Descripción general de Kanban
Para elegir el software Kanban adecuado, debe comprender Kanban. Kanban surgió a fines de la década de 1940 en Japón, cuando el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno analizó cómo los supermercados tenían existencias en sus góndolas al volver a pedir productos solo cuando los suministros disponibles se agotaban. En Toyota, esa práctica se convirtió en reabastecimiento de inventario justo a tiempo (JIT).
La palabra Kanban (se pronuncia "KAHN-bahn") significa señal o anuncio en japonés, y en Toyota, las tarjetas Kanban se usaban para señalar o activar otros pasos en el proceso de producción. Estos conceptos evolucionaron y se integraron con otras metodologías Agile, difundidas a lo largo de las operaciones de fabricación y luego al mundo de TI.
Un sistema Kanban se basa en tres ideas clave:
- Visualización: el flujo de trabajo se representa de una manera visible.
- Pull (jalar): el trabajo se mueve a través del proceso cuando un miembro del equipo está listo y jala una tarea. Esto es diferente de los sistemas push (empujar) donde el trabajo progresa porque alguien ha terminado su parte y la empuja al siguiente miembro del equipo.
- Límites de trabajo en curso (WIP): en cada fase, solo se permite una cierta cantidad de tareas o asignaciones. Esto difiere de otros sistemas que se centran en los límites de tiempo. Los límites de WIP maximizan la eficiencia y mejoran el enfoque y la calidad al asegurarse de que las personas no estén sobrecargadas y arrastradas en demasiadas direcciones diferentes.
En la década de 2000, Kanban evolucionó aún más cuando el ingeniero de software David J. Anderson refinó las ideas en el Método Kanban para servicios. Los principios básicos se ampliaron con un puñado de otros valores clave: administrar el flujo de trabajo, hacer que las políticas sean explícitas, implementar bucles de retroalimentación, mejorar en colaboración y evolucionar de manera experimental.
Kanban ahora se practica en el desarrollo de software y muchos otros negocios que no son de TI. El enfoque se destaca por comenzar donde está ahora, por lo que los equipos en cualquier etapa pueden sumergirse con Kanban. Puede continuar con las prácticas que funcionan bien y realizar cambios graduales cuando se descubren cuellos de botella o problemas.
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El tablero Kanban
Los sistemas Kanban tienen éxito porque hacen visible el trabajo. Esto se logra a través de un tablero con tarjetas que representan tareas o trabajo a realizar, llamado tablero Kanban. Este tablero es la piedra angular de la gestión de proyectos Kanban.
Un tablero Kanban puede ser tan simple como una pizarra con tres columnas para Para hacer, Haciendo (WIP) y Hecho. También puede agregar columnas para otros pasos de su flujo de trabajo (pruebas, facturación, etc.) o diferentes tarjetas para tipos de tareas, prioridades u otros atributos.
Tarjeta Kanban simple:
Tarjeta Kanban detallada:
Esta representación visual del flujo de trabajo hace que sea fácil detectar dónde progresa el trabajo y dónde está bloqueado. Esto llama su atención sobre los problemas para que pueda modificar su sistema, redistribuir el trabajo o hacer otras correcciones. Esto ayuda a los miembros del equipo a comunicarse sobre el proceso de trabajo, mantiene la producción en marcha y conduce a una cultura dedicada a la mejora.
Consideraciones de alto nivel al elegir el software Kanban
A medida que se acerque a su selección de software Kanban, tendrá que tomar algunas decisiones de alto nivel. Aquí hay algunas decisiones que son comunes en cualquier selección de software:
- ¿Debería elegir software de código abierto o propietario?
- ¿Debería elegir un software personalizado para su industria?
- ¿Debería elegir una solución alojada o basada en la nube?
- ¿Qué integraciones es importante tener?
- ¿Cuál es su perfil de facilidad de uso y flexibilidad?
Veamos las principales consideraciones para cada uno de estas.
Código abierto frente a Propietario: hay muchas soluciones Kanban de código abierto que algunas empresas prefieren porque no quieren estar restringidas a un proveedor específico. Otro atractivo del software de código abierto es que generalmente es gratuito o muy económico y se puede instalar donde se desee sin necesidad de rastrear las restricciones de licencia. En el lado negativo, no hay soporte dedicado o compromiso por parte de los autores para actualizarlo, y que el software propietario a menudo proporciona.
Gestión de proyectos generales o específica de la industria: los gerentes de proyectos pueden buscar software adaptado para necesidades similares a las suyas. El desarrollo de software es quizás el uso más popular para Kanban, y muchas soluciones fueron diseñadas inicialmente para aplicaciones de TI.
Sin embargo, uno de los puntos fuertes de Kanban es su flexibilidad y adaptabilidad. Por lo tanto, en general, no necesita software diseñado para una industria específica, siempre y cuando elija una solución con una funcionalidad robusta de tablero Kanban. Los tableros Kanban se pueden personalizar para que se adapten a su flujo de trabajo. En muchos casos, existen plantillas para sectores específicos y patrones de proceso que se encuentran normalmente. Si bien algunas plataformas generales de gestión de proyectos dicen que se pueden adaptar para realizar Kanban, generalmente es aconsejable evitarlas a menos que una solución tenga la capacidad de crear fácilmente el tablero de proyecto visual en línea con los principios de Kanban.
Una observación sobre el uso de Kanban en el desarrollo de software: algunos equipos de software combinan Kanban con otras técnicas, incluida Scrum, que se centra en metas urgentes (de dos a cuatro semanas). Kanban no incorpora límites de tiempo y está impulsado por el límite en la cantidad de trabajo en un momento dado. Incluso para estos equipos, el tablero Kanban sigue siendo su necesidad más crítica, por lo que generalmente se aplica la guía anterior. Sin embargo, los equipos de "Scrumban" (como se conoce a este híbrido) pueden querer asegurarse de que las características de Scrum, como las herramientas de planificación de sprints y las métricas como los gráficos de quemado, también estén disponibles en el software.
Alojado frente a Basado en la nube: hay dos ventajas principales del software alojado: el potencial de mantener sus datos más seguros y tener un mayor control del activo de software. Sin embargo, los costos iniciales son más altos y las opciones alojadas también plantean algunos riesgos de seguridad. Además, usted asume una mayor responsabilidad por el mantenimiento y las actualizaciones. Muchos usuarios se están moviendo a soluciones en la nube porque a menudo ofrecen costos más bajos durante el ciclo de vida del producto, facilitan la adición o resta de usuarios o ubicaciones y el proveedor se encarga del soporte, el mantenimiento y las actualizaciones.
Integraciones: la cantidad y el tipo de integraciones son de importancia crítica. Querrá evaluar el otro software, herramientas y plataformas que utiliza su organización y elegir un software Kanban que se integre a la perfección con la mayor cantidad de ellos como sea posible. Estos incluyen servicios de alojamiento de archivos, extensiones de navegador, hojas de cálculo, almacenamiento de datos, correo electrónico, firma digital, calendarios, integradores de aplicaciones, programas y herramientas de desarrollo.
Facilidad de uso/flexibilidad: quiere un software que los miembros de su equipo puedan descubrir y usar, así que conozca las fortalezas y debilidades de su equipo. Un equipo técnicamente experto se sentirá cómodo con características más complejas y necesitará menos capacitación. Los tecnófobos querrán el software más infalible que esté disponible. También querrá la capacidad de empujar información irrelevante fuera de la vista. Por supuesto, a todos les encanta una gran experiencia de usuario. Además, desea confirmar que el software es lo suficientemente flexible como para satisfacer sus necesidades, incluidas el crecimiento en el número de usuarios, los posibles cambios en sus procesos y la funcionalidad para gestionar múltiples proyectos.
Cómo el software Kanban implementa los principios Kanban
En este punto, querrá examinar las características específicas que ponen en práctica los principios Kanban. Aquí hay algunas que vale la pena evaluar y buscar:
Visualizar el flujo de trabajo: el enfoque de Kanban en hacer visible el trabajo significa que estas características son probablemente las más críticas.
- Tableros Kanban: la tarea más importante de su software es crear tableros Kanban altamente funcionales y legibles con tarjetas de tareas Kanban. Compruebe las plantillas que ofrece su proveedor. Tener acceso a una biblioteca de plantillas que se adapten a sus flujos de trabajo es atractivo.
- Personalización de tableros: ¿Qué tan fácil es personalizar el tablero a sus necesidades específicas? Diferentes programas de software permiten temas y widgets personalizados como calendarios, vistas personalizadas, cuadros de tareas y más.
- Carriles: los carriles son categorías horizontales o filas en el tablero Kanban y se pueden usar para representar a diferentes miembros del equipo, productos, propietario del producto, prioridad o dimensión personalizada. Querrá que la representación y el uso de carriles de natación sean intuitivos.
- Flujos de actividad: estos flujos proporcionan actualizaciones de estado del proyecto en tiempo real para que reciba una notificación cuando otros usuarios realicen cambios, comentarios o agreguen archivos a las tareas. También puede suscribirse a actualizaciones en otros tableros y obtenerlas dentro de la herramienta o por correo electrónico.
Límite WIP: limitar el trabajo en curso es otro principio básico de Kanban. Estos generalmente se establecen por columna en el tablero Kanban, que es una etapa específica del flujo de trabajo (codificación, pruebas, etc.), o por persona o equipo.
- Reglas: la capacidad de crear reglas para los límites WIP para que la junta las aplique automáticamente.
- Seguimiento de procesos: deseará poder monitorear el proceso de un proyecto individual, detectar retrasos y visualizar el progreso.
- Seguimiento de la cartera: en una organización más grande, es posible que deba monitorear una cartera de proyectos y alinear el progreso y la finalización según sea necesario.
- Informes personalizados: ¿desea informes sobre el progreso o el desempeño de su equipo basados en criterios personalizados?
Gestión de flujo: Kanban se trata de mantener el flujo de trabajo. Uno de los dichos más comunes en Kanban es: deje de empezar, empiece a terminar. Esto apunta a su enfoque en hacer el trabajo hasta el final.
- Seguimiento automatizado del tiempo: esta función le permite ver dónde su equipo está gastando su tiempo. Puede realizar un seguimiento por tiempo individual, fase de proceso o ciclo.
- Diagramas de flujo acumulativos: los CFD muestran las tareas en cada etapa del proyecto a lo largo del tiempo y cuánto progreso está haciendo. (El CFD tiene el mismo propósito que el gráfico de quemado en Scrum). El eje vertical muestra cuántas tareas se están haciendo o completando actualmente y el eje horizontal muestra el tiempo de ciclo, definido como el tiempo requerido para completar una sola tarea.
- Seguimiento de defectos: ¿las tarjetas y el tablero lo hacen evidente a través del color u otros atributos cuando una tarea o historia tiene un defecto o problema?
- Interfaz de arrastrar y soltar: esto le permite mover fácilmente las tarjetas y reorganizar su tablero a medida que cambian las circunstancias.
- Vencimiento de la tarjeta: con esta función, las tarjetas comienzan a desvanecerse o cambiar de color cuando transcurre la cantidad de tiempo preestablecida para resaltar que el trabajo se ha estancado.
Haga que las políticas sean explícitas: desea que su tablero se adapte fácilmente a sus requisitos y reglas, no al revés.
- Flujo de trabajo configurable: esto le facilita la representación de su proceso tal como existe, una parte clave del enfoque de Kanban en comenzar con el sistema ya instalado.
- Subflujos de trabajo: cuando un paso en su flujo de trabajo se compone de varios pasos, desea poder modelarlo en su tablero.
- Desencadenadores: algunos programas le permiten establecer reglas que desencadenarán una acción cada vez que ocurra un determinado evento, como rellenar filas cuando se complete el trabajo.
Implementar bucles de retroalimentación: Kanban se esfuerza por la mejora continua, conocida como Kaizen en japonés. Su software es compatible con esto al proporcionar comentarios sobre cómo van las cosas.
- Gestión de solicitudes e ideas: ¿Es fácil recibir y gestionar sugerencias, peticiones e ideas?
- Análisis : puede mejorar el pronóstico cuando su software recopila datos y produce análisis que miden el rendimiento, los tiempos de entrega y ciclo, los bloqueadores y otras métricas. ¿Qué habilita el software?
- Gestione múltiples proyectos, equipos: a nivel de cartera o empresa, es posible que desee características que le permitan tener una buena visión general de múltiples proyectos o equipos.
Mejorar en colaboración, evolucionar a través de la experiencia: Lean Kanban sugiere que los equipos unan sus conocimientos y experiencia para sugerir formas de mejorar los procesos. Estos se prueban utilizando modelos y el método científico. Querrá un software que le facilite cambiar las cosas.
- Paneles: su software puede respaldar este esfuerzo al brindarle una instantánea de las métricas clave. ¿Es intuitivo y fácil de organizar?
- Personalizar campos: esta funcionalidad le permite ajustar y variar su proceso como desee, en lugar de estar bloqueado en un patrón de flujo de trabajo establecido por el proveedor de software.
- Móvil : desea que todos los miembros del equipo puedan acceder al software sobre la marcha para que la colaboración siga fluyendo.
- Notificaciones por correo electrónico: asegúrese de que su software notifique a los miembros del proyecto por correo electrónico cuando se actualice la junta y/o se mencione su nombre.
- Actualizaciones push: las notificaciones móviles mantienen a los miembros del equipo informados en todo momento.
- Permita que los flujos de trabajo se cambien en cualquier momento: dado que está mejorando continuamente, no desea quedar atrapado en un conjunto de configuración al comienzo de su tablero.
- Flujos de trabajo/procesos múltiples: si necesita administrar varios equipos o procesos, desea un software que hace que sea fácil de hacer.
Los beneficios comerciales entregados por el software adecuado
Muchas personas quieren una mejor comprensión de cómo Kanban y el software Kanban se traducen en beneficios comerciales concretos. Los principios de Kanban funcionan sinérgicamente y, de manera similar, el software adecuado respalda su éxito al combinar características clave al tiempo que evita una complejidad innecesaria.
Aquí hay ejemplos específicos de cómo los beneficios son impulsados por características específicas:
- Una integración más estrecha de los equipos distribuidos da como resultado que todos los miembros del equipo trabajen desde el mismo tablero Kanban, que el trabajo sea visible y que vea actualizaciones instantáneas sobre el progreso de los colegas.
- Los límites de trabajo en curso permiten una mayor calidad, una mejor productividad y protección contra los requerimientos imprevistos, lo que garantiza que los miembros del equipo estén muy centrados en sus tareas.
- Los cuellos de botella y los problemas se detectan más fácilmente en virtud de los límites del tablero visible y WIP de Kanban. Estos también reducen el trabajo y el tiempo desperdiciados al asegurarse de que la carga del proyecto se distribuya estratégicamente.
- Una mejor colaboración y comunicación es el resultado de las notificaciones y el envío de mensajes dentro del software, las interfaces móviles y la capacidad de gestionar múltiples equipos y proyectos.
- Los avances en eficiencia y rentabilidad están impulsados por el seguimiento del tiempo, la reducción del tiempo de entrega y ciclo y la mejora del flujo de trabajo.
- Las ganancias en la satisfacción del cliente son el resultado de la mejora continua que se ve facilitada por los bucles de retroalimentación rápidos, el seguimiento de defectos, el análisis y la capacidad de ajustar los flujos de trabajo en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto.
Si bien el tablero Kanban está en el corazón de su proceso, los expertos en Kanban advierten que no se debe centrar más en el software que en los principios de Kanban. Los equipos que implementan un tablero Kanban sin una comprensión profunda de los principios de los límites de trabajo, la mejora continua y la reducción de residuos tienen una mayor tendencia a agotarse. La implementación robusta requiere una base sólida en la mentalidad de Kanban, así como en la mecánica.
Hoja de trabajo para evaluar y elegir el software Kanban
Ahora tiene una idea de lo que es posible con el software Kanban. Una buena manera de determinar el mejor programa para sus necesidades es utilizar una matriz de decisión. Intente usar el siguiente ejemplo.
- En la fila superior, enumere las características o funcionalidades más importantes para sus necesidades. (Agregue más columnas según sea necesario). En la hoja de trabajo anterior, hemos completado algunos criterios de muestra.
- Enumere cada programa de software bajo consideración en la primera columna.
- Vaya a su lista y califique cada programa de 0 (peor) a 5 (mejor) en cómo califica según los criterios individuales.
- En la segunda fila (debajo de los factores), clasifique cada factor en términos de importancia relativa en una escala de 0 (sin importancia) a 5 (crítico). Usted puede tener varios factores de la misma importancia. (Ejemplos en la tabla anterior).
- Multiplique la puntuación en cada columna por la importancia relativa del factor para obtener una puntuación ponderada.
- Agregue las puntuaciones ponderadas de cada software en toda la fila.
- La puntuación total más alta es el ganador.
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