Metodología Scrum y el Scrum Master
En la metodología Scrum, el Scrum Master actúa como líder del grupo y fomenta la comunicación y la participación de todos los demás miembros del equipo. Algunas personas optan por inscribirse en un programa de capacitación o certificación como Scrum Master para perfeccionar sus habilidades y aprender las mejores prácticas para guiar a un equipo Scrum, pero esto no es necesario. Si se le asigna la tarea de ser Scrum Master para su equipo de desarrollo de software, pero no tiene capacitación o certificación formal de Scrum Master, aún puede serlo.
Su primer paso es crear un tablero Scrum al que todos los miembros del equipo se referirán y con el que colaborarán a lo largo del proyecto. Su desafío es crear un tablero Scrum en línea que, de un vistazo, demuestre el estado y el progreso del flujo de trabajo y exponga cualquier bloqueo, a la vez que infunda un sentido de colaboración y confianza entre los miembros de su equipo. Esto es especialmente importante si su equipo incluye trabajadores tanto en el sitio como a distancia.
Richard Lawrence, corresponsable de Agile for All, es un coach empresarial y capacitador de Scrum certificado por Scrum Alliance. Ofrece algunos consejos para seleccionar una herramienta eficaz del tablero Scrum en línea: "En el caso de las herramientas en línea, al igual que con los tableros físicos, recomiendo centrarse en las decisiones que deben tomar el equipo y las partes interesadas y en la información que necesitan para tomar esas decisiones. Muchas herramientas en línea cometen el error de copiar la apariencia de un tablero físico en lugar de resolver el problema real".
Por supuesto, puede asistir a un curso o programa de capacitación más adelante, pero, mientras tanto, el cliente o responsable del producto quiere que empiece a gestionar sprints y a facilitar las reuniones diarias de Scrum lo antes posible para aumentar la productividad y mejorar la eficiencia.
Tablero Scrum físico vs. Tableros de Scrum en línea
Al crear un tablero Scrum, tendrá que decidir si desea crear una herramienta física o en línea. Ambas opciones tienen sus beneficios (se describen a continuación), pero comprender las diferencias de las dos herramientas ayudará a elegir la correcta para su equipo y proyecto. Seleccionar el tipo adecuado de herramienta Scrum (física o digital) garantizará que su equipo maximice la productividad.
Los tableros físicos de Scrum crean un punto focal visual para los miembros del equipo durante las reuniones diarias de Scrum y durante el ciclo laboral y del proyecto. Los tableros físicos dependen de la interacción cara a cara, lo que fomenta la lluvia de ideas y la comunicación espontánea. Las tarjetas en el tablero Scrum físico solo contendrán los datos necesarios, y los miembros del equipo moverán manualmente las tarjetas por todo el tablero a medida que se realiza el trabajo. Esto puede crear una sensación de responsabilidad por las tareas entre los miembros del equipo.
Para crear un tablero scrum físico, muchos equipos usan una pizarra y notas adhesivas. Dibuje las columnas de la etapa de trabajo deseadas (Tareas por hacer, Trabajo en curso, Hecho, además de cualquier otra que quiera incluir) para crear el flujo de trabajo en su tablero. Luego, escriba las tareas en notas adhesivas, que actuarán como sus "tarjetas" Scrum, y colóquelas en la columna de etapa adecuada en la pizarra. Mueva físicamente las notas adhesivas por todo el tablero para reflejar la etapa en la que se encuentran. Estas actualizaciones en persona ayudarán a fomentar una mayor comunicación entre su equipo, lo que es esencial para un flujo de trabajo Scrum efectivo.
Sin embargo, en el entorno de trabajo de hoy en día, muchos equipos optan por usar tableros Scrum en línea, también conocidos como tableros Scrum virtuales o digitales. Los tableros Scrum en línea permiten que los equipos distribuidos o remotos accedan al tablero y colaboren entre sí 24/7, y también que personalicen el tablero para su negocio o proyecto específico. Si bien los tableros Scrum en línea pueden sacrificar el elemento en persona, ofrecen muchos más beneficios a los equipos Agile: proporcionan acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar y, a menudo, pueden mejorar el flujo de trabajo utilizando gráficos, diagramas, vistas, seguimiento de estado y mucho más. Algunas herramientas le permiten ampliar las tarjetas en su tablero para incluir información y notas más detalladas, o incluso adjuntar documentos, enlaces o informes relevantes. Además, si es nuevo en Scrum o actúa como Scrum Master sin capacitación, muchas herramientas en línea ofrecen plantillas que facilitan la forma de iniciar.
Tanto los tableros de Scrum físicos como aquellos en línea ayudarán a implementar el método Scrum, pero es importante elegir la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de su equipo.
Usar Smartsheet como tablero Scrum
Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube que se puede usar para planificar, organizar y gestionar el flujo de trabajo. También puede usarse para facilitar la metodología Scrum y ayudar al Scrum Master a priorizar las tareas y personalizar los datos del sprint que, en última instancia, ayudarán al responsable del producto y a otras partes interesadas a tomar decisiones difíciles. Gracias a su configuración y organización intuitivas, las plantillas de Smartsheet facilitan los inicios con el tablero Scrum.
La vista predeterminada de Smartsheet tiene un aspecto típico de hoja de cálculo, pero la aplicación web también ofrece varias otras formas de ver su trabajo: vista de Gantt, de calendario y de tarjeta. La vista de tarjeta de Smartsheet está diseñada para facilitar la metodología de gestión de proyectos Agile y se puede aplicar a los tableros Scrum y Kanban para ayudar a organizar y mostrar sus datos. Para crear un tablero Scrum en Smartsheet, utilizará la vista de tarjeta, una interfaz altamente visual y flexible que permite una colaboración sencilla.
En las siguientes instrucciones paso a paso se proporciona una introducción a los diseños de Smartsheet y las herramientas de colaboración, junto con una mirada en profundidad de la vista de tarjeta, el tipo de vista en Smartsheet que utilizará para crear su tablero Scrum.
Cómo configurar un tablero Scrum con Smartsheet
Paso 1: para empezar a crear su tablero Scrum en Smartsheet, creará uno a partir de la plantilla Kanban de Smartsheet.
- Haga clic en el ícono + y, a continuación, escriba tablero en la barra de búsqueda.
- Haga clic en la plantilla que elija y, a continuación, en Usar. Para este ejemplo, usaremos la plantilla Tablero de planificación de sprints.
- Asigne un nombre a la hoja y haga clic en Aceptar.
- La página que se abre es una hoja en blanco en la Vista de tarjeta. La hoja ya contiene columnas, llamadas carriles, que completará para empezar a usar su tablero Scrum: Backlog, Planificación, En curso y Completo.
Paso 2: agregar tarjetas a su tablero Scrum.
- Para agregar una tarjeta a cualquier columna, simplemente haga clic en el botón "+" en la parte inferior del carril de la tarjeta correspondiente. Cada tarjeta representará una tarea o un elemento de tareas pendientes diferentes en su tablero Scrum.
- Ingrese un título y una descripción en los campos correspondientes de la tarjeta.
- También verá tres listas desplegables preestablecidas en su tarjeta: Tamaño, Prioridad y Asignado a. Seleccione los valores adecuados para su tarea. Los valores de estas listas desplegables le permitirán organizar de formas diferentes los carriles de su tablero, que utilizará más adelante.
- También puede agregar adjuntos (documentos, enlaces o informes relevantes) o cualquier comentario adicional directamente a su tarjeta.
- Haga clic en Aceptar. Su tarjeta recién creada ahora se verá en su tablero Scrum.
- Repita los pasos anteriores para agregar tantas tarjetas como desee en su tablero.
- Para editar una tarjeta, haga clic en el menú desplegable situado en la esquina inferior derecha de la tarjeta y seleccione Editar. Ahora, puede editar los campos de la tarjeta.
Paso 3: mover tarjetas a través del ciclo de trabajo
- Al igual que con un tablero Scrum físico, moverá sus tarjetas a través de las columnas del ciclo de trabajo a medida que se completen.
- Arrastre y suelte la tarjeta al siguiente carril cuando haya completado el siguiente paso.
- Las tarjetas también pueden moverse verticalmente dentro de un carril si hay varias tarjetas en un solo carril.
- Los límites de Trabajo en Curso (WIP) son una herramienta útil a la hora de gestionar el trabajo en el método Scrum. El uso de límites de WIP ayuda a eliminar los cuellos de botella y garantiza que los miembros del equipo solo asuman tareas para las que tienen un ancho de banda adecuado. Para usar límites de WIP en la vista de tarjeta, solo mueva una tarjeta a su carril en curso si puede completarla de manera realista en medio de otras tareas en curso.
Paso 4: ajuste la vista de su tablero Scrum
Ajuste la información que se muestra en cada tarjeta.
- Haga clic en el tipo de vista Vista de tarjeta seleccionando el ícono en el extremo superior derecho de la vista de tarjeta.
- Elimine los campos que no quiere que se muestren en su tablero Scrum o agregue campos personalizados para mostrar información adicional sobre una tarea.
Cambie los carriles para organizar su trabajo según diferentes criterios
- Los carriles de su tablero Scrum estarán predeterminados como Estado cuando use la plantilla Kanban. Sin embargo, también puede organizar su carril según cualquier otro criterio, siempre y cuando cree un campo de lista desplegable para él.
- Seleccione el menú "Ver por: Estado" en el extremo superior derecho de su tablero Scrum.
- Verá opciones para organizar sus carriles según otros criterios, como Responsable. Seleccione los criterios según los cuales desea organizar los carriles.
- Su tablero Scrum "girará" para mostrar el trabajo organizado en carriles nuevos. Las tarjetas incluirán la misma información, pero la vista será diferente, lo que resulta útil si necesita realizar un seguimiento de un aspecto determinado de cualquier tarea.
Vea su tablero Scrum en otras vistas de Smartsheet
- Si bien creará su tablero Scrum en la vista de tarjeta, puede ver su trabajo desde cualquiera de las otras vistas de Smartsheet (cuadrícula tradicional, Gantt o calendario) si hace clic en el icono de la vista correspondiente en la barra de herramientas.
- En la vista de cuadrícula, la columna Principal se convierte en el nombre de la tarjeta o de la tarea, y todos los demás campos de sus tarjetas se convierten en columnas en la hoja.
Paso 5: compartir su tablero Scrum
Comparta su tablero Scrum con un número infinito de colaboradores para mantener a todos en la misma página.
- Haga clic en Compartir en la parte inferior del tablero. Ahora puede agregar los correos electrónicos de aquellos con los que quiere compartir su tablero.
- Seleccione el nivel de permiso adecuado para cada colaborador: Visor, Editor o Administrador.
*Nota: Si actúa como Scrum Master para su equipo, querrá conservar los permisos de administrador.
Paso 6: exportar su tablero Scrum
Toda la información en Smartsheet se almacena automáticamente en la nube, pero también puede hacer una copia de seguridad de sus datos si exporta a Excel, MS Project o .pdf.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en la ficha título de la vista Hoja de proyecto o tarjeta y seleccione Exportar > Tipo de archivo. Elija el tipo de archivo al que desea exportar y, a continuación, envíe un correo electrónico a los participantes del proyecto o imprímalo como referencia.
Descubra una herramienta flexible de tablero Scrum en línea con Smartsheet
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.