¿Qué es la asignación de procesos de negocios?
La asignación de procesos de negocios es una representación visual de los procesos de trabajo. Los mapas de procesos muestran la relación entre los pasos necesarios para completar un producto o servicio, y pueden expresarse como diagramas de flujo o como símbolos de Modelado y Notación de Procesos de Negocios (BPMN).
Como parte de la gestión de procesos de negocios (BPM), los mapas de procesos de negocios se refieren a las actividades empresariales, el propósito, los estándares de éxito, los roles y responsabilidades, y cuándo y dónde se llevarán a cabo los diferentes pasos. La asignación de procesos empresariales promueve la transparencia, no solo para quienes están dentro de la empresa, sino también para todas las partes interesadas, especialmente las involucradas en el cumplimiento.
La asignación de procesos de negocios a menudo se confunde con el modelado de procesos de negocios. Cuando los profesionales realizan el modelado de procesos de negocios, están más interesados en cómo se llevan a cabo los procesos y quién (o qué departamento) los está realizando. De esta manera, se centran en analizar y optimizar la arquitectura de procesos de negocios a través de la revisión de los procesos y la consideración de los objetivos y requisitos de la empresa. La arquitectura de procesos de un negocio detalla el conjunto de procesos de la empresa en su conjunto. A menudo denominado "plan de acción", la arquitectura se utiliza normalmente para alinear los procesos de la empresa con sus objetivos. El modelado se trata más de cómo fluyen los procesos, mientras que la asignación se trata de lo que existe. Para obtener más información sobre el modelado de procesos de negocios, consulte la Guía para principiantes sobre el modelado de procesos de negocios.
Descubra la forma en que Smartsheet puede ayudarlo a ser más efectivo
Vea la demostración para ver cómo puede administrar más eficazmente su equipo, proyectos y procesos con la administración del trabajo en tiempo real en Smartsheet.
El alcance y el propósito del modelado de procesos de negocios
El modelado de procesos de negocios forma parte de la planificación de proyectos para una amplia gama de tipos de proyectos. Las empresas pueden optar por asignar sus procesos porque están realizando una planificación estratégica, desarrollando nuevas métricas para informes o mejorando sus procesos existentes.
Los mapas de procesos inspiran a los profesionales a considerar cómo hacer que su organización sea más efectiva pensando en sus flujos de trabajo. Cuando asigna un proceso, debe diagramarlo de una manera que logre una comprensión compartida. El alcance de la asignación de procesos de negocios mostrará las actividades de extremo a extremo, los aportes como los materiales o la mano de obra, y los vínculos. Un mapa de procesos puede abarcar diferentes departamentos y equipos, e incluso podría incluir socios externos. Todo depende del proceso.
Las organizaciones utilizan el modelado de procesos de negocios por diferentes razones, pero principalmente es un enfoque formal de la gestión de la calidad. En general, las empresas quieren ser más efectivas, por lo que cuando se miden y comparan todos los objetivos de la empresa, es posible alinearlos con los valores y las capacidades de su empresa. Con los objetivos alineados, su organización puede comportarse como una sola entidad con piezas interconectadas, lo que aumenta significativamente el valor de su producto o servicio final. Otros propósitos de la creación de mapas de procesos de negocios incluyen:
- Estandarización de procesos
- Incorporación y capacitación de empleados
- Mejorar los procesos:
- Comunicación
- Cumplimiento de los organismos reguladores (por ejemplo, Organización Internacional de Normalización, Ley Sarbanes-Oxley de 2002)
- Auditoría interna
La historia de la asignación de procesos de negocios
La asignación de procesos empresariales comenzó con La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME) en 1921. A partir de ahí, los ingenieros y las plantas de fabricación adoptaron mapas de procesos de negocios y los transformaron en las soluciones de software que tenemos hoy en día.
En 1921, Frank y Lillian Gilbreth presentaron el diagrama de proceso de flujo en una presentación que dieron llamada "Diagramas de procesos, primeros pasos para encontrar la mejor manera de hacer el trabajo". (La Universidad de Purdue tiene un archivo de estos materiales, si quiere obtener más información). Las herramientas que presentaron los Gilbreth rápidamente se convirtieron en estándares de ingeniería y se siguieron mostrando a lo largo de la década de 1940, después de haber sido sancionadas por la ASME. En 1947, ASME adoptó un sistema de símbolos para lograr la coherencia en este tipo de diagramas.
La industria manufacturera también adoptó mapas de procesos para identificar actividades e ineficiencias de valor agregado. Estos mapas a menudo tardaban días en crearse y eran estáticos. Más recientemente, la asignación de procesos de negocios ha evolucionado con el desarrollo de software. Las empresas pueden usar herramientas de software para crear sus mapas rápidamente, hacerlos evolucionar con el tiempo y hacerlos accesibles para todos los miembros del equipo, y facilitar una cultura de mejora. La mayoría del software de asignación de procesos de negocios se integra con los sistemas de software de gestión de procesos empresariales, para que pueda dibujar los mapas y hacerlos realidad dentro de su negocio.
Tipos de mapas de procesos de negocios
Puede crear mapas de procesos de negocios para planes de proyectos, detalles, documentos, productos, roles, ubicaciones, estrategias o interacciones, con diferentes niveles de detalle. Hemos descrito los tipos más comunes de mapas de procesos de negocios en la lista a continuación.
- Diagramas de flujo: Estos son ilustraciones gráficas de su proceso. Hay tres tipos de diagramas de flujo populares: diagramas de flujo descendentes, diagramas de flujo de implementación y diagramas de flujo detallados. Los diagramas de flujo descendentes muestran los pasos de un proceso, agrupándolos en un solo flujo. Los diagramas de flujo de implementación son un diagrama de flujo descendente ampliado para incluir quién realiza cada tarea. Los diagramas de flujo detallados son una expansión tanto de los diagramas de flujo descendentes como los de implementación, que muestran tantos detalles como sea posible.
- Diagramas de carril: Estos diagramas, también conocidos como mapas multifuncionales, detallan las responsabilidades del subproceso en un proceso.
- Diagramas de estado: Estos diagramas muestran el comportamiento de los sistemas en el Lenguaje de Modelado Unificado (UML), describiendo los estados del componente.
- Diagrama de flujo de datos: Al igual que un diagrama de flujo, este diagrama se centra únicamente en los datos que fluyen a través de un sistema.
- Asignación de flujos de valor: Parte de los principios de Fabricación Lean, la asignación de flujos de valor demuestra el estado actual y ayuda a diseñar el estado futuro de un proceso, centrándose en llevar los productos y servicios desde su inicio hasta su finalización.
Las razones por las que asignamos procesos
Hay muchas razones por las que las empresas eligen asignar sus procesos de negocios, como el aumento de la visibilidad, la disminución de los errores en los procesos y la capacidad de identificar el riesgo. La siguiente lista describe algunas razones por las que su organización puede decidir asignar sus procesos:
Los principios de la asignación de procesos de negocio
Para transformar correctamente su organización en una sostenible, debe comprender cómo comenzamos a trazar los procesos de negocios. Estos principios deben estar presentes en cada proyecto de asignación:
- Defina el alcance del proyecto en sí, con los límites, los puntos de inicio y finales.
- Mire el panorama general: la intención del proceso.
- Defina cada paso con claridad.
- Obtenga comentarios de todos los miembros de su organización que participan en el proceso.
- Esfuércese para lograr una precisión completa, especialmente con el mapa del proceso "actual".
- Esfuércese por mantener los subprocesos simples.
- Pruebe el proceso con métricas aceptadas. Las métricas deben medir el tiempo, el volumen, las tasas/costos, el equipo y cualquier valor agregado.
- Trabaja de salida a entrada, hacia atrás.
- Cree la propiedad con un solo punto de contacto cuando sea posible.
- Rediseñe los procesos para centrarse en el cliente.
- Utilice la tecnología para habilitar sus procesos.
- Disminuir las ineficiencias en las entregas.
El marco de asignación de procesos de negocio
Para trazar su proceso de negocios, primero identifique los procesos ideales de su negocio. Luego, defina el propósito del mapa. Analice el proceso, optimice y, a continuación, documente el proceso mientras identifica las áreas problemáticas. Hemos ampliado estos pasos a continuación:
1. Identifique las mejores prácticas de su organización: Al igual que en los principios de una buena asignación de procesos de negocios, su organización debe acordar lo que se asigna y el alcance de cada uno. El proceso debe entenderse fácilmente como asignado por alguien que no esté cerca de él. Cada proceso también debe tener una serie de preguntas que respondan por qué se hace y qué incluye cada detalle del proceso. Por último, aplique métricas como base para medir el éxito de cada proceso.
2. Tal como está en el diseño de procesos: Defina específicamente el propósito de asignar el proceso. Pregunte dónde se inicia y termina el proceso, y determine cuál podría ser la oportunidad de arreglarlo. Después de seleccionar un proceso, determine todos los pasos, así como las entradas y salidas. Establezca los sistemas, las funciones y el tiempo involucrados. Seleccione una técnica de asignación. Entreviste a los colaboradores por los roles que desempeñan en el proceso, observando cada deber y punto de decisión.
Estos son los criterios específicos que está buscando en cada proceso:
- Responsabilidades
- Objetivos
- Actividades
- Entradas
- Salidas
- Clientes
- Riesgos y controles
- Los indicadores clave del rendimiento
3. Analizar y evaluar: Revise su mapa de procesos. Está buscando procesos redundantes, retrasos y pasos innecesarios, vaguedad, cuellos de botella, puntos de retrabajo y flujos que continuamente pasan de un lado a otro entre ciertas personas. Determine una medida para cada segmento y dónde debe implementarla exactamente. Identifique a las personas adecuadas para revisar el mapa. Seleccione un plan de mejora de procesos. Los análisis de innovación de procesos deben tener en cuenta las 7 R de innovación de procesos de Steven Shapiro:
- Repensar
- Reconfigurar
- Resecuenciar
- Reubicar
- Reducir
- Reasignar
- Reacondicionar
4. Tareas pendientes en el diseño de procesos: Documente el proceso, enfatizando en las áreas problemáticas. Utilizando las mejores prácticas desarrolladas en el paso 1, documente las diferencias en los procesos existentes y nuevos. Utilice un análisis de causas de origen para resolver problemas potenciales.
El estado actual de la asignación de procesos de negocio
Las empresas de hoy en día están más centradas que nunca en la mejora sostenible. El uso de software para trazar procesos de negocios permite a las empresas revisar y desarrollar mapas de procesos con mayor facilidad, para que puedan mejorarlos de manera sostenible.
Incluso con mejoras operativas medibles, puede ser difícil mantener las mejoras que realiza. Muchas empresas siguen teniendo procesos ineficientes y ven la tecnología como una bala mágica que puede resolver sus problemas de una sola vez. Los expertos dicen que si bien la tecnología puede ayudar, es necesario usarla con prudencia para que haga un cambio positivo duradero.
Además, la organización debe hacer mejoras culturales, ya que el desarrollo de tecnología para el desarrollo de mapas de procesos ha superado con creces la capacidad de la mayoría de las organizaciones para implementarlos. Sin cambios culturales, las personas que están involucradas en el proceso pueden hundir fácilmente las mejoras antes de que incluso se afiancen.
La simbología de la asignación de procesos de negocio
La notación estándar para los mapas de procesos de negocios se conoce como modelado y notación de procesos de negocios (BPMN), pero muchas empresas utilizan una forma más sencilla de notación. Muchas soluciones de software comunes admiten tanto los símbolos BPMN como sus homólogos más simples.
Hemos resumido los símbolos BPMN en los gráficos a continuación:
Sin embargo, el modelado y notación de procesos de negocios (BPMN) es otro asunto. EL BPMN es un enfoque mucho más formalizado de la asignación y el modelado. Se requiere software especial, y hay una curva de aprendizaje en el uso de BPMN. Es un lenguaje de notación extremadamente regulado, con símbolos especificados para casi cualquier escenario. Principalmente los profesionales que producen una gran cantidad de modelos de procesos utilizan BPMN. En todos los sectores, países e idiomas, BPMN actúa como una forma coherente de identificar los pasos de los procesos. Puede encontrar una exploración más profunda del BPMN en Guía para principiantes para el modelado y notación de procesos de negocios (BPMN). Algunos símbolos básicos del BPMN se incluyen en el diagrama siguiente.
Pasos de la asignación de procesos de negocio
Para asignar su proceso de negocio, empiece por identificar el proceso a asignar. Recopile información sobre el proceso actual y analice el proceso para determinar dónde se pueden realizar mejoras. Siga supervisando el proceso de mejora.
Realización de la asignación de procesos de negocios
En la asignación de procesos de negocios, los procesos que elija asignar determinarán lo ventajosos que son sus mapas. Asegúrese de que sus mapas de procesos de negocios sean lo más impactantes posible teniendo en cuenta cómo afectan a sus clientes y a su estrategia empresarial en general.
Hemos descrito tres métodos para determinar los procesos más efectivos a asignar a continuación:
- Agrupe sus procesos en función de su efecto en su cliente: Estos procesos son procesos centrales, habilitantes y orientadores. Los procesos básicos reflejan la razón por la que existe el negocio y tienen un efecto directo en sus clientes. Los procesos habilitantes son aquellos utilizados en la gestión del negocio. Los procesos de guía son aquellos que se utilizan en la planificación y gestión del negocio. Se recomienda en un proyecto de mejora de procesos comenzar con un proceso de habilitación o guía para afinar su método de mejora y no afectar a sus clientes.
- Vincule su estrategia general con su proceso y tareas: E.sto comienza con la identificación de los objetivos estratégicos de su organización. Una vez finalizado, puede formar una arquitectura de procesos basada en ella para sus procesos actuales. En esto, estás determinando qué procesos son más relevantes para lograr la estrategia de tu empresa, y en qué orden mejorarlos para mantenerlos más en línea con ella y crear una agenda futura de mejora.
- Mejora forzada: Menos sobre un enfoque planificado, se trata más de reaccionar por necesidad. Por ejemplo, una auditoría fallida o un mandato de gestión pueden forzar una iniciativa de mejora de procesos. En este caso, los procesos necesarios están orientados y asignados.
¿Qué es la documentación de procesos y cómo encaja la asignación de procesos de negocios?
La documentación de procesos incluye cualquier documento que respalde o defina un proceso. Los mapas de procesos de negocios son un elemento de la documentación de procesos que crea una visualización de cómo lleva a cabo sus procesos.
Puede usar la documentación de procesos como hoja de ruta para que su organización capture no solo los productos finales de sus proyectos de mejora de procesos, sino también cómo se ha llegado allí. Decida con qué frecuencia actualizará sus mapas de procesos y quién iniciará nuevos proyectos de mejora. Otro gran componente de la documentación de procesos es la documentación de software. Anime a los usuarios de todos los niveles a usar el software para los procesos previstos.
Ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio
El ciclo de vida completo de BPM se compone de proyectos únicos de mejora de procesos de negocios y, por lo general, incluye cinco fases: diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización.
La gestión de procesos empresariales tiene como objetivo mejorar sistemáticamente los procesos de negocios. Es una agenda coherente para el avance de las personas y la información con muchos componentes, incluido el software. Para obtener más información, consulte nuestra guía de gestión de procesos empresariales.
Consejos para la asignación de procesos de negocio
La asignación de procesos de negocios puede ser intimidante para los usuarios por primera vez. Hemos recopilado consejos de expertos, desde reconocer sus suposiciones hasta usar expertos en la materia, en la siguiente lista:
- Aplique la asignación de procesos de negocios a los tipos adecuados de procesos. Los procesos que reflejan cómo se toman las decisiones pueden no ser los mejores procesos para asignar porque tienen pasos limitados y pueden no ofrecer el mayor impacto para su tiempo.
- Sea claro sobre el enfoque de su asignación de procesos. A veces, las ineficiencias en sus procesos están fuera del proceso en sí. A continuación, es fundamental revisar también los procesos (secundarios) que se cruzan.
- Apunta al bien. La perfección no existe. No hay más que decir.
- Utilice cuidado en los mapas de procesos de responsabilidad entre partes. Este tipo de mapas de procesos no son los ideales, ya que la parte líder es difícil de mostrar gráficamente. Tenga cuidado en el análisis para diferenciar al líder cuando el proceso cruza fronteras.
- Consiga a alguien calificado para asignar sus procesos. Considere la ayuda externa si no tiene a alguien capacitado actualmente en asignación.
- Valide sus mapas. Justo después de dibujarlos, repase con los participantes del proceso para asegurarse de que están en lo correcto.
- Sea constantemente consciente de sus suposiciones. Sus suposiciones y las de su personal pueden causarle problemas. Siga haciendo las preguntas que revelen sus sesgos.
- No solucione sus procesos hasta que estén completamente asignados. Defina su estado "actual" por completo, asegurándose de ver todo el panorama y que los cambios estén mejor informados.
- Recuerde que siempre hay excepciones y errores. Cáptelos, pero recuerde que puede que no sean la norma y que no reflejen la situación real actual.
- Las personas que utilizan los procesos son los expertos. Es fundamental que tenga una visión general adecuada porque algunas personas pueden estar demasiado cerca para cambiar los procesos, pero podrán decirle si los cambios postulados tienen posibilidades de funcionar.
- Recopile todos los documentos de su proceso de mejora. Los proyectos de mejora no son solo sobre el mapa. Claro que es importante, pero es posible que tenga que crearlo de nuevo.
According to Sean Martin, Marketing Manager:
"En este momento estamos en el proceso de asignación de BP para nuestros equipos de ventas y marketing. Es importante que vinculemos estos diferentes informes en un objetivo único: el crecimiento. Para hacerlo, hemos empleado algunas métricas estrictas en lo que llamamos un plan de crecimiento de 5x3. Pero el consejo más importante que tengo para las empresas que buscan invertir en BPM es REGISTRAR Y ASIGNAR TODOS SUS PROCESOS ANTES DE COMENZAR A CAMBIARLOS. El mundo del marketing de hoy en día se encuentra en un flujo de innovación y optimización constantes. Debido a esto, los especialistas de marketing a menudo nos abastemos de implementar, informar y optimizar nuestras pruebas a la vez. Esto simplemente no funciona. Aconsejo a las agencias que emplean modelos de procesos de negocio que reduzcan la velocidad y se aseguren de obtener una imagen completa y precisa de su proceso de negocio antes de comenzar a realizar cambios. Gatee antes de caminar y camine antes de gatear, de lo contrario, terminará tropezando con sus propios objetivos de optimización".
According to Ray McKenzie, Founder and Principal of Red Beach Advisors:
"Las empresas que deciden asignar sus procesos deben evaluar primero los tres a cinco procesos principales para asignar. Cada empresa tiene varios procesos y todos deben abordarse. Sin embargo, cada proceso no puede ser una prioridad máxima. Es mejor que las empresas evalúen los principales puntos débiles que afectan a la empresa, evalúen qué puntos necesitan definición del proceso y estructuren un proceso para resolver ese punto débil. Si hay un proceso que genera ingresos o tiene un impacto negativo, esos deben llegar a la parte superior de la lista de prioridades. A medida que una empresa puede desarrollar cada vez más procesos, la empresa inyecta más estabilidad y potencial de crecimiento.
"El primer proceso seleccionado para ser asignado debe ser el mayor punto débil del negocio, lo que restringe la generación de ingresos. Cada negocio tendrá obstáculos y puntos débiles para tener crecimiento. Un negocio gestionado de manera eficiente es un negocio exitoso y las empresas exitosas tienen ingresos significativos. La generación de ingresos mantiene el negocio avanzando, por lo que una empresa debería querer eliminar todos los obstáculos que frenan la adquisición de ingresos".
According to Robby Slaughter, Principal at AccelaWork:
"La capacidad técnica de BPM ha superado drásticamente el nivel de adopción o incluso de conocimiento del campo. La mayoría de las empresas nunca han hecho ninguna asignación de procesos, ni siquiera de manera informal, y sufren procedimientos mal definidos, una participación mínima del personal y una importante reelaboración y duplicación significativas.
"Su tiempo es la inversión más importante, y comprar software o contratar consultores no lo ayudará si su equipo no está realmente comprometido con la asignación de procesos. Obtenga uno o dos formularios UML. Sugiero usar diagramas de casos y diagramas de actividades. Practique esto extensamente con procesos divertidos, no laborales, como planificar una fiesta o marcar un tanto en los bolos. Una vez que aprenda la tecnología de la asignación de procesos, tendrá una gran oportunidad de implementarla en su organización.
"Hemos hecho una asignación de procesos para todo tipo de organizaciones, desde empresas de marketing hasta fábricas y empresas de logística. En la mayoría de los casos, la experiencia requiere sentarse directamente con el personal y verlos trabajar para aprender sobre los procedimientos. Este es el único método preciso para documentar el estado actual de la organización. Los materiales de capacitación, los manuales e incluso lo que dice la gerencia generalmente están desactualizados o están totalmente equivocados.
"Conviene seleccionar un proceso de bajo impacto y gran visibilidad para poner de relieve la capacidad y utilidad de la cartografía. A partir de ahí, el siguiente paso es desarrollar un léxico para la organización. Esta es la terminología que las personas utilizan para describir las actividades y el producto del trabajo. Luego, estamos más interesados en los procesos que cruzan equipos o departamentos. Esa suele ser el área donde hay la mayor desconexión y la mayoría de los desafíos".
According to Mike Hammontree, CEO of WundrMedia:
"La asignación de procesos de negocios es una parte muy importante de la creación de un nuevo negocio o solo una nueva parte de un negocio. Tiene que saber quién va a hacer qué y en qué nivel de eficiencia y calidad porque si no satisfacen esas necesidades, su negocio podría fracasar desde el principio.
"Mi mejor consejo es asegurarse de tener cada pequeña cosa trazada, incluso para quién recibirá el café para la oficina, desea que su oficina se mueva lo más suavemente posible para asegurarse de que no haya problemas. Especialmente cuando se comienza algo nuevo, tiene que avanzar de manera rápida y efectiva para tener éxito.
"Hace poco terminamos de reclutar a nuestros equipos para nuestra nueva revista, Wundr Magazine, que es una entidad de Wundr Media. Al hacerlo, tuvimos que trazar todo, desde editores hasta periodistas y creadores de contenido, junto con la gestión de viajes y sesiones de fotos para asegurarnos de que todos estén haciendo su trabajo al más alto nivel posible. La forma en que elegí asignar mis procesos fue decidir cuál es el más importante y qué fallaría si no lo hacíamos exactamente bien desde el principio. Para nosotros era marketing, por supuesto. Si un árbol se cae en un bosque y nadie lo escucha, ¿suena? O si se lanza una revista y nadie la conoce, ¿existe?"
According to Jitesh Keswani, CEO at e-Intelligence:
"La asignación de procesos de negocios ha estado en lo alto de la mayoría de las listas de planes importantes de crecimiento sostenible del negocio a lo largo del año pasado. Es una continuación lógica de la inversión deliberada en la mejora de los procesos empresariales. La demanda de asignación de procesos de negocios está repuntando lenta y constantemente. Los propietarios y líderes de negocios han entendido el valor de los procesos empresariales optimizados como una parte esencial de su éxito general. Según un estudio reciente de AIIM, la mayoría de las empresas ven la asignación de procesos de negocios como un enfoque sistemático para mejorar sus procesos. Sin embargo, menos de la mitad de los propietarios de negocios realmente saben todo lo que necesitan sobre la asignación de procesos de negocios. Si bien muestran una actitud positiva hacia la adopción de la asignación de proceso de negocios para sus negocios, la mayoría de ellos citan el proceso atascado como la razón principal para no implementar la asignación de procesos de negocios. Sin embargo, aumentar la conciencia sobre la automatización empresarial aumenta el alcance de la adopción de la asignación de procesos de negocios entre los líderes empresariales y tecnológicos".
En el campo del marketing, los mapas de procesos de negocios se denominan mapas de recorridos. Estos mapas de recorridos se basan en la perspectiva del cliente y transforman datos complejos en un diagrama visual de una sola página.
According to Kevin Sides, Chief Marketing Officer at ShipMonk, who uses journey maps as business process maps, “Journey maps are our key to business. My specialty is mapping out the standard growth or marketing funnel. It looks like this:
- Adquisición - ¿Cómo hacemos que los clientes accedan a nuestro sitio?
- Activación - ¿Cómo logramos que se registren?
- Retención - ¿Cómo hacemos que se queden?
- Ingresos - ¿Cómo ganamos dinero?
- Referencias - ¿Cómo usamos esos clientes para obtener más clientes?
"Empezando por la brecha de los clientes que visitan nuestro sitio y se registran para nuestro servicio, utilizamos algunas herramientas diferentes para introducirlas en un recorrido. Nuestro chat en vivo y nuestro libro electrónico están a la vanguardia. Los usamos para obtener más información sobre quiénes son y qué puntos débiles están teniendo. Una vez que obtengamos su información de contacto, los ingresamos en un recorrido decidido por el vendedor o el formulario de cliente potencial que completaron. Por ejemplo, si están cumpliendo pedidos en la empresa, les enviaremos información sobre cómo hacer la transición a la subcontratación y los beneficios asociados, consultas gratuitas, señales de subcontratación, etc. Si usan otro centro de cumplimiento, los venderemos en lo que ShipMonk específicamente hace mejor. Si acaban de empezar, les daremos información sobre cómo empezar ellos mismos y cuándo considerar la subcontratación.
"Una vez que logramos que los clientes se registren, nos centramos únicamente en mantenerlos. Cuesta de cinco a siete veces más obtener un cliente nuevo que retener a un cliente actual, por lo que esto es muy importante. Enviamos correos electrónicos y recompensas de hitos cada vez que un cliente alcanza un cierto número de paquetes enviados y lo revisamos cada pocos meses para asegurarnos de que todo marcha como lo esperaban. Tratamos de adelantarnos de manera proactiva a los problemas antes de que se descontrolen. Todo esto se hace a través de la automatización del marketing y se cronometra en un recorrido de comportamiento.
"Ingresos: Tenemos socios que tienen servicios que benefician a nuestros clientes y si vemos una oportunidad que beneficie primero a nuestros clientes, los introduciremos en otro recorrido para promover un servicio de socios". Si no están interesados, los eliminamos del recorrido de inmediato y continuamos. Nuestro objetivo es ayudar a nuestros clientes a vender y enviar más paquetes. Si venden más enviamos más.
"Referencia: Es bastante simple, si tiene un buen producto o servicio, las personas estarán dispuestas a avisar a los demás y escribir una revisión. El problema es que la mayoría de las personas están extremadamente ocupadas y no piensan escribir una revisión a menos que estén infelices. Usamos recorridos para recordar a los clientes la revisión y lo que significaría para nuestro negocio".
According to Ted Hessing, Owner at Charlotte Web Development and SixSigmaStudyGuide.com:
"El modelado y la asignación de procesos de negocios pueden parecer abrumadores al principio. ¿Con qué proceso debería empezar? La respuesta es: ¿Qué proceso necesita más atención? Entran en juego las estrategias de la empresa o la iniciativa, pero eso solo puede indicarle la dirección general que debe seguir. En ese caso, o en el caso de iniciativas que contengan varios procesos, es una buena idea perfeccionar su búsqueda. Hay herramientas que me gustan para lograr el enfoque: el SIPOC y los cálculos de rendimiento y capacidad de procesos. Un SIPOC puede ofrecerle una vista de extremo a extremo de alto nivel de su proceso. A menudo, examinando las interacciones en los extremos, los proveedores y los consumidores, resulta obvio qué proceso hay que empezar a modelar. Los cálculos de capacidad del proceso y rendimiento de los procesos nos ofrecen un lenguaje común para medir los procesos entre sí, incluso si son muy diferentes. Una vez que tengamos una forma de medir cuantitativamente los procesos, podemos optar por modelar el proceso de peor rendimiento para empezar a ver cómo podríamos mejorarlo, lo que luego mejoraría el conjunto".
According to Kimberly Watson-Hemphill, Founder and CEO of Firefly Consulting, and Co-Author of Innovating Lean Six Sigma:
"La asignación de procesos de negocios es una excelente manera de empezar en un camino de mejora continua. ¿Cómo podemos mejorar si no sabemos nuestro punto de partida? ¡No podemos! Así que el primer paso es comprender nuestro nivel actual de rendimiento. Para ello, necesitamos saber cuáles son nuestros procesos actuales y cómo medir su rendimiento.
"Cada empresa tiene procesos básicos que son esenciales para lograr la estrategia de la empresa. Por ejemplo, en una empresa de seguros, el proceso de reclamaciones es absolutamente crítico y podría ser un buen punto de partida para la asignación de procesos. En una empresa de fabricación, la planificación y la programación son esenciales y podrían ser un excelente punto de partida. Elija algo que sea importante para que el tiempo dedicado a documentar y evaluar el proceso se vea como beneficioso.
"Para trazar el proceso, trabaje con un equipo de personas que hacen el trabajo a diario. Ellos son los que saben cómo funciona realmente el proceso y cuáles son los problemas potenciales. Algunas preguntas clave para hacer son las siguientes:
- ¿Cuáles son los pasos del proceso de principio a fin?
- ¿Qué función es responsable de cada paso del proceso?
- ¿Cómo medimos el rendimiento de cada proceso?
"No se necesita ninguna inversión para empezar. El equipo puede empezar con solo una pila de notas adhesivas en una pizarra blanca, y una vez determinado el proceso, documentarlo para futuras referencias en un programa de software que la empresa ya está utilizando. A través del ejercicio de trabajar con el equipo en la asignación de procesos de negocios, surgirán muchas ideas de mejora de procesos. Se asombrará de todas las buenas ideas que tienen los miembros del equipo sobre cómo podrían hacerse mejor las cosas. ¡Este es el momento perfecto para empezar!"
Asignación de procesos de negocios: herramientas y software
Dependiendo de las necesidades a largo plazo de su negocio, puede considerar comprar software y herramientas de asignación de procesos de negocios. Es importante determinar qué funciones están disponibles y encontrar una solución que se adapte a las necesidades de su equipo.
Hemos hecho una lista de funciones populares para su consideración a continuación:
- Interfaz de arrastrar y soltar
- Capacidades de formato
- Herramienta de BPM integrada
- Capacidades de publicación y uso compartido
- Aplicación BPM
- Creador de diagramas de Venn
- Software de mapas mentales
- Software de diagrama de flujo de datos
- Diseño intuitivo
- Actualizaciones automatizadas
- Integración con los productos de MS Office
- Mapas de procesos de Graham
- Vinculación entre diagramas y otros documentos
- Capacidades de generación de informes
- Revisar la capacidad de programación
- Basado en la web
- Plataformas unificadas
- Colaboración
- Gestión de nomas de negocio
- Análisis de procesos
- Simulación de procesos
Cómo Smartsheet pueden ayudar a mejorar los procesos de negocios
Empodere a sus empleados para que vayan más allá gracias a una plataforma flexible, diseñada para satisfacer las necesidades de su equipo y capaz de adaptarse cuando esas necesidades cambien. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas claves y obtenga visibilidad en tiempo real acerca del trabajo en curso gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en el mismo tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.