Plantillas gratuitas de documentos de procesos

Cree un documento de proceso empresarial formal utilizando este esquema para Microsoft Word. La plantilla incluye las secciones normales para la documentación (el propósito del proceso, el flujo, los roles y otros detalles) y puede editarse fácilmente para adaptarse a sus necesidades particulares. El formato sencillo hace que esta plantilla sea fácil de usar y de compartir con los miembros del equipo, las partes interesadas y otros sujetos en cuestión.

‌ Descargar plantilla de documentos de procesos empresariales: Word

Esta plantilla de documentación proporciona un formato básico para introducir los detalles del proceso junto con un diagrama de flujo para el mapeo visual. Personalice la plantilla editando o agregando secciones en función de su negocio y proyecto específicos. Como se trata de una plantilla de Excel, también puede agregar nuevas hojas para el seguimiento y el análisis de las mediciones del proceso. Imprima la plantilla guardándola como archivo PDF.

‌ Descargar plantilla de documentos de procesos simples: Excel

Utilice esta plantilla de diagrama de flujo para el mapeo de procesos y agréguela a su documento de procesos empresariales. Los diagramas de flujo suelen crearse con Visio u otro software de mapeo, pero esta sencilla plantilla proporciona símbolos que puede cortar y pegar para obtener una solución fácil y rentable. Cree una representación visual de cada paso de un proceso empresarial.

‌ Descargar diagrama de flujo de procesos empresariales: Excel

La documentación de los procesos puede influir no solo a la eficiencia de los procesos individuales, sino también al desempeño general de una empresa. He aquí algunos de los beneficios potenciales que pueden derivarse de una documentación precisa:

• Facilitación de las transiciones: La documentación puede proporcionar una visión detallada de un proceso determinado, así como un contexto más amplio de cómo encaja con otras prácticas empresariales. Esta información es útil para determinar cómo integrar varios procesos o realizar cambios en un proceso individual. Por ejemplo, si se está pasando de un proceso manual a uno automatizado, disponer de un documento de proceso puede facilitar la transición.
• Mejora de la comunicación: Disponer de una guía de procesos fomenta la comprensión mutua en toda la organización, lo que favorece la planificación e implementación de nuevos proyectos o cambios en los procesos. También puede agilizar la capacitación de los nuevos empleados o la subcontratación de proyectos. El proceso de documentación también puede suscitar el debate entre las partes interesadas, lo que puede conducir a la innovación y la mejora.
• Proporción de una estructura: Definir los límites y los puntos de control de un proceso proporciona claridad sobre los procedimientos y los resultados para ayudar a garantizar que se lleva a cabo de forma eficiente.
• Reducción de costos: Si puede aumentarse la eficacia y mejorar la calidad, el resultado será probablemente un aumento de los beneficios y de la satisfacción del cliente.


A pesar de todas las ventajas de la documentación de procesos, también podría haber algunos inconvenientes. Por ejemplo, si un proceso se registra de forma incorrecta, el documento será inexacto y potencialmente perjudicial. La persona responsable de la documentación debe conocer a fondo el proceso o formar parte de un grupo de interés que pueda ayudar a garantizar la precisión. Disponer de lineamientos claros para los procedimientos de gestión de procesos puede ofrecer estructura y responsabilidad a quien elabore el documento. También es posible que un proyecto se ralentice al principio mientras se lleva a cabo el proceso de documentación, pero en última instancia debería favorecer la eficiencia y agilizar cualquier cambio en un proceso que pueda ser necesario en el futuro.

Un documento de procesos claro y conciso puede ayudar a gestionar los cambios oportunos y proporcionar una valiosa guía de referencia. Para que sea eficaz, debe ser exhaustivo y estar bien redactado para que los lectores puedan utilizar el documento. A continuación, encontrará algunas prácticas recomendadas y consejos a tener en cuenta:

• Esté atento a las posibles mejoras durante el proceso de documentación.
• Revise los documentos con frecuencia y modifíquelos a medida que cambien los procesos. Lleve la cuenta de los cambios en los procesos mediante la inclusión de una sección de "historial de cambios" en el documento.
• Solicite la opinión de los empleados que participan en un proceso para obtener detalles sobre cómo se ejecutan las actividades, la importancia de los distintos pasos y otras ideas relevantes.
• Incluya imágenes y diagramas de flujo para ilustrar los pasos del proceso.
• Utilice una plantilla para la documentación de los procesos con el fin de estandarizar el enfoque y el documento final.
• Cree documentos separados para cada uno de los procesos en lugar de agruparlos en un único documento.


Los consejos anteriores se aplican a la documentación de los procesos empresariales. Esto es diferente de la documentación de software, un término que puede aplicarse a varias etapas del desarrollo de software, desde la documentación durante la planificación y la gestión hasta la creación de manuales de usuario para los productos finales.

Elaborar un documento de procesos puede ser tan sencillo como seguir el esquema de una plantilla, pero habrá que personalizarlo para que se ajuste a las necesidades de una empresa en concreto. Una vez que la plantilla se ha ajustado, puede servir de guía para que otros miembros de la organización la sigan. A continuación se indican las secciones que suelen incluirse en un documento de proceso:

• Nombre del proceso: Resume el proceso con un nombre descriptivo que lo distinga de otros procesos.
• Introducción: Esta sección puede incluir información de los antecedentes, describir el propósito del proceso y explicar el alcance del mismo. Una declaración de alcance puede incluir tanto lo que está como lo que no está incluido en un proceso. También puede optar por incluir una matriz de aplicabilidad para una guía rápida y visual del alcance del proceso y de las funciones implicadas.
• Insumos del proceso: Identifique qué insumo o necesidad desencadena el inicio del proceso.
• Límites del proceso: Defina parámetros claros sobre dónde empieza y termina un proceso.
• Flujo del proceso: Utilice un diagrama de flujo o liste todas las tareas implicadas en un proceso y su organización. Proporcionar una ilustración visual de los pasos de un proceso puede ayudar a los lectores a entender rápidamente cómo fluye de principio a fin.
• Resultados del proceso: Puede tratarse de un producto real o de un resultado menos tangible, pero todos los procesos tienen una finalidad que deben alcanzar. En realidad, un resultado puede estar fuera de los límites definidos de un proceso, pero conocer el resultado esperado es relevante para entender un proceso.
• Excepciones: Describa el proceso de gestión de excepciones, es decir, cómo se tratarán las excepciones al flujo normal del proceso cuando surjan.
• Funciones y responsabilidades: Varias personas pueden ser responsables de llevar a cabo diferentes aspectos de un proceso empresarial. Incluye una lista de todas las funciones y sus responsabilidades asociadas para que quede claro con quién hay que ponerse en contacto cuando surja un problema o haya que aplicar un cambio. Algunos documentos de proceso incluyen una matriz de decisiones para ilustrar quién puede tomar decisiones sobre los distintos elementos de un proceso.
• Aprobación de procesos: Esboza los procedimientos de examen, revisión y aprobación de los documentos de proceso.

Un documento de proceso también puede incluir mediciones específicas para el seguimiento del desempeño del proceso, una sección de referencia para citar otros documentos y un historial de cambios para registrar las actualizaciones.

Las organizaciones de salud dependen de una documentación clínica y unos registros de procesos precisos y en tiempo real para tomar decisiones rápidas y ágiles, seguir, analizar e informar sobre el progreso de un paciente, un estudio clínico u otra investigación relacionada con la salud, y facilitar la comunicación en toda la organización.

La documentación también es necesaria para los proveedores de servicios de salud para evaluar las reclamaciones y revisar la información de los pacientes. Además, las empresas de salud deben cumplir estrictas medidas de seguridad, garantizando que todos los procesos, datos e información sanitaria se almacenen, rastreen y mantengan de forma segura. Para garantizar una calidad óptima de la atención, fomentar la comunicación entre los proveedores y los pacientes y mantener la confidencialidad de los datos y la información, se necesita una herramienta potente y en tiempo real que permita a las organizaciones de salud gestionar eficazmente la documentación.

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