la educación continua y la aceptación del usuario
- Planificación de la transferencia de datos (qué información importar al nuevo sistema y por qué)
- Preparar un plazo razonable y accionable antes de entrar en marcha
Muchas de estas consideraciones dependen del tamaño de su negocio, las unidades de negocios que requieren apoyo y la vertical del sector. Factores como la solución general o específica del sector, y la nube, el SaaS o la implementación en las instalaciones serán una gran parte del proceso de toma de decisiones.
Por ejemplo, deberá pensar en cómo quiere que los datos de la planta se compartan en todo el sistema. Tiene varias opciones para la integración de datos:
- La integración directa conecta los equipos de la planta con los equipos y productos de otros proveedores.
- La integración de bases de datos conecta los datos de la planta con otros sistemas a través de tablas de ensayo en la base de datos.
- Los módulos de transacciones de dispositivos empresariales (EATM) se comunican con el equipo de planta y su sistema ERP a través de servicios web, interfaces de software o una tabla de ensayo. Por lo general, estas son una solución listo para el mercado.
- Las soluciones de integración personalizadas pueden adaptarse a su negocio específico, pero pueden costar más o requerir más mantenimiento.
Prácticas recomendadas de planificación de recursos empresariales
Gran parte de la evaluación de la preparación variará según el sector vertical. Los proveedores de software ERP centrados en la industria colocan procedimientos de prácticas recomendadas e informes en muchos de los módulos. Parte de la debida diligencia consiste en identificar los informes necesarios para las áreas de función, como la calidad y la regulación. Muchas soluciones de ERP tienen funciones de informes financieros y de cumplimiento que son propias de un sector determinado. El sistema adecuado puede ayudar y proporcionar datos para respaldar problemas de almacenamiento y seguridad adecuados de datos, informes financieros y soporte ISO, así como las consideraciones bancarias de las IFRS, Basilea II y Sarbanes-Oxley. Las regulaciones y los estándares del sector forman parte del software ERP, que automatiza su necesidad de supervisar y revisar el cumplimiento en su negocio.
Prácticas recomendadas para implementar su solución ERP
Cuando esté listo para implementar su solución de ERP, una clave del éxito es la migración de los datos a su nuevo sistema. Planifique el éxito identificando qué datos deberán moverse, determinando y estableciendo un plazo para la migración (incluido cuándo "congelará" los datos y no permitirá que se incluyan más en los sistemas que cerrará), creando plantillas para migrar datos clave, estableciendo las cuentas comerciales clave para aquellos que necesitarán acceso inmediato a los datos, y designar políticas y procedimientos para archivar los datos.
La evolución de la planificación de los recursos empresariales
El "ERP postmoderno" de Gartner, que reconoce que una solución de un solo suite puede no siempre ser el mejor interés de una empresa, articula de manera efectiva la evolución continua de ERP, basándose en la predicción de Forrester de que la adopción de ERP basado en SaaS aumentaría un 21% anual hasta 2015. El mismo año, una encuesta del Grupo Aberdeen reveló que alrededor del 90% de las empresas han implementado ERP.
Como desviación de un enfoque de un solo proveedor, el ERP postmoderno defiende un plan de múltiples categorías que pueda resolver muchos problemas pertinentes al integrar sistemas dispares y ajustar la escala para el crecimiento. Este enfoque es especialmente útil para empresas o divisiones con equipos a distancia o que se encuentran en medio de fusiones y adquisiciones corporativas. La clave del ERP posmoderno es lograr el equilibrio adecuado entre los componentes, el software, el hardware y los módulos, a la vez que se gestiona la complejidad que puede conllevar las integraciones.
El futuro de la planificación de los recursos empresariales
La implementación tradicional de ERP era grande, compleja y principalmente accesible para las organizaciones de tamaño empresarial. Pero el tamaño de estos sistemas heredados también significaba que las empresas tenían dificultades para mantenerlos actualizados.
Según un artículo de Ron Gill, "Why Cloud Computing Matters to Finance", "alrededor de dos tercios de las empresas medianas ejecutan versiones antiguas de su sistema de planificación de recursos empresariales. En algunos casos, es un software que tiene tres o más versiones anteriores. Este es el legado de décadas de implementaciones de software en las instalaciones (internamente), versiones incrementales que nunca parecían merecer la pena de un proyecto de migración de actualizaciones importante y el miedo a perder la personalización crítica". El artículo describe los costos e ineficiencias de la reparación continua de sistemas grandes, complejos y desactualizados.
Los sistemas ERP tradicionales se instalan en las computadoras y servidores de una empresa, generalmente por una tarifa de licencia única, con costos adicionales para actualizaciones, soporte y capacitación. Estos sistemas en las instalaciones, o en el entorno, generalmente se consideran un gasto de capital debido a los costos iniciales.
El software basado en la nube funciona de manera diferente. El software se aloja en los servidores del proveedor de ERP y las empresas acceden a los datos a través de un navegador web y, cada vez más, a través de aplicaciones móviles en teléfonos y tabletas. Estas soluciones de ERP se pueden instalar rápidamente, ya que no requieren compras costosas de hardware, y los precios se basan en una suscripción mensual o anual, con tarifas adicionales para soporte, capacitación y actualizaciones. Muchas empresas inicialmente estaban preocupadas por el almacenamiento de datos fuera de sus propios servidores, pero la mejora de la seguridad y otros beneficios están acelerando la adopción de sistemas en la nube.
According to Peter Contreras, P&G’s ERP Oil and Gas, Aviation, and Consumer Goods Project Manager, “These multiphased, multiyear, multi-million-dollar projects that were hugely popular in preparation for Y2K are diminishing due to the demand for a more agile approach to technology, including apps that act as more user-friendly components of ERP solutions.”
Las proyecciones para las soluciones de ERP basadas en la nube están entre $25-30 mil millones en los próximos cinco años, según "State of Enterprise Resource Planning Security in the Cloud", un informe de 2018 de Cloud Security Alliance.
Diferentes tipos de sistemas en la nube almacenan y proporcionan acceso a sus datos y solución ERP.
- El software como servicio (SaaS) aloja su software y aplicaciones, proporcionándole todo el mantenimiento y las actualizaciones, a las que usted accede a través de una suscripción
- La infraestructura como servicio (IaaS) se parece más a un centro de datos basado en la nube, que ofrece servidores, almacenamiento y redes.
- La plataforma como servicio (PaaS) proporciona entornos virtuales para desarrollar, probar y administrar aplicaciones, sin la necesidad de infraestructura relacionada, como servidores y bases de datos.
Algunos proveedores ofrecen un enfoque ERP híbrido o de dos niveles. Algunas aplicaciones están en las instalaciones y otras viven en la nube. Las empresas pueden mantener su sistema ERP heredado y, al mismo tiempo, dar a las líneas de negocios acceso a soluciones en la nube ágiles, obtener los beneficios generales de ERP y, al mismo tiempo, distribuir su esfuerzo entre las plataformas.
A medida que la tecnología sigue evolucionando, más personas tienen el poder de la informática en dispositivos más pequeños. Las aplicaciones de ERP móvil ofrecen a todos acceso a datos de negocios en tiempo real (como ventas, actualizaciones de fabricación y seguimiento de clientes) en su teléfono o tableta. Las herramientas sociales integran el uso compartido con las soluciones de ERP. El Internet de las cosas (IoT) hace que el acceso a los datos sea más rápido, mejor y universal entre su empresa.
Los proveedores de ERP han adaptado su oferta para satisfacer las demandas de agilidad y movilidad. A medida que el SaaS y las tecnologías en la nube basadas en suscripciones encuentran una mayor aceptación, muchas pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar el ahorro de costos al eliminar los costosos gastos de hardware, las licencias complejas y el mantenimiento.
McTall hace eco de la demanda de soluciones de ERP en la nube: "El ERP en la nube permite a las organizaciones gestionar los costos de TI, optimizar la eficiencia operativa, optimizar la gestión de pedidos y los procesos de adquisición, eliminar los informes intensivos manualmente basados en hojas de cálculo y mejorar la productividad de los empleados, al tiempo que cambia los gastos de ERP a OpEx en lugar de CapEx".
Los sistemas ERP actuales se están despojando de su reputación de despliegues costosos, lentos y rígidos, al tiempo que siguen resolviendo y mejorando funciones empresariales clave como la integridad de los datos y la eficacia de los procesos. A medida que el mundo avanza en la era de la transformación digital, las empresas siguen reconociendo la necesidad de aprovechar los datos para mantener o lograr una ventaja competitiva. Los sistemas ERP actuales proporcionan visibilidad, coordinación, integración y versatilidad. Los futuros sistemas ofrecerán la funcionalidad mejorada, la flexibilidad, los informes y los datos centralizados esenciales para satisfacer las demandas competitivas de los negocios.
Acelere la planificación de recursos empresariales con Smartsheet
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.