Plantilla de lista de materiales
Utilice esta plantilla para crear una lista simple de “piezas de repuesto” en Microsoft Word. El diagrama ofrece espacio para incluir el número y el nombre de la pieza, la descripción, la cantidad, las unidades y el costo unitario y total, así como las firmas y fechas de aprobación, para que pueda continuar con la producción.
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Lista de componentes - Excel
Esta es una lista simple de todos los componentes necesarios para completar su producto, incluidas en una hoja de cálculo de Excel. Indique el nombre y número del elemento, la descripción, la cantidad y las unidades. La plantilla también incluye espacio para notas sobre en qué etapa de producción se utilizará cada pieza y si elaborará o comprará cada componente.
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Plantilla de BOM de un solo nivel — Excel
Se trata de un modelo modular de un solo nivel. Indique el nombre y número de la pieza, la descripción, la cantidad y las unidades, junto con información sobre el proveedor y una imagen de cada producto. Esta es una buena opción si elabora un producto relativamente simple sin muchas relaciones entre los componentes.
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Plantilla de BOM de varios niveles
Esta plantilla modular incluye varios niveles de jerarquía para que pueda ver de manera visual las relaciones entre piezas y componentes, pero puede ajustar la plantilla para agregar tantos niveles como sea necesario. También hay espacio para incluir información sobre la etapa de montaje, el estado de producción de cada componente y la información de contacto del proveedor. Si necesita crear una lista de materiales para un contexto de ingeniería o fabricación, puede incluir información desde la perspectiva del diseño o la fabricación, y agregar o editar columnas para obtener más información.
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Lista de proveedores
Si va a contratar a varios proveedores o abastecedores para un proyecto, esta plantilla lo ayudará a recopilar información de contacto y a mantenerse organizado. Indique todos los detalles de contacto, los elementos brindados, la fecha del pedido y cualquier otro comentario para que pueda asegurarse de recibir todos los materiales a tiempo y hasta el estándar.
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¿Qué es una lista de materiales?
Una lista de materiales es una lista de todos los materiales, componentes, piezas y subconjuntos necesarios para crear un producto. Esencialmente, se puede pensar en una lista de materiales como una lista de ingredientes o una receta para fabricar un producto final. La lista de materiales se utiliza sobre todo en proyectos de fabricación o ingeniería para crear productos físicos, y es menos habitual en el desarrollo de software o productos creativos intangibles como el diseño gráfico o el trabajo escrito. Una lista de materiales puede abarcar varias etapas de un producto, desde el diseño hasta el pedido, la construcción y el mantenimiento.
John Pritchard is a co-founder and Lead Hardware Engineer at HabitAware, Inc., and an adjunct instructor at the University of Minnesota, where he teaches an introductory course about the Internet of Things (IoT). “A bill of materials (or BOM) is at the heart of a design well suited for manufacture,” he says. “It is, at its core, a list of all the items necessary to carry out production of a physical good.”
Varias partes a menudo interactúan o dependen de una lista de materiales, incluidos los departamentos internos, los expertos del sector, las partes interesadas en proyectos o productos, y los proveedores o abastecedores externos. Por lo tanto, es esencial tener una lista precisa, completa y actualizada de todas las materias primas que necesitará para completar con éxito su producto.
“Una lista de materiales puede ser muy variada”, señala Pritchard. “Su complejidad e importancia pueden variar en función del tamaño de la empresa, la complejidad del producto y el riesgo para el cliente final (p. ej., un dispositivo médico frente a un producto de electrónica de consumo general)”. A continuación, se muestra una lista de los tipos más frecuentes de BOM:
- Lista de materiales modular: En una lista de materiales modular, se indican los componentes jerárquicamente para describir todos los subconjuntos dentro del producto completado. Una lista de materiales de un nivel solo tiene un nivel de subconjuntos, mientras que las listas de materiales de varios niveles o sangradas tienen varios niveles. Los componentes se organizan en relaciones padre-hijo de izquierda a derecha y aparecen “con sangría” o en varios niveles.
- Lista de materiales de ingeniería (EBOM): Una EBOM es una lista de materiales que representa los componentes de productos según el diseño de los ingenieros. Esto se diferencia de una lista de materiales modular en que refleja las necesidades de ingeniería, en lugar de simplemente enumerar los materiales necesarios.
- Lista de materiales de fabricación (MBOM): Una MBOM enumera todas las piezas físicas necesarias para fabricar con éxito un producto. Es diferente de una EBOM en que no se centra en el diseño de ingeniería, sino en las partes tangibles y cómo se relacionan entre sí.
- Lista de materiales configurable (CBOM): Una lista de materiales configurable se basa en una estructura modular de lista de materiales, pero se utiliza para productos que ofrecen muchas opciones o disposiciones diferentes. Dado que los usuarios tendrán que reorganizar las combinaciones de piezas para cada variación, la mayoría de las organizaciones utilizan software “configurador” para las listas de materiales, aunque también se pueden gestionar manualmente.
- Lista de materiales de equipos: Se trata de otra variación de la lista de materiales que utiliza la estructura modular. A diferencia de una lista de materiales tradicional, una lista de materiales de equipos incluye todas las herramientas y equipos necesarios para fabricar un producto, en lugar de los materiales subyacentes.
Lo que debe incluir en una lista de materiales
Si bien la lista de materiales variará en función del sector o producto concreto, normalmente incluirá la misma información básica sobre cada pieza o componente necesario para crear el producto. Para algunas empresas o proyectos, puede ser adecuada una versión simplificada (a menudo denominada pseudo BOM), pero para estar seguro, querrá tener en cuenta todo lo siguiente:
- Nombre del producto: Nombre del producto final
- Nombre de la pieza: Nombre de la pieza o componente
- Número de pieza: Número asignado para cada pieza o componente, lo que facilita la localización
- Descripción: Descripción breve de la función de la pieza o el componente para que el lector entienda la necesidad
- Cantidad: Lista de cantidades unitarias necesarias para cada pieza. (Es probable que tenga que consultar datos históricos para calcular con precisión este número; para obtener más información sobre la planificación de inventarios, lea “Principios básicos de la gestión de inventarios: Del inventario simple a la gestión basada en la nube”).
- Unidad de medida: Métrica adecuada para cada pieza (p. ej., yardas, centímetros cúbicos o galones)
- Proveedor/abastecedor: Nombres de proveedores e información de contacto, si usted va a adquirir piezas a un proveedor externo (en lugar de producirlas en la empresa)
- Costo unitario: Costo unitario de cada pieza o componente, incluido el costo unitario, para escalar la producción en caso de que sea necesario otro pedido
- Costo total: Costo total de cada componente, que se calcula multiplicando la cantidad por el costo unitario
También suele ser útil incluir los siguientes elementos, aunque no son necesarios en las listas de materiales básicas:
- Nivel de la lista de materiales: Para listas de materiales jerárquicas (modulares), anote en qué nivel se produce esta pieza (o el ensamblaje de esta pieza).
- Imagen: Puede incluir una imagen de la pieza como referencia.
- Validación: Si es necesario, incluya un espacio para la aprobación del personal o del proveedor, junto con las fechas de aprobación.
- Relación de material: Si planea crear un producto de nuevo, puede incluir las relaciones de cada pieza para poder escalar la operación para la siguiente ejecución.
- Percentil de desperdicio: Si necesita informar sobre el material desperdiciado, puede incluir el porcentaje de cada pieza que se utilizará y se desperdiciará. Esta proyección también puede ayudar con la planificación de inventario para el próximo pedido de producto.
- Información de contacto: Puede ser la información de contacto de las partes internas pertinentes, incluidos los miembros del equipo, el equipo directivo, las partes interesadas o cualquier proveedor o abastecedor externo.
- Elaborar y comprar: También puede incluir un espacio para designar si está elaborando o comprando cada pieza o componente.
Prácticas recomendadas para la lista de materiales
Si bien crear una lista de materiales es relativamente sencillo, existen algunas prácticas recomendadas que mantendrán sus registros limpios y organizados para que pueda maximizar la eficacia de la producción y obtener resultados satisfactorios y repetibles. Según Pritchard, estos son los tres rasgos clave que son importantes para cualquier lista de materiales:
- Precisión: “La precisión de la lista de materiales puede afectar en gran medida el desempeño del producto en el campo. Esto parece obvio al principio, pero las decisiones sutiles pueden tener consecuencias inesperadas. Por ejemplo, en la industria electrónica, una lista de materiales típica incluye partidas (filas de artículos únicos) de todos los componentes eléctricos y sus cantidades. Algunos de estos (generalmente resistencias y condensadores) se pueden intercambiar con fabricantes alternativos sobre la marcha si otros están más fácilmente disponibles. Si la lista de materiales no especifica las tolerancias necesarias de los componentes, puede haber consecuencias nefastas. Es importante indicar en la lista de materiales toda la información precisa posible para un producto que ha sido diseñado para su fabricación (DFM), de modo que cuando haya que considerar alternativas o hacer cambios inesperados, no haya contratiempos durante la producción. Además, las prácticas de control de calidad (que pueden automatizarse en el sistema utilizado para almacenar la lista de materiales) pueden ayudar a garantizar que se incluya información crítica para el rendimiento del producto”, afirma Pritchard.
- Escalabilidad: “Una opción [para escalar con éxito] es tener una hoja de cálculo simple con un registro del esquema de precios de cada partida. Conforme se escala la BOM, cada partida puede referirse al precio correcto. No es poco frecuentes que los sistemas CAD consulten directamente las bases de datos en línea proporcionadas por el fabricante para obtener información sobre precios y asegurarse de que su lista de materiales y su presupuesto sean exactos”, señala.
- Rastreabilidad: “Ya sea que se desarrolle un producto sencillo en el ámbito del consumo como una tecnología médica muy regulada, la capacidad de rastrear qué componentes y materiales se han utilizado y de dónde es importante para tener éxito a largo plazo. Brindar suficiente información en la lista de materiales puede ayudar a identificar problemas en el campo, que pueden ser potencialmente mortales en ciertas situaciones”, concluye Pritchard.
Para garantizar que la lista de materiales sea precisa, escalable y rastreable, cumpla con las cuatro prácticas recomendadas siguientes:
Documente todos y cada uno de los componentes. No hacerlo puede generar costos o demoras adicionales.
Mantenga registros de la documentación de respaldo. Para garantizar que todos tengan acceso a la información general, los contratos y todo otro material relevante, mantenga registros de toda la documentación de respaldo.
Control de revisiones. Todo lanzamiento de un producto está sujeto a cambios, y a menudo intervienen muchas partes. Para mantener a todo el mundo al día y evitar confusiones, etiquete claramente las copias actualizadas. También puedes utilizar software que se actualice en tiempo real para gestionar los problemas de control de versiones.
Realice comprobaciones de inventario antes de crear una lista de materiales. Dado que una lista de materiales puede servir como una lista de “piezas de repuesto”, debe elaborarla a partir del inventario existente. De lo contrario, podría pedir piezas duplicadas y acabar desperdiciando material, tiempo y dinero.
Beneficios y desafíos del uso de una plantilla de lista de materiales
Para simplificar el proceso y asegurarse de incluir toda la información necesaria, puede utilizar una plantilla de lista de materiales. Los principales beneficios de usar una plantilla incluyen:
- Calidad: Creará procesos de pedido sistemáticos y garantizará que se disponga de toda la información necesaria para crear un producto satisfactorio y a la altura de las expectativas.
- Flexibilidad: Si bien las plantillas ofrecen una guía sobre lo que debe incluir en su lista de materiales, siempre puede personalizar la plantilla para que se ajuste a sus necesidades.
- Comunicación estandarizada: El uso de una plantilla lo anima a seguir los mismos procedimientos de comunicación para pedir materiales para cada ciclo de producción. De este modo, todas las partes interesadas (miembros del equipo, proveedores, abastecedores, equipo directivo) pueden cumplir con el proceso para indicar con precisión todas sus necesidades de piezas e información de apoyo.
- Niveles de inventario controlados: Si utiliza plantillas con precisión y repetidas veces, pueden ayudarlo a proyectar las necesidades de inventario, de modo que pueda planificar con anticipación y reducir los desperdicios.
- Realización exitosa del producto: En última instancia, el uso de una plantilla de lista de materiales lo preparará mejor para un ciclo de producción exitoso.
Sin embargo, el uso de una plantilla de lista de materiales tiene algunas desventajas:
- Control de versiones: Como se mencionó anteriormente, tener varias versiones (creadas a partir de la misma plantilla) puede resultar confuso, especialmente cuando intervienen varias partes. Asegúrese de tener una forma de mantener todas las versiones organizadas.
- Seguridad y control de acceso: Tenga en cuenta la forma en que distribuye los documentos estáticos, que normalmente no necesitan credenciales de inicio de sesión para verlos. Establezca estándares con su equipo para asegurarse de que la información se mantenga dentro de la organización o entre las partes interesadas y proveedores externos aprobados.
- Gestión de cambios: Puede ser difícil introducir cambios, tanto con productos como con procesos, cuando se tiene un precedente de usar una plantilla específica. Puede obtener más información sobre cómo puede generar cambios y obtener la aceptación leyendo “8 pasos para un proceso eficaz de gestión de cambios”.
Para combatir algunos de estos desafíos, puede usar un sistema de gestión en línea para realizar un seguimiento de toda la documentación. Muchas organizaciones optan por un software basado en la nube, que les permite realizar un seguimiento más fácil de los cambios, compartir con varias partes, controlar los niveles de permisos e iterar en el tiempo. Si bien una variedad de plataformas generales en línea son adecuadas para administrar listas de materiales, también puede optar por un programa más especializado, como un software de control de inventario o un software de planificación de requisitos de materiales (MRP), según sus necesidades.
En las siguientes secciones, encontrará varias plantillas gratuitas y descargables para Word y Excel que puede usar para situaciones específicas de seguimiento de materiales.
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