Todo lo que necesita saber sobre las tarjetas Kanban

Kanban es un término japonés: 'kan' significa 'visual' y 'ban' significa tarjeta, así que traducido a grandes rasgos, significa 'tarjeta que se puede ver'. Taiichi Ohno, padre del Sistema de Producción Toyota (TPS), creó el término y el sistema de tarjetas Kanban en la década de 1950 para gestionar el flujo de piezas en las líneas de producción justo a tiempo (JIT).

La inspiración para el sistema Kanban, que todavía se utiliza hoy en día, surgió en una tienda de comestibles Piggly Wiggly de Estados Unidos, cuando Ohno se dio cuenta de que las estanterías de la tienda solo tenían productos suficientes para satisfacer la demanda de los compradores. El inventario solo se reponía cuando había un lugar vacío en el estante. Esto dio lugar a su idea de proporcionar marcadores visuales, la tarjeta Kanban, para reducir el inventario innecesario y una forma de descubrir los problemas de flujo de trabajo y de proceso.

El propósito de Kanban y las tarjetas Kanban

Kanban ayuda a crear lugares de trabajo receptivos en las fábricas y otras organizaciones, a facilitar el control de calidad y a diseñar lugares de trabajo que apoyen la dignidad humana y permitan a los trabajadores desarrollar todo su potencial.

El "Toyota Way" o Kanban ha sido adoptado y sigue evolucionando por empresas del sector del automóvil, y en negocios y servicios como la sanidad, los gobiernos y el desarrollo de software Agile; de hecho, cualquier organización que quiera mejorar continuamente.

Ohno escribió tres libros dedicados a sus ideas en torno a la "eliminación completa de los residuos" y el aumento de la productividad: Sistema de producción Toyota: Más allá de la producción a gran escala y Gestión del lugar de trabajo en 1988, y Gestión del lugar de trabajo en 2007. Como señala Ohno: "¿Por qué no hacer el trabajo más fácil e interesante para que la gente no tenga que sudar? El estilo Toyota no consiste en crear resultados trabajando duro. Es un sistema que dice que no hay límite para la creatividad de las personas. La gente no va a Toyota a 'trabajar', va a 'pensar'".

En Estados Unidos, el sistema de Ohno se denomina Lean, y también se centra en maximizar el valor para el cliente y minimizar los residuos. La "transformación Lean" es el término utilizado para caracterizar a las organizaciones que están pasando a utilizar este sistema para gestionar su negocio desde la oficina principal hasta la producción. Para aumentar la eficiencia, las organizaciones Kanban y Lean utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) o métricas para hacer un seguimiento del rendimiento y responsabilizar a los individuos y equipos.

En el concepto de Ohno, se tienen en cuenta los aspectos emocionales y psicológicos relacionados con el cambio. Por eso estableció un conjunto claro de barandillas para guiar la acción, aclarar lo que se necesita para que un sistema sea eficiente y las formas de capacitar a las personas que contribuyen a él. Estas ideas, que han demostrado su eficacia a lo largo del tiempo, se plasman en los cuatro principios básicos y las seis prácticas generales.

Los cuatro principios básicos de Kanban

Los cuatro principios fundamentales de la gestión del cambio describen qué o cómo hay que pensar para gestionar con éxito la eficiencia:

    1.    Comience con lo que hace ahora. El método Kanban no dicta procesos específicos. Kanban puede utilizarse para examinar los procesos existentes, pero no es necesario realizar cambios radicales inmediatamente.

    2.    Acepte realizar un cambio incremental. Por su naturaleza, el método Kanban admite pequeños cambios continuos en cualquier sistema actual. Se desaconsejan los cambios amplios y radicales porque inevitablemente se encuentran con resistencia.

    3.    Respete el proceso, los roles, las responsabilidades y los títulos actuales. Kanban no prohíbe ni ordena el cambio y reconoce que el estado actual de las organizaciones tiene valor. El cambio incremental al estilo Kanban crea un mayor apoyo a la implementación porque las pequeñas correcciones son más aceptables que las alteraciones completas del proceso.

    4.    Fomente los actos de liderazgo a todos los niveles. Se apoya el kaizen, o una mentalidad de mejora continua por parte de todos los miembros de la organización. El concepto es que las grandes ideas pueden ser generadas por cualquier persona del equipo, no solo por la gerencia.

Las seis prácticas generales de Kanban

También hay prácticas que describen lo que hay que hacer en un sistema Kanban para trabajar de forma óptima hacia un objetivo:

    1.    Visualizar el flujo de trabajo. Aquí es donde entran en juego las tarjetas Kanban. Una vez que se puede ver el trabajo, el número de solicitudes, la cantidad de tiempo que se necesita para cumplir con una solicitud, quién está haciendo las solicitudes y los riesgos, se pueden tomar medidas para gestionarlas mejor individualmente y como equipo. Las tarjetas se colocan en un tablero Kanban para que todos los miembros del equipo puedan seguir el flujo de trabajo actual.

    2.    Limitar el trabajo en curso (WIP). Esta es una piedra angular de Kanban. Limitar el trabajo en curso obliga al equipo a centrarse en un número limitado de tareas y a trabajar hasta su finalización. Esto pone de manifiesto dónde se está obstruyendo el trabajo en el proceso de entrega antes de que la situación se vuelva crítica.

    3.    Gestionar el flujo. Basándose en los datos recogidos sobre el tiempo de ciclo y otras métricas acordadas, y utilizando la información sobre el estado actual del trabajo en el tablero, Kanban ayuda a seguir y gestionar visualmente las tareas para ofrecer el máximo valor.

    4.    Hacer explícitas las políticas. Los equipos de Kanban trabajan juntos para crear reglas básicas sobre los flujos de trabajo de los diferentes elementos, cuándo mover un elemento al siguiente carril o fila, y cómo anotar y gestionar las tareas de trabajo bloqueadas. Estos elementos se marcan cerca del tablero, y el equipo trabaja para mejorarlos.

    5.    Implementar bucles de retroalimentación. La mayoría de los equipos de Kanban hacen reuniones diarias frente a su tablero Kanban, donde discuten formas de mejorar la entrega de tareas y el proceso general, y ven dónde se pueden eliminar los residuos.

    6.    Colaborar para mejorar, evolucionar experimentalmente. Un sistema Kanban ilumina las áreas que necesitan ser mejoradas. Una vez señaladas, los grupos de trabajo desarrollan una forma de resolver el problema, formulan hipótesis y prueban las soluciones.

Utilizando estos mismos principios y prácticas generales, Kanban es útil en muchas áreas empresariales diferentes: gestión de proyectos de marketing, recursos humanos, liderazgo estratégico y ejecutivo de la organización, gestión de tareas personales y equipos de auditoría.

Para que tenga éxito, el equipo tiene que aceptar el sistema. Todos tienen que manejar sus tareas dentro de los estándares que se han establecido y seguir esas reglas antes de entregar las tareas a la siguiente persona o equipo. Además, es esencial mantener la información de Kanban actualizada y fácilmente accesible para todos los miembros del equipo. Es por eso que los tableros Kanban digitales y en línea tienen sentido: se puede acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar, y mantenerse al día al instante sin tener que depender de las tarjetas físicas y las actualizaciones manuales.

Piense en el diseño de tarjetas Kanban en dos categorías: tarjetas físicas o analógicas, y tarjetas digitales que se desarrollan y utilizan en un entorno en línea.

Tarjeta Kanban física

Tarjetas Kanban digitales

Ya sea que estés creando un tablero Kanban físico o virtual, los pasos son similares, aunque pueden ser más elaborados dependiendo del tipo de proyecto y del tamaño del equipo. Lo más importante es recordar que estás documentando los pasos de su proceso, y superponiéndolo a su proceso existente. Siempre hay cosas que se están haciendo que funcionan. No hay necesidad de empezar de cero y perder las cosas que ya están funcionando. Kanban se basa en la mejora gradual, por lo que el riesgo de aplicarlo como parte de su recorrido de mejora es mínimo. Aquí le indicamos cómo empezar:

Paso 1: Visualice su trabajo
    •    Desglose cada paso desde el principio hasta el final y cree un carril o columna para cada paso.
    •    Anote las tareas por separado en una tarjeta virtual o física.
    •    Codifique por colores los diferentes tipos de trabajo para facilitar su visualización.
    •    Las tareas se mueven de la izquierda [por hacer] a la derecha [hecho].

Paso 2: Limite el trabajo en curso (WIP)
    •    Cuando se está al 100 % de la capacidad, uno hace menos. Tanto si un proyecto es básico como complicado, o si el equipo está formado por dos personas o por 100, hay un límite a la cantidad de trabajo que puede estar en proceso al mismo tiempo y seguir manteniendo la eficiencia.
    •    Ponga límites a las columnas en las que se realiza el trabajo.
    •    El objetivo de los límites de WIP es facilitar el flujo de trabajo y eliminar los residuos.

Paso 3: Adapte, controle y mejore
    •    La mejora debe basarse siempre en mediciones objetivas, así que busque y aplique buenas métricas.
    •    Utilice los datos para ajustar su proceso y maximizar el flujo y la eficiencia.

Utilizando estos pasos, podrá identificar dónde hay que ajustar sus elementos, y qué es lo que mejor funciona para usted y su grupo de trabajo.

Una de las cuestiones básicas en el diseño del sistema Kanban es decidir cuántas tarjetas deben estar en uso. En los sistemas de "empuje", en los que el material o las ideas se mueven para cumplir con un horario, el trabajo puede ser forzado hacia abajo si ese compañero está listo o no. El "empuje" también puede causar congestión, que crece exponencialmente a medida que entran más elementos en la cola. Un sistema de "jalar", como Kanban, fomenta la cooperación, elimina la sobreproducción y la infraproducción, limita el trabajo en curso y controla el inventario. Esta misma idea se aplica al trabajo del conocimiento y al desarrollo de software.

Existen fórmulas, que suelen aplicarse en instalaciones de tipo productivo que controlan el inventario, que pueden utilizarse para ayudar a tomar la decisión sobre cuántas tarjetas Kanban se necesitan.

He aquí un ejemplo de fórmula, del curso de MBA sobre Gestión de la Producción y las Operaciones de la Universidad RAI:

Y = Número de tarjetas
D = Demanda por unidad de tiempo
T = Tiempo de espera
C = Capacidad del contenedor
X = Búfer o factor de seguridad

Los grupos de trabajo deben determinar cuántas tarjetas Kanban se necesitan para gestionar eficazmente un proceso, y la cantidad puede variar en función del tipo de proyecto, su complejidad y el número de miembros del equipo. Dado que Kanban consiste en aprender lo que funciona mejor, incluso establecer cuántas tarjetas utilizar es un proceso evolutivo. El proceso de tres pasos cubierto anteriormente es una buena manera de descubrir el número de tarjetas Kanban necesarias.

Cuando se utilizan tarjetas físicas para el seguimiento del proceso Kanban, se necesita una manera de mostrarlas para que usted, si está trabajando solo, o su equipo puedan ver el estado del proceso. Los soportes de tarjetas en los tableros Kanban deben permitir que las tarjetas se muevan fácilmente para seguir el progreso del trabajo. Hay muchas maneras de mostrar las tarjetas de inventario Kanban para realizar un seguimiento del inventario, los trabajos por etapas, y más. Aquí hay algunas opciones:

Sistemas de contenedores Kanban. En los sistemas de dos y tres contenedores, utilizados principalmente para el seguimiento del inventario, los artículos se reponen en una línea de producción o en un entorno de suministro. Un trabajador saca tareas de la bandeja número uno y, una vez vacía, da la vuelta a la tarjeta Kanban o a toda la bandeja (si la tarjeta está fijada permanentemente). A continuación, el trabajador extrae artículos de la segunda ubicación mientras se realiza el pedido de reposición de la primera. En un sistema de tercera ubicación, una ubicación es inventariada y mantenida en la ubicación del proveedor.

Soportes y estantes de tarjetas Kanban. Utilizados a menudo en entornos de manipulación de materiales, los tarjeteros y bastidores, normalmente montados en la pared, ayudan al flujo de proyectos y comunicaciones. En lugar de las tarjetas de señalización que representan la demanda o la capacidad, el tablero utiliza imanes, fichas de plástico, arandelas de colores o notas adhesivas para representar elementos de trabajo. Cada uno de estos objetos representa un elemento de un proceso de trabajo de producción o de conocimiento mientras se mueve por el tablero.

Tableros Kanban. Originalmente representados como tablones de anuncios o pizarras blancas, los tableros Kanban realizaban un seguimiento de las tres áreas principales del flujo de trabajo: "por hacer", "en curso" y "hecho" (o una variación de estos términos). Muchas personas siguen trabajando de este modo, y proporciona una buena visión de la situación actual del proyecto y de su dirección.

Para la mayoría de los gerentes de proyectos de hoy en día, una pizarra blanca es demasiado limitada, especialmente cuando el trabajo se realiza a distancia. La forma más reciente y eficiente de "sostener" las tarjetas Kanban (sobre todo para proyectos complicados o conducidos virtualmente) es con un tablero Kanban online o digital que utiliza una aplicación para representar una pizarra virtual.

Con una pizarra Kanban online puede utilizar la pantalla de su propio dispositivo para visualizar, gestionar el flujo de trabajo y colaborar en tiempo real con su equipo. Los tableros Kanban en línea emulan el modelo de pizarra o tablón de anuncios mediante el uso de aplicaciones, pero proporcionan mucho más: flexibilidad, rapidez de trabajo, claridad y transparencia. Kanban puede utilizarse para gestionar todo tipo de trabajo y ayudarle a

• Visualizar el trabajo en curso
• Ver los cuellos de botella y los obstáculos, y decidir cómo eliminarlos
• Mejorar la comunicación del equipo
• Capacitar a los equipos para autogestionar el trabajo
• Inspirar la colaboración del equipo

Los tableros y plantillas Kanban basados en la web y en la nube pueden personalizarse fácilmente para adaptarse a las necesidades de cualquier flujo de trabajo. Puede cambiar la forma de designar columnas o carriles, y ajustar la tarjeta Kanban para que se adapte a su proyecto. Si está buscando una solución Kanban digital, puede informarse fácilmente sobre la elección de la mejor aplicación Kanban para sus necesidades. Y si está pensando en Kanban online, es probable que sea un miembro de un equipo de desarrollo de software Agile, los usuarios más comunes de tableros digitales.

Al igual que el "padre" del Kanban para la fabricación, Taiichi Ohno, existe un "padre" de otro tipo de Kanban, que utilizó los principios para aplicar el mismo modelo evolutivo de mejora continua al trabajo del conocimiento y al desarrollo de software. El consultor de gestión David J. Anderson ayudó al grupo Team Server de Microsoft a crear un sistema que visualiza y limita el trabajo en curso en el desarrollo de software y el trabajo de tecnologías de la información (TI). Según Anderson, "Kanban no es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de software ni un enfoque de gestión de proyectos. Requiere que algún proceso ya esté en marcha para que Kanban pueda aplicarse para cambiar gradualmente el proceso subyacente".

El Desarrollo de Software Lean (LSD) adoptó los principios de Kanban y Lean, descritos por Mary y Tom Poppendieck en su libro Lean Software Development. Al igual que el proceso de desarrollo de David J. Anderson, sus principios se acercan a los de Kanban:

1. Eliminar los residuos
2. Amplificar el aprendizaje
3. Decidir lo más tarde posible
4. Entregar lo más rápido posible
5. Dar poder al equipo
6. Desarrollar la integridad

Hoy en día, los métodos Kanban se utilizan ampliamente en el desarrollo de software y otros trabajos de conocimiento realizados en entornos Agile.

El término Agile fue ideado por primera vez en 2001, en el Manifiesto para el Desarrollo de Software Agile, que fue escrito por diecisiete desarrolladores de software independientes. Un enfoque iterativo y flexible, los métodos Agile permiten a los equipos segmentar el proceso de desarrollo en partes manejables para que los cambios sean más fáciles de hacer a medida que el trabajo avanza y evita que todo el proyecto de desarrollo se detenga.

La capacidad de aceptar cambios incrementales, hacer que las tareas y el progreso sean transparentes y adaptarse es la razón por la que a los gerentes de proyectos les gusta utilizar un tablero Kanban para la gestión de proyectos. Aunque los equipos Agile probablemente necesiten más opciones que el Kanban básico (por hacer, haciendo, hecho), la naturaleza adaptativa de Kanban significa que puede ajustarse fácilmente a las necesidades de su proyecto. Las tareas y los flujos de trabajo más complejos pueden presentarse visualmente en un tablero Kanban físico o digital utilizando combinaciones de vías verticales y horizontales y aplicando un código de colores para identificar los tipos de tarjetas.

Uno de los usos más importantes de Kanban en el desarrollo Agile son los límites que impone al trabajo en curso. Con la capacidad de hacer seguimiento visualmente a dónde se está atrasando el trabajo en cualquier carril en particular, usted puede tomar medidas para imponer límites predeterminados para el número máximo de elementos permitidos en un carril para mantener el trabajo fluyendo sin problemas.

Hoy en día, muchos equipos Agile aprovechan las aplicaciones para agilizar aún más sus proyectos. Las aplicaciones facilitan el intercambio y la actualización de la información, el seguimiento y la mejora de las métricas para la mejora continua, la integración con las herramientas ya utilizadas y el ahorro de tiempo. Elegir el software de gestión de proyectos adecuado es esencial para alcanzar los objetivos de su equipo de trabajo de desarrollo: aprenda a elegir las herramientas Agile adecuadas para su proyecto.

Un marco aparentemente simple, Scrum es un subconjunto de Agile. Creado por Jeff Sutherland en 1993, también es un modelo de desarrollo de software que emplea la iteración. Fue diseñado para gestionar el desarrollo de software y productos complejos, pero también funciona bien para cualquier ámbito de trabajo complejo, no relacionado con el desarrollo de software. Las iteraciones que utiliza Scrum son de longitud fija. Estas iteraciones se llaman sprint y duran una o dos semanas, lo que permite al equipo enviar el software a intervalos regulares. Al final de cada sprint, se celebra una reunión con las partes interesadas y los miembros del equipo para generar los próximos pasos.

Scrum sigue un conjunto invariable de funciones, responsabilidades y reuniones. Por ejemplo, Scrum exige cuatro procedimientos: planificación del sprint, stand-up diario, demo del sprint y retrospectiva del sprint. Estos procedimientos están diseñados para motivar mejoras y acelerar y profundizar el compromiso de los miembros del equipo para generar un cambio positivo en las actitudes y la entrega. Aunque Scrum es intrínsecamente más estructurado que Kanban, dado que Kanban puede aplicarse a cualquier proceso, es una herramienta útil para llevar el trabajo "a buen puerto". Durante cada sprint, los equipos utilizan herramientas visuales como los tableros Kanban para mostrar el progreso y generar retroalimentación, tanto en los carriles verticales como en los swimlanes horizontales designados para los diferentes tipos de trabajo.

Algo que Kanban y las aplicaciones Kanban agregan a Scrum es la disciplina de los límites de trabajo en curso (WIP) para prevenir o eliminar rápidamente los cuellos de botella y mantener los proyectos en movimiento rápidamente hacia la entrega. Si esto suena como la herramienta que está buscando para mejorar su proceso de Scrum, lea Cómo elegir la herramienta correcta de Scrum.

JIRA Software es una herramienta de desarrollo personalizable que se puede adoptar a cualquier práctica de desarrollo Agile, Scrum, Kanban, o una combinación de metodologías. Aunque muchos desarrolladores piensan que es un software de código abierto, es un producto propiedad de Atlassian. Más que un "rastreador de errores", JIRA se utiliza para hacer un seguimiento de los problemas. Puede seguir las solicitudes de nuevas características, las tareas de administración del sistema o de Scrum, o cualquier otra función que los usuarios necesiten. JIRA también se puede utilizar para gestionar tareas, designar la prioridad, y empujar sin problemas los tickets a través del sistema. En este sentido, JIRA es similar a Kanban porque es fácil ver los atrasos y se pueden imponer límites de tiempo.

Muchas personas que no son desarrolladores trabajan en empresas que utilizan JIRA, y si no tienen conocimientos de TI, echar un vistazo al progreso del trabajo en los proyectos puede ser un desafío. Existe una respuesta a través de la integración que sincroniza automáticamente en ambas direcciones. Al sincronizar activamente los datos entre las herramientas, los esfuerzos de todos se comparten y son visibles para crear una gestión colaborativa de los proyectos y procesos, y la información en ambos sistemas está siempre actualizada.

Conozca las diferencias y similitudes entre Agile, Scrum y Kanban.

También puede crear un tablero Kanban en Excel. Nombre las columnas de su hoja para reflejar las etapas de trabajo (por hacer, haciendo, hecho y cualquier otra etapa relevante para su proyecto) y complete las columnas con sus tareas. Mantendrá toda la funcionalidad de un proyecto típico seguido en Excel, pero puede adoptar los principios de Kanban para mejorar la visibilidad y la flexibilidad. Además, puede crear un tablero kanban fácilmente en PowerPoint, lo que facilita la presentación del trabajo a las partes interesadas externas o a la gerencia que quieran tener una visión de alto nivel del trabajo que se está realizando.

Aunque se utiliza comúnmente en el desarrollo de software, el principio Agile también puede aplicarse a la gestión de tareas personales. ¿Busca una forma de gestionar su propia lista de tareas pendientes de forma más eficaz? Jim Benson, el gurú de Kanban personal que escribió un libro sobre el tema con Tonianne DeMaria: Personal Kanban, Mapping Work, Navigating Life, aconseja que Kanban puede ayudar a ordenar la carga de trabajo y las prioridades de la vida personal que compiten entre sí, como las vacaciones, las bodas o los proyectos domésticos. En su libro, escribe: "Cuando la autopista se acerca al 100 % de su capacidad, deja de ser una autopista. Se convierte en un estacionamiento". Los mismos principios que se aplican a Kanban pueden aplicarse a la forma de organizar las tareas de su propio trabajo o vida. Al igual que otros tableros Kanban, el Kanban personal le ayuda a identificar su flujo de trabajo y a visualizarlo utilizando las filas básicas del tablero Kanban: Por hacer, Haciendo, Hecho (o alguna variación de las mismas). Una de las cosas que hay que tener en cuenta al crear un Kanban personal es entender, de forma realista, cuántas cosas puede hacer a la vez. Al limitar el trabajo en curso, se verá obligado a terminar las tareas antes de pasar a la siguiente.

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