Guía esencial para la asignación de procesos de negocios

La asignación de procesos de negocios puede ser intimidante para los usuarios por primera vez. Hemos recopilado consejos de expertos, desde reconocer sus suposiciones hasta usar expertos en la materia, en la siguiente lista: 

• Aplique la asignación de procesos de negocios a los tipos adecuados de procesos. Los procesos que reflejan cómo se toman las decisiones pueden no ser los mejores procesos para asignar porque tienen pasos limitados y pueden no ofrecer el mayor impacto para su tiempo.
• Sea claro sobre el enfoque de su asignación de procesos. A veces, las ineficiencias en sus procesos están fuera del proceso en sí. A continuación, es fundamental revisar también los procesos (secundarios) que se cruzan.
• Apunta al bien. La perfección no existe. No hay más que decir.
• Utilice cuidado en los mapas de procesos de responsabilidad entre partes. Este tipo de mapas de procesos no son los ideales, ya que la parte líder es difícil de mostrar gráficamente. Tenga cuidado en el análisis para diferenciar al líder cuando el proceso cruza fronteras.
• Consiga a alguien calificado para asignar sus procesos. Considere la ayuda externa si no tiene a alguien capacitado actualmente en asignación.
• Valide sus mapas. Justo después de dibujarlos, repase con los participantes del proceso para asegurarse de que están en lo correcto.
• Sea constantemente consciente de sus suposiciones. Sus suposiciones y las de su personal pueden causarle problemas. Siga haciendo las preguntas que revelen sus sesgos. 
• No solucione sus procesos hasta que estén completamente asignados. Defina su estado "actual" por completo, asegurándose de ver todo el panorama y que los cambios estén mejor informados.
• Recuerde que siempre hay excepciones y errores. Cáptelos, pero recuerde que puede que no sean la norma y que no reflejen la situación real actual.
• Las personas que utilizan los procesos son los expertos. Es fundamental que tenga una visión general adecuada porque algunas personas pueden estar demasiado cerca para cambiar los procesos, pero podrán decirle si los cambios postulados tienen posibilidades de funcionar.
• Recopile todos los documentos de su proceso de mejora. Los proyectos de mejora no son solo sobre el mapa. Claro que es importante, pero es posible que tenga que crearlo de nuevo.

According to Sean Martin, Marketing Manager:

"En este momento estamos en el proceso de asignación de BP para nuestros equipos de ventas y marketing. Es importante que vinculemos estos diferentes informes en un objetivo único: el crecimiento. Para hacerlo, hemos empleado algunas métricas estrictas en lo que llamamos un plan de crecimiento de 5x3. Pero el consejo más importante que tengo para las empresas que buscan invertir en BPM es REGISTRAR Y ASIGNAR TODOS SUS PROCESOS ANTES DE COMENZAR A CAMBIARLOS. El mundo del marketing de hoy en día se encuentra en un flujo de innovación y optimización constantes. Debido a esto, los especialistas de marketing a menudo nos abastemos de implementar, informar y optimizar nuestras pruebas a la vez. Esto simplemente no funciona. Aconsejo a las agencias que emplean modelos de procesos de negocio que reduzcan la velocidad y se aseguren de obtener una imagen completa y precisa de su proceso de negocio antes de comenzar a realizar cambios. Gatee antes de caminar y camine antes de gatear, de lo contrario, terminará tropezando con sus propios objetivos de optimización".

According to Ray McKenzie, Founder and Principal of Red Beach Advisors:

"Las empresas que deciden asignar sus procesos deben evaluar primero los tres a cinco procesos principales para asignar.  Cada empresa tiene varios procesos y todos deben abordarse. Sin embargo, cada proceso no puede ser una prioridad máxima. Es mejor que las empresas evalúen los principales puntos débiles que afectan a la empresa, evalúen qué puntos necesitan definición del proceso y estructuren un proceso para resolver ese punto débil. Si hay un proceso que genera ingresos o tiene un impacto negativo, esos deben llegar a la parte superior de la lista de prioridades. A medida que una empresa puede desarrollar cada vez más procesos, la empresa inyecta más estabilidad y potencial de crecimiento. 

"El primer proceso seleccionado para ser asignado debe ser el mayor punto débil del negocio, lo que restringe la generación de ingresos. Cada negocio tendrá obstáculos y puntos débiles para tener crecimiento. Un negocio gestionado de manera eficiente es un negocio exitoso y las empresas exitosas tienen ingresos significativos. La generación de ingresos mantiene el negocio avanzando, por lo que una empresa debería querer eliminar todos los obstáculos que frenan la adquisición de ingresos".

According to Robby Slaughter, Principal at AccelaWork:

"La capacidad técnica de BPM ha superado drásticamente el nivel de adopción o incluso de conocimiento del campo. La mayoría de las empresas nunca han hecho ninguna asignación de procesos, ni siquiera de manera informal, y sufren procedimientos mal definidos, una participación mínima del personal y una importante reelaboración y duplicación significativas.

"Su tiempo es la inversión más importante, y comprar software o contratar consultores no lo ayudará si su equipo no está realmente comprometido con la asignación de procesos. Obtenga uno o dos formularios UML. Sugiero usar diagramas de casos y diagramas de actividades. Practique esto extensamente con procesos divertidos, no laborales, como planificar una fiesta o marcar un tanto en los bolos. Una vez que aprenda la tecnología de la asignación de procesos, tendrá una gran oportunidad de implementarla en su organización.

"Hemos hecho una asignación de procesos para todo tipo de organizaciones, desde empresas de marketing hasta fábricas y empresas de logística. En la mayoría de los casos, la experiencia requiere sentarse directamente con el personal y verlos trabajar para aprender sobre los procedimientos. Este es el único método preciso para documentar el estado actual de la organización. Los materiales de capacitación, los manuales e incluso lo que dice la gerencia generalmente están desactualizados o están totalmente equivocados.

"Conviene seleccionar un proceso de bajo impacto y gran visibilidad para poner de relieve la capacidad y utilidad de la cartografía. A partir de ahí, el siguiente paso es desarrollar un léxico para la organización. Esta es la terminología que las personas utilizan para describir las actividades y el producto del trabajo. Luego, estamos más interesados en los procesos que cruzan equipos o departamentos. Esa suele ser el área donde hay la mayor desconexión y la mayoría de los desafíos".

According to Mike Hammontree, CEO of WundrMedia:

"La asignación de procesos de negocios es una parte muy importante de la creación de un nuevo negocio o solo una nueva parte de un negocio. Tiene que saber quién va a hacer qué y en qué nivel de eficiencia y calidad porque si no satisfacen esas necesidades, su negocio podría fracasar desde el principio.  
"Mi mejor consejo es asegurarse de tener cada pequeña cosa trazada, incluso para quién recibirá el café para la oficina, desea que su oficina se mueva lo más suavemente posible para asegurarse de que no haya problemas. Especialmente cuando se comienza algo nuevo, tiene que avanzar de manera rápida y efectiva para tener éxito.

"Hace poco terminamos de reclutar a nuestros equipos para nuestra nueva revista, Wundr Magazine, que es una entidad de Wundr Media. Al hacerlo, tuvimos que trazar todo, desde editores hasta periodistas y creadores de contenido, junto con la gestión de viajes y sesiones de fotos para asegurarnos de que todos estén haciendo su trabajo al más alto nivel posible. La forma en que elegí asignar mis procesos fue decidir cuál es el más importante y qué fallaría si no lo hacíamos exactamente bien desde el principio. Para nosotros era marketing, por supuesto. Si un árbol se cae en un bosque y nadie lo escucha, ¿suena? O si se lanza una revista y nadie la conoce, ¿existe?"

According to Jitesh Keswani, CEO at e-Intelligence:

"La asignación de procesos de negocios ha estado en lo alto de la mayoría de las listas de planes importantes de crecimiento sostenible del negocio a lo largo del año pasado. Es una continuación lógica de la inversión deliberada en la mejora de los procesos empresariales. La demanda de asignación de procesos de negocios está repuntando lenta y constantemente. Los propietarios y líderes de negocios han entendido el valor de los procesos empresariales optimizados como una parte esencial de su éxito general. Según un estudio reciente de AIIM, la mayoría de las empresas ven la asignación de procesos de negocios como un enfoque sistemático para mejorar sus procesos. Sin embargo, menos de la mitad de los propietarios de negocios realmente saben todo lo que necesitan sobre la asignación de procesos de negocios. Si bien muestran una actitud positiva hacia la adopción de la asignación de proceso de negocios para sus negocios, la mayoría de ellos citan el proceso atascado como la razón principal para no implementar la asignación de procesos de negocios. Sin embargo, aumentar la conciencia sobre la automatización empresarial aumenta el alcance de la adopción de la asignación de procesos de negocios entre los líderes empresariales y tecnológicos".

En el campo del marketing, los mapas de procesos de negocios se denominan mapas de recorridos. Estos mapas de recorridos se basan en la perspectiva del cliente y transforman datos complejos en un diagrama visual de una sola página. 

According to Kevin Sides, Chief Marketing Officer at ShipMonk, who uses journey maps as business process maps, “Journey maps are our key to business. My specialty is mapping out the standard growth or marketing funnel. It looks like this:

• Adquisición - ¿Cómo hacemos que los clientes accedan a nuestro sitio?
• Activación - ¿Cómo logramos que se registren?
• Retención - ¿Cómo hacemos que se queden?
• Ingresos - ¿Cómo ganamos dinero?
• Referencias - ¿Cómo usamos esos clientes para obtener más clientes?

"Empezando por la brecha de los clientes que visitan nuestro sitio y se registran para nuestro servicio, utilizamos algunas herramientas diferentes para introducirlas en un recorrido. Nuestro chat en vivo y nuestro libro electrónico están a la vanguardia. Los usamos para obtener más información sobre quiénes son y qué puntos débiles están teniendo. Una vez que obtengamos su información de contacto, los ingresamos en un recorrido decidido por el vendedor o el formulario de cliente potencial que completaron. Por ejemplo, si están cumpliendo pedidos en la empresa, les enviaremos información sobre cómo hacer la transición a la subcontratación y los beneficios asociados, consultas gratuitas, señales de subcontratación, etc. Si usan otro centro de cumplimiento, los venderemos en lo que ShipMonk específicamente hace mejor. Si acaban de empezar, les daremos información sobre cómo empezar ellos mismos y cuándo considerar la subcontratación. 

"Una vez que logramos que los clientes se registren, nos centramos únicamente en mantenerlos. Cuesta de cinco a siete veces más obtener un cliente nuevo que retener a un cliente actual, por lo que esto es muy importante. Enviamos correos electrónicos y recompensas de hitos cada vez que un cliente alcanza un cierto número de paquetes enviados y lo revisamos cada pocos meses para asegurarnos de que todo marcha como lo esperaban. Tratamos de adelantarnos de manera proactiva a los problemas antes de que se descontrolen. Todo esto se hace a través de la automatización del marketing y se cronometra en un recorrido de comportamiento.

"Ingresos: Tenemos socios que tienen servicios que benefician a nuestros clientes y si vemos una oportunidad que beneficie primero a nuestros clientes, los introduciremos en otro recorrido para promover un servicio de socios". Si no están interesados, los eliminamos del recorrido de inmediato y continuamos. Nuestro objetivo es ayudar a nuestros clientes a vender y enviar más paquetes. Si venden más enviamos más. 

"Referencia: Es bastante simple, si tiene un buen producto o servicio, las personas estarán dispuestas a avisar a los demás y escribir una revisión. El problema es que la mayoría de las personas están extremadamente ocupadas y no piensan escribir una revisión a menos que estén infelices. Usamos recorridos para recordar a los clientes la revisión y lo que significaría para nuestro negocio".

According to Ted Hessing, Owner at Charlotte Web Development and SixSigmaStudyGuide.com:

"El modelado y la asignación de procesos de negocios pueden parecer abrumadores al principio. ¿Con qué proceso debería empezar? La respuesta es: ¿Qué proceso necesita más atención? Entran en juego las estrategias de la empresa o la iniciativa, pero eso solo puede indicarle la dirección general que debe seguir. En ese caso, o en el caso de iniciativas que contengan varios procesos, es una buena idea perfeccionar su búsqueda. Hay herramientas que me gustan para lograr el enfoque: el SIPOC y los cálculos de rendimiento y capacidad de procesos. Un SIPOC puede ofrecerle una vista de extremo a extremo de alto nivel de su proceso. A menudo, examinando las interacciones en los extremos, los proveedores y los consumidores, resulta obvio qué proceso hay que empezar a modelar. Los cálculos de capacidad del proceso y rendimiento de los procesos nos ofrecen un lenguaje común para medir los procesos entre sí, incluso si son muy diferentes. Una vez que tengamos una forma de medir cuantitativamente los procesos, podemos optar por modelar el proceso de peor rendimiento para empezar a ver cómo podríamos mejorarlo, lo que luego mejoraría el conjunto".

According to Kimberly Watson-Hemphill, Founder and CEO of Firefly Consulting, and Co-Author of Innovating Lean Six Sigma:

"La asignación de procesos de negocios es una excelente manera de empezar en un camino de mejora continua. ¿Cómo podemos mejorar si no sabemos nuestro punto de partida? ¡No podemos! Así que el primer paso es comprender nuestro nivel actual de rendimiento. Para ello, necesitamos saber cuáles son nuestros procesos actuales y cómo medir su rendimiento.

"Cada empresa tiene procesos básicos que son esenciales para lograr la estrategia de la empresa. Por ejemplo, en una empresa de seguros, el proceso de reclamaciones es absolutamente crítico y podría ser un buen punto de partida para la asignación de procesos. En una empresa de fabricación, la planificación y la programación son esenciales y podrían ser un excelente punto de partida. Elija algo que sea importante para que el tiempo dedicado a documentar y evaluar el proceso se vea como beneficioso.

"Para trazar el proceso, trabaje con un equipo de personas que hacen el trabajo a diario. Ellos son los que saben cómo funciona realmente el proceso y cuáles son los problemas potenciales. Algunas preguntas clave para hacer son las siguientes:

• ¿Cuáles son los pasos del proceso de principio a fin?
• ¿Qué función es responsable de cada paso del proceso?
• ¿Cómo medimos el rendimiento de cada proceso?

"No se necesita ninguna inversión para empezar. El equipo puede empezar con solo una pila de notas adhesivas en una pizarra blanca, y una vez determinado el proceso, documentarlo para futuras referencias en un programa de software que la empresa ya está utilizando. A través del ejercicio de trabajar con el equipo en la asignación de procesos de negocios, surgirán muchas ideas de mejora de procesos. Se asombrará de todas las buenas ideas que tienen los miembros del equipo sobre cómo podrían hacerse mejor las cosas. ¡Este es el momento perfecto para empezar!"