Plantilla de planificación de eventos
Plantilla de organizador de eventos
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Esta plantilla de planificación de eventos incluye áreas en las que puede enumerar elementos estratégicos, como objetivos, audiencia objetivo y mensajería, así como detalles logísticos, como el catering, la programación y los requisitos audiovisuales. Para cada tarea, identifique quién es el responsable, las acciones necesarias y los plazos. Esta plantilla completa puede guiar su proceso de planificación y proporcionar un resumen de las tareas que debe realizar durante un evento.
Plantilla de cronograma de eventos
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Cree un itinerario de evento que incluya fechas, ubicaciones, horarios de inicio y finalización de la programación, y descansos programados. Esta sencilla hoja de cálculo es una herramienta útil para crear un calendario de eventos organizado que puede compartir con el personal y los asistentes. También puede usar esta plantilla para un evento de un solo día o de varios días, o para una conferencia con varios oradores que se presentarán en varias salas.
Plantilla de línea de tiempo para marketing de eventos - Excel
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Los esfuerzos de marketing para eventos más grandes pueden incluir publicidad nacional, contenido en línea, relaciones públicas e investigación de mercado. Esta plantilla ofrece un lugar para las campañas de marketing individuales junto con un cronograma para la planificación semanal. Al crear un cronograma para cada tarea dentro de una campaña, puede medir cómo se superponen las acciones, planificar fechas significativas y ver una representación visual del tiempo necesario para cada elemento.
Plantilla de tareas pendientes
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Utilice esta plantilla de lista de pendientes para planificar, priorizar y llevar a cabo todas las tareas necesarias para su evento. Puede realizar un seguimiento del progreso de cada elemento hacia la finalización eligiendo una fecha de vencimiento predeterminada. La plantilla incluye espacio para notas o comentarios adicionales, lo que resulta particularmente útil al compartir una lista de tareas pendientes.
Plantilla de propuestas de eventos - Word
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Si es organizador de eventos, tener una propuesta de primer nivel para ofrecerles a los clientes potenciales podría darle una ventaja frente a la competencia. Esta plantilla le ofrece un esquema a partir del cual trabajar a medida que diseña una propuesta personalizada de gestión de eventos. Encontrará secciones para enumerar las necesidades y gastos del cliente, detallar los servicios que proporcionará y mucho más.
Plantilla de contrato del organizador de eventos
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Un contrato de planificación de eventos debe definir claramente las expectativas del cliente, las responsabilidades del organizador de eventos, los términos del acuerdo y los detalles pertinentes del proyecto. También es posible que quiera incluir un contrato con su propuesta de evento; en este caso, utilice esta plantilla como modelo para crear su propio contrato de organizador de eventos en el que pueda enumerar servicios, términos y otros detalles comerciales importantes. Dependiendo del alcance del evento y de los servicios de gestión que proporcione, puedes mantener el contenido del resumen del contrato o ampliar la plantilla para incluir más detalles.
Plantilla de lista de verificación para bodas - Excel
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Los organizadores de bodas profesionales y las personas que se casan pueden beneficiarse de una plantilla de lista de verificación de eventos. La planificación de la boda implica muchas piezas en movimiento, desde decoraciones hasta comida y fotografías, por lo que una lista de verificación simple puede facilitar la planificación, ayudar a identificar los gastos y garantizar que nada importante se olvide. Para obtener más consejos sobre planificación de bodas de los profesionales y descubrir plantillas útiles adicionales, lea el artículo Consejos de expertos sobre cómo crear un cronograma de la boda.
Formulario de evaluación de eventos
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Una evaluación posterior a la conferencia puede proporcionar datos críticos sobre qué elementos de su evento fueron exitosos y ayudar a identificar áreas de mejora. Puede usar esta evaluación de eventos para cualquier tipo de evento y personalizarla para los miembros internos del equipo o los asistentes al evento. Una vez que determine la información que quiere recopilar, incluidos los aspectos del evento o del proceso de planificación que quiere revisar, solo tiene que personalizar el formulario para satisfacer sus necesidades.
Plantilla de calendario de eventos
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Esta plantilla proporciona un formato de calendario con una columna adyacente para enumerar eventos. El calendario muestra los 12 meses del año en una sola hoja de Excel, lo que facilita el análisis de los meses, planifica con anticipación y visualiza rápidamente los eventos enumerados en la columna correspondiente. Cada mes también está codificado por colores con tonos alternantes para facilitar la visualización.
Plantillas de presupuesto de eventos
Plantilla de presupuesto de la conferencia - Excel
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Un presupuesto es una importante herramienta de gestión de conferencias que los organizadores utilizan para identificar los gastos y los requisitos de recursos, informar las decisiones de los eventos y respaldar un plan general. Utilice esta plantilla para estimar los costos proyectados y hacer un seguimiento de los gastos reales. Comparar sus proyecciones con los costos reales puede ayudar a crear estimaciones más precisas para futuras conferencias.
Plantilla de presupuesto del evento - Excel
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Esta plantilla de presupuesto de eventos detalla los gastos en un formato de hoja de cálculo y también representa los datos como gráficos visuales. Puede usar este formato para identificar rápidamente qué costos utilizan el mayor porcentaje del presupuesto. Por ejemplo, puede descubrir que ciertos costos, como la programación de eventos, el servicio de alimentos, la publicidad y los alquileres de lugares son los mayores gastos. La plantilla incluye una sección para comentarios en la que puede anotar notas de lluvia de ideas o compartir mensajes con su equipo de eventos.
Plantilla de presupuesto para fiestas - Excel
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Organice la planificación de su fiesta y dé seguimiento a su presupuesto con esta plantilla. Incluye un resumen de los gastos y los costos totales, y un gráfico circular que divide los costos en categorías y proporciona un desglose detallado de los gastos para cada uno. Las celdas están previamente rellenadas con costos comunes, como alquiler de equipos o servicios de seguridad y limpieza; sin embargo, puede editar fácilmente los campos para que se adapten a sus requisitos.
Plantilla de presupuesto para bodas - Excel
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Este organizador de presupuestos separa los costos de la boda en categorías como vestimenta, decoración, recepción y fotografía. En la plantilla, estas categorías se dividen en listas más detalladas de gastos, lo que le permite tener en cuenta los elementos grandes y pequeños, determinar qué categorías son más costosas y asegurarse de que la boda se mantenga dentro del presupuesto.
Sede del evento y plantillas de proveedores
Plantilla de solicitud de proveedor de alimentos
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Si está planificando una conferencia o un evento con proveedores de alimentos, esta plantilla puede ayudar a optimizar el proceso de solicitud. Recopile información de cada proveedor, incluidos los detalles de contacto, los bienes o servicios que ofrece, y los permisos. También puede agregar reglas y regulaciones que cada proveedor debe aceptar para participar en el evento.
Lista de verificación del lugar de eventos
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Utilice esta plantilla de lista de verificación para inspeccionar los lugares y determinar si cumplen con los requisitos para su evento. Entre los elementos a verificar se incluyen las tasas, la capacidad del lugar, el estacionamiento, las opciones audiovisuales y mucho más. Seguir una lista de verificación puede ayudarlo a identificar posibles incidencias y ofrecer una comparación rápida entre las opciones de sede.
Lista de verificación de proveedores de catering
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Esta plantilla de lista de verificación de catering ofrece una forma sencilla de entrevistar a los proveedores de catering. Los costos del catering pueden ascender rápidamente, por lo que es importante solicitar estimaciones detalladas para un presupuesto preciso. Si bien algunos lugares pueden incluir servicios de catering, deberá proporcionar al proveedor los detalles del evento y asegurase de comprender sus políticas.
Lista de verificación de oradores del evento
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Organice todos los detalles sobre sus oradores o entretenimiento de eventos, incluidos los requisitos de equipos audiovisuales y otros para presentaciones o espectáculos. La selección de oradores es una parte integral de la gestión de eventos, por lo que debes asegurarte de que cada presentación sea exitosa. La planificación anticipada puede incluir organizar el transporte, recopilar las biografías de los oradores y buscar y garantizar el equipo necesario.
Plantilla de lista de proveedores de bodas
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Los organizadores de bodas pueden usar esta plantilla para realizar un seguimiento de todos los proveedores con los que planean trabajar o que presentan ofertas. Hay secciones que incluyen información de contacto, estado del contrato, costos y servicios proporcionados. También puede incluir una puntuación de calificación basada en su experiencia de trabajo con un proveedor, revisiones profesionales o comparación con sus competidores.
Plantillas de registro y asistencia
Plantilla de hoja de registro de eventos
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Si recluta voluntarios para un evento, es posible que encuentre una hoja de registro para imprimir, como esta, esencial para recopilar información. Simplemente publique esta plantilla en el evento para recopilar rápidamente nombres, información de contacto y cualquier otro detalle que pueda necesitar (como la afiliación con el evento), o añada un espacio donde los voluntarios puedan inscribirse para tareas específicas. Simplemente modifique las etiquetas de columna para incluir la información que está buscando.
Plantilla de hoja de registro para conferencias
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Para asegurarse de que todos los asistentes estén presentes en una conferencia o evento de capacitación, pídales que agreguen sus firmas a esta hoja de registro. En la parte superior de la plantilla, hay espacio para los detalles de la conferencia para que pueda realizarse un seguimiento de la hoja y archivarse fácilmente. Puede modificar este formulario básico y utilizarlo para recopilar los detalles de asistencia en cualquier tipo de evento.
Plantilla de hoja de registro para fiestas
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Ya sea que planifique una fiesta de la empresa o la conformación de equipos, una hoja de registro puede darle una idea de cuántas personas asistirán. Esta plantilla incluye columnas para la configuración y la limpieza para que los voluntarios puedan planificar con anticipación estas tareas.
Qué incluir en un plan de eventos estratégicos
El proceso de planificación puede comenzar con una sesión de lluvia de ideas a medida que considera el propósito de su evento, lo que espera lograr y los recursos disponibles. Tenga en cuenta que, aunque es importante cubrir todas sus bases y no pasar por alto los detalles importantes, hay algo que decir en cuanto a la síntesis. Ser conciso, tal vez incluso limitar el plan de su evento a una página, puede fomentar la claridad y hacer que sea más probable que se siga. Mantener un plan corto puede ser especialmente útil si está creando una plantilla de evento que otros miembros de su organización usarán para organizar eventos futuros. Tener un protocolo claro a seguir facilitará el mantenimiento de los estándares y requisitos a medida que los miembros del equipo y los detalles del evento se modifican.
Mientras piensa cómo crear un evento que cumpla con sus objetivos, le mostramos algunas cosas que debe tener en cuenta e incluir en su plan:
- Propósito del evento: Además de los detalles esenciales del evento, como las fechas, las horas, la ubicación y otras logísticas, es importante saber qué espera lograr. ¿Quiere lograr un objetivo específico, como la recaudación de fondos o la educación? Tal vez quiera que su evento cumpla con varios objetivos, como lanzar un producto, aumentar el conocimiento de la marca y aumentar las ventas. Tener en cuenta el propósito del evento puede ayudarlo a desarrollar una estrategia eficaz para alcanzar esos objetivos.
- Público objetivo: Identificar a su público objetivo y sus necesidades puede guiar sus esfuerzos de marketing, así como la planificación de eventos. ¿Cómo satisfará sus necesidades? ¿Cómo se destacará su evento respecto de la competencia?
- Beneficios y valor del evento: Una vez que determine lo que necesita su audiencia, puede identificar los oradores, el entretenimiento, las actividades y los mensajes que serán más efectivos. ¿Ofrece su evento una propuesta de valor única que los potenciales asistentes no querrán perderse?
- Métricas y marketing de eventos: Describa todos los canales de marketing que utilizará para promocionar su evento y crear un cronograma para cada fase del marketing. Además de las métricas para dar seguimiento a la efectividad de sus campañas, identifique cualquier otra métrica clave que usará para evaluar el evento en su conjunto.
- Presupuesto: Considere tanto los costos como los ingresos a medida que planifica su evento.
Una vez que finaliza un evento, el propósito de la gestión de eventos es recopilar y evaluar métricas clave. Independientemente de si mide la asistencia y la venta de tickets, solicita comentarios a los participantes o realiza una revisión del desempeño de todo el proceso de planificación y evento, llevar a cabo una evaluación puede ayudarlo a comprender qué fue salió bien y qué debe mejorarse. Este tipo de información son datos críticos que puede usar para informar a las decisiones sobre eventos futuros.
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